「あれ？また共有ミス？ユーザー情報の共有ってついつい忘れちゃうんだよな…」
そこで、ユーザーが追加されたタイミングでGoogle ChatやMicrosoft Teamsに自動的に通知されると便利ですよね？共有漏れや確認ミスを防ぎ、正確にデータを共有できるはずです！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle Workspaceとの連携が可能です。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。 ■注意事項
Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Workspaceのデータを自動で通知する様々な方法
いろいろな方法で、Google Workspaceの更新通知をすることができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
Google Workspaceのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
Google Workspaceでユーザーが追加・更新されるたびに、Google ChatやMicrosoft Teamsへ通知が届くフローです。
Google Workspaceでユーザー情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
従業員の異動や役職変更に伴うユーザー情報の更新作業と、関係者への連絡は手間がかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを利用し、従業員情報の共有を効率化したい情報システム担当者の方 従業員の異動情報を手作業で連絡しており、手間や連絡漏れに課題を感じている人事・総務担当者の方 社内の情報伝達を自動化することで、迅速かつ正確な情報共有体制を構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceの情報が更新されると、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での情報伝達によって発生しがちな連絡漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、更新内容を特定のチャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceのトリガーを「ユーザー情報が登録されたら」に変更することで、情報更新時だけでなく、新規ユーザー登録時の通知ワークフローとしても活用できます。 Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを、ご利用の環境に合わせて候補から選択してください。 ■注意事項
Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。 ■注意事項
Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Workspaceのデータをメールに自動で送信・転送する
新しく従業員が登録されると、入社案内が自動でGmailに届き、ユーザー情報の更新もOutlookへスムーズに通知されます。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する
試してみる
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
人事異動や入退社に伴うGoogle Workspaceのユーザー情報の更新後、関連部署への通知は欠かせない業務ですが、都度手作業でメールを作成するのは手間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でOutlookから指定の宛先へ通知メールを送信するため、こうした課題を円滑に解消し、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceの管理を担当し、情報更新の通知作業に手間を感じている方 人事部門などで、従業員の入退社や部署異動に伴う情報連携を効率化したい方 複数ツール間の手作業による情報伝達を自動化し、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceのユーザー情報の更新を検知し、自動で通知メールを送信するため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による連絡で起こりがちな、通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの情報を取得します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookの「メールを送る」アクションでは、任意の通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を設定してください。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したGoogle Workspaceのユーザー情報（氏名、メールアドレスなど）を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Workspaceの更新通知をするフローを作ってみよう
それでは、さっそくGoogle Workspaceの更新通知をするフローを作成してみましょう！こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
本記事では、
「 Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する 」 フローボットの設定を解説します。
フローボット設定の流れ
Google WorkspaceとGoogle Chatをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google WorkspaceとGoogle Chatををのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。 ■注意事項
Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリック します。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Workspace
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
Google Chat
検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。
Sign in with Google をクリックし、連携する Google アカウントを選択します。
必要項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力し、『追加』をクリックします。
ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法
これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。 ■注意事項
Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「ユーザーが登録されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Webhookを使ってGoogle Workspaceに新しく追加されたユーザーを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Workspaceと連携するアカウント情報
トリガーアクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
いきなりテストボタンが表示されていますが、このテストは、Google WorkspaceのDirectory APIを使って「ユーザー情報の変更や追加などのイベントをリアルタイムに検知するWebhook通知の設定」が正しく行われるかどうかを確認するものです。
テストボタンをクリック します。
この結果は、「Google Workspaceでユーザーが追加されたときに通知を受け取る設定（Webhook）」が正常に登録・接続されていることを示しています。
