2024/11/20
アプリ同士の連携方法

Meta広告(Facebook)・Zoom・Outlookを連携して、Facebook広告でリードが登録されたら、Zoomにウェビナーを登録しOutlookで会議情報を先方に送信する方法

e.koyama
Meta広告(Facebook)、Zoom、Outlookの連携イメージ

目次

Meta広告(Facebook広告)、Zoom、Outlookを連携し、新規リードに対してウェビナーの参加者登録と案内メールの送信を自動で行う方法を紹介します。

この自動化により、情報の登録やメール送信にかかる作業負担が減るほか、広告で集客したリードに対するアプローチのスピードや正確性の向上につなげられるでしょう。

こんな方におすすめ

今回紹介する内容は、次のような方々におすすめです!

・Meta広告(Facebook広告)での集客に力を入れている方
・リードの情報登録や連絡作業に手間を取られている方
・Zoomでのウェビナーを頻繁に開催している方
・リードへのアプローチの迅速化を目指している方

Meta広告(Facebook広告)・Zoom・Outlookの連携メリットと具体例

メリット1: 作業負担の軽減

新しいリードが登録されるたびにZoomにデータを転記し、それを基に個別のメールを作成し送信する作業をすべて手動で行うには、時間や労力がかかります。Zoomへの登録からメール送信までを自動化することで、営業担当者の負担が軽減されるでしょう。その結果、商談準備や既存顧客のフォローアップに集中できます。

メリット2: 人的ミスの減少

手動で情報を入力したり転記したりすると、ヒューマンエラーのリスクが伴います。メールアドレスやZoomのウェビナー参加URLの入力を誤ってしまうと、せっかく自社や自社の提供する商品・サービスに興味を持ってくれたリードからの信頼を損なう恐れがあります。連携によって情報が自動で反映されることで、管理するデータの正確性の向上が期待できます。また、登録漏れによってリードへ案内が行き届かなかったり、二重登録によってリードの不信感を高めたりするリスクも減少するでしょう。

メリット3: リード対応スピードの向上

手動対応では、夜間や休日など、担当者が不在の場合のリード登録に対して迅速なフォローアップを行うことは困難です。しかし、自動化することで、リードが発生してすぐ、Zoomのウェビナーへの登録と案内メールの送信が完了します。リードの「知りたい」というモチベーションが高いタイミングを逃さず、スムーズなアプローチができるでしょう。リード登録からウェビナー開催までのスケジュールがタイトでも、速やかに情報を送信し、参加を促すことができます。

これらのメリットを実現するため、ぜひ連携と自動化をお試しください。Yoomを使えば、設定は簡単に行えます。

[Yoomとは]

Meta広告(Facebook広告)・Zoom・Outlookの連携フローの作り方

テンプレートを使って、「Facebook広告でリードが登録されたら、Zoomにウェビナーを登録しOutlookで会議情報を先方に送信する」業務フローの作成手順を紹介します。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・Meta広告(Facebook広告)、Zoom、Outlookをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるMeta広告(Facebook広告)のトリガー設定と、その後に続くZoomとOutlookのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、Meta広告(Facebook広告)、Zoom、Outlookの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1: Meta広告(Facebook広告)・Zoom・Outlookのマイアプリ連携

※すべてのアプリ連携が完了している場合は、ステップ2へ進んでください。
 一部のアプリを連携済みの場合は、その手順をスキップしてください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧からMeta広告(Facebook広告)を選択し、連携します。
 ※検索窓にアプリ名を入力すると、候補を絞り込めます。
 ※Facebook広告へのログインが必要になります。

3. マイアプリの新規接続一覧からZoom(OAuth)を選択します。

4. 新規登録画面の各項目に入力し、「追加」をクリックします。
 ※「Client ID」と「Client secret」の取得方法は、こちらの記事【Zoom(OAuth)およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法】を参考にしてください。

5. マイアプリの新規接続一覧からOutlookを選択し、連携します。
 ※Microsoft 365へのログインが必要になります。
 ※Microsoft 365(旧Office 365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。

