【簡単設定】Google WorkspaceのデータをGmailに自動的に連携する方法

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する

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‍■概要
Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを発行するたびに、関連部署への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型的な連絡業務は、手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Workspaceでのユーザー登録をきっかけに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。Google WorkspaceとGmailを連携させることで、手作業による連絡業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceのユーザー管理で、Gmailでの手動通知に課題を感じている情報システム担当者の方
・新入社員のオンボーディングでアカウント発行の連絡を自動化したい人事・総務担当者の方
・Google Workspaceを活用した組織内の情報共有を、より円滑にしたいと考えている管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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「Google Workspaceでユーザー情報を更新するたびに、関係部署にGmailで通知するのが面倒…」
「新入社員のアカウントを作成したら、本人や教育担当にウェルカムメールを送りたいけど、毎回手作業で作成していて手間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、Google WorkspaceとGmailを使いながらも、両者間の情報連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？

もし、Google Workspaceでのユーザー登録や情報更新といったイベントをきっかけに、必要な情報をGmailで自動的に通知する仕組みがあれば便利でしょう。

定型業務から解放され、情報伝達の正確性とスピードを格段に向上させながら、より重要なIT管理や企画業務に集中できる時間ができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定が可能です。
日々の繰り返し作業にかかる手間と時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して、あなたの業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle WorkspaceとGmailを連携するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する

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‍■概要
Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを発行するたびに、関連部署への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型的な連絡業務は、手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Workspaceでのユーザー登録をきっかけに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。Google WorkspaceとGmailを連携させることで、手作業による連絡業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceのユーザー管理で、Gmailでの手動通知に課題を感じている情報システム担当者の方
・新入社員のオンボーディングでアカウント発行の連絡を自動化したい人事・総務担当者の方
・Google Workspaceを活用した組織内の情報共有を、より円滑にしたいと考えている管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google WorkspaceとGmailを連携してできること

Google WorkspaceとGmailのAPIを連携させれば、Google Workspace上でのユーザーの追加や更新などのアクションをトリガーとして、定型的な通知メールを自動で送信することが可能になります。
これにより、手作業による連絡の手間や、ヒューマンエラーによる通知漏れをなくし、組織内の情報共有をスムーズにします。

これからご紹介する自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録（無料）するだけで、すぐにGoogle WorkspaceとGmailの連携を実際に体験できます。

登録はわずか30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する

新入社員の入社時など、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるたびに、手動で関係者へ通知メールを送るのは手間がかかります。

この自動化を設定すれば、ユーザー登録と同時に、あらかじめ設定した宛先と内容で通知メールがGmailから自動送信されるため、連絡漏れを防ぐことが可能です。

Google Workspaceでのイベントをトリガーに直接Gmailへ情報を連携するシンプルな構成のフローです。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する

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‍■概要
Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを発行するたびに、関連部署への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型的な連絡業務は、手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Workspaceでのユーザー登録をきっかけに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。Google WorkspaceとGmailを連携させることで、手作業による連絡業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceのユーザー管理で、Gmailでの手動通知に課題を感じている情報システム担当者の方
・新入社員のオンボーディングでアカウント発行の連絡を自動化したい人事・総務担当者の方
・Google Workspaceを活用した組織内の情報共有を、より円滑にしたいと考えている管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザーが情報が更新されたら、Gmailで通知する

社員の部署異動や役職変更など、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、その都度関係各所へ連絡するのは意外と負担が大きい業務です。

このテンプレートを使えば、ユーザー情報の変更を即座に検知し関連部署へ自動で通知できます。

常に最新の組織情報をスムーズに共有し、コミュニケーションロスを防ぎます。

Google Workspaceでユーザーが情報が更新されたら、Gmailで通知する

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■概要
Google Workspaceで管理しているユーザー情報が更新された際、関係者への連絡を都度Gmailで手作業で行うことに手間を感じていませんか。手動での通知は、対応漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、Google Workspace上のユーザー情報更新を自動で検知し、指定した宛先にGmailで通知するものです。この連携により、情報共有の迅速化と管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を担当し、変更情報の共有に手間を感じている方
・社員の部署異動などの情報を、Gmailを使い手動で関係部署に通知している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGmailを連携させ、情報共有を自動化する仕組みを構築したい方

■注意事項
・Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google WorkspaceとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle WorkspaceとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle WorkspaceとGmailの連携を進めていきます。

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Google WorkspaceとGmailをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Google Workspaceのトリガー設定およびGmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する

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‍■概要
Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを発行するたびに、関連部署への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型的な連絡業務は、手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Workspaceでのユーザー登録をきっかけに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。Google WorkspaceとGmailを連携させることで、手作業による連絡業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceのユーザー管理で、Gmailでの手動通知に課題を感じている情報システム担当者の方
・新入社員のオンボーディングでアカウント発行の連絡を自動化したい人事・総務担当者の方
・Google Workspaceを活用した組織内の情報共有を、より円滑にしたいと考えている管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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ステップ1：マイアプリ連携

まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！

Google Workspaceの連携

右上の検索ボックスに「Google Workspace」と入力して、表示されたGoogle Workspaceのアイコンをクリックします。

※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。 

※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね

以下の画面が出たらSign in with Googleをクリックします。

アカウントの選択画面が出たら、連携したいアカウントを選択します。

続行をクリックします。

Yoomの画面に戻りますので、下記の表示が出たら連携完了です！

Gmailの連携

同様に右上の検索ボックスに「Gmail」と入力して、表示されたGmailのアイコンをクリックします。

「Sign in with Google」をクリック

先ほどのGoogle Workspaceとの連携と同じように、Googleアカウントにサインインしていきましょう。
下記の表示が出たらGmailアプリの連携も成功です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Gmailで通知する

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‍■概要
Google Workspaceで新しいユーザーアカウントを発行するたびに、関連部署への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型的な連絡業務は、手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Workspaceでのユーザー登録をきっかけに、指定した宛先へGmailで自動通知できます。Google WorkspaceとGmailを連携させることで、手作業による連絡業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceのユーザー管理で、Gmailでの手動通知に課題を感じている情報システム担当者の方
・新入社員のオンボーディングでアカウント発行の連絡を自動化したい人事・総務担当者の方
・Google Workspaceを活用した組織内の情報共有を、より円滑にしたいと考えている管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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1.上記バナーの「試してみる」をクリック

2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック

3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。

4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Google Workspaceのトリガー設定

トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。

連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「ユーザーが登録されたら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。

Google WorkspaceのAPI接続設定を設定します。
Google Workspaceでテスト用に従業員を追加した後、Yoom画面上で赤枠の「テスト」ボタンを押してみましょう！
このテストは、Google WorkspaceのAPIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。

テストに成功すると、「テスト成功」と表示が出ます。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
つまり、今後「ユーザーが登録されたとき」などに、このWebhook設定に基づいてフローボットを起動する準備ができた、ということになります。

テスト成功を確認したら、「次へ」をクリックします。

Google Workspace上で新しくユーザーを登録してみましょう。
登録したら、「テスト」ボタンでテストを再度実行します。

成功すると、新規ユーザーの情報が取得され、あ（取得した値）に反映されます。

なお、アウトプットは各アクションでテストを行うと取得でき、取得したアウトプットはこの後のアクションで設定するアプリへ自動登録可能となります！
また、アウトプットはフローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは、こちらをご参照ください。

捕捉として、今回の取得した値＝アウトプットには実際の従業員データが挿入されていない状態です。実際のテスト時には従業員データが挿入された状態となります。

ここまで確認出来たら、設定を保存しておきましょう！

ステップ4：ユーザーを検索する設定

次の赤枠をクリックします。

テンプレートであらかじめアプリやアカウント情報、アクションが設定がされています。
特に変更は必要ないため、次へ進みましょう。

検索項目とキーワードを設定します。

キーワードは取得した値から選択が可能です。
Google Workspaceのアイコンをクリックして、対象のキーワードを選択しましょう。

今回はメールアドレスで検索するため、先ほど取得したアウトプットからメールアドレスを活用します。
設定ができたらテストを実行しましょう。

テストが成功すると、ユーザーIDや名前などの情報がアウトプットとして取得されます。

※以下のアウトプットも実際の従業員データが挿入されていない状態です。実際のテスト時にはデータが挿入された状態となります。

取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンで設定を保存しておきましょう。

ステップ5：Gmailのアクション設定

最後の赤枠をクリック

アカウント情報を確認しましょう。

メールの内容を設定します。
送信者や受信者の設定をしてください。その他BCCやCCの設定も可能です。

続いて、件名と本文の設定もします。

本文の設定には、今までに取得した値の埋め込みも可能です。

設定が終わったら、「次へ」ボタンを押しましょう！

送信するメール内容を確認します。
メールの内容が設定した内容で問題ない場合は、「テスト」ボタンを押しましょう！

テストに成功すると、Gmailにメールが送信されています。

Gmailを確認してみましょう。
ユーザーが追加されたことを知らせるメールが届いています！

今回はテストのため従業員IDや名前などが空欄の状態ですが、実際の運用時には正式なデータが挿入されます。

最後に設定を「保存する」ボタンを押しましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。

GmailのデータをGoogle Workspaceに連携したい場合

今回はGoogle WorkspaceからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからGoogle Workspaceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

人事担当者などから送られてくる入社手続き完了メールをトリガーに、手動でGoogle Workspaceのユーザーアカウントを作成する作業は、時間がかかり入力ミスのリスクも伴います。

