Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Sansanで名刺データを追加する
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■概要
新しい従業員の入社や組織変更に伴い、Google Workspaceにユーザーアカウントを登録する作業は頻繁に発生しますが、その都度Sansanへ名刺情報を手動で登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSansanを利用し、アカウント管理と名刺管理を行っている担当者の方 従業員情報のSaaS間連携を手作業で行い、時間と手間を感じている情報システム部門の方 手入力による情報登録のミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceにユーザー情報が登録されると、自動でSansanへ名刺データが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。この設定により、Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にフローが起動します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報などを元に対象ユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、前のステップで取得したユーザー情報をもとに、Sansanへ名刺データを自動で登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、どの情報をキーにしてユーザーを検索するか、その検索キーワードを任意で設定してください。例えば、メールアドレスや社員番号など、一意に特定できる項目を指定することが一般的です。 Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、登録する名刺情報として、名刺交換日、氏名、会社名、部署名、役職、電話番号、メールアドレスなどの項目を、Google Workspaceから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください。 ■注意事項
Sansan、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Sansan・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
「Google WorkspaceとSansanを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
このように、Google WorkspaceとSansan間での手作業によるデータ連携に課題を感じていませんか？
そこで便利なのが、Google Workspaceのデータを自動的にSansanに登録したり、更新する仕組み です。より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができ、生産性の向上も期待できますよ！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にできて、手間や時間もかかりません。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle WorkspaceとSansanを連携し、日々の様々な業務を自動化する ためのテンプレートが豊富に用意されています。
Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Sansanで名刺データを追加する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社や組織変更に伴い、Google Workspaceにユーザーアカウントを登録する作業は頻繁に発生しますが、その都度Sansanへ名刺情報を手動で登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSansanを利用し、アカウント管理と名刺管理を行っている担当者の方 従業員情報のSaaS間連携を手作業で行い、時間と手間を感じている情報システム部門の方 手入力による情報登録のミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceにユーザー情報が登録されると、自動でSansanへ名刺データが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。この設定により、Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にフローが起動します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報などを元に対象ユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、前のステップで取得したユーザー情報をもとに、Sansanへ名刺データを自動で登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、どの情報をキーにしてユーザーを検索するか、その検索キーワードを任意で設定してください。例えば、メールアドレスや社員番号など、一意に特定できる項目を指定することが一般的です。 Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、登録する名刺情報として、名刺交換日、氏名、会社名、部署名、役職、電話番号、メールアドレスなどの項目を、Google Workspaceから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください。 ■注意事項
Sansan、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Sansan・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google WorkspaceとSansanを連携してできること
Google WorkspaceとSansanのAPIを連携すれば、Google Workspaceのユーザー情報をSansanの名刺データとして自動的に追加したり、逆にSansanの情報をGoogle Workspaceに反映させたりすることが可能になります。
これにより、手作業によるデータ入力の時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぐことで業務効率を格段に向上 させることができるでしょう。
ここでは具体的な自動化例をいくつか紹介していくので、気になるテンプレートがあれば、ぜひクリックして試してみてくださいね！
Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Sansanで名刺データを追加する
Google Workspaceに新しいユーザーアカウントが作成された際に、その情報をトリガーとして自動的にSansanに新しい名刺データとして追加する ことができます。
この自動化により、新入社員や担当者変更があった場合でも、手動でSansanに情報を入力する手間がなくなり、常に最新の連絡先情報をチーム全体で共有できるようになるでしょう。
Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Sansanで名刺データを追加する
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■概要
