「あれ？また共有ミス？ユーザー情報の共有ってついつい忘れちゃうんだよな…」
そこで、ユーザーが追加されたタイミングでGoogle ChatやMicrosoft Teamsに自動的に通知されると便利ですよね？共有漏れや確認ミスを防ぎ、正確にデータを共有できるはずです！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle Workspaceとの連携が可能です。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Google Workspaceのデータを自動で通知する様々な方法
いろいろな方法で、Google Workspaceの更新通知をすることができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
Google Workspaceのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
Google Workspaceでユーザーが追加・更新されるたびに、Google ChatやMicrosoft Teamsへ通知が届くフローです。
Google Workspaceでユーザー情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Google Workspaceのデータをメールに自動で送信・転送する
新しく従業員が登録されると、入社案内が自動でGmailに届き、ユーザー情報の更新もOutlookへスムーズに通知されます。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
試してみる
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Outlookに通知する
試してみる
Google Workspaceの更新通知をするフローを作ってみよう
それでは、さっそくGoogle Workspaceの更新通知をするフローを作成してみましょう！こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
本記事では、
「 Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する 」 フローボットの設定を解説します。
フローボット設定の流れ
Google WorkspaceとGoogle Chatをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google WorkspaceとGoogle Chatををのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリック します。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Workspace
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
Google Chat
検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。
Sign in with Google をクリックし、連携する Google アカウントを選択します。
必要項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力し、『追加』をクリックします。
ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「ユーザーが登録されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Workspaceと連携するアカウント情報
トリガーアクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストボタンをクリック します。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
イベント「ユーザー追加」に対して
通知を受け取るチャンネル（WebHook）が作成され
その情報がJSON形式で返され
ステータスが success なので、エラーは発生していません
つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。
次へをクリック します。
（3/3）アプリトリガーのAPI接続設定
Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
追加したら、正しく検知できるかテストします。
テストボタンをクリック します。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリック して次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ユーザーを検索」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Workspaceの情報を引用してGoogle Chatから任意の相手にメールを送る設定を行います。
(1/2)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Workspaceと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
検索項目 事前設定ではメールアドレスが選択されています。名前も選択可能です。
キーワード 事前設定では、前の操作で取得したユーザーのメールアドレスの引用コードが埋め込まれています。このコードは、編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内＜アウトプットの中に格納されています。
事前設定があるため、追加の操作は不要です。設定内容を確認したらテストボタンをクリック しましょう。
メールアドレスで検知したユーザーの詳細情報が取得できます。
保存するをクリック します。
ステップ5：アプリと連携する「メッセージを送信」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した情報を引用してGoogle Chatへ通知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Chatと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
スペースのリソース名 編集欄をクリックするとプルダウンメニューが表示され、スペース名が表示されます。通知するスペースを選択すると、リソース名が引用されます。
メッセージ 通知するメッセージの定型文を編集します。事前設定では、ユーザー名と氏名の引用コードが埋め込まれています。この引用コードも、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜アウトプット の中から選択すると埋め込まれる仕組みです。
定型文が編集できたら、テストボタンをクリック します。成功するとGoogle Chatのスペースに通知されます。
保存をクリック します。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトではメールですが、アプリでも通知を受け取れて便利です。
Google Workspaceを使ったその他の自動化例
Google Workspaceを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートに追加されたユーザー情報を基に、Google Workspaceにユーザーを自動追加可能です。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
試してみる
Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する
試してみる
Jotformの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
終わりに
Google Workspaceのユーザー情報の更新を正確に共有するためには、今回ご紹介した自動化がおすすめです。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちら
今まで煩雑だった情報共有が自動化により、スムーズかつスピーディーになります。
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