Google WorkspaceとAKASHIを連携して、Google Workspaceで登録された従業員をAKASHIに同期する方法

ステップ1：Google WorkspaceとAKASHIをマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

まず、Google Workspaceのマイアプリ登録を行います。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にGoogle Workspaceと入力し、表示された候補から「Google Workspace」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択しましょう。

Yoomへのログイン画面になるので、記載事項に目を通して「次へ」をクリックします。

Yoomがアクセスできる情報を選択する画面が表示されるので、確認の上、選択し、「続行」をクリックして完了です。

続いて、AKASHIのマイアプリ登録です。
先ほど同様に、検索窓にAKASHIと入力し、表示された候補から「AKASHI」を選択します。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力して「追加」をクリックしましょう。
※詳しくはこちらを参考にしてください。

マイアプリにGoogle WorkspaceとAKASHIが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google Workspace「ユーザーが登録されたら」のトリガーを設定

いよいよ自動化の設定を行っていきます！

以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックして変更できます。
最初にGoogle Workspaceの設定を行うため、「ユーザーが登録されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら以下の設定を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Workspaceと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→ユーザーが登録されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

Webhookでトリガーが起動するか「テスト」を実行しましょう。
成功したら「次へ」をクリックします。

Google Workspaceで実際にトリガーとなる「ユーザーの登録」を行い、以下の画面で「テスト」を実行します。
成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ3：Google Workspace「ユーザーを検索」、データの抽出、AKASHI「従業員を追加」のアクションを設定

続いてGoogle Workspaceで登録されたユーザー情報を取得するアクションを設定します。
この「ユーザーを検索」アクションを入れることで、AKASHIに登録する際に使用する詳細情報を取得することができます。

Google Workspaceの「ユーザーを検索」をクリックし設定していきましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Workspaceと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ユーザーを検索

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

詳細の設定をしていきましょう。
このアクションでは登録の「名前」か「メールアドレス」で検索を実行できます。
トリガーアクションの際に、「メールアドレス」のアウトプットが取得できているので、こちらを使用していきましょう。
アウトプットを使用することで、フローが起動するごとの内容に合わせて値を追加することができますよ！
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

「検索項目」→メールアドレスを選択
「キーワード」→入力欄をクリックし、下の候補から「ユーザーのメールアドレス」のアウトプットを選択

設定後、「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックします。

Google Workspaceで取得できる氏名は苗字と名前が一つになっていますが、AKASHIの登録は苗字と名前を分けて行う必要があります。
そこでAIを使用して苗字と名前に分けるオペレーションを活用します。
今回はテンプレートを使用しているので、特に設定をする箇所はありませんが、内容の確認を行いましょう！
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

「テキストからデータを抽出する」をクリックすると以下の画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

対象のテキストに「名前」のアウトプットが追加してあるので、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

次にAKASHIへの登録を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「AKASHIと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→従業員を追加

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

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詳細の設定を行っていきましょう。

「APIトークン」→AKASHIのマイページから取得し、設定してください
「企業ID」→ログイン時に使用する企業IDを入力してください

画面を進めて先ほどAIで分けた「苗字（姓）」と「名前（名）」のアウトプットを追加しましょう。

必須項目ではありませんが、「メールアドレス」と「電話番号」もアウトプットを使用することで設定可能です。
「組織」の箇所は「部門」のアウトプットを使用しました。

全て設定したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ4：Google WorkspaceとAKASHIの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！‍

AKASHIを使ったその他の自動化例

他にもAKASHIを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する

はじめに紹介するのは、kintoneと連携したフローボットです。kintoneで従業員情報の一元管理をしている場合、AKASHIへの登録が効率化できそうです。

2.kintoneで従業員情報が更新されたらAKASHIの情報も更新する

次に紹介するフローボットは、1つ目に紹介したフローの更新版です。例えば、住所変更や氏名変更などkintoneの更新をAKASHIに手動で反映する手間を省くので、情報の正確性を保つことにつながるでしょう。

3.AKASHIで前日の打刻漏れを検知してSlackに通知する

最後に紹介するのは、前日に打刻漏れがあったら自動で通知してくれるフローです。打刻漏れを自動で通知することで、正確な情報の勤怠管理ができるだけでなく、給与計算の際のミスを回避することもできそうですね！

まとめ

Google WorkspaceとAKASHIの連携によって、企業の人事業務を大幅に効率化する可能性があります。これまでデータの登録のためにかかっていた手作業の時間を削減するだけでなく、引用した情報で登録を行うことでデータの整合性を保つことにつながるでしょう。また、Yoomを業務に取り入れることで、データの一貫性を保ちながらヒューマンエラーを防止につながるかもしれません。これにより、担当者はより重要な業務へのリソース投下が期待できます。

ぜひ実際の業務でYoomを活用した連携を実行し、どれだけ業務の効率化ができるか体験してみてくださいね。