YoomとGoogle Workspaceのイメージ
アプリ同士の連携方法

2025-05-07

【ノーコードで実現】Google Workspaceのデータを自動で通知する方法

k.hieda

「あれ?また共有ミス?ユーザー情報の共有ってついつい忘れちゃうんだよな…」
こんな小さなミスがいつの間にか大きなロスにつながってしまうことってありますよね…
Google Workspaceのユーザー情報は常に更新され、ユーザーの追加や更新の共有漏れが発生することも少なくないでしょう。

そこで、ユーザーが追加されたタイミングでGoogle ChatやMicrosoft Teamsに自動的に通知されると便利ですよね?
本記事では、Google Workspaceのユーザー情報の追加や更新をトリガーにチャットツールやメールに自動通知する方法を解説します。
これにより、<span class="mark-yellow">共有漏れや確認ミスを防ぎ、正確にデータを共有できるはずです!</span>
人事・IT担当者はもちろんのこと、チームの連携をスムーズに行いたい方におすすめの自動化です!

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle Workspaceとの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

Google Workspaceのデータを自動で通知する様々な方法

いろいろな方法で、Google Workspaceの更新通知をすることができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください!
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Workspaceの更新通知を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください!

Google Workspaceのデータをチャットツールに自動で送信・転送する

Google Workspaceでユーザーが追加・更新されるたびに、Google ChatやMicrosoft Teamsへ通知が届くフローです。
これまで手作業で行っていた情報共有が一気に自動化され、登録や変更がリアルタイムにチームに伝わるようになります。
通知の手間がなくなることで、作業の流れが止まらず、情報のズレも起きにくくなりますよ!
チームの連携に、ほどよいスピード感と正確さが加わります。

Google Workspaceのデータをメールに自動で送信・転送する

新しく従業員が登録されると、入社案内が自動でGmailに届き、ユーザー情報の更新もOutlookへスムーズに通知されます。
人事やIT部門が担っていた確認や送信の作業が自動化されることで、業務はよりシンプルに進行します。
誰かが動いたときに、必要な情報が正しく届く。そのあたりまえを自動で支えてくれるワークフローです!

Google Workspaceの更新通知をするフローを作ってみよう

それでは、さっそくGoogle Workspaceの更新通知をするフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

本記事では、

Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知するフローボットの設定を解説します。

フローボット設定の流れ

  • Google WorkspaceとGoogle Chatをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • Google WorkspaceとGoogle Chatををのアクション設定
  • トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:マイアプリ連携の設定

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「+新規接続」をクリックします。

Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。

Google Workspace

こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。

次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。

ログインができたら、権限の付与を進めてください。

 

権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。

Google Chat

検索結果からGoogle Chat(OAuth)を選択します。

Sign in with Google をクリックし、連携する Google アカウントを選択します。

必要項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力し、『追加』をクリックします。

ヘルプ:Google Chat(OAuth)のマイアプリ登録方法

これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。

Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

ステップ2:テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。

下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート!

コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。

ステップ3:アプリトリガー「ユーザーが登録されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー(起点)を設定します。この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

  • タイトル
  • アプリ
  • Google Workspaceと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

次へをクリックして進みましょう。

(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定

いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。

テストボタンをクリックします。

この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定(Webhook)」が正常に登録・接続されていることを示しています。

  • イベント「ユーザー追加」に対して
  • 通知を受け取るチャンネル(WebHook)が作成され
  • その情報がJSON形式で返され
  • ステータスが success なので、エラーは発生していません

つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。

次へをクリックします。

(3/3)アプリトリガーのAPI接続設定

Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー(テスト用でOKです)を追加してください。

追加したら、正しく検知できるかテストします。

テストボタンをクリックします。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。

この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。

アウトプットについて

この値は、後の工程で引用します。

保存をクリックして次の工程に進みましょう。

ステップ4:アプリと連携する「ユーザーを検索」

テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Workspaceの情報を引用してGoogle Chatから任意の相手にメールを送る設定を行います。

(1/2)アクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

  • タイトル
  • アプリ
  • Google Workspaceと連携するアカウント情報
  • アクション

次へをクリックして進みましょう。

(2/2)API接続設定

  • 検索項目
    • 事前設定ではメールアドレスが選択されています。名前も選択可能です。
  • キーワード
    • 事前設定では、前の操作で取得したユーザーのメールアドレスの引用コードが埋め込まれています。このコードは、編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内<アウトプットの中に格納されています。

事前設定があるため、追加の操作は不要です。設定内容を確認したらテストボタンをクリックしましょう。

メールアドレスで検知したユーザーの詳細情報が取得できます。

保存するをクリックします。

ステップ5:アプリと連携する「メッセージを送信」

テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した情報を引用してGoogle Chatへ通知する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

  • タイトル
  • アプリ
  • Google Chatと連携するアカウント情報
  • アクション

次へをクリックして進みましょう。

(2/2)API接続設定

  • スペースのリソース名
    • 編集欄をクリックするとプルダウンメニューが表示され、スペース名が表示されます。通知するスペースを選択すると、リソース名が引用されます。
  • メッセージ
    • 通知するメッセージの定型文を編集します。事前設定では、ユーザー名と氏名の引用コードが埋め込まれています。この引用コードも、編集欄をクリック<プルダウンメニュー<アウトプット の中から選択すると埋め込まれる仕組みです。

定型文が編集できたら、テストボタンをクリックします。成功するとGoogle Chatのスペースに通知されます。

保存をクリックします。

ステップ6(最終):アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにして、フローボットを起動します。

トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>

トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトではメールですが、アプリでも通知を受け取れて便利です。

Google Workspaceを使ったその他の自動化例

Google Workspaceを使った便利な自動化例

Google スプレッドシートに追加されたユーザー情報を基に、Google Workspaceにユーザーを自動追加可能です。
Google Workspaceにユーザーが追加されると、Notionに自動追加したり、ファイル権限を付与したりできます。

終わりに

Google Workspaceのユーザー情報の更新を正確に共有するためには、今回ご紹介した自動化がおすすめです。
Google Chatだけでなく、Microsoft TeamsやGmail、Outlookなど使い慣れたツールに通知できるため、簡単に使い分けることもできますよ!
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、ノーコードで簡単に設定できます。

「導入を検討したい!」「実際に操作してみたい!」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます!

<span class="mark-yellow">今まで煩雑だった情報共有が自動化により、スムーズかつスピーディーになります。</span>
通知を行うためだけの作業から解放され、優先度の高い業務に専念してくださいね!

この記事を書いた人
k.hieda
Webプランナー・ディレクター歴10年目。Web制作会社勤務時代は、クライアントへ改修と運用プランの提案と制作進行がメインでした。現在はパラレルワーカーです。Yoomのコンテンツ事業部でブログの制作、個人事業では企業の外部広報案件を受けています。民泊を始めるのでルーチンワーク効率化の徹底を目指しています!
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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