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「GmailとGoogle Workspaceを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「特定のメールを受け取るたびに、Google Workspaceに手動でユーザー登録をしていて手間がかかっている…」
このように、GmailとGoogle Workspace間での手作業によるデータ連携に、非効率や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受け取った採用通知や入社手続きに関するメール情報をもとに、自動的にGoogle Workspaceのユーザーを追加する仕組み</span>があれば便利です。
日々の反復作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーの心配もなくなり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
面倒な手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの内容をトリガーとして、Google Workspaceのユーザー管理などを自動化することが可能になります。
これにより、手作業にかかっていた時間と手間を削減し、ヒューマンエラーのない正確な情報管理体制を構築できます。
具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
採用通知メールや入社手続きの依頼メールなど、特定のラベルが付いたGmailのメール本文から氏名やメールアドレスといった情報を自動で抽出し、Google Workspaceに新規ユーザーとして登録します。
<span class="mark-yellow">手作業によるユーザー登録の手間と入力ミスを削減可能です。</span>
プロジェクトへの参加通知メールなど、特定のGmailを受信した際に、メール本文からメンバー情報を読み取り、該当するGoogle Workspaceのグループへ自動で追加します。
<span class="mark-yellow">グループへのメンバー追加漏れを防ぎ、迅速な情報共有や権限付与を実現できます。</span>
それでは、さっそく実際にGmailとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとGoogle Workspaceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
Gmailの連携
同様に右上の検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックします。
「Sign in with Google」をクリック
アカウントの選択画面が出たら、連携したいアカウントを選択します。
続行をクリックします。
Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Workspaceの連携
右上の検索ボックスに「Google Workspace」と入力して、表示されたGoogle Workspaceのアイコンをクリックします。
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね
以下の画面が出たらSign in with Googleをクリックします。
先ほどのGmailとの連携と同じように、Googleアカウントにサインインしていきましょう。
下記の表示が出たら2つ目のアプリの連携も成功です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。
赤枠をクリックします。
タイトルは任意で変更してください。
アカウント情報は基本的にマイアプリ登録で連携したアカウントが選択されています。間違いがないかをチェックしてください。
トリガーアクションはテンプレートのまま「特定のラベルのメールを受信したら」で結構です！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
※基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
一度、Gmailにてテストメールを送信しておきましょう！
※次のYoomの設定にて、ラベルの選択が必要になりますので、送信したメールを識別しやすいようにラベルをつけておきましょう。
Yoomの画面に戻ります。
ラベルを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、先ほどメールに付与したラベルを選択しましょう。
設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
次の赤枠をクリックします。
変換タイプが送信したメールの条件に当てはまっているか確認しましょう。
※今回は、3500文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、ご自身でダウンロードしたファイルに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
選択が済んだら、次へ進みます。
「取得した値」の中から、抽出対象を選択します。
取得した値を活用することで、値が固定化されず、取得した情報が毎回反映されます。
Gmailのアイコンをクリックして、抽出対象を選択しましょう！
抽出したい項目を選択します。
指示内容を任意で設定して、設定が終わったら「テスト」ボタンを押しましょう！
テスト成功したら、メールの文書から抽出したい項目が取得した値に反映されています！
保存ボタンで設定保存しておきましょう。
最後の赤枠をクリックします。
アカウント情報に間違いがないことを確認したら、アクションはテンプレートのままで「次へ」ボタンで次の設定に進みましょう！
API接続設定を行います。
姓を以下のように取得した値の中から選択します。
名も同じように選択しましょう！
続けて、デフォルトのパスワードも同様に選択します。
その他必須事項である、「ログイン時にパスワードを変更してもらう」と「メインのメールアドレス」も設定します。
その他の項目を任意で設定して、すべての設定が完了したら「テスト」を押してみましょう！
正しくテストが実行されると、取得した値にユーザーIDとメールアドレスに値が入ります。
取得した値に値が確認できたら、最後に「保存する」ボタンを押して設定は完了です！
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はGmailからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Workspaceでの変更をトリガーとしてGmailに通知を送るようなデータ連携も可能です。
以下に具体的なテンプレートをご紹介しますので、ぜひこちらも参考にしてください。
Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際に、その情報を即座に管理担当者や関連部署へGmailで自動通知します。
<span class="mark-yellow">重要な変更を見逃すことなく、迅速なフォローアップや情報共有が可能になります。</span>
既存ユーザーの情報（部署、役職など）がGoogle Workspace上で更新されたタイミングで、関連部署にGmailで自動通知を送ります。
<span class="mark-yellow">常に最新の組織情報を関係者が把握でき、コミュニケーションの齟齬を防ぎます。</span>
Yoomでは、GmailとGoogle Workspaceに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとGoogle Workspaceでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailで受信した内容をスプレッドシートに連携したり、受信した名刺画像をOCRで読み取ってkintoneにデータを追加したりと、メール業務を自動化できます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダを作成してSlackに通知したり、Googleスプレッドシートに従業員情報を追加したりと、情報連携とデータ管理を自動化できます。
GmailとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の確認からユーザー登録・更新といった一連の作業を削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、面倒な定型業務から解放され、より戦略的な人事管理やIT管理といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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