フォームの回答内容をGoogle Workspaceとfreee人事労務に自動登録する方法とメリット

Google Workspaceとfreee人事労務の連携フローの作り方

ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。
大まかな流れは、以下となります。
・Google Workspaceとfreee人事労務
・テンプレートをコピーする
・Google Workspaceでトリガーを設定し、freee人事労務でアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoom登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録して設定を進めましょう。

ステップ1：Google Workspaceとfreee人事労務をマイアプリ連携

まずはGoogle Workspaceとfreee人事労務をマイアプリに連携していきます。
Yoomにログイン後、画面左側にあるマイアプリをクリックし、「+新規接続」から設定を進めていきましょう。

次にGoogle Workspaceを検索して、クリックしてください。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

続いて、Sign in with GoogleをクリックしてGoogleアカウントでサインインし、アクセス権限を許可してください。

次にfreee人事労務を検索して、クリックしてください。

こちらもアカウントでサインインした後、アクセス権限を許可してください。
これで、マイアプリ連携が完了しました。

次にフローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

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「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。

ステップ2：トリガーを設定

次に、フォームトリガーの設定を行います。
「従業員情報入力フォーム」をクリックしてください。

フォームの詳細設定を行います。
画像赤枠内はプランに関わらず設定・確認できる項目です。
一部有料プランのみ設定が可能な項目がございます。
詳細はこちらでご確認ください。

ページをスクロールダウンすると、「完了ページの設定」が確認できます。
こちらは、有料プランの場合のみ設定可能です。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」は、フローボットがフォーム送信時に起動するのか、管理者権限で起動するのか設定できます。
各項目の設定後、「次へ」をクリックしてください。

次に、作成した「回答ページ」と「完了ページ」の表示を確認します。
「取得した値」にはサンプル値が表示されています。
このまま、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

次にGoogle Workspaceのアクション設定を行います。
「新規ユーザーを追加」をクリックしてください。

次は、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認をします。
「Google Workspaceと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
「タイトル」は任意編集が可能です。
一方で、アクションは変更せずに「次へ」をクリックしてください。

続いて必須項目の設定を行います。
「姓」「名」「デフォルトのパスワード」「メインのメールアドレス」は、欄をクリックすると表示される候補から該当項目を選択してください。
「ログイン時にパスワードを変更してもらう」は、回答ページで入力・送信したパスワードから変更してもらう場合「変更する」を選択しましょう。
「テスト」をクリックしエラーがなければ「保存する」をクリックし設定完了です。

次にfreee人事労務のトリガー設定を行います。「従業員の作成」をクリックしてください。
最初のページは、先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウント確認を行い「次へ」をクリックして先に進みます。

続いて、必須項目の設定を行います。
先ほどと同様、欄をクリックして候補から該当項目を選択してください。

各項目を設定後、「テスト」をクリックしてエラーがないことを確認し、「保存する」をクリックしましょう。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで回答フォームが送信されると、自動的にGoogle Workspaceとfreee人事労務に従業員情報が登録されます。

Google Workspaceを使ったその他の自動化例

1.Google Workspaceで従業員が登録されたらNotionのデータベースにも従業員情報を追加する

Google Workspaceで従業員情報が登録されると、自動的にNotionのデータベースに同期されるフローです。
これにより、従業員情報を個別に入力する必要がなくなり、複数のツールで、一貫したデータ管理が可能になります。
特に、手入力によるミスを防ぎ、効率的な情報管理を実現します。

2.履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録する

履歴書の情報をOCRで自動的に読み取り、それをGoogle Workspaceに登録するフローです。
この仕組みにより、履歴書の情報を手入力する手間がなくなり、短時間で正確に従業員データを登録できます。
特に大量の履歴書を扱う大規模な採用活動でも、スピーディーかつ効率的に対応可能です。

3.入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付する

入社日が近づいたタイミングで、アカウントを自動作成し、その情報がGmailで送付されるフローです。
この自動化により、アカウント発行や通知作業が省略され、入社準備がスムーズに進みます。
また、入社日当日に必要な情報が確実に共有されるため、手続きの遅延を防止できます。

まとめ

Google Workspaceとfreee人事労務の連携は、データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させます。
手作業のミスを防ぎ、時間を節約することで、担当者が重要な業務に集中できるようサポートします。
また、データの一元管理により、情報の確認や更新がスムーズに行えるため、管理コストの削減にもつながるかもしれません。

ぜひこの機会にYoomのアプリ連携を活用し、業務の自動化を体験してください。