Google Workspaceで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する方法

ステップ1:Google Workspaceとcybozu.com共通管理をマイアプリ連携

まず、Google Workspaceとcybozu.com共通管理をYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google Workspaceとcybozu.com共通管理を検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜Google Workspaceの場合＞

・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、次に連携するアカウントを選択します。

・連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「すべて選択」にチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

＜cybozu.com共通管理の場合＞

・アカウント名、サブドメイン、ログイン名、パスワードを設定し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.Google Workspaceとcybozu.com共通管理を連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGoogle Workspaceの設定および従業員情報を取得する設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Google Workspaceに従業員が登録されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズofficeのアカウントを付与する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー ユーザーが登録されたら」をクリックします。

3.Google Workspaceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.Google Workspaceとの連携を確認するため、新しいユーザーを登録し、テストを行います。
成功したら保存します。

5.Google Workspaceから従業員を取得するため、テストを行います。
成功すると、アウトプットにユーザーのメールアドレスとユーザーIDが表示されます。
問題がなければ保存します。
※Google Workspaceに登録する従業員情報には、メールアドレスが含まれていることが前提になります。

6.「アプリと連携する ユーザーを検索」をクリックします。
※このオペレーションにより、従業員情報の詳細を取得します。

7.Google Workspaceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

8.検索項目とキーワードが設定されているため、テストを行います。
※設定されていない場合は、検索項目にメールアドレス、キーワードに枠をクリックして表示されるアウトプットの「ユーザーが登録されたら」からユーザーのメールアドレスを設定します。

9.テストが成功すると、アウトプットにGoogle Workspaceから取得したユーザー情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:cybozu.com共通管理の設定

次に、cybozu.com共通管理に従業員情報を登録する設定を行います。

1.「アプリと連携する ユーザーを追加」をクリックします。

2.cybozu.com共通管理と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.従業員情報を登録する項目を設定します。
※Google Workspaceの従業員情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ユーザーを検索」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、従業員ごとに変わる内容を動的に反映できます。
※ログイン名、パスワード、表示名は、アウトプットの「ユーザーを検索」から任意の値を設定してください。（下記では、例としてログイン名にメールアドレスを設定しています）

4.テストを行い成功すると、cybozu.com共通管理に従業員情報が追加されます。

ステップ4:Garoonやサイボウズ Officeのアカウントを作成する設定

最後に、Garoonやサイボウズ Officeなどのアカウントを作成する設定を行います。

1.「アプリと連携する ユーザーの利用サービスを更新」をクリックします。

2.cybozu.com共通管理と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ログイン名と利用サービスを設定し、テストを行います。
※ログイン名には、ステップ3と同じ設定をします。（ステップ3でログイン名に、アウトプットの「ユーザーを検索」からメールアドレスを設定した場合は、ここでも同様に設定します）
※kintoneなど、他のツールのアカウントを発行する場合は、「+利用サービスを追加」から設定できます。

4.テストが成功すると、設定したサービスのアカウントが発行されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Google Workspaceで従業員が登録されるたび、Garoonやサイボウズ Officeなどのアカウントが自動発行されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

cybozu.com共通管理を使ったその他の自動化例

他にもcybozu.com共通管理を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する

kintoneに登録した従業員にGaroonやサイボウズ Officeなどのアカウントを自動付与できます。
この連携により、手動によるアカウント発行作業が削減し、担当者の負担が軽減されるでしょう。

2.Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらcybozu.com共通管理に追加する

Google スプレッドシートに追加したユーザー情報をcybozu.com共通管理に自動追加できます。
この連携により、ユーザー情報を一元管理でき、抜け漏れや重複を防止できるでしょう。

3.freee人事労務の従業員情報が更新されたらcybozu.comの従業員管理表も更新する

freee人事労務の従業員情報を更新した際に、cybozu.comの従業員管理表を自動更新できます。
この連携により、従業員情報の更新漏れを防止でき、ツール間のデータ整合性の向上につながるでしょう。

まとめ

Google Workspaceとcybozu.com共通管理を連携することで、Google Workspaceで従業員情報を登録すると同時に、Garoonやサイボウズ Officeなどのアカウントを自動付与できます。
この連携により、手動でアカウントを作成する作業を削減でき、正確かつ効率的なアカウント作成プロセスが実現するでしょう。
さらに、ツール運用にかかる人件費も削減できます。
Google Workspaceとcybozu.com共通管理の連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に実現可能です。
本記事で紹介した内容をもとに、自社の業務プロセスの効率化を図ってみてください。