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従業員のデータ管理をしているみなさん、情報の更新作業に必要以上の労力を割かれていると感じたことはありませんか？
管理するアカウント数が少ない場合はそれほど時間はかからないかもしれません。
しかし、アカウント数が多いと更新作業などの管理にどうしても時間がかかってしまいますよね。
この更新作業にかかる時間を削減したいとお考えなら、今回解説するフローの活用をおすすめします。
気になった方はぜひ本記事を参考にして、更新作業を自動化しましょう！
Google Workspaceでユーザー情報を更新する場合、通常手作業で対応する必要があります。
例えば、Googleスプレッドシートをメンバー管理の基幹データベースにしている場合、どちらのアプリにも入力が必要になり、二重の手間がかかってしまいます。
しかし、この連携を使えばGoogleスプレッドシートの情報を更新すると、自動でGoogle Workspaceのユーザー情報も更新されるため、手作業の負担を軽減できます。
「Googleスプレッドシートで行を更新すると、Google Workspaceのユーザー情報が自動で更新される」ということは、Googleスプレッドシートでユーザー情報の一元管理ができるということです。
情報が一元化されると、業務効率化が期待できます。
例えば、複数のアプリでデータ管理をしている場合、一方は最新のデータになっているけど、もう一方は古いデータのままということがあると思います。
情報の不整合が原因で、正しい情報の確認や修正作業が発生し、本来必要のない作業に時間がかかってしまうのはもったいないですよね。
情報の一元化は、そういったことも未然に防ぐことが可能なので、業務効率化につながるでしょう。
[Yoomとは]
では、実際にGoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下のようになります。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう！
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを登録する必要があります。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
下の画像のように、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは最初のアプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしてください。
最初のページでは、事前に連携したアカウントの情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
全ての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
ステップ2で更新したいユーザーを検索する際、「名前」もしくは「アドレス」の情報が必要になります。
なので、下記画像のように必ず2つの情報のどちらかをあらかじめGoogleスプレッドシートに格納しておきましょう。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
続いて、「ユーザーを検索」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をしてください。
2ページ目では、ユーザーを検索するための設定をしていきます。
「名前」もしくは「アドレス」のどちらかで更新対象のユーザーを検索します。
例えば、アドレスで検索する場合、下の画像のように検索項目を「メールアドレス」に設定し、キーワードの項目にスプレッドシートからアウトプットされたアドレスの情報を入力します。
テストをして、問題なければ「保存する」をクリックして次に進みましょう。
それでは、最後のステップ「ユーザー情報を更新」をクリックしてください。
ステップ1・ステップ2と同様に最初のページはアカウント情報が載っているので、確認をして問題なければ次に進んでください。
次のページでは、実際に更新する情報を設定していきます。
ユーザーIDの項目には、ステップ2で取得したユーザーIDを設定しましょう。
更新したい項目が全て入力できたら、「テスト」をクリックしてください。
エラーが出なければ、「保存する」をクリックして全ての設定が完了です。
全ての設定が完了すると、下記画像のようなポップアップが出ます。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。
2.カオナビに従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加するフローです。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでグループにユーザーを追加するフローです。
以上、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを連携する手順でした！
これで情報の更新作業がとても楽になると思います。
作業時間が短縮されることで、より優先度の高いタスクに時間を割くことができ、生産性向上につながるでしょう。
今回設定したように、Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単にご利用いただけます。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をしてみてください！
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