新しい従業員の入社や組織変更に伴い、Google Workspaceにユーザーアカウントを登録する作業は頻繁に発生しますが、その都度Sansanへ名刺情報を手動で登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSansanを利用し、アカウント管理と名刺管理を行っている担当者の方 従業員情報のSaaS間連携を手作業で行い、時間と手間を感じている情報システム部門の方 手入力による情報登録のミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceにユーザー情報が登録されると、自動でSansanへ名刺データが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。この設定により、Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にフローが起動します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報などを元に対象ユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、前のステップで取得したユーザー情報をもとに、Sansanへ名刺データを自動で登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、どの情報をキーにしてユーザーを検索するか、その検索キーワードを任意で設定してください。例えば、メールアドレスや社員番号など、一意に特定できる項目を指定することが一般的です。 Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、登録する名刺情報として、名刺交換日、氏名、会社名、部署名、役職、電話番号、メールアドレスなどの項目を、Google Workspaceから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください。 ■注意事項
Sansan、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Sansan・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームで回答が送信されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加し、Sansanに名刺データを追加する
例えば、採用応募フォームやセミナー参加フォームなど、外部のフォームから送信された回答内容をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーアカウントを作成し、同時にその情報をSansanの名刺データとしても登録する ことも可能です。
この連携は、フォーム送信という外部トリガーを起点としており、複数のアプリケーションへの情報登録を一気通貫で自動化できるため、リード獲得から顧客管理までのプロセスを効率化し、対応の迅速化にも貢献します。
フォームで回答が送信されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加し、Sansanに名刺データを追加する
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■概要
フォームの回答が送信されるたびに、Google Workspaceへのユーザー追加やSansanへの名刺データ登録を手作業で行うのは、時間がかかり、入力ミスも起こりやすい業務の一つではないでしょうか。このワークフローを活用することで、フォームの回答送信をきっかけにGoogle Workspaceへの新規ユーザー追加、そしてSansanへの名刺データ登録までを自動化し、これらの定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム回答後のGoogle WorkspaceやSansanへの情報登録に手間を感じている方 Google WorkspaceとSansan間のデータ連携でヒューマンエラーを減らしたい担当者の方 ユーザーや顧客情報の登録業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答に基づき、Google Workspaceへのユーザー追加とSansanへの名刺データ登録が自動で行われるため、手作業による情報入力の時間を短縮します。 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomの「マイアプリ」にてGoogle WorkspaceとSansanを連携します。 次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームで回答が送信されたら」というアクション（フォームトリガー）を設定します。 続いて、オペレーションで「Google Workspace」を選択し、「新規ユーザーを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいてユーザー情報を登録します。 さらに、オペレーションで「Google Workspace」の「ユーザーを検索する」アクションを設定し、必要に応じて追加されたユーザー情報を取得します。 最後に、オペレーションで「Sansan」を選択し、「名刺データを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容や前段のオペレーションで取得した情報を活用して名刺データを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Sansanの「名刺データを登録する」アクションでは、登録内容を細かく設定できます。具体的には、名刺情報の各項目に固定値を入力したり、フォームの回答データや前段のGoogle Workspaceで取得したユーザー情報といった動的な値を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Slack、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google WorkspaceとSansanの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle WorkspaceとSansanを連携したフローを作成してみましょう！Yoom を使用して、ノーコード でGoogle WorkspaceとSansanの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Sansanで名刺データを追加する 」フローを作成していきます！
Google WorkspaceとSansanをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
Google Workspaceのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにしてフローの動作確認
Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Sansanで名刺データを追加する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社や組織変更に伴い、Google Workspaceにユーザーアカウントを登録する作業は頻繁に発生しますが、その都度Sansanへ名刺情報を手動で登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSansanを利用し、アカウント管理と名刺管理を行っている担当者の方 従業員情報のSaaS間連携を手作業で行い、時間と手間を感じている情報システム部門の方 手入力による情報登録のミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceにユーザー情報が登録されると、自動でSansanへ名刺データが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。この設定により、Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にフローが起動します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報などを元に対象ユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、前のステップで取得したユーザー情報をもとに、Sansanへ名刺データを自動で登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、どの情報をキーにしてユーザーを検索するか、その検索キーワードを任意で設定してください。例えば、メールアドレスや社員番号など、一意に特定できる項目を指定することが一般的です。 Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、登録する名刺情報として、名刺交換日、氏名、会社名、部署名、役職、電話番号、メールアドレスなどの項目を、Google Workspaceから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください。 ■注意事項
