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Google Workspaceを使った業務の効率化を考えたことはありませんか？
日常的に使うツールだからこそ、ユーザー管理や情報共有などの定型業務に多くの時間を費やしている方も少なくないはずです。
これらの業務はAPIを活用することで自動化できますが、「プログラミングの知識がないと無理だろう…」と諦めてしまうケースも多いでしょう。
特に、社内に専門のエンジニアがいない場合や、開発リソースが限られている状況では、何から手をつければ良いのか分からなくなってしまいますよね。
そこで本記事では、Google Workspace APIの基本的な知識から、<span class="mark-yellow">エンジニアでなくても様々なアプリとGoogle Workspaceを連携させる具体的な方法</span>までを詳しく解説します。
人事・労務部門での入退社手続きの効率化や、各部門での情報共有の自動化など、すぐに実践できる活用事例をステップごとにご紹介しますので、「専門知識がなくても、自分たちの手で業務を自動化したい！」と考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Workspace APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Google Workspace APIはGoogle Workspaceと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Google Workspaceを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。
APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Google Workspace APIの場合は「Google Workspace」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
Google Workspace APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Workspace APIを使った自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google Workspaceの「ユーザーが登録されたら」というイベントをアクションの起点として利用することで、新入社員の入社時などに発生するアカウント作成の通知を自動化できます。
関係部署へスムーズに情報共有するため、その後のオンボーディングプロセスを円滑に進められます。
Google Workspaceの「ユーザー情報が更新されたら」というイベントをアクションの起点として活用し、社員の異動や役職変更といった情報を自動でDiscordに通知することが可能です。
手動での連絡漏れを防ぎつつ、常に最新の組織情報を関係者間で共有できます。
採用管理などをしているAirtableに新しいレコードが追加されたタイミングで、フローの中にGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」のアクションを置くことでアカウント発行を自動化できます。
採用決定から入社準備までのリードタイムを短縮し、人事担当者の手作業による負担を大幅に削減します。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの中で設定できるアクション（トリガー）
■フローの中で設定できるアクション（フローボットオペレーション）
Google Workspace APIは、Business Starterプラン以上のGoogle Workspaceを契約していれば、追加料金なしで利用することが可能です。
個人向けの無料Gmailアカウントでも一部のAPIは利用できますが、ユーザーや組織情報を管理する「Admin SDK」といったAPIの利用には、Google Workspaceの契約が必須となります。
ただし、APIの利用にはいくつか注意点があるため、事前に確認しておきましょう。
※詳細はGoogle Workspaceのサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月07日時点の情報です。
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してGoogle Workspace APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「新規接続」をクリックします。
検索窓に「Google Workspace」と入力するか、候補から探し、クリックします。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
Googleアカウントでサインインし、アクセス権限を許可します。
サインインが完了すると、Yoomのマイアプリが表示されている画面に戻ります。
マイアプリにGoogle Workspaceが表示されていればマイアプリ連携の完了です。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
マイアプリ登録が完了したら、自動化の設定を行いましょう！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ユーザーが登録されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし、設定を進めましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Workspaceのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、Google Workspace で実際に新しいユーザーを作成し、「テスト」をクリックしましょう。
取得した値は、この後の入力設定に使用できます。
※本来はテストで取得したメールアドレスとユーザーIDが表示されます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Google Workspace でユーザー情報を検索するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Workspaceのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、登録されたメールアドレスでユーザーを検索するように設定しましょう。
入力後、「テスト」をクリックし、実際にGoogle Workspaceからユーザー情報が取得できているか確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
最後にSlackに、Google Workspaceに登録されたユーザー情報を通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されます。
Slackの投稿先のチャンネルIDを表示される候補から選択しましょう。
メッセージには以下のように、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたことが分かるように入力を行いましょう。
ここではユーザー情報が分かりやすいように、「氏名」「メールアドレス」を「取得した値」から選択し、入力しました。
入力完了後、「テスト」をクリックし、実際にSlackに送信されているか確認し、確認完了後「保存する」をクリックしましょう。
※通知内容のイメージです
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Google Workspaceを使った業務フローを自動化しましょう！
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたり、ユーザー情報が更新されたりした際に、Slack、Discord、Microsoft Teamsなどのメッセージツールへ自動で通知できます。
これにより、従業員の入社や異動情報をリアルタイムで関係者へ共有し、スムーズな連携と対応を促進します。
Google Workspaceでユーザーが登録・追加されたことをトリガーに、Google スプレッドシートへの情報追加とSlack通知、Googleカレンダーの共有設定更新とSlack通知、契約書の自動作成とSlack通知、WordPressへのユーザー追加、Slackチャンネルへのメンバー追加などの業務を自動化できます。
これにより、人事関連業務の効率化や情報の一貫性維持をサポートします。
Airtable、Notion、kintoneでのレコード追加やステータス更新、Tallyフォームの回答、Slackでの投稿内容をトリガーとして、Google Workspaceにユーザーを自動追加したり、グループにメンバーを追加したりできます。
これにより、異なるシステムで管理されている従業員情報などをGoogle Workspaceに同期し、アカウント管理の手間を大幅に削減します。
Google Workspace API連携を行うことで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたユーザーアカウントの作成や更新に伴う通知業務などが自動化され、作業時間の大幅な短縮やヒューマンエラーの防止に繋がります。</span>
また、これらの定型業務から担当者が解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できるという大きなメリットも生まれます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の簡単な操作だけで業務フローを自由に構築することが可能です。
もしGoogle Workspaceを使った業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
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