‍‍‍‍‍‍ステップ2: Facebook広告のリード情報作成時に起動するトリガーの設定

1. 以下のバナーの「試してみる」をクリックします。

2. 以下のダイアログの「OK」をクリックします。

3. 表示されたテンプレートのタイトルと説明文を確認します。
 ※下図の赤枠部分です。該当箇所をクリックすると、任意の内容に変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー:リード情報が作成されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
 必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
 各項目の選択・入力をしてください。
 ※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考:各プランの機能制限や使用上限の一覧

5. 「テスト」をクリックします。

6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
 ※インスタントフォームで得た回答を、アウトプットとして取得できます。項目名には「value」と数字が割り振られます。テストが成功していれば、項目名の横にテスト値が表示されます。取得される値は、無回答の場合は前に詰められるためご注意ください。

 ※JSON PATHによるアウトプットを設定すれば、フォームの設問名に紐づいた回答を取得できます。
  下図の場合のJSON PATHの記入例)$.field_data[?(@.name == ‘好きな映画’)].values[*]

ステップ3: Zoomでウェビナーに登録者を追加するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する:ウェビナーに登録者を追加」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
 タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
 アウトプットを使用して、各項目の選択・入力をしてください。
 ※下図は項目の一部であり、記載内容は入力例です。

 ※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、必要な項目を選択してください。ステップ2のテストが成功していれば、項目名の横にテスト値が表示されます。テスト値を確認して、メールアドレスや名前などに対応するアウトプットを選んでください。
  この例では、value1を名前、value2をメールアドレスと仮定して入力しています。

4. 「テスト」をクリックします。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

ステップ4: Outlookでメールを送るアクションの設定

1. フローボットの「メールを送る:メールを送る」をクリックします。

2. メールの設定を行います。
 ・タイトル:必要に応じて変更できます。
 ・メールの設定:これまでに取得したアウトプットを使用して、各項目に必要事項を入力してください。
 ※下図は入力例です。

 ※下図はアウトプットの参照例です。

3.「次へ」をクリックします。

4. メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックします。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

ステップ5:Meta広告(Facebook広告)・Zoom・Outlookの自動化の動作確認

1. 設定完了のダイアログに表示された「トリガーをON」をクリックします。

2. フローボットが正しく起動するか確認します。

以上で、「Facebook広告でリードが登録されたら、Zoomにウェビナーを登録しOutlookで会議情報を先方に送信する」フローの完成です。

こちらのバナーの「試してみる」をクリックして、ぜひ実際に作成してみてください。

Zoomを使ったその他の自動化例

他にもZoomを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。

1. Notionでリードが登録された際に、Zoomで会議を作成してOutlookで会議情報を先方に送信するフローです。リード情報と初回の商談日程をNotionに入力することで、Zoomミーティングを自動作成し、メールで案内できます。ミーティング情報をNotionに更新する作業まで自動化できるため、連絡や情報登録にかかる時間を短縮したい場合に役立つでしょう。

2. Zoomの会議情報をChatworkで毎日通知するフローです。チャットツールとの連携により、ミーティングの開催予定を一覧で取得し共有できます。登録漏れの確認や関係者へのリマインドに活用可能です。アクションを置き換えたり追加したりすることで、ウェビナーの一覧をZoomから取得して通知することもできます。

3. Zoomミーティングが終了した際に、レコーディングファイルの文字起こしと要約をしてkintoneに登録するフローです。議事録の作成を自動化することで、会議後の業務の効率化を図ることができます。レコーディングファイル自体やその保存先情報をkintoneに登録することも可能です。

まとめ

Meta広告(Facebook広告)で集客したリードに対する、Zoomでのウェビナー参加者登録とOutlookでのウェビナー案内メールの送信を自動化する方法を紹介しました。営業担当者の情報登録やメール送信の負担を軽減し、精度の高いデータでリードに迅速にアプローチしましょう。Yoomを使えば、連携設定は簡単に行えますので、誰でもすぐに始められます。

この記事を書いた人
e.koyama
これまで専門商社やEC業界で事務を経験してきました。 担当した業務は営業事務や経理、総務、人事、法務など多岐に渡ります。 個々の作業の効率化には取り組みましたが、各種のサポートツールやYoomを使えばより便利に業務が進められたのに…と思っています。 業務経験を活かしたYoomの紹介記事を発信し、皆さんがスムーズに業務を進められるお手伝いができれば幸いです。
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