・
.avif)
Google Workspaceを使った業務の効率化を考えたことはありませんか？
日常的に使うツールだからこそ、ユーザー管理や情報共有などの定型業務に多くの時間を費やしている方も少なくないはずです。
これらの業務はAPIを活用することで自動化できますが、「プログラミングの知識がないと無理だろう…」と諦めてしまうケースも多いでしょう。
特に、社内に専門のエンジニアがいない場合や、開発リソースが限られている状況では、何から手をつければ良いのか分からなくなってしまいますよね。
そこで本記事では、Google Workspace APIの基本的な知識から、エンジニアでなくても様々なアプリとGoogle Workspaceを連携させる具体的な方法までを詳しく解説します。
人事・労務部門での入退社手続きの効率化や、各部門での情報共有の自動化など、すぐに実践できる活用事例をステップごとにご紹介しますので、「専門知識がなくても、自分たちの手で業務を自動化したい！」と考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早くGoogle WorkspaceのAPIを利用したい方へ
YoomにはGoogle Workspace APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Google WorkspaceAPIとは
Google Workspace APIはGoogle Workspaceと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Google Workspaceを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。
APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Google Workspace APIの場合は「Google Workspace」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
Google WorkspaceAPIでできること
Google Workspace APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Workspace APIを使った自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
ユーザーが登録されたらSlackに通知する
Google Workspaceの「ユーザーが登録されたら」というイベントをアクションの起点として利用することで、新入社員の入社時などに発生するアカウント作成の通知を自動化できます。
関係部署へスムーズに情報共有するため、その後のオンボーディングプロセスを円滑に進められます。
■概要 Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Workspaceを業務に活用している方 ・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方 ・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方 2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方 ・チーム内の連絡手段に使用している方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。 このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。 ■注意事項 ・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
ユーザー情報が更新されたらDiscordに通知する
Google Workspaceの「ユーザー情報が更新されたら」というイベントをアクションの起点として活用し、社員の異動や役職変更といった情報を自動でDiscordに通知することが可能です。
手動での連絡漏れを防ぎつつ、常に最新の組織情報を関係者間で共有できます。
■概要 Google Workspaceでのユーザー情報の更新、どのように管理していますか？手作業での確認や関係者への連絡は、見落としのリスクや手間が伴います。特に、APIを利用したシステム連携を検討しているものの、開発リソースの確保が難しいケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でDiscordへ通知を送信できます。`googleworkspace api`の知識がなくても、迅速かつ正確な情報共有を実現し、管理業務の効率化を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Airtableのレコードを元に新規ユーザーを追加する
採用管理などをしているAirtableに新しいレコードが追加されたタイミングで、フローの中にGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」のアクションを置くことでアカウント発行を自動化できます。
採用決定から入社準備までのリードタイムを短縮し、人事担当者の手作業による負担を大幅に削減します。
■概要 Airtableで管理しているメンバー情報を、Google Workspaceへ手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、`googleworkspace api`を利用した連携をノーコードで実現し、Airtableにレコードが追加されるだけでGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動で完了します。アカウント発行業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
■フローの中で設定できるアクション（トリガー）
■フローの中で設定できるアクション（フローボットオペレーション）
Google WorkspaceAPIの利用料金と注意点
Google Workspace APIは、Business Starterプラン以上のGoogle Workspaceを契約していれば、追加料金なしで利用することが可能です。
個人向けの無料Gmailアカウントでも一部のAPIは利用できますが、ユーザーや組織情報を管理する「Admin SDK」といったAPIの利用には、Google Workspaceの契約が必須となります。
ただし、APIの利用にはいくつか注意点があるため、事前に確認しておきましょう。
※詳細はGoogle Workspaceのサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月07日時点の情報です。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してGoogle Workspace APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
Google Workspace APIとの連携方法
今回は「Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Workspaceを業務に活用している方 ・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方 ・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方 2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方 ・チーム内の連絡手段に使用している方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。 このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。 ■注意事項 ・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
ステップ1：Google WorkspaceとSlackのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Google Workspaceのマイアプリ登録
