【簡単設定】OutlookのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携する方法

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する

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■概要
Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookのメールをトリガーに、手動でGoogle Workspaceのグループを更新している管理者の方
・従業員の入退社に伴うアカウント管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
・Google WorkspaceとOutlookを併用しており、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット
・Outlookでのメール受信を起点に自動で処理が実行されるため、Google Workspaceのグループを手動で更新する作業時間を削減できます。
・手作業によるメンバーの追加漏れやメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント管理を実現します。

■注意事項
・OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google WorkSpace、Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます

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とにかく早く試したい方へ

YoomにはOutlookとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する

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■概要
Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookのメールをトリガーに、手動でGoogle Workspaceのグループを更新している管理者の方
・従業員の入退社に伴うアカウント管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
・Google WorkspaceとOutlookを併用しており、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット
・Outlookでのメール受信を起点に自動で処理が実行されるため、Google Workspaceのグループを手動で更新する作業時間を削減できます。
・手作業によるメンバーの追加漏れやメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント管理を実現します。

■注意事項
・OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google WorkSpace、Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます

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「Outlookで受け取ったメールの内容を、Google Workspaceに手作業で転記している…」
「新入社員の情報をGoogle Workspaceに登録したら、Outlookで案内メールを送るという一連の作業が地味に面倒…」
このように、OutlookとGoogle Workspace間での情報連携に、手間や時間を取られていませんか？
単純な繰り返し作業でありながら、ミスが許されないため、なかなか気が抜けず、他の業務に集中できないという方も多いかもしれません。

もし、Outlookでのメール受信や、Google Workspaceでのユーザー登録などをきっかけに、もう一方のアプリへ情報が自動で連携される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるかもしれません。

この記事では、プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単にOutlookとGoogle Workspaceの連携を自動化する方法をご紹介します。
ぜひ日々の業務を効率化するためのヒントとしてご活用ください。

Google WorkspaceとOutlookの基本的な連携方法

Google WorkspaceとOutlookの連携には、GWSMOやIMAP設定を使用する方法があります。GWSMOは、Google Workspaceのメール、カレンダー、連絡先をOutlookで管理するために便利ですが、設定や運用が手間になることがあります。IMAP設定を使えば、GmailとOutlookを同期させることができますが、両者のデータ同期には一定の制限があり、完全な統合には限界がある場合もあります。

こうした問題を解決するために、ノーコードで簡単に複数のツールを連携させるサービスが求められます。Yoomのようなハイパーオートメーションツールを使えば、設定や操作に煩わされることなく、自動化されたワークフローを構築できます。

OutlookとGoogle Workspaceを連携してできること

OutlookとGoogle WorkspaceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報登録や更新、通知といった作業を自動化できます。
例えば、特定のメールを受信したら自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加したり、添付ファイルをOCRで読み取ってユーザー登録を行うといったことが可能です。

ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する

特定の件名（例えば「プロジェクトA参加希望」など）のメールをOutlookで受信した際に、その送信者情報を自動で抽出し、指定したGoogle Workspaceのグループにメンバーとして追加します。

手作業でのメンバー登録の手間や追加漏れのリスクをなくし、迅速なチーム編成や情報共有体制の構築を実現します。

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する

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■概要
Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookのメールをトリガーに、手動でGoogle Workspaceのグループを更新している管理者の方
・従業員の入退社に伴うアカウント管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
・Google WorkspaceとOutlookを併用しており、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット
・Outlookでのメール受信を起点に自動で処理が実行されるため、Google Workspaceのグループを手動で更新する作業時間を削減できます。
・手作業によるメンバーの追加漏れやメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント管理を実現します。

■注意事項
・OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google WorkSpace、Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます

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Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

Outlookで受信した申込書や申請書などの添付ファイル（PDFや画像）をOCR機能で自動的に読み取り、氏名やメールアドレスといった情報をGoogle Workspaceに新規ユーザーとして自動で登録します。

手作業でのデータ入力にかかる時間を削減し、入力ミスを防ぎながら登録プロセスを高速化します。

Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

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■概要
「Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、受信したファイルの内容をOCRで読み取り、自動でGoogle Workspaceに反映させられます。
手動でのデータ入力が減り、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して頻繁にファイルを受信している方
・受信するファイルに含まれる情報を迅速に活用したいと考えている方
・Google Workspaceを利用している企業
・新規ユーザーの登録プロセスをスピーディに行いたい方
・手作業での新規ユーザー追加に手間やミスが生じやすいと感じている方
・業務効率化を図りたいと考えている経営者や管理者の方

■注意事項
・OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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OutlookとGoogle Workspaceの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にOutlookとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGoogle Workspaceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• OutlookとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Outlookのトリガー設定およびGoogle Workspaceのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する

