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従業員のデータ管理をしているみなさん、情報の更新作業に必要以上の労力を割かれていると感じたことはありませんか？
管理するアカウント数が少ない場合はそれほど時間はかからないかもしれません。
しかし、アカウント数が多いと更新作業などの管理にどうしても時間がかかってしまいますよね。
この更新作業にかかる時間を削減したいとお考えなら、今回解説するフローの活用をおすすめします。
気になった方はぜひ本記事を参考にして、更新作業を自動化しましょう！
Google Workspaceでユーザー情報を更新する場合、通常手作業で対応する必要があります。
例えば、Googleスプレッドシートをメンバー管理の基幹データベースにしている場合、どちらのアプリにも入力が必要になり、二重の手間がかかってしまいます。
しかし、この連携を使えばGoogleスプレッドシートの情報を更新すると、自動でGoogle Workspaceのユーザー情報も更新されるため、手作業の負担を軽減できます。
「Googleスプレッドシートで行を更新すると、Google Workspaceのユーザー情報が自動で更新される」ということは、Googleスプレッドシートでユーザー情報の一元管理ができるということです。
情報が一元化されると、業務効率化が期待できます。
例えば、複数のアプリでデータ管理をしている場合、一方は最新のデータになっているけど、もう一方は古いデータのままということがあると思います。
情報の不整合が原因で、正しい情報の確認や修正作業が発生し、本来必要のない作業に時間がかかってしまうのはもったいないですよね。
情報の一元化は、そういったことも未然に防ぐことが可能なので、業務効率化につながるでしょう。
[Yoomとは]
では、実際にGoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下のようになります。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう！
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Workspaceのユーザー情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで業務を進めている方
・ユーザー情報の管理や更新を行っているデータ管理者の方
・Google スプレッドシートを共同編集して使用しているチームメンバー
2.Google Workspaceを活用している方
・プロジェクト作業でGoogle Workspaceを活用している方
・Googleのツールを使用して業務を進めている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のGoogleツールを活用できるため業務の効率化を図れるのがメリットです。
しかし、ユーザー情報の更新が発生した場合対応が必要となるため、本来注力すべき業務への時間を割くことになります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートでユーザー情報の更新をすると自動でGoogle Workspaceに反映することができます。
Google Workspaceへの手動による更新作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することでメンバー間の情報共有もスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを登録する必要があります。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
下の画像のように、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは最初のアプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしてください。
最初のページでは、事前に連携したアカウントの情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
全ての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
ステップ2で更新したいユーザーを検索する際、「名前」もしくは「アドレス」の情報が必要になります。
なので、下記画像のように必ず2つの情報のどちらかをあらかじめGoogleスプレッドシートに格納しておきましょう。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
続いて、「ユーザーを検索」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をしてください。
2ページ目では、ユーザーを検索するための設定をしていきます。
「名前」もしくは「アドレス」のどちらかで更新対象のユーザーを検索します。
例えば、アドレスで検索する場合、下の画像のように検索項目を「メールアドレス」に設定し、キーワードの項目にスプレッドシートからアウトプットされたアドレスの情報を入力します。
テストをして、問題なければ「保存する」をクリックして次に進みましょう。
それでは、最後のステップ「ユーザー情報を更新」をクリックしてください。
ステップ1・ステップ2と同様に最初のページはアカウント情報が載っているので、確認をして問題なければ次に進んでください。
次のページでは、実際に更新する情報を設定していきます。
ユーザーIDの項目には、ステップ2で取得したユーザーIDを設定しましょう。
更新したい項目が全て入力できたら、「テスト」をクリックしてください。
エラーが出なければ、「保存する」をクリックして全ての設定が完了です。
全ての設定が完了すると、下記画像のようなポップアップが出ます。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ユーザーアカウントの管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのユーザー削除作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.kintoneとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化されたワークフローにより、退職者のアカウント管理が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
・kintoneで更新された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、削除漏れが減少します。
■注意事項
・kintone、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.カオナビに従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加するフローです。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでグループにユーザーを追加するフローです。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleシートを使う方
・ユーザー情報の管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
2.Microsoft Entra IDを活用して業務を進めている方
・ユーザー情報の管理をしているデータ管理の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Entra IDをプロジェクトで使用する際、都度グループにユーザーの登録が必要となるため、手間です。
手動によるユーザー追加は非効率的で時間がかかり、ヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
グループへのユーザー登録を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで管理しているユーザーを自動でグループに追加することができるため、作業の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft Entra IDのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以上、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを連携する手順でした！
これで情報の更新作業がとても楽になると思います。
作業時間が短縮されることで、より優先度の高いタスクに時間を割くことができ、生産性向上につながるでしょう。
今回設定したように、Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単にご利用いただけます。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をしてみてください！
