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Google スプレッドシートでリード登録後にZoomで会議を作成してOutlookで会議情報を送信する方法
登録された企業情報をもとにデータを整理し、Zoom会議の作成を行うことは、シンプルな作業でありつつも時間がかかる工程でしょう。
加えてZoom会議のURLを先方まで送付する作業も必要です。
本記事で紹介するGoogle スプレッドシート、Zoom、Outlookの連携により、会議情報の共有プロセスを自動化することで、業務の効率化と質の向上が期待できます。
作業の手間を省き、ミスを最小限に抑えることで、ビジネスの生産性を高める方法を探っていきましょう。
こんな方におすすめ
・Google スプレッドシート、Zoom、Outlookを日常業務で活用している方
・手動作業の多いリード管理や会議設定に課題を感じているチームリーダーの方
・リード対応の迅速化や継続性のあるプロセス管理を目指している企業の営業部門の方
・APIを使ったITツール連携による業務効率化を検討しているIT担当者の方
・データの正確性やミス防止を重視する方
Google スプレッドシート・Zoom・Outlookの連携メリットと具体例
メリット1：業務効率化によるリソースの最適化
手動でリード情報を確認し、Zoom会議を作成しOutlookで会議情報を送信する作業は、多くの時間と労力を要します。
このプロセスを自動化することで、人的リソースを削減し、その他重要な業務に集中できるようになるかもしれません。
例えば、営業サポート担当者が日々多くのリードに対応する場合、1件あたりの対応時間が短縮されることで、全体の業務効率向上が期待できます。
また、会議リンクの誤記やスケジュールの混乱などのミスが減少するため、担当者の負担を軽減することにもつながるかもしれません。
メリット2：正確なデータ管理
このフローの活用でリード情報、会議設定、Outlookでの送信内容が自動化され、正しいデータで各プロセスを処理することができます。
例えばスプレッドシート、Zoom、Outlookそれぞれのアプリ間でデータを管理をしている場合、いずれかの箇所で入力ミスや漏れがあれば予定の管理が難しくなってしまいます。
自動化を取り入れることで各アプリ間の情報不備を最小限に抑え、情報の管理エラーを減らすことができるかもしれません。
メリット3：一貫性のあるプロセス管理
データ登録などの作業を手動で行うと、担当者によって対応のばらつきが生じる可能性がありますが、プロセスを自動化することで、情報を統一して登録・管理することができます。
すべてのリードに対して同じフローで対応することで、全体の業務が標準化され、関係者の間の混乱を最小限に抑えることができるでしょう。
例えば、複数の営業担当者がデータを登録した際、情報や操作にばらつきが生じてしまうことが想定されますが、自動化によってどの担当者が対応しても作業が一貫して行われるので、担当者による差異を軽減することが期待できます。
[Yoomとは]
では、「Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
■概要
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomをコミュニケーションに活用している方
・取引先企業との会議を設定している方
・離れた方とも対面でのコミュニケーションを行う方
2.Google スプレッドシートを活用している方
・取引企業の段階ごと情報登録している方
・リードに関する詳細情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはスムーズな会議の作成に活用できるコミュニケーションツールです。
しかしZoomにミーティングを作成するために手作業でGoogle スプレッドシートの情報を入力したり先方へ連絡を入れるのは、ヒューマンエラーのリスクがあります。
人的ミスの発生を回避して正確に迅速な顧客対応を行いたい方にこのフローは有効です。
このフローを活用することで会議の作成やメールでの招待リンクの送信を自動化し、手作業によって発生する可能性のあるミス等を回避します。
自動化によって迅速な対応ができ、先方の顧客満足度向上へも繋げることができます。
また手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務の効率化を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomをコミュニケーションに活用している方
・取引先企業との会議を設定している方
・離れた方とも対面でのコミュニケーションを行う方
2.Google スプレッドシートを活用している方
・取引企業の段階ごと情報登録している方
・リードに関する詳細情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはスムーズな会議の作成に活用できるコミュニケーションツールです。
しかしZoomにミーティングを作成するために手作業でGoogle スプレッドシートの情報を入力したり先方へ連絡を入れるのは、ヒューマンエラーのリスクがあります。
人的ミスの発生を回避して正確に迅速な顧客対応を行いたい方にこのフローは有効です。
このフローを活用することで会議の作成やメールでの招待リンクの送信を自動化し、手作業によって発生する可能性のあるミス等を回避します。
自動化によって迅速な対応ができ、先方の顧客満足度向上へも繋げることができます。
また手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務の効率化を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートとZoomとOutlookの連携フローの作り方
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・Google スプレッドシートとZoomとOutlookをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google スプレッドシートのトリガー設定及びそれに続くZoom、Outlookの各種オペレーションの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
・Google スプレッドシートとZoomをマイアプリ連携
(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
(3)次にZoomのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、Zoomを選択します。
(4)連携させたいZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
(5) Zoomのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリOutlookを接続していきます。
同様の操作でOutlookのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(6)Outlookのアプリアイコンをクリックすると、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomをコミュニケーションに活用している方