Sansan、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Sansan・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：Google WorkspaceとSansanをマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Google Workspaceのマイアプリ登録】
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
検索窓でGoogle Workspaceと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で、Yoomと連携するGoogleアカウントのメールアドレスとパスワードを入力します。
ログイン後、YoomにGoogle Workspaceへの権限を全て許可して「続行」を押したら、連携完了です！
【Sansanのマイアプリ登録】
※ Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーになりますので、ご注意ください。
先ほど同様に検索窓にSansanと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Sansanの新規登録画面が表示されるので、「アカウント名」「アクセストークン」を下記のように入力し、「追加」を押したら連携完了です！
アカウント名 ：「会社名」「チーム名」など、任意の名前を入力します。（例：管理者アカウント）
アクセストークン ：Sansan管理画面で「設定 > 外部サービス連携設定 > API Key」と進み、取得したAPIキーを入力してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Sansanで名刺データを追加する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社や組織変更に伴い、Google Workspaceにユーザーアカウントを登録する作業は頻繁に発生しますが、その都度Sansanへ名刺情報を手動で登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSansanを利用し、アカウント管理と名刺管理を行っている担当者の方 従業員情報のSaaS間連携を手作業で行い、時間と手間を感じている情報システム部門の方 手入力による情報登録のミスを減らし、業務効率を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceにユーザー情報が登録されると、自動でSansanへ名刺データが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。この設定により、Google Workspaceに新しいユーザーが追加された際にフローが起動します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報などを元に対象ユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、前のステップで取得したユーザー情報をもとに、Sansanへ名刺データを自動で登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、どの情報をキーにしてユーザーを検索するか、その検索キーワードを任意で設定してください。例えば、メールアドレスや社員番号など、一意に特定できる項目を指定することが一般的です。 Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、登録する名刺情報として、名刺交換日、氏名、会社名、部署名、役職、電話番号、メールアドレスなどの項目を、Google Workspaceから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください。 ■注意事項
Sansan、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Sansan・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：Google Workspaceのトリガー設定
最初の設定です！
タイトルは自由に変更できるので、必要に応じて編集しましょう。
次に、Google WorkspaceのDirectory APIを使って、「新たにユーザーが登録された際に、速やかにそのアクションを検知するWebhook通知の設定」が正常に動作するかどうかをチェックするためのテストを行います。
また「テスト」ボタンだけが表示されていますね！
※アウトプットとは？ アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。こちら をご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：Google Workspaceのユーザー検索設定
続いて、ステップ3で新規登録されたユーザーを、検索する設定です。
先ほどと同じようにタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントが設定されていることを確認しましょう。
次に、API接続設定を行います。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「取得した値」に抽出されるユーザー情報の詳細を確認しましょう。
内容確認後、「保存する」を押して次のステップに進みます。
ステップ5：Sansanの名刺データ登録設定
最後に、Google Workspaceに登録されたユーザー情報を使って、Sansanの名刺データを登録する設定を行います。
これまでと同じようにタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するアカウントであるかどうかを確認しましょう。
次に、API接続設定です。
たとえば「名刺交換日」には、「取得した値」の「ユーザーを検索」内にある「作成日時」を設定するといった形にそれぞれ適切なアウトプットを設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Google Workspaceのデータに基づいてSansanに名刺データが登録されることを確認しましょう。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Sansanで名刺データを追加する 」フローの作成手順でした！
SansanのデータをGoogle Workspaceに連携したい場合
今回はGoogle WorkspaceからSansanへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSansanからGoogle Workspaceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Sansanで名刺情報が登録されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
Sansanに新しい名刺情報が登録されたことをトリガーとして、その名刺情報を基にGoogle Workspaceに新規ユーザーアカウントを自動で作成する ことができます。
この自動化により、展示会や商談で獲得した名刺情報をSansanに登録するだけで、関連部署の担当者アカウントがGoogle Workspaceにも迅速に作成されるため、情報共有やコミュニケーションがスムーズになるでしょう。
Sansanで名刺情報が登録されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
「Sansanで名刺情報が登録されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを自動追加する」業務ワークフローです。アカウント作成をトリガーとして、手入力ミスや工数を減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
