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Meta広告（Facebook広告）、Zoom、Outlookを連携し、新規リードに対してウェビナーの参加者登録と案内メールの送信を自動で行う方法を紹介します。
この自動化により、情報の登録やメール送信にかかる作業負担が減るほか、広告で集客したリードに対するアプローチのスピードや正確性の向上につなげられるでしょう。
今回紹介する内容は、次のような方々におすすめです！
・Meta広告（Facebook広告）での集客に力を入れている方
・リードの情報登録や連絡作業に手間を取られている方
・Zoomでのウェビナーを頻繁に開催している方
・リードへのアプローチの迅速化を目指している方
新しいリードが登録されるたびにZoomにデータを転記し、それを基に個別のメールを作成し送信する作業をすべて手動で行うには、時間や労力がかかります。Zoomへの登録からメール送信までを自動化することで、営業担当者の負担が軽減されるでしょう。その結果、商談準備や既存顧客のフォローアップに集中できます。
手動で情報を入力したり転記したりすると、ヒューマンエラーのリスクが伴います。メールアドレスやZoomのウェビナー参加URLの入力を誤ってしまうと、せっかく自社や自社の提供する商品・サービスに興味を持ってくれたリードからの信頼を損なう恐れがあります。連携によって情報が自動で反映されることで、管理するデータの正確性の向上が期待できます。また、登録漏れによってリードへ案内が行き届かなかったり、二重登録によってリードの不信感を高めたりするリスクも減少するでしょう。
手動対応では、夜間や休日など、担当者が不在の場合のリード登録に対して迅速なフォローアップを行うことは困難です。しかし、自動化することで、リードが発生してすぐ、Zoomのウェビナーへの登録と案内メールの送信が完了します。リードの「知りたい」というモチベーションが高いタイミングを逃さず、スムーズなアプローチができるでしょう。リード登録からウェビナー開催までのスケジュールがタイトでも、速やかに情報を送信し、参加を促すことができます。
これらのメリットを実現するため、ぜひ連携と自動化をお試しください。Yoomを使えば、設定は簡単に行えます。
[Yoomとは]
テンプレートを使って、「Facebook広告でリードが登録されたら、Zoomにウェビナーを登録しOutlookで会議情報を先方に送信する」業務フローの作成手順を紹介します。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・Meta広告（Facebook広告）、Zoom、Outlookをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるMeta広告（Facebook広告）のトリガー設定と、その後に続くZoomとOutlookのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、Meta広告（Facebook広告）、Zoom、Outlookの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
※すべてのアプリ連携が完了している場合は、ステップ2へ進んでください。
一部のアプリを連携済みの場合は、その手順をスキップしてください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧からMeta広告（Facebook広告）を選択し、連携します。
※検索窓にアプリ名を入力すると、候補を絞り込めます。
※Facebook広告へのログインが必要になります。
3. マイアプリの新規接続一覧からZoom（OAuth）を選択します。
4. 新規登録画面の各項目に入力し、「追加」をクリックします。
※「Client ID」と「Client secret」の取得方法は、こちらの記事【Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法】を参考にしてください。
5. マイアプリの新規接続一覧からOutlookを選択し、連携します。
※Microsoft 365へのログインが必要になります。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。
1. 以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
2. 以下のダイアログの「OK」をクリックします。
3. 表示されたテンプレートのタイトルと説明文を確認します。
※下図の赤枠部分です。該当箇所をクリックすると、任意の内容に変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：リード情報が作成されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
各項目の選択・入力をしてください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. 「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
※インスタントフォームで得た回答を、アウトプットとして取得できます。項目名には「value」と数字が割り振られます。テストが成功していれば、項目名の横にテスト値が表示されます。取得される値は、無回答の場合は前に詰められるためご注意ください。
※JSON PATHによるアウトプットを設定すれば、フォームの設問名に紐づいた回答を取得できます。
下図の場合のJSON PATHの記入例）$.field_data[?(@.name == ‘好きな映画’)].values[*]
1. フローボットの「アプリと連携する：ウェビナーに登録者を追加」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
アウトプットを使用して、各項目の選択・入力をしてください。
※下図は項目の一部であり、記載内容は入力例です。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、必要な項目を選択してください。ステップ2のテストが成功していれば、項目名の横にテスト値が表示されます。テスト値を確認して、メールアドレスや名前などに対応するアウトプットを選んでください。
この例では、value1を名前、value2をメールアドレスと仮定して入力しています。
4. 「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「メールを送る：メールを送る」をクリックします。
2. メールの設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・メールの設定：これまでに取得したアウトプットを使用して、各項目に必要事項を入力してください。
※下図は入力例です。
※下図はアウトプットの参照例です。
3.「次へ」をクリックします。
4. メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. 設定完了のダイアログに表示された「トリガーをON」をクリックします。
2. フローボットが正しく起動するか確認します。
以上で、「Facebook広告でリードが登録されたら、Zoomにウェビナーを登録しOutlookで会議情報を先方に送信する」フローの完成です。
こちらのバナーの「試してみる」をクリックして、ぜひ実際に作成してみてください。
他にもZoomを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Notionでリードが登録された際に、Zoomで会議を作成してOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。リード情報と初回の商談日程をNotionに入力することで、Zoomミーティングを自動作成し、メールで案内できます。ミーティング情報をNotionに更新する作業まで自動化できるため、連絡や情報登録にかかる時間を短縮したい場合に役立つでしょう。
2. Zoomの会議情報をChatworkで毎日通知するフローです。チャットツールとの連携により、ミーティングの開催予定を一覧で取得し共有できます。登録漏れの確認や関係者へのリマインドに活用可能です。アクションを置き換えたり追加したりすることで、ウェビナーの一覧をZoomから取得して通知することもできます。
3. Zoomミーティングが終了した際に、レコーディングファイルの文字起こしと要約をしてkintoneに登録するフローです。議事録の作成を自動化することで、会議後の業務の効率化を図ることができます。レコーディングファイル自体やその保存先情報をkintoneに登録することも可能です。
Meta広告（Facebook広告）で集客したリードに対する、Zoomでのウェビナー参加者登録とOutlookでのウェビナー案内メールの送信を自動化する方法を紹介しました。営業担当者の情報登録やメール送信の負担を軽減し、精度の高いデータでリードに迅速にアプローチしましょう。Yoomを使えば、連携設定は簡単に行えますので、誰でもすぐに始められます。
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