・取引先企業との会議を設定している方
・離れた方とも対面でのコミュニケーションを行う方
2.Google スプレッドシートを活用している方
・取引企業の段階ごと情報登録している方
・リードに関する詳細情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはスムーズな会議の作成に活用できるコミュニケーションツールです。
しかしZoomにミーティングを作成するために手作業でGoogle スプレッドシートの情報を入力したり先方へ連絡を入れるのは、ヒューマンエラーのリスクがあります。
人的ミスの発生を回避して正確に迅速な顧客対応を行いたい方にこのフローは有効です。
このフローを活用することで会議の作成やメールでの招待リンクの送信を自動化し、手作業によって発生する可能性のあるミス等を回避します。
自動化によって迅速な対応ができ、先方の顧客満足度向上へも繋げることができます。
また手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務の効率化を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomをコミュニケーションに活用している方
・取引先企業との会議を設定している方
・離れた方とも対面でのコミュニケーションを行う方
2.Google スプレッドシートを活用している方
・取引企業の段階ごと情報登録している方
・リードに関する詳細情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはスムーズな会議の作成に活用できるコミュニケーションツールです。
しかしZoomにミーティングを作成するために手作業でGoogle スプレッドシートの情報を入力したり先方へ連絡を入れるのは、ヒューマンエラーのリスクがあります。
人的ミスの発生を回避して正確に迅速な顧客対応を行いたい方にこのフローは有効です。
このフローを活用することで会議の作成やメールでの招待リンクの送信を自動化し、手作業によって発生する可能性のあるミス等を回避します。
自動化によって迅速な対応ができ、先方の顧客満足度向上へも繋げることができます。
また手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務の効率化を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは4つです。
・Google スプレッドシートのトリガー設定
(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「レコードが登録されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。
(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
・Zoomを設定
(1)次に、2つ目のアクション「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
(2)連携したいZoomアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
(3)次の画面では「メールアドレス」や「トピック」の項目に該当する情報を入力していきます。
以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。（例として、1つ目の「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
・Outlookを設定
(1)続いて3つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)次画面で連携させたいアカウント情報を入力します。
(3)下にスクロールし、メールを送付する際のメール内容の設定を行います。
以下の画像のように以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、1つ目の「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）
情報入力後、［次へ］をクリックします。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。この設定を行うことでメールを送る前に事前に内容を確認することもできます。
(4)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(5)最後に、4つ目のアクション「レコードを更新」をクリックしましょう。
(6)Google スプレッドシートのアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
前ステップから取得した情報を「候補」として展開できますのでこちらも活用しましょう。
(7)情報入力後、［次へ］をクリックしましょう。
(8)次画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行います。
以下は例として、「①更新したいレコードの条件」へ、更新したいレコードに『Zoom MTGID』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『Zoom MTGID』と設定したものです。
こちらも前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
(9)「②更新後のレコードの値」を設定します。
「①更新したいレコードの条件」に設定した値は、ここで設定した値に更新されます。
(10)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomをコミュニケーションに活用している方
・取引先企業との会議を設定している方
・離れた方とも対面でのコミュニケーションを行う方
2.Google スプレッドシートを活用している方
・取引企業の段階ごと情報登録している方
・リードに関する詳細情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはスムーズな会議の作成に活用できるコミュニケーションツールです。
しかしZoomにミーティングを作成するために手作業でGoogle スプレッドシートの情報を入力したり先方へ連絡を入れるのは、ヒューマンエラーのリスクがあります。
人的ミスの発生を回避して正確に迅速な顧客対応を行いたい方にこのフローは有効です。
このフローを活用することで会議の作成やメールでの招待リンクの送信を自動化し、手作業によって発生する可能性のあるミス等を回避します。
自動化によって迅速な対応ができ、先方の顧客満足度向上へも繋げることができます。
また手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務の効率化を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomをコミュニケーションに活用している方
・取引先企業との会議を設定している方