イベント「ユーザー追加」に対して
通知を受け取るチャンネル（WebHook）が作成され
その情報がJSON形式で返され
ステータスが success なので、エラーは発生していません
つまり、今後「ユーザーが追加されたとき」に、このWebhook設定に基づいて外部のアプリやフローに通知が飛ぶ準備ができた、ということになります。
次へをクリック します。
（3/3）アプリトリガーのAPI接続設定
Webhookのテストが成功したら、Google Workspaceに新規ユーザー（テスト用でOKです）を追加してください。
追加したら、正しく検知できるかテストします。
テストボタンをクリック します。成功すると、新規ユーザーの情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリック して次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ユーザーを検索」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Workspaceの情報を引用してGoogle Chatから任意の相手にメールを送る設定を行います。
(1/2)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Workspaceと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
検索項目 事前設定ではメールアドレスが選択されています。名前も選択可能です。
キーワード 事前設定では、前の操作で取得したユーザーのメールアドレスの引用コードが埋め込まれています。このコードは、編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内＜アウトプットの中に格納されています。
事前設定があるため、追加の操作は不要です。設定内容を確認したらテストボタンをクリック しましょう。
メールアドレスで検知したユーザーの詳細情報が取得できます。
保存するをクリック します。
ステップ5：アプリと連携する「メッセージを送信」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した情報を引用してGoogle Chatへ通知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Chatと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
スペースのリソース名 編集欄をクリックするとプルダウンメニューが表示され、スペース名が表示されます。通知するスペースを選択すると、リソース名が引用されます。
メッセージ 通知するメッセージの定型文を編集します。事前設定では、ユーザー名と氏名の引用コードが埋め込まれています。この引用コードも、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜アウトプット の中から選択すると埋め込まれる仕組みです。
定型文が編集できたら、テストボタンをクリック します。成功するとGoogle Chatのスペースに通知されます。
保存をクリック します。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトではメールですが、アプリでも通知を受け取れて便利です。
Google Workspaceを使ったその他の自動化例
Google Workspaceを使った便利な自動化例
Google スプレッドシートに追加されたユーザー情報を基に、Google Workspaceにユーザーを自動追加可能です。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
新メンバーの受け入れ準備は多岐にわたり、各種アカウント発行や権限付与は手間がかかる作業ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとGoogle Driveでアカウント管理を行っている情報システム担当者の方 新メンバー加入時の権限付与作業に、毎回手間と時間を費やしているチームリーダーの方 手作業による権限付与のミスをなくし、セキュリティを担保したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に権限付与が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業による権限の付与漏れや、誤ったユーザーへの権限設定といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、セキュリティの向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録をフローボット起動のきっかけとします。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、トリガーで取得したユーザー情報をもとに、特定のファイルやフォルダへのアクセス権を自動で付与します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveで権限を付与するアクションでは、付与する権限（閲覧者、編集者など）を、運用に合わせて任意で設定してください。 権限を付与したい対象のファイルIDまたはフォルダIDを任意で設定してください。 権限を付与するユーザーのメールアドレスには、トリガーであるGoogle Workspaceのアクションで取得したユーザーのメールアドレス情報を設定してください。 ■注意事項
Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する
試してみる
■概要
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方 Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方 新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方 このテンプレートを使うメリット
Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
Jotformの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集した情報を基に、手作業でGoogle Workspaceへ新規ユーザーを登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
Jotformで収集した情報をもとに、手作業でGoogle Workspaceにユーザー登録している方 新規メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている情報システム担当者の方 フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Jotformへのフォーム送信をきっかけに、自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前やメールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、JotformとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、前のオペレーションで取得した情報を基にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Jotformのトリガー設定では、ユーザー追加のきっかけとしたいフォームを任意で設定してください。 Google Workspaceのオペレーションでは、氏名やメールアドレスといった各項目に、Jotformから取得したどの回答内容を反映させるかを任意で設定してください。 ■注意事項
Jotform、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
終わりに
Google Workspaceのユーザー情報の更新を正確に共有するためには、今回ご紹介した自動化がおすすめです。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちら
今まで煩雑だった情報共有が自動化により、スムーズかつスピーディーになります。
