Google Workspaceで従業員を登録後にGmailで入社案内を通知する方法

新入社員が入社する際、人事・労務担当部門のスタッフは手続きや案内送付で多忙となり、その他の日常タスクに着手することが難しくなることもあるでしょう。
このGoogle WorkspaceとGmailを連携させるフローは入社案内のプロセスを自動化することで、情報の入力ミスなどのヒューマンエラーを回避し、これまで以上にスムーズな作業の遂行を実現できるはずです。
本記事では、この自動化フローの導入方法とそのメリットについて詳しく解説します。

手動作業の負担を減らしたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！

こんな方におすすめ

• Google Workspace を利用している企業の人事担当者
• 登録作業の手間を減らし、迅速な対応を求めている企業の人事担当者
• 入社案内の作業エラーを削減したいと考えている人事責任者
• 入社案内時の作業を効率化したいと考えているIT担当者

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

試してみる

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。

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[Yoomとは]

実際に「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

Google WorkspaceとGmailの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

• Google WorkspaceとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Google Workspaceのトリガー設定とGmailの設定
• トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Google WorkspaceとGmailをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle Workspaceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Workspaceを検索してください。

(2) Google Workspaceのアプリアイコンをクリックし、移行後の画面内の「Sign in with Google」をクリックします。

(3)アカウントを選択し、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle Workspaceの接続が完了しました。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(4)次にGmailのアプリ連携を行います。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(5)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

アプリの接続が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

試してみる

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。

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テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

設定フローは2つです。

・Google Workspaceのトリガー設定

(1)まず、Google Workspaceのアプリトリガーを設定します。

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

(2)まずはトリガーとなる「ユーザーが登録されたら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面で設定したアカウントの［テスト］を行い、問題なければ［次へ］をクリックします。

(5)次の画面で、注釈に沿いWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。

(6)テストに成功した後、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。

・Gmailの設定

(1)2つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。

(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。

以下の画像のように、前ステップで取得した情報を引用することもできます。
入力バーをクリックするとアウトプットが展開されるので、該当する情報を選択してください。
（例として『To』に前ステップから取得した「ユーザーのメールアドレス」を引用・設定しているものです。）

(3)入力後、［次へ］をクリックすると設定した内容の一覧が確認できます。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や、赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認できる設定を行う項目があります。
入社案内に必要なデータファイルを添付することもできますので、状況に応じて設定してください。

(4)作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］、その後、［保存する］をクリックします。(以下は作成例です。)

これで設定が完了しました。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する

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Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。

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Google WorkspaceとGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle WorkspaceとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google WorkspaceとGmailのその他の自動化例

Google Workspaceのユーザー情報が更新されたらGmailにメールを送付したり、Yoomのトリガー機能を活用して、入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付することも可能です。

入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付する

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入社日3日前になったら、GmailとZoomのアカウントを発行して該当する社員にGmailで送付するフローです。

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Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailでメールを送付する

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Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するフローです。

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Google Workspaceを活用した自動化例

Google Workspaceで従業員が登録されたら従業員毎のフォルダを作成する

フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務のスムーズな進行を後押しします。

Google Workspaceで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成するです。

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Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する

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Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。

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Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する

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Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。

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データベースやフォームと連携して、Google Workspaceに追加する

Yoomデータベースやフォーム機能の情報を元にGoogle Workspaceのアカウントを発行したり、新規ユーザーを作成・追加するため、引用ミスや登録漏れが抑制されるはずです。

入力フォームの内容でGoogleWorkspaceに新規ユーザーを作成

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新入社員のGoogleWorkspaceのアカウント発行し、メールでアカウント情報を通知します。

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Yoomフォームで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

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■概要
Yoomフォームで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍‍■このテンプレートをおすすめする方
・従業員数が多く、Google Workspaceのグループへのメンバー追加作業に時間がかかっている企業
・新入社員のメンバー登録漏れを防ぎ、オンボーディングや業務をスムーズに進めたい方
・リモートワークの導入により、非対面での入社手続きをシームレスに行いたい方
・入社手続きを標準化し、業務プロセスの属人化を防ぎたい企業

■注意事項
・Google WorkspaceとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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YoomデータベースからGoogleアカウントを発行する

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Yoomデータベースから新たにGoogleアカウントを発行します。

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Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら通知する

更新内容を自動通知することで、手動での通知作業や情報の取りこぼし防止につながるでしょう。

Google Workspaceでユーザー情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
「Google Workspaceでユーザー情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローは、ユーザー管理の効率化と情報共有をサポートする業務ワークフローです。
ユーザー情報の変更は迅速かつ正確にチーム全体に伝えることが求められます。Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを連携させることで、更新内容を自動的にTeamsへ通知し、
手動での通知作業や情報の取りこぼしを防ぐことができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを使用してユーザー管理を行っている管理者の方
・Microsoft Teamsを活用しているが、ユーザー情報の更新情報がチームに伝わりにくいと感じている方
・手動での情報通知に時間や手間をかけているIT担当者の方
・チーム内のコミュニケーション効率を向上させたい企業の管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google Workspaceでユーザー情報が更新されたらSlackに通知する