・離れた方とも対面でのコミュニケーションを行う方
2.Google スプレッドシートを活用している方
・取引企業の段階ごと情報登録している方
・リードに関する詳細情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはスムーズな会議の作成に活用できるコミュニケーションツールです。
しかしZoomにミーティングを作成するために手作業でGoogle スプレッドシートの情報を入力したり先方へ連絡を入れるのは、ヒューマンエラーのリスクがあります。
人的ミスの発生を回避して正確に迅速な顧客対応を行いたい方にこのフローは有効です。
このフローを活用することで会議の作成やメールでの招待リンクの送信を自動化し、手作業によって発生する可能性のあるミス等を回避します。
自動化によって迅速な対応ができ、先方の顧客満足度向上へも繋げることができます。
また手作業の手間や時間を大幅に省くことができ、業務の効率化を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomを使ったその他の自動化例
他にもZoomを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
①Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
この自動化でミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うことで、人手による作業時間の大幅な節約が期待できます。
■概要Zoomでのミーティング後、録画を聞き返して議事録を作成し、要約して共有する作業に時間を取られていませんか？このワークフローは、ミーティングの終了をきっかけに、Zoomの録画から自動で文字起こしと要約を行い、完成した議事録をMicrosoft Teamsに通知します。一連の作業を完全に自動化するため、議事録作成にかかる手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomミーティング後の議事録作成や共有に手間を感じている担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- ミーティングの録画データを活用して、業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ミーティング終了から議事録の文字起こし、要約、共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による共有漏れや、文字起こしの聞き間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質と情報共有の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、録画ファイルをダウンロードします。
- 次に、ダウンロードした音声ファイルをYoomの文字起こし機能でテキスト化し、さらに要約機能で内容をまとめます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、要約された議事録を指定のチャネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを指定して、特定の定例会議などだけを自動化の対象にすることが可能です。
- 文字起こし機能では対象の音声ファイルを、要約機能では対象のテキストや要約後の文字数などを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチームやチャネルを自由に設定でき、本文に要約結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 音声文字起こし、要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティング後の議事録作成や共有に手間を感じている担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- ミーティングの録画データを活用して、業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了から議事録の文字起こし、要約、共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による共有漏れや、文字起こしの聞き間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質と情報共有の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、録画ファイルをダウンロードします。
- 次に、ダウンロードした音声ファイルをYoomの文字起こし機能でテキスト化し、さらに要約機能で内容をまとめます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、要約された議事録を指定のチャネルに通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを指定して、特定の定例会議などだけを自動化の対象にすることが可能です。
- 文字起こし機能では対象の音声ファイルを、要約機能では対象のテキストや要約後の文字数などを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチームやチャネルを自由に設定でき、本文に要約結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 音声文字起こし、要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
②Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
Notionに会議内容を保存・管理している方におすすめのフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こして、そのデータをNotionに保存するフローです。
■概要Web会議後の議事録作成、特にZoomミーティングの録画を聞き返して文字起こしする作業に手間を感じていませんか。 手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、聞き漏らしなどのミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomでのミーティング終了後、録画データから自動で音声を文字起こしし、議事録としてNotionに保存するため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- Notionを活用して、会議の議事録や関連情報を一元管理しているチームの方
