【簡単設定】GmailのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携する方法

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
Google Workspaceを利用する中で、新しいユーザー追加の依頼をGmailで受け、都度手作業で対応していることはないでしょうか。この作業は定期的でありながら、入力項目が多く手間がかかるうえ、ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle Workspaceへ自動で新規ユーザーを追加するため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceの管理を担当し、Gmail経由でのユーザー追加作業を効率化したい方
・人事部門などで入社手続きに関わり、アカウント発行業務の自動化を検討している方
・手作業でのアカウント発行による、設定ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方

■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「GmailとGoogle Workspaceを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「特定のメールを受け取るたびに、Google Workspaceに手動でユーザー登録をしていて手間がかかっている…」

このように、GmailとGoogle Workspace間での手作業によるデータ連携に、非効率や限界を感じていませんか？

もし、Gmailで受け取った採用通知や入社手続きに関するメール情報をもとに、自動的にGoogle Workspaceのユーザーを追加する仕組みがあれば便利です。

日々の反復作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーの心配もなくなり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
面倒な手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

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■概要
Google Workspaceを利用する中で、新しいユーザー追加の依頼をGmailで受け、都度手作業で対応していることはないでしょうか。この作業は定期的でありながら、入力項目が多く手間がかかるうえ、ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle Workspaceへ自動で新規ユーザーを追加するため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceの管理を担当し、Gmail経由でのユーザー追加作業を効率化したい方
・人事部門などで入社手続きに関わり、アカウント発行業務の自動化を検討している方
・手作業でのアカウント発行による、設定ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方

■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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GmailとGoogle Workspaceを連携してできること

GmailとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの内容をトリガーとして、Google Workspaceのユーザー管理などを自動化することが可能になります。

これにより、手作業にかかっていた時間と手間を削減し、ヒューマンエラーのない正確な情報管理体制を構築できます。
具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

採用通知メールや入社手続きの依頼メールなど、特定のラベルが付いたGmailのメール本文から氏名やメールアドレスといった情報を自動で抽出し、Google Workspaceに新規ユーザーとして登録します。

手作業によるユーザー登録の手間と入力ミスを削減可能です。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

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■概要
Google Workspaceを利用する中で、新しいユーザー追加の依頼をGmailで受け、都度手作業で対応していることはないでしょうか。この作業は定期的でありながら、入力項目が多く手間がかかるうえ、ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle Workspaceへ自動で新規ユーザーを追加するため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceの管理を担当し、Gmail経由でのユーザー追加作業を効率化したい方
・人事部門などで入社手続きに関わり、アカウント発行業務の自動化を検討している方
・手作業でのアカウント発行による、設定ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方

■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceでグループにメンバーを追加する

プロジェクトへの参加通知メールなど、特定のGmailを受信した際に、メール本文からメンバー情報を読み取り、該当するGoogle Workspaceのグループへ自動で追加します。

グループへのメンバー追加漏れを防ぎ、迅速な情報共有や権限付与を実現できます。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceでグループにメンバーを追加する

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■概要
日々の業務でGoogle WorkspaceとGmailを利用する中で、メンバーの新規加入や所属変更があるたびに手作業でGoogle Workspaceのグループにユーザーを追加する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信したことをきっかけに、自動でGoogle Workspaceの指定したグループへメンバーを追加する処理を実行します。手作業による対応漏れや設定ミスを防ぎ、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google WorkspaceとGmailを連携させ、ユーザー管理業務を自動化したい情報システム担当者の方
・プロジェクトメンバーの追加など、Gmailでの依頼をもとにグループ管理を手作業で行っている方
・手作業による設定ミスや対応漏れをなくし、グループ管理の正確性を高めたいチームリーダーの方

■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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GmailとGoogle Workspaceの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGmailとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogle Workspaceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はGmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定およびGoogle Workspaceのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

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■概要
Google Workspaceを利用する中で、新しいユーザー追加の依頼をGmailで受け、都度手作業で対応していることはないでしょうか。この作業は定期的でありながら、入力項目が多く手間がかかるうえ、ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle Workspaceへ自動で新規ユーザーを追加するため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceの管理を担当し、Gmail経由でのユーザー追加作業を効率化したい方
・人事部門などで入社手続きに関わり、アカウント発行業務の自動化を検討している方
・手作業でのアカウント発行による、設定ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方