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■概要
「Google Workspaceでユーザー情報が更新されたらSlackに通知する」フローは、Google WorkspaceとSlackを連携させ、ユーザー情報の変更が発生した際に自動でチームに通知する業務ワークフローです。
このフローを活用すれば、Google Workspaceでのユーザー情報の更新が自動的にSlackに通知されるため、最新の情報をチーム全体に共有できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを利用しており、ユーザー管理の効率化を図りたいIT担当者の方
・Slackを活用してチーム内の情報共有をスムーズに行いたいチームリーダーの方
・ユーザー情報の変更をチームに伝えたい経営者やマネージャーの方
・手動での情報共有に時間を取られており、自動化を検討している組織の管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Gmailを活用した自動化例

管理している宛先へ自動でメールを送る

手動での情報取得やメール作成・送信が不要になるため、作業の手間を削減できるようになるかもしれません。

Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する

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■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方

2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方

■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

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■概要
指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客情報を管理している企業の営業やカスタマーサポートの担当者
・定期的な顧客へのフォローアップメールの送信作業を負担に感じている方
・契約の更新時期や期限に合わせ、顧客にリマインドメールを送信する必要のある法人営業担当者やアシスタント
・条件に合致する複数の顧客に対して、スケジュールを決めてクーポンなどの案内を送りたい方

■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する

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■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。

■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo

■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。

無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350

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Gmailで特定のラベルのメールが届いたらコンテンツを追加する

受信した特定のラベルのメールからAIで必要な情報を抽出するため、情報の添削作業の時間を省略できる可能性があります。

Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールの内容を整理し、Google スプレッドシートに登録する必要がある方
・顧客からの問い合わせや注文メールを一覧化し、チームで共有したいカスタマーサポートや営業の担当者
・ニュースレターやレポートメールの要点を自動抽出し、データベース化したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、メール内容の整理や記録を自動化してい進捗管理を効率化したいプロジェクトチームのマネージャーやメンバー

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、GitHubに課題を追加する

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■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、GitHubに課題を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・顧客からメールで届く問い合わせやバグ報告をGitHubで管理している開発チームのメンバー
・営業やサポートのやり取りをGitHubのIssueとして整理したい方
・ユーザーからのフィードバックを迅速に対応したいプロダクトマネージャー
・メール内容の整理や転記を自動化し、GitHubのIssue登録の手間を減らしたい方
・複数のプロジェクトを並行して進めており、各ステークホルダーからのメール依頼を効率的に管理したい事業部マネージャー

■注意事項
・Gmail、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Zendeskにチケットを作成する

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■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
・手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
・問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google WorkspaceとGmailを連携するメリット

メリット1: 手続きの迅速化

Google WorkspaceとGmailの連携フローを導入することで、入社手続きを迅速に進められるでしょう。
例えば、これまで人事担当者が手動でメールを送信する際、登録作業とメール作成に時間がかかり、迅速な入社案内を心がけてもなかなか実現できませんでした。
このフローを導入することで、情報入力の時間が節約できるため、企業全体の生産性向上が期待できます。
また、入社案内の内容が一貫して送信されるため、情報の漏洩やミスを防ぎ、スピーディな入社対応につなげられるでしょう。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

従業員情報をGoogle Workspaceに登録後、入社案内をGmailで自動通知するフローを活用することで、手動でのメール送信に伴う情報の入力ミスや送信エラーを減らせる可能性があります。
例えば、新入社員が多く入社する季節には、入社案内業務が集中し、転記ミスや誤送信が発生することもあったでしょう。
情報を自動登録できれば、このようなヒューマンエラーを最小限に抑えることができるので、案内ミスなどのトラブルの発生を防止できそうです。

メリット3: 対応のばらつきを減少させる

Google WorkspaceとGmailを連携することで、これまで入社時の手続きで発生していた対応のばらつきを減少させられるかもしれません。
従来の作業では手動で入社手続きを行うと、担当者によって案内内容が異なり混乱を招くことがありました。
この自動化の導入により、すべての新入社員に対して同じ内容で入社手続きを行えるようになるはずです。

まとめ

Google WorkspaceとGmailの連携による自動化フローは、企業の人事業務を効率化し、手続きの迅速化やヒューマンエラーの削減に貢献します。
特に入社案内のプロセスの一部を自動化することで、対応のばらつきを減少させ、すべての新入社員に対して一貫した情報を提供することが期待できます。

よりスムーズな業務運営を目指すために、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。