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「Google Workspaceでユーザー情報を更新するたびに、関係部署にGmailで通知するのが面倒…」
「新入社員のアカウントを作成したら、本人や教育担当にウェルカムメールを送りたいけど、毎回手作業で作成していて手間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、Google WorkspaceとGmailを使いながらも、両者間の情報連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Workspaceでのユーザー登録や情報更新といったイベントをきっかけに、必要な情報をGmailで自動的に通知する仕組み</span>があれば便利でしょう。
定型業務から解放され、情報伝達の正確性とスピードを格段に向上させながら、より重要なIT管理や企画業務に集中できる時間ができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定が可能です。
日々の繰り返し作業にかかる手間と時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して、あなたの業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google WorkspaceとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google WorkspaceとGmailのAPIを連携させれば、Google Workspace上でのユーザーの追加や更新などのアクションをトリガーとして、定型的な通知メールを自動で送信することが可能になります。
これにより、手作業による連絡の手間や、ヒューマンエラーによる通知漏れをなくし、組織内の情報共有をスムーズにします。
これからご紹介する自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録（無料）するだけで、すぐにGoogle WorkspaceとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
新入社員の入社時など、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるたびに、手動で関係者へ通知メールを送るのは手間がかかります。
この自動化を設定すれば、<span class="mark-yellow">ユーザー登録と同時に、あらかじめ設定した宛先と内容で通知メールがGmailから自動送信される</span>ため、連絡漏れを防ぐことが可能です。
Google Workspaceでのイベントをトリガーに直接Gmailへ情報を連携するシンプルな構成のフローです。
社員の部署異動や役職変更など、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、その都度関係各所へ連絡するのは意外と負担が大きい業務です。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">ユーザー情報の変更を即座に検知し関連部署へ自動で通知できます。</span>
常に最新の組織情報をスムーズに共有し、コミュニケーションロスを防ぎます。
それでは、さっそく実際にGoogle WorkspaceとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle WorkspaceとGmailの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
Google Workspaceの連携
右上の検索ボックスに「Google Workspace」と入力して、表示されたGoogle Workspaceのアイコンをクリックします。
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね
以下の画面が出たらSign in with Googleをクリックします。
アカウントの選択画面が出たら、連携したいアカウントを選択します。
続行をクリックします。
Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！
Gmailの連携
同様に右上の検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックします。
「Sign in with Google」をクリック
先ほどのGoogle Workspaceとの連携と同じように、Googleアカウントにサインインしていきましょう。
下記の表示が出たらGmailアプリの連携も成功です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「ユーザーが登録されたら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
Google WorkspaceのAPI接続設定を設定します。
Google Workspaceでテスト用に従業員を追加した後、Yoom画面上で赤枠の「テスト」ボタンを押してみましょう！
このテストは、Google WorkspaceのAPIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストに成功すると、「テスト成功」と表示が出ます。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
つまり、今後「ユーザーが登録されたとき」などに、このWebhook設定に基づいてフローボットを起動する準備ができた、ということになります。
テスト成功を確認したら、「次へ」をクリックします。
Google Workspace上で新しくユーザーを登録してみましょう。
登録したら、「テスト」ボタンでテストを再度実行します。
成功すると、新規ユーザーの情報が取得され、あ（取得した値）に反映されます。
なお、アウトプットは各アクションでテストを行うと取得でき、取得したアウトプットはこの後のアクションで設定するアプリへ自動登録可能となります！
また、アウトプットはフローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは、こちらをご参照ください。
