・
Google Workspaceに従業員情報を登録した後、手動でConfluenceへ招待する作業を手間に感じ、効率化したいと考えたことはありませんか。
Google WorkspaceとConfluenceを連携することで、招待作業が自動化され、手動作業が削減され、招待漏れも防止できます。
また、新入社員のオンボーディングプロセスも迅速化するでしょう。
本記事では、Google WorkspaceとConfluenceをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。
従業員情報をGoogle Workspaceに登録した後、手動でConfluenceへ招待する作業は手間がかかります。
しかし、2つのツールを連携することで、手動で招待する作業を削減できます。
例えば、新入社員を大量に採用する企業の担当者は、招待作業だけでも膨大な時間がかかるでしょう。
この連携を利用すれば、その作業時間の大幅な削減が期待できます。
その結果、他の業務を進められるようになり、効率化を図れるでしょう。
手動でConfluenceに招待する作業は、招待漏れが発生するリスクがあります。
連携により自動で従業員を招待できれば、招待漏れなどのヒューマンエラーを防止できます。
例えば、招待するためにメールアドレスをコピー&ペーストする作業では、アドレスの一部をコピーし忘れることがあります。
こうした人為的エラーは自動化により防げるため、Confluenceへの招待時のヒューマンエラーを削減できるでしょう。
新入社員情報をGoogle Workspaceに登録した後、手動でConfluenceへ招待する場合、招待する前に他の業務が入ることで、タイムラグが生じるリスクがあります。
しかし、連携により自動で招待できれば、新入社員はスムーズにConfluenceへアクセスできるでしょう。
例えば、即戦力の新入社員を採用する企業では、入社初日からConfluenceへアクセスできる必要があるでしょう。
こうした企業でも、この連携を利用することで、新入社員のオンボーディングプロセスを迅速化が期待できます。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Google Workspaceに従業員が登録されたことをGoogle WorkspaceのAPIを利用して受け取り、Confluenceが提供するAPIを用いてConfluenceへ招待することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
特にGoogle Workspaceへの登録後、手作業でConfluenceへ招待する作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、自動でConfluenceへの招待が行われます。
手作業による負担やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずGoogle WorkspaceとConfluenceをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Google WorkspaceとConfluenceをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜Google Workspaceの場合＞
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、下記画面で連携するアカウントを選択します。
・連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
・「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Confluenceの場合＞
・上記画面で「Accept」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
次に、Google WorkspaceとConfluenceを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
特にGoogle Workspaceへの登録後、手作業でConfluenceへ招待する作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、自動でConfluenceへの招待が行われます。
手作業による負担やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Google Workspaceに従業員情報が登録されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー ユーザーが登録されたら」をクリックします。
3.Google Workspaceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.Google Workspaceに新しい従業員情報を登録しテストを行い、成功したら「次へ」をクリックします。
これにより、Google Workspaceとの連携が確認できます。
5.次の画面でも「テスト」をクリックし成功すると、アウトプットにGoogle Workspaceから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
このテストは、Google Workspaceから情報を取得するために行います。
※Google Workspaceに登録する従業員情報には、メールアドレスが含まれていることが前提になります。
最後に、Google Workspaceから取得した従業員をConfluenceに招待する設定を行います。
1.「アプリと連携する ユーザーをサイトに招待」をクリックします。
2.Confluenceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.クラウドID、メールアドレスを設定し、「テスト」をクリックします。
※クラウドIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※メールアドレスは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ユーザーが登録されたら」から選択します。これにより従業員ごとのメールアドレスを動的に反映できます。
4.テストが成功すると、ステップ3でテストした従業員がConfluenceに招待されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、以降はGoogle Workspaceに従業員が登録されたら、自動的にConfluenceへ招待されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
特にGoogle Workspaceへの登録後、手作業でConfluenceへ招待する作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、自動でConfluenceへの招待が行われます。
手作業による負担やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.フォームに回答があったらGoogle Workspaceとfreee人事労務に従業員情報を登録する
従業員情報を複数のツールで管理する場合、繰り返し入力が大変です。
この連携を利用すれば、専用フォームに従業員情報を入力することで、Google Workspaceとfreee人事労務に自動で登録できます。
■概要
フォームに回答があったら、Google Workspaceとfreee人事労務に従業員情報を登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 人事・総務担当者
・入社手続きのプロセスを一貫化したい方
・オンボーディングや勤怠管理の準備をスムーズに進めたい方
2. 経営者・管理者
・従業員データの一元管理を検討している方
・新入社員の情報をいち早く把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、フォームの回答をもとにGoogle Workspaceとfreee人事労務の双方に従業員情報を自動で登録できます。
データ転記が不要になるため、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
また、Slackなどのチャットツールと連携することで、登録後の通知も行えます。
■注意事項
・Google Workspace、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Google Workspaceで従業員が登録されたらOneDriveに従業員毎のフォルダを作成する
従業員ごとのフォルダをOneDriveに作成する作業には、作成忘れや名前を間違えるリスクがあります。
この連携を活用すると、登録した従業員情報を基に、専用フォルダを自動で作成できます。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle Workspaceを利用している方
・Googleサービスを利用して業務を進めている方
2.フォルダ管理をクラウド上で行う方
・OneDriveを利用してフォルダ管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理をすることができ、チーム内での共同作業をスムーズに行えるのがメリットです。
しかし、OneDriveへのフォルダ作成を手動で行う場合、作成漏れやフォルダ名の誤りが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が登録されるとOneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動作業におけるミスを軽減します。
フォルダの作成を自動化することで、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Google Workspace、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する
社内連絡をSlackで行う場合、従業員情報の登録が完了した後、手動で通知を送る作業を手間に感じるかもしれません。
この連携を利用すれば、従業員情報の登録が完了すると、関係者へ自動通知が可能になります。
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方
・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google WorkspaceとConfluenceを連携することで、従業員を招待する作業を自動化できます。
この自動化により、担当者の作業時間を削減でき、招待漏れなどのヒューマンエラーも防止できます。
また、Google Workspaceに登録後、すぐにConfluenceに招待されるため、タイムラグも防止できるでしょう。
Google WorkspaceとConfluenceの連携は、Yoomを利用することでノーコードでの設定が可能なため、技術的な知識がなくても簡単に導入できます。
本記事を参考に、業務の自動化を進めてみてください。