この自動化では、特定のラベルが付与されたメールをGmailが受信すると、メール本文から氏名やメールアドレスといった必要な情報を自動で抽出し、Google Workspaceに新規ユーザーとして登録します。

これにより、アカウント発行作業を効率化し、対応漏れを防ぎます。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceで新規ユーザーを追加する

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■概要
Google Workspaceを利用する中で、新しいユーザー追加の依頼をGmailで受け、都度手作業で対応していることはないでしょうか。この作業は定期的でありながら、入力項目が多く手間がかかるうえ、ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle Workspaceへ自動で新規ユーザーを追加するため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceの管理を担当し、Gmail経由でのユーザー追加作業を効率化したい方
・人事部門などで入社手続きに関わり、アカウント発行業務の自動化を検討している方
・手作業でのアカウント発行による、設定ミスや対応漏れなどのリスクをなくしたい方

■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceでグループにメンバーを追加する

プロジェクトへの参加依頼や、特定のメーリングリストへの追加依頼メールを受け取るたびに、手作業でGoogleグループのメンバーを更新するのは手間がかかります。

このテンプレートを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、適切なメンバーを自動でGoogleグループに追加できます。

グループ管理の手間を削減し、迅速なチーム編成や情報共有体制の構築をサポートします。
この自動化には、メール内容から追加すべきメンバー情報を抽出する処理が含まれています。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceでグループにメンバーを追加する

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■概要
日々の業務でGoogle WorkspaceとGmailを利用する中で、メンバーの新規加入や所属変更があるたびに手作業でGoogle Workspaceのグループにユーザーを追加する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信したことをきっかけに、自動でGoogle Workspaceの指定したグループへメンバーを追加する処理を実行します。手作業による対応漏れや設定ミスを防ぎ、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google WorkspaceとGmailを連携させ、ユーザー管理業務を自動化したい情報システム担当者の方
・プロジェクトメンバーの追加など、Gmailでの依頼をもとにグループ管理を手作業で行っている方
・手作業による設定ミスや対応漏れをなくし、グループ管理の正確性を高めたいチームリーダーの方

■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google WorkspaceやGmailのAPIを使ったその他の自動化例

Google WorkspaceやGmailのAPIを活用することで、ユーザー管理や通知業務の効率化が可能です。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが豊富に用意されているので、ぜひご活用ください！

Google Workspaceを使った自動化例

Google Workspaceによる自動化では、ユーザー登録をトリガーに他ツールと連携し、社内IT管理の効率化が実現します。
たとえば、新規ユーザー登録時にGoogle スプレッドシートへ自動追加し、SlackやMicrosoft Teamsでスムーズな通知が可能です。
さらに、ユーザーごとのGoogle Driveフォルダ作成や、Notionのステータス更新をきっかけに新規ユーザーを追加することで、情報の一元管理をサポートします。
OCRで読み取った履歴書から従業員情報を自動登録するケースもあり、人事部門の負担軽減に寄与します。

Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加する」フローは、従業員情報の管理をスムーズにする業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用して従業員管理を行っている人事担当者
・複数の従業員情報を手動でスプレッドシートに入力しているチームリーダー
・新しい従業員の追加手続きを効率化したい経営者

■注意事項
・Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する」フローは、新しいユーザーの追加時に自動的に対応するフォルダをGoogle Drive上に作成する業務ワークフローです。これにより、ユーザーごとのファイル管理が効率化され、情報の整理や共有がスムーズになります。特に、Google WorkspaceとGoogle Driveを活用している組織にとって、手間を省きつつ一貫したファイル管理を実現する便利なソリューションです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入しており、新規ユーザー登録時に手動でフォルダを作成する作業を削減したい管理者の方
・Google Drive上でのフォルダ管理が煩雑になっていて、効率的な整理方法を模索しているチームリーダーの方
・新規ユーザーの追加に伴う手動作業を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・情報共有やファイル管理の一元化を目指し、Google Workspaceと連携したワークフローを構築したい方

■注意事項
・Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Notionでステータスが更新されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

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■概要
「Notionでステータスが更新されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、事務作業が軽減されます。
Notion上の操作のみでGoogle Workspaceのアカウントが発行されるため、利便性が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・チームでNotionを使って情報管理をしているが、新しいメンバーの追加作業に手間を感じている方
・迅速に新しいメンバーをプロジェクトに迎え入れ、作業の遅れを防ぎたいと考える方
・Google Workspaceを活用してチームの業務を効率化したい方
・Google Workspaceを利用しているが、新規ユーザーの追加に時間がかかっていると感じている方
・IT管理者として新規ユーザー追加のプロセスをスピーディに進めたいと考える方

■注意事項
・NotionとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

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履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録する

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履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録するフローです。