画面左側の「新規接続」をクリックします。
検索窓に「Google Workspace」と入力するか、候補から探し、クリックします。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックしましょう。
Googleアカウントでサインインし、アクセス権限を許可します。
サインインが完了すると、Yoomのマイアプリが表示されている画面に戻ります。
マイアプリにGoogle Workspaceが表示されていればマイアプリ連携の完了です。
2．Slackのマイアプリ登録
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSlackを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画像のような画面が表示されます。
通知を受け取るチャンネルを設定したら、「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリの画面に戻りSlackが表示されていれば完了です。
マイアプリ登録が完了したら、自動化の設定を行いましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要 Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Workspaceを業務に活用している方 ・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方 ・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方 2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方 ・チーム内の連絡手段に使用している方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。 このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。 ■注意事項 ・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGoogle Workspaceの設定
ユーザーが登録されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし、設定を進めましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Workspaceのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、Google Workspace で実際に新しいユーザーを作成し、「テスト」をクリックしましょう。
取得した値は、この後の入力設定に使用できます。
※本来はテストで取得したメールアドレスとユーザーIDが表示されます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google Workspace でユーザーを検索する
Google Workspace でユーザー情報を検索するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Workspaceのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、登録されたメールアドレスでユーザーを検索するように設定しましょう。
入力後、「テスト」をクリックし、実際にGoogle Workspaceからユーザー情報が取得できているか確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ5：Slackに通知を送信する
最後にSlackに、Google Workspaceに登録されたユーザー情報を通知するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するSlackのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定の画面が表示されます。
Slackの投稿先のチャンネルIDを表示される候補から選択しましょう。
メッセージには以下のように、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたことが分かるように入力を行いましょう。
ここではユーザー情報が分かりやすいように、「氏名」「メールアドレス」を「取得した値」から選択し、入力しました。
入力完了後、「テスト」をクリックし、実際にSlackに送信されているか確認し、確認完了後「保存する」をクリックしましょう。
※通知内容のイメージです
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Google Workspace APIを活用した自動化の例
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Google Workspaceを使った業務フローを自動化しましょう！
1. Google Workspaceのユーザー情報をトリガーに通知する
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたり、ユーザー情報が更新されたりした際に、Slack、Discord、Microsoft Teamsなどのメッセージツールへ自動で通知できます。
これにより、従業員の入社や異動情報をリアルタイムで関係者へ共有し、スムーズな連携と対応を促進します。
■概要 人事異動や組織変更に伴いGoogle Workspaceのユーザー情報を更新した後、関係者へ個別に連絡する作業は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Workspaceでのユーザー情報の更新、どのように管理していますか？手作業での確認や関係者への連絡は、見落としのリスクや手間が伴います。特に、APIを利用したシステム連携を検討しているものの、開発リソースの確保が難しいケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でDiscordへ通知を送信できます。`googleworkspace api`の知識がなくても、迅速かつ正確な情報共有を実現し、管理業務の効率化を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 新しいメンバーが加わる際、関連部署への情報共有は迅速に行いたいものですが、手作業での通知は手間がかかり、共有漏れが発生することもあります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Workspaceを業務に活用している方 ・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方 ・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方 2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方 ・チーム内の連絡手段に使用している方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。 このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。 ■注意事項 ・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
このような定型的な情報共有の作業は、担当者にとって負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceでユーザー情報が更新されると、自動でSlackの指定チャンネルに通知が飛ぶため、手作業での連絡が不要になり、情報共有を確実に行うことができます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
特に、開発チームなどが主に利用するDiscordへの連絡は後回しになりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されると、指定したDiscordチャンネルへ自動で通知が送信されます。
