Google Workspaceで従業員を登録後にGmailで入社案内を通知する方法

[Yoomとは]

実際に「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

Google WorkspaceとGmailの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

• Google WorkspaceとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Google Workspaceのトリガー設定とGmailの設定
• トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Google WorkspaceとGmailをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle Workspaceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Workspaceを検索してください。

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(2) Google Workspaceのアプリアイコンをクリックし、移行後の画面内の「Sign in with Google」をクリックします。

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(3)アカウントを選択し、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle Workspaceの接続が完了しました。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(4)次にGmailのアプリ連携を行います。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(5)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

アプリの接続が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Google Workspaceのトリガー設定

(1)まず、Google Workspaceのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「ユーザーが登録されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面で設定したアカウントの［テスト］を行い、問題なければ［次へ］をクリックします。

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(5)次の画面で、注釈に沿いWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。

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(6)テストに成功した後、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。

・Gmailの設定

(1)2つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。

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(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。

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以下の画像のように、前ステップで取得した情報を引用することもできます。
入力バーをクリックするとアウトプットが展開されるので、該当する情報を選択してください。
（例として『To』に前ステップから取得した「ユーザーのメールアドレス」を引用・設定しているものです。）

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(3)入力後、［次へ］をクリックすると設定した内容の一覧が確認できます。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や、赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認できる設定を行う項目があります。
入社案内に必要なデータファイルを添付することもできますので、状況に応じて設定してください。

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(4)作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］、その後、［保存する］をクリックします。(以下は作成例です。)

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これで設定が完了しました。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Google WorkspaceとGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle WorkspaceとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google WorkspaceとGmailのその他の自動化例

Google Workspaceのユーザー情報が更新されたらGmailにメールを送付したり、Yoomのトリガー機能を活用して、入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付することも可能です。

Google Workspaceを活用した自動化例

Google Workspaceで従業員が登録されたら従業員毎のフォルダを作成する

フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務のスムーズな進行を後押しします。

データベースやフォームと連携して、Google Workspaceに追加する

Yoomデータベースやフォーム機能の情報を元にGoogle Workspaceのアカウントを発行したり、新規ユーザーを作成・追加するため、引用ミスや登録漏れが抑制されるはずです。

Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら通知する

更新内容を自動通知することで、手動での通知作業や情報の取りこぼし防止につながるでしょう。

Gmailを活用した自動化例

管理している宛先へ自動でメールを送る

手動での情報取得やメール作成・送信が不要になるため、作業の手間を削減できるようになるかもしれません。

Gmailで特定のラベルのメールが届いたらコンテンツを追加する

受信した特定のラベルのメールからAIで必要な情報を抽出するため、情報の添削作業の時間を省略できる可能性があります。

Google WorkspaceとGmailを連携するメリット

メリット1: 手続きの迅速化

Google WorkspaceとGmailの連携フローを導入することで、入社手続きを迅速に進められるでしょう。
例えば、これまで人事担当者が手動でメールを送信する際、登録作業とメール作成に時間がかかり、迅速な入社案内を心がけてもなかなか実現できませんでした。
このフローを導入することで、情報入力の時間が節約できるため、企業全体の生産性向上が期待できます。
また、入社案内の内容が一貫して送信されるため、情報の漏洩やミスを防ぎ、スピーディな入社対応につなげられるでしょう。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

従業員情報をGoogle Workspaceに登録後、入社案内をGmailで自動通知するフローを活用することで、手動でのメール送信に伴う情報の入力ミスや送信エラーを減らせる可能性があります。
例えば、新入社員が多く入社する季節には、入社案内業務が集中し、転記ミスや誤送信が発生することもあったでしょう。
情報を自動登録できれば、このようなヒューマンエラーを最小限に抑えることができるので、案内ミスなどのトラブルの発生を防止できそうです。

メリット3: 対応のばらつきを減少させる

Google WorkspaceとGmailを連携することで、これまで入社時の手続きで発生していた対応のばらつきを減少させられるかもしれません。
従来の作業では手動で入社手続きを行うと、担当者によって案内内容が異なり混乱を招くことがありました。
この自動化の導入により、すべての新入社員に対して同じ内容で入社手続きを行えるようになるはずです。

まとめ

Google WorkspaceとGmailの連携による自動化フローは、企業の人事業務を効率化し、手続きの迅速化やヒューマンエラーの削減に貢献します。
特に入社案内のプロセスの一部を自動化することで、対応のばらつきを減少させ、すべての新入社員に対して一貫した情報を提供することが期待できます。

よりスムーズな業務運営を目指すために、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。