■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：マイアプリ連携

まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！

Gmailの連携

同様に右上の検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックします。

「Sign in with Google」をクリック

アカウントの選択画面が出たら、連携したいアカウントを選択します。

続行をクリックします。

Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！

Google Workspaceの連携

右上の検索ボックスに「Google Workspace」と入力して、表示されたGoogle Workspaceのアイコンをクリックします。

※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。 

※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。

ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね

以下の画面が出たらSign in with Googleをクリックします。

先ほどのGmailとの連携と同じように、Googleアカウントにサインインしていきましょう。
下記の表示が出たら2つ目のアプリの連携も成功です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
Google Workspaceを利用する中で、新しいユーザー追加の依頼をGmailで受け、都度手作業で対応していることはないでしょうか。この作業は定期的でありながら、入力項目が多く手間がかかるうえ、ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle Workspaceへ自動で新規ユーザーを追加するため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceの管理を担当し、Gmail経由でのユーザー追加作業を効率化したい方
・人事部門などで入社手続きに関わり、アカウント発行業務の自動化を検討している方
・手作業でのアカウント発行による、設定ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方

■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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1.上記バナーの「試してみる」をクリック

2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック

3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。

4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

トリガー設定を行っていきます。
赤枠をクリックします。

タイトルは任意で変更してください。
アカウント情報は基本的にマイアプリ登録で連携したアカウントが選択されています。間違いがないかをチェックしてください。
トリガーアクションはテンプレートのまま「特定のラベルのメールを受信したら」で結構です！

トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！ 
※基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。

一度、Gmailにてテストメールを送信しておきましょう！
※次のYoomの設定にて、ラベルの選択が必要になりますので、送信したメールを識別しやすいようにラベルをつけておきましょう。

ラベルを作成して Gmail を整理する

1. Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
2. 「ラベルを付ける」をクリック
3. 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する

メールのフィルタルールの作成

Yoomの画面に戻ります。
ラベルを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、先ほどメールに付与したラベルを選択しましょう。

設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！

「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。

※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。

最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。

ステップ4：テキストからのデータ抽出設定

次の赤枠をクリックします。

変換タイプが送信したメールの条件に当てはまっているか確認しましょう。

※今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、ご自身でダウンロードしたファイルに合わせた条件のものを選択しましょう。

※アクションによって消費されるタスク数が異なります。()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
選択が済んだら、次へ進みます。

「取得した値」の中から、抽出対象を選択します。
取得した値を活用することで、値が固定化されず、取得した情報が毎回反映されます。
Gmailのアイコンをクリックして、抽出対象を選択しましょう！

抽出したい項目を選択します。

指示内容を任意で設定して、設定が終わったら「テスト」ボタンを押しましょう！

テスト成功したら、メールの文書から抽出したい項目が取得した値に反映されています！

保存ボタンで設定保存しておきましょう。

ステップ5：Google Workspaceのアクション設定

最後の赤枠をクリックします。

アカウント情報に間違いがないことを確認したら、アクションはテンプレートのままで「次へ」ボタンで次の設定に進みましょう！

API接続設定を行います。
姓を以下のように取得した値の中から選択します。

名も同じように選択しましょう！

続けて、デフォルトのパスワードも同様に選択します。

その他必須事項である、「ログイン時にパスワードを変更してもらう」と「メインのメールアドレス」も設定します。

その他の項目を任意で設定して、すべての設定が完了したら「テスト」を押してみましょう！

正しくテストが実行されると、取得した値にユーザーIDとメールアドレスに値が入ります。
取得した値に値が確認できたら、最後に「保存する」ボタンを押して設定は完了です！

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。

Google WorkspaceのデータをGmailに連携したい場合

今回はGmailからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Workspaceでの変更をトリガーとしてGmailに通知を送るようなデータ連携も可能です。
以下に具体的なテンプレートをご紹介しますので、ぜひこちらも参考にしてください。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する

Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際に、その情報を即座に管理担当者や関連部署へGmailで自動通知します。

重要な変更を見逃すことなく、迅速なフォローアップや情報共有が可能になります。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する

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‍■概要
Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを発行するたびに、関連部署への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型的な連絡業務は、手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Workspaceでのユーザー登録をきっかけに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。Google WorkspaceとGmailを連携させることで、手作業による連絡業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceのユーザー管理で、Gmailでの手動通知に課題を感じている情報システム担当者の方
・新入社員のオンボーディングでアカウント発行の連絡を自動化したい人事・総務担当者の方
・Google Workspaceを活用した組織内の情報共有を、より円滑にしたいと考えている管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザーが情報が更新されたら、Gmailで通知する

