Google スプレッドシートでリード登録後にZoomで会議を作成してOutlookで会議情報を送信する方法

Google スプレッドシートとZoomとOutlookの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・Google スプレッドシートとZoomとOutlookをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google スプレッドシートのトリガー設定及びそれに続くZoom、Outlookの各種オペレーションの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Google スプレッドシートとZoomをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

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Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。

(3)次にZoomのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、Zoomを選択します。

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(4)連携させたいZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。

(5) Zoomのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリOutlookを接続していきます。
同様の操作でOutlookのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(6)Outlookのアプリアイコンをクリックすると、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは4つです。

・Google スプレッドシートのトリガー設定

(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「レコードが登録されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。

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(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

・Zoomを設定

(1)次に、2つ目のアクション「ミーティングを作成」をクリックしましょう。

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(2)連携したいZoomアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面では「メールアドレス」や「トピック」の項目に該当する情報を入力していきます。
以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。（例として、1つ目の「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）

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(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

・Outlookを設定

(1)続いて3つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。

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(2)次画面で連携させたいアカウント情報を入力します。

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(3)下にスクロールし、メールを送付する際のメール内容の設定を行います。
以下の画像のように以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、1つ目の「レコードが登録されたら」のステップからメールアドレス情報を引用しています。）

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情報入力後、［次へ］をクリックします。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。この設定を行うことでメールを送る前に事前に内容を確認することもできます。

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(4)次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
内容に問題なければ、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

(5)最後に、4つ目のアクション「レコードを更新」をクリックしましょう。

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(6)Google スプレッドシートのアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
前ステップから取得した情報を「候補」として展開できますのでこちらも活用しましょう。

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(7)情報入力後、［次へ］をクリックしましょう。

(8)次画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行います。
以下は例として、「①更新したいレコードの条件」へ、更新したいレコードに『Zoom MTGID』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『Zoom MTGID』と設定したものです。

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こちらも前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。

(9)「②更新後のレコードの値」を設定します。
「①更新したいレコードの条件」に設定した値は、ここで設定した値に更新されます。

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(10)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

‍Zoomを使ったその他の自動化例

他にもZoomを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

①Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する

Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
この自動化でミーティング終了後に自動的に文字起こしと要約を行うことで、人手による作業時間の大幅な節約が期待できます。

②Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する

Notionに会議内容を保存・管理している方におすすめのフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こして、そのデータをNotionに保存するフローです。

③Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしと要約を行い、Jootoに追加する

会議内容を記録しデータをまとめる作業を行っている方におすすめです。
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約を行い、文字起こしの結果をJootoにタスクを追加するフローです。

まとめ

このGoogle スプレッドシート、Zoom、Outlookの連携による自動化は、業務効率化、データの正確性、一貫性のあるプロセス管理を実現します。
これにより、手動作業の手間を省略できるので、その他のリソースに時間を充てることもできるかもしれません。
また、情報の入力ミスを最小限に抑えることができるので、担当者は正しい情報のもとしっかりと会議の準備を行うことができるかもしれません。
特に多くのリードを扱う企業や、複数の担当者が関与するプロジェクトにおいて、その効果は顕著に働くことでしょう。

ぜひ、この自動化フローを活用して、より効率的で質の高い業務運営を目指しましょう。