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Gmailを使った自動化例

Gmailの自動化では、メール受信や送信をトリガーに、提案書のOCR解析やAI要約を経てDiscordに通知したり、特定キーワードのメールをGoogle Chatで通知するなど、問い合わせ対応や情報共有が効率化されます！
また、定期的なX（Twitter）のスクレイピング結果をGmailで自動通知したり、Google Meetの会議終了後に議事録を自動生成してメール送信することも可能で、営業や総務部門の業務効率向上に役立ちます。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する

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■概要
「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化に役立ちます。
特定のキーワードに一致するメールを迅速に通知できるため、迅速に対応できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで重要なメールを見落としたくない方
・メールの内容に迅速に対応したいと考えている方
・複数のメールアカウントを管理しており、大事なメールをスピーディに把握したい方
・業務連絡を円滑に行うためにGoogle Chatを利用しているチーム
・効率的に業務を進めるために、自動化フローを積極的に活用したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Gmailで送信された提案書をOCRで読み取りAIで要約した後、Discordに通知する

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■概要
「Gmailで送信された提案書をOCRで読み取りAIで要約した後、Discordに通知する」ワークフローは、提案書の管理を効率化するための業務ワークフローです。
Gmailに届いた提案書を自動的にOCRでテキスト化し、AIが要約を生成します。その要約内容をDiscordに通知することで、チーム全体での情報共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの提案書を受け取り、管理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・提案書の内容を迅速に把握し、チームと共有したいプロジェクトマネージャーの方
・AIやOCRを活用して業務の自動化を進めたいIT担当者の方
・Discordをチームコミュニケーションツールとして活用している組織のリーダーの方
・提案書の要約作業を効率化し、業務の生産性を向上させたい経営者の方

■注意事項
・Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGmailで通知する

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■概要
「Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGmailに通知する」ワークフローは、オンライン会議の内容を自動で整理し、関係者にスムーズに共有する業務ワークフローです。
会議後の議事録作成や共有の手間を削減し、効率的な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用している企業やチームのリーダー
・会議後の議事録作成に時間を取られている事務担当者
・情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャー
・会議内容の自動記録・通知で業務効率化を図りたい経営者
・リモートワーク環境での情報管理に課題を感じている方

■注意事項
・Google Meet、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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クラウドサインで書類が締結されたら、Gmailで通知する

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■概要
「クラウドサインで書類が締結されたら、Gmailに通知する」フローは、書類の締結後に自動で通知メールを送信する業務ワークフローです。クラウドサインで重要な書類が締結された際、関係者に通知を送ることで、情報共有をスムーズに行えます。Yoomを活用したこのワークフローにより、クラウドサインとGmailがシームレスに連携し、通知作業が自動化されます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインを日常的に利用しており、書類の締結後に迅速な通知が必要な方
・書類締結後の通知作業を自動化したいと考えている企業のIT担当者
・業務の効率化を図り、手動での通知ミスを防ぎたいチームリーダー
・クラウドサインとGmailを連携させた業務ワークフローを導入したい経営者

■注意事項
・クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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定期的にX（Twitter）をスクレイピングし、取得結果をGmailで通知する

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■概要
「定期的にX（Twitter）をスクレイピングし、取得結果をGmailに通知する」フローは、SNSの最新情報を自動で収集し、必要な関係者へスムーズに共有する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、手動でのデータ収集やメール送信の手間を省き、情報管理を効率化できます。
これにより、常に最新のX（Twitter）情報をスムーズに把握し、ビジネスの意思決定に役立てることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・X（Twitter）の情報を定期的に収集し、共有したいソーシャルメディア担当者の方
・マーケティングチームでSNSデータを活用し、効果的なキャンペーンを実施したい方
・手動でのスクレイピングやメール送信に時間を割かれ、生産性向上を目指している方
・最新のSNS動向をスムーズにキャッチし、チーム内で共有したい経営者やマネージャーの方
・自動化を通じて情報収集プロセスを標準化し、業務の一貫性を保ちたい方

■注意事項
・X（Twitter）、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google WorkspaceとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたユーザー情報の変更に伴う通知作業の手間を削減し、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、反復的なタスクから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能となり理想的な環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：この連携を実現するために、Yoomの料金はかかりますか？

A：Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
なお、Yoomでは複数のプランをご用意しています。併せてご確認ください。
Yoomプラン

Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？

A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Yoomヘルプセンター
Yoomお問い合わせ窓口

Q：連携で扱うデータの漏洩が心配です。セキュリティは安全ですか？

A：入力内容はYoomに共有されることはありませんのでセキュリティ上は安全です。詳しくはこちらをご覧ください。
また、ログインセキュリティとして、2要素認証やSAML認証（プランにより異なります）の設定などが行えるため、顧客情報のセキュリティが外部漏洩といった点も安全です。
Yoomのセキュリティへの取り組みの詳細