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■概要
Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookのメールをトリガーに、手動でGoogle Workspaceのグループを更新している管理者の方
・従業員の入退社に伴うアカウント管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
・Google WorkspaceとOutlookを併用しており、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット
・Outlookでのメール受信を起点に自動で処理が実行されるため、Google Workspaceのグループを手動で更新する作業時間を削減できます。
・手作業によるメンバーの追加漏れやメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント管理を実現します。

■注意事項
・OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google WorkSpace、Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます

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ステップ1：OutlookとGoogle Workspaceをマイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Outlookの連携

右上の検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。

サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンをクリックします。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。

Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！

Google Workspaceの連携

右上の検索ボックスに「Google Workspace」と入力して、表示されたGoogle Workspaceのアイコンをクリックします。

※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。 
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。

ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！

以下の画面が出たらSign in with Googleをクリックします。

アカウントの選択画面が出たら、連携したいアカウントを選択します。

続行をクリックします。

下記の表示が出たら2つ目のアプリの連携も成功です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する

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■概要
Outlookで受信したメールの内容をもとに、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや追加漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、自動でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加します。これにより、手作業によるアカウント管理の手間を削減し、迅速かつ正確なメンバー追加を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookのメールをトリガーに、手動でGoogle Workspaceのグループを更新している管理者の方
・従業員の入退社に伴うアカウント管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
・Google WorkspaceとOutlookを併用しており、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット
・Outlookでのメール受信を起点に自動で処理が実行されるため、Google Workspaceのグループを手動で更新する作業時間を削減できます。
・手作業によるメンバーの追加漏れやメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なアカウント管理を実現します。

■注意事項
・OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google WorkSpace、Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます

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1.上記バナーの「試してみる」をクリック

2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。

3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Outlookのトリガー設定

トリガー設定を行っていきます。赤枠をクリックしましょう！

アカウント情報に間違いがないかをチェックしてください。
トリガーアクションはテンプレートのまま「特定の件名のメールを受信したら」で結構です！

トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！ 
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。

メールが受信される先のメールフォルダIDを設定します。
入力画面をクリックすると、候補が表示されますのでそこから選択しましょう！

設定したメールフォルダにテストメールを送信しておきましょう！
※後ほどYoomの設定にて件名のキーワードを設定するので、識別しやすい件名にすると良いです。

Yoomの画面に戻ります。
先ほど設定したメールの件名に含まれるキーワードを記入してください。
記入が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！

「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。

※トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に変動した値となります。

最後に「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。

ステップ4：Google Workspaceでグループの一覧を取得する設定

Google Workspaceにてグループの一覧を取得するアクションを設定します。
2番目の赤枠をクリックしましょう。

アカウント情報に間違いがないかをチェックしてください。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ進みます！

Google WorkspaceのAPI接続設定を設定します。
Yoom画面上で赤枠の「テスト」ボタンを押してみましょう！

「テスト成功」と表示が出て、「取得した値」にGoogle Workspaceの情報が反映されればテスト成功です。

※以下の画像は実際のデータに基づくアウトプットが表示されていない状態です。
実際のテスト時にはデータが挿入された状態となります。

ここまで確認出来たら、設定を保存しておきましょう！

ステップ5：グループにメンバーを追加する設定

次にGoogle Workspaceの情報を基にグループにメンバーを追加します。
最後の赤枠をクリックしてください。

アカウント情報に間違いがないことを確認したら、アクションはテンプレートのままで「次へ」ボタンで次の設定に進みます。

API接続設定を行います。
先ほど取得した値の中からグループキーを設定してください。

追加するメンバーのメールアドレスも、Outlookで取得した値から選択しましょう！

追加するメンバーに付与する権限を選択します。
ここで設定した権限は、今後追加されるすべてのユーザーに反映されるので注意してください。

選択が終わったら、「テスト」ボタンを押します！

正しくテストが実行されると、取得した値に値が入ります。

※以下の取得した値も実際のデータがアウトプットとして抽出されていない状態です。
値が確認できたら、最後に「保存する」ボタンを押して設定は完了です！

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。

Google WorkspaceのデータをOutlookに連携したい場合

今回はOutlookからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle WorkspaceでのアクションをきっかけにOutlookへ通知などを送りたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知する

Google Workspaceに新しい従業員アカウントが作成されたことをトリガーとして、あらかじめ設定しておいた入社案内のテンプレートメールを、該当従業員宛にOutlookから自動で送信します。

人事担当者の手動でのメール送信作業をなくし、入社手続きの連絡漏れを防ぎながら、新入社員へのスムーズな情報提供を支援します。

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知する

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。

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Google Workspaceのユーザー情報が更新されたらOutlookに通知する

Google Workspace上で部署異動や役職変更など、ユーザー情報が更新された際に、その変更内容を関係部署や担当者へOutlook経由で自動的に通知します。

