「人事異動のたびに、Google Workspaceのユーザー情報を一人ひとり手作業で更新するのが大変…」
「組織変更が多くて、部署名や役職の更新漏れや入力ミスが心配…」
このように、大量のユーザー情報を手動で管理することに限界を感じていませんか？
もし、社員リストや人事異動リストをもとに、Google Workspaceの全ユーザー情報を自動で一括更新できる仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、より戦略的なIT企画や人事制度設計といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのユーザー情報を一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
毎月Google スプレッドシートの人事異動リストをもとにGoogle Workspaceユーザー情報を一括更新する
試してみる
■概要
人事異動や組織変更のたびに発生するGoogle Workspaceのユーザー情報更新は、対象者が多いほど手間がかかる作業です。手作業による対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している人事異動リストをもとに、Google Workspaceのユーザー情報の一括更新を毎月自動で実行できます。定型的な更新作業を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理者で、定期的なユーザー情報の更新作業に手間を感じている方
- Google スプレッドシートで人事情報を管理しており、手作業での情報反映に課題がある方
- 組織変更が多く、効率的なGoogle Workspaceのユーザー一括更新の方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのリストをもとに、定時に自動で情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日の午前9時」など、定期実行したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、人事異動リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理のオペレーションを設定し、取得したリストの各行（ユーザーごと）に対して後続の処理を実行するようにします。
- 繰り返し処理の中で、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、メールアドレスなどをキーに更新対象のユーザーを特定します。
- 最後に、同じく繰り返し処理の中でGoogle Workspaceの「ユーザー情報を更新」アクションを設定し、特定したユーザーの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから情報を取得するオペレーションでは、ユーザーが人事異動リストを管理している任意のスプレッドシートIDを設定してください。
- また、同じオペレーション内で、情報を取得したいスプレッドシートのタブ名（シート名）を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートの情報をもとにGoogle Workspaceユーザーを更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートにまとめた人事異動リストの情報をもとに、毎月Google Workspaceのユーザー情報を自動で一括更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Workspace／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガー設定とGoogle Workspace・Google スプレッドシートのアクション設定
- フローをONにし、正しく動作するかを確認
毎月Google スプレッドシートの人事異動リストをもとにGoogle Workspaceユーザー情報を一括更新する
試してみる
■概要
人事異動や組織変更のたびに発生するGoogle Workspaceのユーザー情報更新は、対象者が多いほど手間がかかる作業です。手作業による対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している人事異動リストをもとに、Google Workspaceのユーザー情報の一括更新を毎月自動で実行できます。定型的な更新作業を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理者で、定期的なユーザー情報の更新作業に手間を感じている方
- Google スプレッドシートで人事情報を管理しており、手作業での情報反映に課題がある方
- 組織変更が多く、効率的なGoogle Workspaceのユーザー一括更新の方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのリストをもとに、定時に自動で情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日の午前9時」など、定期実行したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、人事異動リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理のオペレーションを設定し、取得したリストの各行（ユーザーごと）に対して後続の処理を実行するようにします。
- 繰り返し処理の中で、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、メールアドレスなどをキーに更新対象のユーザーを特定します。
- 最後に、同じく繰り返し処理の中でGoogle Workspaceの「ユーザー情報を更新」アクションを設定し、特定したユーザーの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから情報を取得するオペレーションでは、ユーザーが人事異動リストを管理している任意のスプレッドシートIDを設定してください。
- また、同じオペレーション内で、情報を取得したいスプレッドシートのタブ名（シート名）を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Google Workspaceのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
【事前準備】
フローで使用するGoogle スプレッドシートを準備してください。
今回は、人事異動リストをもとにGoogle Workspaceユーザー情報を一括更新すると想定して、Google Workspaceのユーザー情報と一致する情報を含んだ以下のようなGoogleスプレッドシートを事前に準備しています。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
毎月Google スプレッドシートの人事異動リストをもとにGoogle Workspaceユーザー情報を一括更新する
試してみる
■概要
人事異動や組織変更のたびに発生するGoogle Workspaceのユーザー情報更新は、対象者が多いほど手間がかかる作業です。手作業による対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している人事異動リストをもとに、Google Workspaceのユーザー情報の一括更新を毎月自動で実行できます。定型的な更新作業を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理者で、定期的なユーザー情報の更新作業に手間を感じている方
- Google スプレッドシートで人事情報を管理しており、手作業での情報反映に課題がある方
- 組織変更が多く、効率的なGoogle Workspaceのユーザー一括更新の方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのリストをもとに、定時に自動で情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日の午前9時」など、定期実行したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、人事異動リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理のオペレーションを設定し、取得したリストの各行（ユーザーごと）に対して後続の処理を実行するようにします。
- 繰り返し処理の中で、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、メールアドレスなどをキーに更新対象のユーザーを特定します。
- 最後に、同じく繰り返し処理の中でGoogle Workspaceの「ユーザー情報を更新」アクションを設定し、特定したユーザーの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから情報を取得するオペレーションでは、ユーザーが人事異動リストを管理している任意のスプレッドシートIDを設定してください。
- また、同じオペレーション内で、情報を取得したいスプレッドシートのタブ名（シート名）を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはフローボットに保存されているので、ここからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
あらかじめ毎日9時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定をすることもできます。希望にあわせて設定してください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：Google スプレッドシートの複数のレコードを取得する設定
フローに戻り、「複数のレコードを取得する（最大３００件）」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認してください。
まず、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、準備しておいたスプレッドシートを候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。
今回は更新ステータスが未処理の人をピックアップしたいので、以下のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、この段階で未処理に該当した田中太郎さんは以下のようにGoogle Workspaceに登録されています。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しください。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、更新ステータス、氏名、役職、メールアドレス、備考を繰り返し取得するように設定しています。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
ステップ6： Google Workspaceのユーザーを検索する設定
フローに戻り、「ユーザーを検索」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
検索項目とキーワードを設定します。
今回は以下のように設定しています。
キーワードは、ステップ5で取得した値からメールアドレスのループ変数を引用しています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※【←取得した値を引用してください】は削除してください。
