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とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
「Outlookで受け取ったメールの内容を、Google Workspaceに手作業で転記している…」
「新入社員の情報をGoogle Workspaceに登録したら、Outlookで案内メールを送るという一連の作業が地味に面倒…」
このように、OutlookとGoogle Workspace間での情報連携に、手間や時間を取られていませんか？
単純な繰り返し作業でありながら、ミスが許されないため、なかなか気が抜けず、他の業務に集中できないという方も多いかもしれません。
もし、Outlookでのメール受信や、Google Workspaceでのユーザー登録などをきっかけに、もう一方のアプリへ情報が自動で連携される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるかもしれません。
この記事では、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単にOutlookとGoogle Workspaceの連携を自動化する方法をご紹介します。
ぜひ日々の業務を効率化するためのヒントとしてご活用ください。
Google WorkspaceとOutlookの基本的な連携方法
Google WorkspaceとOutlookの連携には、GWSMOやIMAP設定を使用する方法があります。GWSMOは、Google Workspaceのメール、カレンダー、連絡先をOutlookで管理するために便利ですが、設定や運用が手間になることがあります。IMAP設定を使えば、GmailとOutlookを同期させることができますが、両者のデータ同期には一定の制限があり、完全な統合には限界がある場合もあります。
こうした問題を解決するために、ノーコードで簡単に複数のツールを連携させるサービスが求められます。Yoomのようなハイパーオートメーションツールを使えば、設定や操作に煩わされることなく、自動化されたワークフローを構築できます。
OutlookとGoogle Workspaceを連携してできること
OutlookとGoogle WorkspaceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報登録や更新、通知といった作業を自動化できます。
例えば、特定のメールを受信したら自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加したり、添付ファイルをOCRで読み取ってユーザー登録を行うといったことが可能です。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する
特定の件名（例えば「プロジェクトA参加希望」など）のメールをOutlookで受信した際に、その送信者情報を自動で抽出し、指定したGoogle Workspaceのグループにメンバーとして追加します。
手作業でのメンバー登録の手間や追加漏れのリスクをなくし、迅速なチーム編成や情報共有体制の構築を実現します。
■概要 Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
Outlookで受信した申込書や申請書などの添付ファイル（PDFや画像）をOCR機能で自動的に読み取り、氏名やメールアドレスといった情報をGoogle Workspaceに新規ユーザーとして自動で登録します。
手作業でのデータ入力にかかる時間を削減し、入力ミスを防ぎながら登録プロセスを高速化します。
■概要 従業員の入社や外部パートナーの追加に伴い、Outlookで申請書などを受け取り、手作業でGoogle Workspaceのアカウントを発行していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に、手入力によるミスも発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加することが可能になります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
OutlookとGoogle Workspaceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGoogle Workspaceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：OutlookとGoogle Workspaceをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの連携
右上の検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。
サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンをクリックします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Workspaceの連携
右上の検索ボックスに「Google Workspace」と入力して、表示されたGoogle Workspaceのアイコンをクリックします。
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
以下の画面が出たらSign in with Googleをクリックします。
アカウントの選択画面が出たら、連携したいアカウントを選択します。
続行をクリックします。
下記の表示が出たら2つ目のアプリの連携も成功です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
トリガー設定を行っていきます。赤枠をクリックしましょう！
アカウント情報に間違いがないかをチェックしてください。
トリガーアクションはテンプレートのまま「特定の件名のメールを受信したら」で結構です！
トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
メールが受信される先のメールフォルダIDを設定します。
入力画面をクリックすると、候補が表示されますのでそこから選択しましょう！
設定したメールフォルダにテストメールを送信しておきましょう！
※後ほどYoomの設定にて件名のキーワードを設定するので、識別しやすい件名にすると良いです。
Yoomの画面に戻ります。
先ほど設定したメールの件名に含まれるキーワードを記入してください。
記入が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
ステップ4：Google Workspaceでグループの一覧を取得する設定
Google Workspaceにてグループの一覧を取得するアクションを設定します。
2番目の赤枠をクリックしましょう。
アカウント情報に間違いがないかをチェックしてください。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ進みます！
Google WorkspaceのAPI接続設定を設定します。
Yoom画面上で赤枠の「テスト」ボタンを押してみましょう！
「テスト成功」と表示が出て、「取得した値」にGoogle Workspaceの情報が反映されればテスト成功です。
※以下の画像は実際のデータに基づくアウトプットが表示されていない状態です。
実際のテスト時にはデータが挿入された状態となります。
ここまで確認出来たら、設定を保存しておきましょう！
ステップ5：グループにメンバーを追加する設定
次にGoogle Workspaceの情報を基にグループにメンバーを追加します。
最後の赤枠をクリックしてください。
アカウント情報に間違いがないことを確認したら、アクションはテンプレートのままで「次へ」ボタンで次の設定に進みます。
API接続設定を行います。
先ほど取得した値の中からグループキーを設定してください。
追加するメンバーのメールアドレスも、Outlookで取得した値から選択しましょう！
追加するメンバーに付与する権限を選択します。
ここで設定した権限は、今後追加されるすべてのユーザーに反映されるので注意してください。
選択が終わったら、「テスト」ボタンを押します！
正しくテストが実行されると、取得した値に値が入ります。
※以下の取得した値も実際のデータがアウトプットとして抽出されていない状態です。
値が確認できたら、最後に「保存する」ボタンを押して設定は完了です！
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Google WorkspaceのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle WorkspaceでのアクションをきっかけにOutlookへ通知などを送りたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知する
Google Workspaceに新しい従業員アカウントが作成されたことをトリガーとして、あらかじめ設定しておいた入社案内のテンプレートメールを、該当従業員宛にOutlookから自動で送信します。
人事担当者の手動でのメール送信作業をなくし、入社手続きの連絡漏れを防ぎながら、新入社員へのスムーズな情報提供を支援します。
■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.社内ツールとしてGoogle Workspaceを導入している企業 ・事務作業を効率化したいと考えているバックオフィス担当者 2.Outlookを日常的に利用することが多い方 ・定型的なメールの送信作業を省いて業務効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを使うと、いくつかのメリットを得ることができます。 さらに、自動化により通知漏れが防止される点も大きな利点です。 ■注意事項 ・Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まず、業務の効率化が挙げられます。新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。