- 会議後のタスクの抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了をトリガーに文字起こしからNotionへの保存までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしでの聞き漏らしや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の記録をより正確に残すことができます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、文字起こししたテキストなどを指定のデータベースに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Notionにページを作成する際、保存先のデータベースやページタイトル、文字起こしテキスト以外に連携する会議情報などを任意で設定できます。
■注意事項- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- Notionを活用して、会議の議事録や関連情報を一元管理しているチームの方
- 会議後のタスクの抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
- Zoomミーティング終了をトリガーに文字起こしからNotionへの保存までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしでの聞き漏らしや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の記録をより正確に残すことができます。
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、文字起こししたテキストなどを指定のデータベースに保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Notionにページを作成する際、保存先のデータベースやページタイトル、文字起こしテキスト以外に連携する会議情報などを任意で設定できます。
- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
③Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしと要約を行い、Jootoに追加する
会議内容を記録しデータをまとめる作業を行っている方におすすめです。
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約を行い、文字起こしの結果をJootoにタスクを追加するフローです。
■概要Zoomでのオンライン会議後、録画データを聞き返しながら議事録を作成したり、内容を要約したりする作業に時間を取られていませんか？手作業での文字起こしやタスクの洗い出しは時間がかかるだけでなく、重要な情報の抜け漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、AIが自動で会議の文字起こしと要約を行い、タスク管理ツールJootoへ内容を追加するため、議事録作成にかかる手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomでの会議が多く、議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
- 会議内容の要約やタスクの整理を手作業で行っており、負担を感じている方
- Jootoを活用しており、会議で発生したタスクをスムーズに管理したい方
■このテンプレートを使うメリット- 会議が終了すると自動で文字起こしと要約が実行されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記やタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議内容を正確にJootoへ反映させることが可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとJootoをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを指定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こししたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加する」アクションを設定し、要約した内容などをタスクとして追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AI機能で会議内容を要約する際に、出力される文章の文字数は任意で設定することが可能です。
- Jootoに追加するタスクのタイトルや説明には、要約したテキストのほか、文字起こしした全文など、フロー内で取得した情報を自由に設定できます。
■注意事項- Zoom、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Zoomでの会議が多く、議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
- 会議内容の要約やタスクの整理を手作業で行っており、負担を感じている方
- Jootoを活用しており、会議で発生したタスクをスムーズに管理したい方
- 会議が終了すると自動で文字起こしと要約が実行されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記やタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議内容を正確にJootoへ反映させることが可能です。
- はじめに、ZoomとJootoをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを指定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こししたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加する」アクションを設定し、要約した内容などをタスクとして追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で会議内容を要約する際に、出力される文章の文字数は任意で設定することが可能です。
- Jootoに追加するタスクのタイトルや説明には、要約したテキストのほか、文字起こしした全文など、フロー内で取得した情報を自由に設定できます。
- Zoom、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
このGoogle スプレッドシート、Zoom、Outlookの連携による自動化は、業務効率化、データの正確性、一貫性のあるプロセス管理を実現します。
これにより、手動作業の手間を省略できるので、その他のリソースに時間を充てることもできるかもしれません。
また、情報の入力ミスを最小限に抑えることができるので、担当者は正しい情報のもとしっかりと会議の準備を行うことができるかもしれません。
特に多くのリードを扱う企業や、複数の担当者が関与するプロジェクトにおいて、その効果は顕著に働くことでしょう。
ぜひ、この自動化フローを活用して、より効率的で質の高い業務運営を目指しましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