捕捉として、今回の取得した値＝アウトプットには実際の従業員データが挿入されていない状態です。実際のテスト時には従業員データが挿入された状態となります。
ここまで確認出来たら、設定を保存しておきましょう！
次の赤枠をクリックします。
テンプレートであらかじめアプリやアカウント情報、アクションが設定がされています。
特に変更は必要ないため、次へ進みましょう。
検索項目とキーワードを設定します。
キーワードは取得した値から選択が可能です。
Google Workspaceのアイコンをクリックして、対象のキーワードを選択しましょう。
今回はメールアドレスで検索するため、先ほど取得したアウトプットからメールアドレスを活用します。
設定ができたらテストを実行しましょう。
テストが成功すると、ユーザーIDや名前などの情報がアウトプットとして取得されます。
※以下のアウトプットも実際の従業員データが挿入されていない状態です。実際のテスト時にはデータが挿入された状態となります。
取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンで設定を保存しておきましょう。
最後の赤枠をクリック
アカウント情報を確認しましょう。
メールの内容を設定します。
送信者や受信者の設定をしてください。その他BCCやCCの設定も可能です。
続いて、件名と本文の設定もします。
本文の設定には、今までに取得した値の埋め込みも可能です。
設定が終わったら、「次へ」ボタンを押しましょう！
送信するメール内容を確認します。
メールの内容が設定した内容で問題ない場合は、「テスト」ボタンを押しましょう！
テストに成功すると、Gmailにメールが送信されています。
Gmailを確認してみましょう。
ユーザーが追加されたことを知らせるメールが届いています！
今回はテストのため従業員IDや名前などが空欄の状態ですが、実際の運用時には正式なデータが挿入されます。
最後に設定を「保存する」ボタンを押しましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はGoogle WorkspaceからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからGoogle Workspaceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
人事担当者などから送られてくる入社手続き完了メールをトリガーに、手動でGoogle Workspaceのユーザーアカウントを作成する作業は、時間がかかり入力ミスのリスクも伴います。
この自動化では、特定のラベルが付与されたメールをGmailが受信すると、<span class="mark-yellow">メール本文から氏名やメールアドレスといった必要な情報を自動で抽出し、Google Workspaceに新規ユーザーとして登録</span>します。
これにより、アカウント発行作業を効率化し、対応漏れを防ぎます。
プロジェクトへの参加依頼や、特定のメーリングリストへの追加依頼メールを受け取るたびに、手作業でGoogleグループのメンバーを更新するのは手間がかかります。
このテンプレートを活用すれば、<span class="mark-yellow">特定のメール受信をトリガーに、適切なメンバーを自動でGoogleグループに追加できます。</span>
グループ管理の手間を削減し、迅速なチーム編成や情報共有体制の構築をサポートします。
この自動化には、メール内容から追加すべきメンバー情報を抽出する処理が含まれています。
Google WorkspaceやGmailのAPIを活用することで、ユーザー管理や通知業務の効率化が可能です。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが豊富に用意されているので、ぜひご活用ください！
Google Workspaceによる自動化では、ユーザー登録をトリガーに他ツールと連携し、社内IT管理の効率化が実現します。
たとえば、新規ユーザー登録時にGoogle スプレッドシートへ自動追加し、SlackやMicrosoft Teamsでスムーズな通知が可能です。
さらに、ユーザーごとのGoogle Driveフォルダ作成や、Notionのステータス更新をきっかけに新規ユーザーを追加することで、情報の一元管理をサポートします。
OCRで読み取った履歴書から従業員情報を自動登録するケースもあり、人事部門の負担軽減に寄与します。
Gmailの自動化では、メール受信や送信をトリガーに、提案書のOCR解析やAI要約を経てDiscordに通知したり、特定キーワードのメールをGoogle Chatで通知するなど、問い合わせ対応や情報共有が効率化されます！
また、定期的なX（Twitter）のスクレイピング結果をGmailで自動通知したり、Google Meetの会議終了後に議事録を自動生成してメール送信することも可能で、営業や総務部門の業務効率向上に役立ちます。
Google WorkspaceとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたユーザー情報の変更に伴う通知作業の手間を削減し、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、反復的なタスクから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能となり理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：この連携を実現するために、Yoomの料金はかかりますか？
A：Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
なお、Yoomでは複数のプランをご用意しています。併せてご確認ください。
Yoomプラン
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Yoomヘルプセンター
Yoomお問い合わせ窓口
Q：連携で扱うデータの漏洩が心配です。セキュリティは安全ですか？
A：入力内容はYoomに共有されることはありませんのでセキュリティ上は安全です。詳しくはこちらをご覧ください。
また、ログインセキュリティとして、2要素認証やSAML認証（プランにより異なります）の設定などが行えるため、顧客情報のセキュリティが外部漏洩といった点も安全です。
Yoomのセキュリティへの取り組みの詳細
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