既存ユーザーの情報（部署、役職など）がGoogle Workspace上で更新されたタイミングで、関連部署にGmailで自動通知を送ります。

常に最新の組織情報を関係者が把握でき、コミュニケーションの齟齬を防ぎます。

Google Workspaceでユーザーが情報が更新されたら、Gmailで通知する

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■概要
Google Workspaceで管理しているユーザー情報が更新された際、関係者への連絡を都度Gmailで手作業で行うことに手間を感じていませんか。手動での通知は、対応漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、Google Workspace上のユーザー情報更新を自動で検知し、指定した宛先にGmailで通知するものです。この連携により、情報共有の迅速化と管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を担当し、変更情報の共有に手間を感じている方
・社員の部署異動などの情報を、Gmailを使い手動で関係部署に通知している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGmailを連携させ、情報共有を自動化する仕組みを構築したい方

■注意事項
・Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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GmailやGoogle Workspaceを活用したその他の自動化テンプレート

Yoomでは、GmailとGoogle Workspaceに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。

GmailとGoogle Workspaceでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。

ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！

Gmailを使った便利な自動化例

Gmailで受信した内容をスプレッドシートに連携したり、受信した名刺画像をOCRで読み取ってkintoneにデータを追加したりと、メール業務を自動化できます。

Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する

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Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。

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Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する

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Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加するフローです。

■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する

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Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知するフローです。

■注意事項
・Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

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Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信

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Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。

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フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、メールを送付する

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プロセス概要

■概要
・フォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDF発行しメールを送付します。
・雛形に手入力することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。

■実際にフローボットを起動させたときの動き
https://youtu.be/PHwWyHopLmk

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Google Workspaceを使った便利な自動化例

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダを作成してSlackに通知したり、Googleスプレッドシートに従業員情報を追加したりと、情報連携とデータ管理を自動化できます。

Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加しSlackに通知する

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■概要‍
「Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加しSlackに通知する」フローは、従業員管理をスムーズにする業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用して従業員管理を行っている人事担当者
・Google スプレッドシートでチームのメンバー情報を一元管理したいマネージャー
・Slackを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたいリーダー
・業務の自動化を通じて効率化を図りたい中小企業の経営者

■注意事項
・Google Workspace、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成してSlackに通知する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成してSlackに通知する」ワークフローは、新規ユーザーの登録プロセスを自動化し、チームの連携を強化する業務ワークフローです。Google Workspaceに新しいユーザーが追加されると、自動的にGoogle Drive上に専用フォルダが作成され、そのフォルダへのアクセス権も適切に設定されます。さらに、Slackに通知が送信されるため、チームメンバーは新しいユーザーの情報を共有し、迅速に対応することが可能です。このワークフローを導入することで、手動作業の手間を省き、業務効率とコミュニケーションの質を向上させることができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用してユーザー管理を行っている管理者の方
・新規ユーザーのオンボーディングプロセスを効率化したい人事担当者の方
・Google DriveとSlackを活用してチームの連携を強化したいチームリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を最適化したいIT担当者の方
・業務フローの自動化に興味があり、Yoomを活用したいと考えている方

■注意事項
・Google Workspace、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する

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■概要
「Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、kintoneも更新する」ワークフローは、情報更新作業の手間を削減します。
自動で情報が更新されるので、更新漏れなどの人的エラーを軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用してユーザー情報を管理している企業の方
・Google Workspaceで管理しているユーザー情報を他のシステムと連携させたいと考えている方
・kintoneを活用して業務アプリケーションを運用している企業
・kintoneを利用して情報管理を行っているが、他システムとのデータ同期が手間だと感じている方
・手動でのユーザー情報更新に時間や労力をかけたくないと考える方

■注意事項
・Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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kickflowで申請が承認されたらGoogle Workspaceにグループにメンバーを追加する

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kickflowで新たに申請が承認されたらGoogle Workspaceにグループにメンバーを追加するフローです。

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コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録する

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コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録するフローです。

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まとめ

GmailとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認からユーザー登録・更新といった一連の作業を削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。

これにより、面倒な定型業務から解放され、より戦略的な人事管理やIT管理といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！