Googleスプレッドシートで行が更新されたらGoogle Workspaceのユーザー情報も更新する方法

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを登録する必要があります。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

下の画像のように、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！

早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは最初のアプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしてください。

最初のページでは、事前に連携したアカウントの情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、そのまま「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
<span class="mark-yellow">特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。</span>
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。

全ての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。

テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。

ステップ2で更新したいユーザーを検索する際、「名前」もしくは「アドレス」の情報が必要になります。

なので、下記画像のように<span class="mark-yellow">必ず2つの情報のどちらかをあらかじめGoogleスプレッドシートに格納しておきましょう。</span>

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.ユーザーを検索

続いて、「ユーザーを検索」をクリックしてください。

最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をしてください。

2ページ目では、ユーザーを検索するための設定をしていきます。
「名前」もしくは「アドレス」のどちらかで更新対象のユーザーを検索します。
例えば、アドレスで検索する場合、下の画像のように検索項目を「メールアドレス」に設定し、キーワードの項目にスプレッドシートからアウトプットされたアドレスの情報を入力します。

テストをして、問題なければ「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ3.ユーザー情報を更新

それでは、最後のステップ「ユーザー情報を更新」をクリックしてください。

ステップ1・ステップ2と同様に最初のページはアカウント情報が載っているので、確認をして問題なければ次に進んでください。

次のページでは、実際に更新する情報を設定していきます。
ユーザーIDの項目には、ステップ2で取得したユーザーIDを設定しましょう。

更新したい項目が全て入力できたら、「テスト」をクリックしてください。
エラーが出なければ、「保存する」をクリックして全ての設定が完了です。

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全ての設定が完了すると、下記画像のようなポップアップが出ます。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

その他GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを使った自動化の例

Yoomには、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。

2.カオナビに従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加するフローです。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Entra IDでグループにユーザーを追加するフローです。

まとめ

以上、GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceを連携する手順でした！
これで情報の更新作業がとても楽になると思います。
作業時間が短縮されることで、より優先度の高いタスクに時間を割くことができ、生産性向上につながるでしょう。

今回設定したように、Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単にご利用いただけます。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をしてみてください！