その結果、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
すべての従業員に確実に情報が届けられるため、入社初日からスムーズに業務を開始できる環境を整えることができます。
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたらOutlookに通知する
Google Workspace上で部署異動や役職変更など、ユーザー情報が更新された際に、その変更内容を関係部署や担当者へOutlook経由で自動的に通知します。
手動での連絡ミスや伝達の遅れを防ぎ、組織内の情報を最新の状態に保つことができます。
■概要 人事異動や入退社に伴うGoogle Workspaceのユーザー情報の更新後、関連部署への通知は欠かせない業務ですが、都度手作業でメールを作成するのは手間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でOutlookから指定の宛先へ通知メールを送信するため、こうした課題を円滑に解消し、確実な情報共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
OutlookやGoogle Workspaceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやGoogle WorkspaceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Outlookを使った自動化例
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
■概要 Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。 OutlookとGmailを連携することで、手動でメールの受信した内容をGmailに転記する必要がなく、 素早い情報の共有や対応の抜け漏れ防止を実現しメールをひとつにまとめることができます。 ■注意事項 ・Outlook、GmailそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、 ■概要 Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。 OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。 ■注意事項 ・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。 Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。 Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。 件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。 ・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。 kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 Outlookの送信内容などは自由に設定することができます。 ■注意事項 ・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Google Workspaceを使った自動化例
従業員の登録をトリガーに、入社案内のメールを自動送信したり、オンラインストレージでファイルの権限を付与したり、ノーコード開発プラットフォームにユーザーを追加したりできます。
また、ビジネスチャットツールの投稿内容からグループメンバーを追加する、データベースで行が更新されたらユーザー情報も更新するといった連携も可能です。
これにより、人事関連やチーム内での情報共有のプロセスを効率化します。
■概要 Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Workspaceのユーザー情報も更新するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートで業務を進めている方 ・ユーザー情報の管理や更新を行っているデータ管理者の方 ・Google スプレッドシートを共同編集して使用しているチームメンバー 2.Google Workspaceを活用している方 ・プロジェクト作業でGoogle Workspaceを活用している方 ・Googleのツールを使用して業務を進めている方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceは、複数のGoogleツールを活用できるため業務の効率化を図れるのがメリットです。 このテンプレートは、Google スプレッドシートでユーザー情報の更新をすると自動でGoogle Workspaceに反映することができます。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 新メンバーの受け入れ準備は多岐にわたり、各種アカウント発行や権限付与は手間がかかる作業ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Workspaceに新しいユーザーを登録するたびに、Softrにも同じ情報を手動で入力する作業に手間を感じていませんか。このような二重入力の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceでユーザーが登録されると、その情報を基にSoftrへも自動でユーザーが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業 ・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者 2.Gmailを日常的に利用することが多い方 ・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方 ・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者 ■このテンプレートを使うメリット 「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。 また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。 ■注意事項 ・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Slackでメンバー追加の依頼があった際、都度Google Workspaceを開いて手作業でメンバーを追加するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。また、手作業による対応は、追加先のグループ間違いやメールアドレスの入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、自動でGoogle Workspaceのグループへメンバーを追加し、こうした課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
しかし、ユーザー情報の更新が発生した場合対応が必要となるため、本来注力すべき業務への時間を割くことになります。
Google Workspaceへの手動による更新作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することでメンバー間の情報共有もスムーズに行うことが可能です。
特に手作業での権限設定は、漏れや間違いが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるだけで、関連するGoogle Driveのファイルやフォルダへの権限付与が自動的に完了し、こうした課題をスムーズに解消できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
まとめ
OutlookとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールからの情報転記やユーザー管理、関係者への通知といった定型業務の手間を削減できます。
これにより、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：メールをより詳細な条件で絞り込めますか？
A：はい、可能です。
有料プランで利用可能な「分岐」を利用することで、特定の送信者や添付ファイルの有無など、条件に当てはまる場合のみフローが先に進むようになります。
ただし、「分岐する」オペレーションは、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：Google Workspace以外のアプリとも連携できますか？
A：はい、できます！
Outlookのメール内容をトリガーに「Googleカレンダーへ予定登録」や「Google Chatへ通知」といった連携なども可能です。
他のテンプレートを試してみたい方は、こちらをご覧ください！
Q：テンプレートを自分の業務に合わせて変更できますか？
A：はい、できます！
フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、様々なアプリのアクションを選択できます。
反対にオペレーションを削除したいときには、右上の×マークで削除が可能です。
