Google WorkspaceとGmailの連携で入社案内フローを自動化する方法

Google WorkspaceとGmailの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・Google WorkspaceとGmailをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google Workspaceのトリガー設定とGmailの設定
・トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Google WorkspaceとGmailをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle Workspaceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Workspaceを検索してください。

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(2) Google Workspaceのアプリアイコンをクリックし、移行後の画面内の「Sign in with Google」をクリックします。

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(3)アカウントを選択し、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle Workspaceの接続が完了しました。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(4)次にGmailのアプリ連携を行います。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(5)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

アプリの接続が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Google Workspaceのトリガー設定

(1)まず、Google Workspaceのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「ユーザーが登録されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面で設定したアカウントの［テスト］を行い、問題なければ［次へ］をクリックします。

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(5)次の画面で、注釈に沿いWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。

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(6)テストに成功した後、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。

・Gmailの設定

(1)2つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。

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(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。

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以下の画像のように、前ステップで取得した情報を引用することもできます。
入力バーをクリックするとアウトプットが展開されるので、該当する情報を選択してください。
（例として『To』に前ステップから取得した「ユーザーのメールアドレス」を引用・設定しているものです。）

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(3)入力後、［次へ］をクリックすると設定した内容の一覧が確認できます。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や、赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認できる設定を行う項目があります。
入社案内に必要なデータファイルを添付することもできますので、状況に応じて設定してください。

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(4)作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］、その後、［保存する］をクリックします。(以下は作成例です。)

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これで設定が完了しました。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Google Workspaceを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付する

Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するので情報連携を迅速に行うことができます。
ユーザー情報の更新に関する通知が自動化されるため、業務の効率化を図ることができます。

入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付する

このフローを活用することで、手作業でのアカウント発行とメール送信にかかる時間の短縮が期待できます。
アカウント情報の間違いやメール送信ミスを減少させることにもつながるでしょう。

履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録する

従業員情報の登録を正確に行いたいという方におすすめのテンプレートです。
Google Workspaceへの従業員を自動で登録できるため、データの誤入力や登録漏れを防止することができます。

まとめ

Google WorkspaceとGmailの連携による自動化フローは、企業の人事業務を効率化し、手続きの迅速化やヒューマンエラーの削減に貢献します。
特に入社案内のプロセスの一部を自動化することで、対応のばらつきを減少させ、すべての新入社員に対して一貫した情報を提供することが期待できます。

よりスムーズな業務運営を目指すために、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。