Google WorkspaceとConfluenceを連携して、Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する方法

Google Workspaceに従業員情報を登録した後、手動でConfluenceへ招待する作業を手間に感じ、効率化したいと考えたことはありませんか。
Google WorkspaceとConfluenceを連携することで、招待作業が自動化され、手動作業が削減され、招待漏れも防止できます。
また、新入社員のオンボーディングプロセスも迅速化するでしょう。
本記事では、Google WorkspaceとConfluenceをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。

こんな方におすすめ

Google WorkspaceとConfluenceを導入している企業
Google WorkspaceとConfluenceを利用しているが手動作業に時間がかかると感じている方
Google WorkspaceとConfluenceを連携し人為的エラーを防止したい方
Google WorkspaceとConfluenceを連携しオンボーディングを効率化したい方

Google WorkspaceとConfluenceを連携するメリットと具体例

メリット1:手動作業の削減

従業員情報をGoogle Workspaceに登録した後、手動でConfluenceへ招待する作業は手間がかかります。
しかし、2つのツールを連携することで、手動で招待する作業を削減できます。
例えば、新入社員を大量に採用する企業の担当者は、招待作業だけでも膨大な時間がかかるでしょう。
この連携を利用すれば、その作業時間の大幅な削減が期待できます。
その結果、他の業務を進められるようになり、効率化を図れるでしょう。

メリット2: 招待漏れの防止

手動でConfluenceに招待する作業は、招待漏れが発生するリスクがあります。
連携により自動で従業員を招待できれば、招待漏れなどのヒューマンエラーを防止できます。
例えば、招待するためにメールアドレスをコピー&ペーストする作業では、アドレスの一部をコピーし忘れることがあります。
こうした人為的エラーは自動化により防げるため、Confluenceへの招待時のヒューマンエラーを削減できるでしょう。

メリット3: オンボーディングプロセスの迅速化

新入社員情報をGoogle Workspaceに登録した後、手動でConfluenceへ招待する場合、招待する前に他の業務が入ることで、タイムラグが生じるリスクがあります。
しかし、連携により自動で招待できれば、新入社員はスムーズにConfluenceへアクセスできるでしょう。
例えば、即戦力の新入社員を採用する企業では、入社初日からConfluenceへアクセスできる必要があるでしょう。
こうした企業でも、この連携を利用することで、新入社員のオンボーディングプロセスを迅速化が期待できます。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する」方法を紹介します。

[Yoomとは]

Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する方法

この方法は、Google Workspaceに従業員が登録されたことをGoogle WorkspaceのAPIを利用して受け取り、Confluenceが提供するAPIを用いてConfluenceへ招待することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google WorkspaceとConfluenceをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogle Workspaceのトリガー設定、その後に続くConfluenceの設定
トリガーボタンをONにして、Google WorkspaceとConfluenceの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1：Google WorkspaceとConfluenceをマイアプリに登録

まずGoogle WorkspaceとConfluenceをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google WorkspaceとConfluenceをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Google Workspaceの場合＞
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、下記画面で連携するアカウントを選択します。

・連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Confluenceの場合＞

・上記画面で「Accept」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、Google WorkspaceとConfluenceを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。

ステップ3：トリガーとなるGoogle Workspaceの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Google Workspaceに従業員情報が登録されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガーユーザーが登録されたら」をクリックします。

3.Google Workspaceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.Google Workspaceに新しい従業員情報を登録しテストを行い、成功したら「次へ」をクリックします。
これにより、Google Workspaceとの連携が確認できます。

5.次の画面でも「テスト」をクリックし成功すると、アウトプットにGoogle Workspaceから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
このテストは、Google Workspaceから情報を取得するために行います。
※Google Workspaceに登録する従業員情報には、メールアドレスが含まれていることが前提になります。

ステップ4：Confluenceに従業員を招待する設定

最後に、Google Workspaceから取得した従業員をConfluenceに招待する設定を行います。

1.「アプリと連携するユーザーをサイトに招待」をクリックします。

2.Confluenceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.クラウドID、メールアドレスを設定し、「テスト」をクリックします。
※クラウドIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※メールアドレスは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ユーザーが登録されたら」から選択します。これにより従業員ごとのメールアドレスを動的に反映できます。

4.テストが成功すると、ステップ3でテストした従業員がConfluenceに招待されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogle Workspaceに従業員が登録されたら、自動的にConfluenceへ招待されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Google Workspaceを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.フォームに回答があったらGoogle Workspaceとfreee人事労務に従業員情報を登録する

従業員情報を複数のツールで管理する場合、繰り返し入力が大変です。
この連携を利用すれば、専用フォームに従業員情報を入力することで、Google Workspaceとfreee人事労務に自動で登録できます。

2.Google Workspaceで従業員が登録されたらOneDriveに従業員毎のフォルダを作成する

従業員ごとのフォルダをOneDriveに作成する作業には、作成忘れや名前を間違えるリスクがあります。
この連携を活用すると、登録した従業員情報を基に、専用フォルダを自動で作成できます。

3.Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する

社内連絡をSlackで行う場合、従業員情報の登録が完了した後、手動で通知を送る作業を手間に感じるかもしれません。
この連携を利用すれば、従業員情報の登録が完了すると、関係者へ自動通知が可能になります。

まとめ

Google WorkspaceとConfluenceを連携することで、従業員を招待する作業を自動化できます。
この自動化により、担当者の作業時間を削減でき、招待漏れなどのヒューマンエラーも防止できます。
また、Google Workspaceに登録後、すぐにConfluenceに招待されるため、タイムラグも防止できるでしょう。
Google WorkspaceとConfluenceの連携は、Yoomを利用することでノーコードでの設定が可能なため、技術的な知識がなくても簡単に導入できます。
本記事を参考に、業務の自動化を進めてみてください。