手動での連絡ミスや伝達の遅れを防ぎ、組織内の情報を最新の状態に保つことができます。

Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Outlookに通知する

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■概要
「Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Outlookに通知する」ワークフローは、ユーザー管理の効率化と情報共有をスムーズに行う業務ワークフローです。
Google Workspaceでユーザー情報が更新されるたびに、その変更をOutlookに自動で通知することで、チーム全体が最新の情報を迅速に把握できます。これにより、手動での情報確認や通知の手間が省け、業務のスピードアップと正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を行っており、情報更新時の通知が必要なIT担当者の方
・Google WorkspaceとOutlookを日常的に利用しているチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・ユーザー情報の変更に伴う手動通知作業を自動化したいと考えている企業の管理者の方
・情報共有の迅速化を図り、業務効率を向上させたい中小企業の方

■注意事項
・Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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OutlookやGoogle Workspaceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやGoogle WorkspaceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Outlookを使った自動化例

メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。

Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する

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Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。

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Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する

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Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。

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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する

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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。

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kintoneにレコードが登録されたらOutlookに送信する

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kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。

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Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する

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■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方

■注意事項‍
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google Workspaceを使った自動化例

従業員の登録をトリガーに、入社案内のメールを自動送信したり、オンラインストレージでファイルの権限を付与したり、ノーコード開発プラットフォームにユーザーを追加したりできます。
また、ビジネスチャットツールの投稿内容からグループメンバーを追加する、データベースで行が更新されたらユーザー情報も更新するといった連携も可能です。
これにより、人事関連やチーム内での情報共有のプロセスを効率化します。

Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Workspaceのユーザー情報も更新する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらGoogle Workspaceのユーザー情報も更新するフローです。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、細かい事務作業を効率化してくれます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を担当している方
・新しいユーザーが登録されるたびに迅速にファイルアクセス権限を設定したい方
・Google Driveを利用してチーム内でファイル共有を行っている方
・ファイルのアクセス制御を効率化したいと考える方
・手動での権限設定に手間を感じている方
・一貫性のある権限管理を求めているシステム管理者やIT担当者

■注意事項
・Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Softrにも追加する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Softrにも追加する」フローは、ユーザー管理の手間を大幅に軽減する業務ワークフローです。Google Workspaceに新しいユーザーが追加されると、Yoomを通じてSoftrにも自動的にそのユーザー情報が反映されます。これにより、二重入力や手動でのデータ同期作業を省略し、管理業務の効率化を実現します。API連携やRPA機能を活用したこのワークフローは、チーム全体の生産性向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google WorkspaceとSoftrを併用しており、ユーザー管理の自動化を検討しているIT管理者
・手動でのユーザー追加作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい企業
・Yoomを活用して各種アプリ間の連携を強化し、業務プロセスを最適化したいビジネスチーム
・ユーザー情報の一貫性を保ちつつ、エラーを減らしたいと考えている管理担当者

■注意事項
・Google Workspace、SoftrのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。

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Slackで投稿された内容からGoogle Workspaceにグループにメンバーを追加する

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■概要
「Slackで投稿された内容からGoogle Workspaceにグループにメンバーを追加する」ワークフローは、Slack上での特定の投稿をトリガーにして、Google Workspace内の指定グループに自動的にメンバーを追加する業務ワークフローです。
このフローにより、正確なメンバー管理が可能となり、業務の生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、Google Workspaceとの連携を強化したいIT担当者の方
・チームのメンバー管理を効率化し、手動での追加作業に時間を取られている管理者の方
・Google Workspaceのグループ管理を自動化し、業務フローの最適化を図りたいビジネスユーザーの方
・Yoomを利用して既存の業務ワークフローにさらなる自動化を導入したい方
・チームコミュニケーションと管理業務を一元化し、業務効率を高めたい経営者の方

■注意事項
・Slack、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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まとめ

OutlookとGoogle Workspaceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールからの情報転記やユーザー管理、関係者への通知といった定型業務の手間を削減できます。

これにより、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：メールをより詳細な条件で絞り込めますか？

A：はい、可能です。
有料プランで利用可能な「分岐」を利用することで、特定の送信者や添付ファイルの有無など、条件に当てはまる場合のみフローが先に進むようになります。
ただし、「分岐する」オペレーションは、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 

• 「分岐」の設定方法

Q：Google Workspace以外のアプリとも連携できますか？

A：はい、できます！
Outlookのメール内容をトリガーに「Googleカレンダーへ予定登録」や「Google Chatへ通知」といった連携なども可能です。
他のテンプレートを試してみたい方は、こちらをご覧ください！

Q：テンプレートを自分の業務に合わせて変更できますか？

A：はい、できます！
フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、様々なアプリのアクションを選択できます。
反対にオペレーションを削除したいときには、右上の×マークで削除が可能です。

• 🔰基本的なフローボットの作成方法