これにより、手作業による通知の手間や共有漏れを防ぎ、スムーズな情報連携を実現します。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
2. Google Workspaceのユーザー情報をトリガーとした他システム連携・業務自動化
Google Workspaceでユーザーが登録・追加されたことをトリガーに、Google スプレッドシートへの情報追加とSlack通知、Googleカレンダーの共有設定更新とSlack通知、契約書の自動作成とSlack通知、WordPressへのユーザー追加、Slackチャンネルへのメンバー追加などの業務を自動化できます。
これにより、人事関連業務の効率化や情報の一貫性維持をサポートします。
■概要 新しい従業員の入社は喜ばしい一方、関連部署への情報共有や管理簿への登録など、付随する作業は煩雑になりがちではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 新しいメンバーがGoogle WorkSpaceに登録されるたび、手動でGoogleカレンダーの共有設定を変更し関係者にSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、対応が遅れると業務に支障が出る可能性もあり、迅速かつ正確な処理が求められます。このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにGoogleカレンダーの共有設定更新とSlackへの通知までを自動化するため、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 新しい従業員が入社するたびに、Google WorkspaceとWordPressの両方に手動でユーザー情報を登録するのは、手間がかかり入力ミスも起こりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 新しいメンバーがチームに加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録作業に加えて関連するSlackチャンネルへ手動でメンバーを追加する作業に手間を感じることはないでしょうか。これらの定型的な作業は担当者にとって時間的な負担となるだけでなく、追加漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用することで、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されると自動的に指定されたSlackチャンネルへそのユーザーを追加できるため、これらの課題を解消しオンボーディングプロセスを円滑に進めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特に、手作業での情報転記は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー追加をきっかけに、Google スプレッドシートへの情報記録とSlackへの通知が自動で完了し、こうした課題を円滑に解消します。
特に、管理する従業員が増えるほどにその負担は大きくなります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員を登録するだけでWordPressにもユーザーが自動で作成されるため、手作業の繰り返しや入力ミスといった課題が解消されるかもしれません。
3. 他システムからの情報でGoogle Workspaceユーザーを自動管理
Airtable、Notion、kintoneでのレコード追加やステータス更新、Tallyフォームの回答、Slackでの投稿内容をトリガーとして、Google Workspaceにユーザーを自動追加したり、グループにメンバーを追加したりできます。
これにより、異なるシステムで管理されている従業員情報などをGoogle Workspaceに同期し、アカウント管理の手間を大幅に削減します。
■概要 Airtableで管理しているメンバー情報を、Google Workspaceへ手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、`googleworkspace api`を利用した連携をノーコードで実現し、Airtableにレコードが追加されるだけでGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動で完了します。アカウント発行業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Slackでメンバー追加の依頼があった際、都度Google Workspaceを開いて手作業でメンバーを追加するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。また、手作業による対応は、追加先のグループ間違いやメールアドレスの入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、自動でGoogle Workspaceのグループへメンバーを追加し、こうした課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行作業は、複数のツールに情報を手入力する必要があり、手間がかかる業務の一つです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneでステータスが更新される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方 2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方 3.kintoneとGoogle Workspaceを日常的に活用している方 ■このテンプレートを使うメリット ・kintoneで登録された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、入力ミスが減少します。 ・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。 ■注意事項 ・kintone、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
特に、手作業での対応は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Tallyで作成したフォームへの回答をきっかけに、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加することが可能になり、こうした課題を円滑に解決します。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
この作業は時間がかかるだけでなく、名前のスペルミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Notionデータベースの更新を起点に、自動でGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加できるようになります。
面倒なアカウント発行業務から解放され、よりスムーズなオンボーディングを実現しましょう。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Google Workspace API連携を行うことで、これまで手作業で行っていたユーザーアカウントの作成や更新に伴う通知業務などが自動化され、作業時間の大幅な短縮やヒューマンエラーの防止に繋がります。
また、これらの定型業務から担当者が解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できるという大きなメリットも生まれます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の簡単な操作だけで業務フローを自由に構築することが可能です。
もしGoogle Workspaceを使った業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
