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「Outlookで受け取ったメールの内容を、Google Workspaceに手作業で転記している…」
「新入社員の情報をGoogle Workspaceに登録したら、Outlookで案内メールを送るという一連の作業が地味に面倒…」
このように、OutlookとGoogle Workspace間での情報連携に、手間や時間を取られていませんか？
単純な繰り返し作業でありながら、ミスが許されないため、なかなか気が抜けず、他の業務に集中できないという方も多いかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookでのメール受信や、Google Workspaceでのユーザー登録などをきっかけに、もう一方のアプリへ情報が自動で連携される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるかもしれません。
この記事では、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単にOutlookとGoogle Workspaceの連携を自動化する方法をご紹介します。
ぜひ日々の業務を効率化するためのヒントとしてご活用ください。
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGoogle WorkspaceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報登録や更新、通知といった作業を自動化できます。
例えば、特定のメールを受信したら自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加したり、添付ファイルをOCRで読み取ってユーザー登録を行うといったことが可能です。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定の件名（例えば「プロジェクトA参加希望」など）のメールをOutlookで受信した際に、その送信者情報を自動で抽出し、<span class="mark-yellow">指定したGoogle Workspaceのグループにメンバーとして追加します。</span>
手作業でのメンバー登録の手間や追加漏れのリスクをなくし、迅速なチーム編成や情報共有体制の構築を実現します。
Outlookで受信した申込書や申請書などの添付ファイル（PDFや画像）をOCR機能で自動的に読み取り、<span class="mark-yellow">氏名やメールアドレスといった情報をGoogle Workspaceに新規ユーザーとして自動で登録します。</span>
手作業でのデータ入力にかかる時間を削減し、入力ミスを防ぎながら登録プロセスを高速化します。
それでは、さっそく実際にOutlookとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGoogle Workspaceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの連携
右上の検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。
サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンをクリックします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Workspaceの連携
右上の検索ボックスに「Google Workspace」と入力して、表示されたGoogle Workspaceのアイコンをクリックします。
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
以下の画面が出たらSign in with Googleをクリックします。
アカウントの選択画面が出たら、連携したいアカウントを選択します。
続行をクリックします。
下記の表示が出たら2つ目のアプリの連携も成功です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。赤枠をクリックしましょう！
アカウント情報に間違いがないかをチェックしてください。
トリガーアクションはテンプレートのまま「特定の件名のメールを受信したら」で結構です！
トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
メールが受信される先のメールフォルダIDを設定します。
入力画面をクリックすると、候補が表示されますのでそこから選択しましょう！
設定したメールフォルダにテストメールを送信しておきましょう！
※後ほどYoomの設定にて件名のキーワードを設定するので、識別しやすい件名にすると良いです。
Yoomの画面に戻ります。
先ほど設定したメールの件名に含まれるキーワードを記入してください。
記入が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
Google Workspaceにてグループの一覧を取得するアクションを設定します。
2番目の赤枠をクリックしましょう。
アカウント情報に間違いがないかをチェックしてください。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ進みます！
Google WorkspaceのAPI接続設定を設定します。
Yoom画面上で赤枠の「テスト」ボタンを押してみましょう！
「テスト成功」と表示が出て、「取得した値」にGoogle Workspaceの情報が反映されればテスト成功です。
※以下の画像は実際のデータに基づくアウトプットが表示されていない状態です。
実際のテスト時にはデータが挿入された状態となります。
ここまで確認出来たら、設定を保存しておきましょう！
次にGoogle Workspaceの情報を基にグループにメンバーを追加します。
最後の赤枠をクリックしてください。
アカウント情報に間違いがないことを確認したら、アクションはテンプレートのままで「次へ」ボタンで次の設定に進みます。
API接続設定を行います。
先ほど取得した値の中からグループキーを設定してください。
追加するメンバーのメールアドレスも、Outlookで取得した値から選択しましょう！
追加するメンバーに付与する権限を選択します。
ここで設定した権限は、今後追加されるすべてのユーザーに反映されるので注意してください。
選択が終わったら、「テスト」ボタンを押します！
正しくテストが実行されると、取得した値に値が入ります。
※以下の取得した値も実際のデータがアウトプットとして抽出されていない状態です。
値が確認できたら、最後に「保存する」ボタンを押して設定は完了です！
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はOutlookからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle WorkspaceでのアクションをきっかけにOutlookへ通知などを送りたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Workspaceに新しい従業員アカウントが作成されたことをトリガーとして、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定しておいた入社案内のテンプレートメールを、該当従業員宛にOutlookから自動で送信します。</span>
人事担当者の手動でのメール送信作業をなくし、入社手続きの連絡漏れを防ぎながら、新入社員へのスムーズな情報提供を支援します。
Google Workspace上で部署異動や役職変更など、ユーザー情報が更新された際に、<span class="mark-yellow">その変更内容を関係部署や担当者へOutlook経由で自動的に通知します。</span>
手動での連絡ミスや伝達の遅れを防ぎ、組織内の情報を最新の状態に保つことができます。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやGoogle WorkspaceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
従業員の登録をトリガーに、入社案内のメールを自動送信したり、オンラインストレージでファイルの権限を付与したり、ノーコード開発プラットフォームにユーザーを追加したりできます。
また、ビジネスチャットツールの投稿内容からグループメンバーを追加する、データベースで行が更新されたらユーザー情報も更新するといった連携も可能です。
これにより、人事関連やチーム内での情報共有のプロセスを効率化します。
OutlookとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからの情報転記やユーザー管理、関係者への通知といった定型業務の手間を削減できます。</span>
これにより、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メールをより詳細な条件で絞り込めますか？
A：はい、可能です。
有料プランで利用可能な「分岐」を利用することで、特定の送信者や添付ファイルの有無など、条件に当てはまる場合のみフローが先に進むようになります。
ただし、「分岐する」オペレーションは、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：Google Workspaceの他のアプリとも連携できますか？
A：はい、できます！
Outlookのメール内容をトリガーに「Googleカレンダーへ予定登録」や「Google Chatへ通知」といった連携なども可能です。
他のテンプレートを試してみたい方は、こちらをご覧ください！
Q：テンプレートを自分の業務に合わせて変更できますか？
A：はい、できます！
フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、様々なアプリのアクションを選択できます。
反対にオペレーションを削除したいときには、右上の×マークで削除が可能です。
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