Sansanで名刺情報を一元管理し、Google Workspaceへの新規ユーザー追加に手間や漏れを感じている総務・IT担当者の方 取引先担当者や新入社員のアカウントを都度手作業で登録し、ヒューマンエラーを減らしたい方 アカウント管理を効率化し、業務フローを見直したい企業のITリーダー SansanとGoogle Workspace間の自動化が初めてで、フローボットの動きを試してみたい方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanへの名刺登録をトリガーにGoogle Workspaceアカウントを自動作成し、手作業を削減できます。 業務ワークフローを標準化してヒューマンエラーや設定漏れを防止できます。
Sansanで特定条件の名刺情報が登録されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
Sansanに名刺情報が登録された際、例えば「役職が部長以上」や「特定の部署」といった指定した条件に合致する名刺情報のみを対象として、Google Workspaceに新規ユーザーアカウントを自動で作成する ことも可能です。
このフローは、必要な情報だけを効率的にGoogle Workspaceに連携し、無駄なアカウント作成を防ぎ、よりターゲットを絞った情報管理をサポートします。
Sansanで特定条件の名刺情報が登録されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
Sansanに新しい名刺情報が登録されるたびに、Google Workspaceへ手動でユーザー情報を入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
SansanとGoogle Workspace間で頻繁にユーザー情報を手作業で登録している方 名刺情報から特定条件の担当者のみをGoogle Workspaceに登録したいと考えている方 手作業による情報入力ミスや、登録漏れを減らしたいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Sansanに特定条件の名刺情報が登録されると、自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記での入力間違いや、条件確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SansanとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、名刺情報の中から特定の条件に合致する場合のみ後続処理に進むよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、Sansanから取得した情報を元にユーザーを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Sansanのトリガー設定後に追加する分岐機能では、どのような条件の名刺情報が登録された場合にGoogle Workspaceへユーザーを追加するか、その分岐条件を任意で設定してください。例えば、「会社名がA会社の場合」など、柔軟な条件設定が可能です。 Google Workspaceで新規ユーザーを追加するオペレーションでは、追加するユーザーの氏名、初回ログイン時のデフォルトパスワード、さらにログイン時にパスワードを変更してもらうか否かといった項目を任意で設定してください。 ■注意事項
Sansan、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Sansan・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google WorkspaceやSansanのAPIを使ったその他の自動化例
日々の業務をさらに効率化するには、特定のサービス同士だけでなく、幅広いアプリケーションと連動させることが鍵となります。
Google Workspaceを使った便利な自動化例
新しいユーザーの登録や従業員追加をきっかけに、契約書のファイル作成や格納、データベースへの情報転記など複数の業務を自動で連携できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録
試してみる
◼️概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、GoogleWorkspaceに新規ユーザーを自動的に登録します。
登録後、GoogleWorkspaceのユーザーアカウントにメールを送信することもできます。
新入社員の入社対応などでご活用ください。
◼️設定方法
1.ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得」を選択し、連携アカウントなどを設定してください。
4.Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、ユーザー名や初期パスワードなどの任意の情報を設定してください。
5.フローボットが起動し、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてGoogle Workspaceに新規ユーザーが登録されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleWorkspaceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
新しい従業員の追加に伴い、Google Workspaceのアカウントを発行した後、Google スプレッドシートで管理している従業員リストに手作業で情報を転記していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が追加されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに追記されるため、こうした課題を解消し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceで従業員情報を管理し、手作業でリスト更新をしている人事・総務担当の方 従業員情報の二重入力に手間を感じており、一連の入社手続きを効率化したいと考えている方 従業員リストの更新漏れや転記ミスを防ぎ、より正確なデータ管理を目指しているチームマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへの従業員追加をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートが更新されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。 手作業による情報の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、従業員リストの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索したい項目（氏名やメールアドレスなど）と、それに対応するキーワードを任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したいスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どの列にどの情報を追加するかも自由に設定することが可能です。 ■注意事項
Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxに格納する作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。手作業による煩雑なプロセスから解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理とBoxでの書類管理を手作業で行っている方 新規ユーザー登録に伴う契約書作成・格納業務の効率化を目指す管理部門の担当者の方 ユーザー登録から契約手続きまでのフローを自動化し、属人化を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに契約書作成とBoxへの格納が自動実行されるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスや、契約書の格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspace、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、Googleドキュメントのテンプレートから契約書を自動で作成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「書類を発行する機能」では、任意のGoogleドキュメントの雛形を指定でき、氏名や日付など、Google Workspaceから取得した情報を契約書内の特定箇所に自動で差し込む設定が可能です。 Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成した契約書を格納するフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名は取得したユーザー名などの情報を含めて動的に設定することが可能です。 ■注意事項
Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
入力フォームの内容でGoogleWorkspaceに新規ユーザーを作成
試してみる
■概要
入力フォームにユーザー情報を入力すると、Google Workspace内に新規ユーザーが自動的に作成されます。
作成されるユーザーの情報は、入力フォーム内で指定したものが反映されます。
また、作成されたユーザーのメールアドレスやパスワードなどの情報を、フォームで指定したメールアドレスに通知します。
■設定方法
1.Google WorkspaceとYoomを連携してください。
2.マイアプリ連携で入力フォームの項目を任意の項目に変更してください。（例: 氏名、メールアドレス、初期パスワードなど）
3.Google Workspaceの「アカウントを発行」オペレーションで、入力フォームから取得した情報をもとに、ユーザー名や初期パスワードなどの任意の情報を設定してください。
4.入力フォームに情報を送信し、フローボットを起動すると新規ユーザーがGoogle Workspaceに作成されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Google Workspaceの設定情報や送信するメールの内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanを使った便利な自動化例
名刺情報が追加された際に、データベースや基幹システムへ自動連携。一貫した顧客管理を実現します。HubSpotなどでの外部問い合わせもSansanに自動で取り込めるため、手作業を大幅に削減できるでしょう。
Sansanに登録された名刺情報をGoogleスプレッドシートに登録する
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■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに登録するフローです。
SansanとGoogleスプレッドシートを連携することで、新しい名刺情報が自動的にGoogleスプレッドシートに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Sansan、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanに登録された名刺情報をNotionに登録する
試してみる
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanに登録された名刺情報をkintoneに登録する
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■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、kintoneに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanとkintoneをそれぞれ利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
・新しい名刺情報が自動的にKintoneに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Sansan、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Sansanで管理している名刺情報を、基幹システムへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Sansanの名刺情報ページからワンクリックで情報を取得し、お使いの基幹システムへ自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Sansanの情報を基幹システムへ登録する業務を効率化したいと考えている営業担当者の方 顧客データの入力作業を自動化し、ヒューマンエラーの削減を目指す管理部門の方 営業部門全体のデータ入力作業を標準化し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Sansanの名刺情報ページから直接データを取得し基幹システムへ自動登録するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「名刺情報ページから起動」するように設定します。 続いて、オペレーションで再度Chrome拡張機能のアクションを設定し、Sansanの名刺ページから必要な情報を取得します。 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、取得した情報を基幹システムに自動で入力します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、情報を登録したい基幹システムのページURLや、入力したいテキスト項目、クリックするボタンなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Chrome拡張機能を使用し、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動します。
HubSpotのフォームをもとにSansanに顧客情報を追加する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームで獲得したリード情報を、手作業でSansanに登録する際に手間がかかったり、入力ミスが発生したりしていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると、その情報が自動でSansanに顧客データとして登録されるため、リード管理の効率化とデータ精度の向上を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotフォームで獲得したリード情報をSansanで管理しているマーケティング担当者の方 フォームからの問い合わせ内容を手作業でSansanへ登録している営業担当者の方 SaaS間のデータ連携を手作業で行っており、業務の効率化を目指している情報システム担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのフォームが送信されると自動でSansanにデータが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理を正確に行えます。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Sansan連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能のため、フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。 Sansanのチームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能であり、トライアル期間中は連携機能をご利用いただけます。
まとめ
いかがでしたか？これまで手作業で行っていたGoogle WorkspaceとSansan間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、入力作業や確認作業に費やしていた時間を大幅に削減 できるため、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整うはずですよ！
今回ご紹介したような業務自動化の実現が、Yoomを使えばプログラミングの知識がない方でも、直感的な操作のみで簡単にできるのも魅力ですよね。
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。
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