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Google Workspaceで従業員を登録後にGmailで入社案内を通知する方法
新入社員が入社する際、人事・労務担当部門のスタッフは手続きや案内送付で多忙となり、その他の日常タスクに着手することが難しくなることもあるでしょう。
このGoogle WorkspaceとGmailを連携させるフローは入社案内のプロセスを自動化することで、情報の入力ミスなどのヒューマンエラーを回避し、これまで以上にスムーズな作業の遂行を実現できるはずです。
本記事では、この自動化フローの導入方法とそのメリットについて詳しく解説します。
手動作業の負担を減らしたいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！
こんな方におすすめ
- Google Workspace を利用している企業の人事担当者
- 登録作業の手間を減らし、迅速な対応を求めている企業の人事担当者
- 入社案内の作業エラーを削減したいと考えている人事責任者
- 入社案内時の作業を効率化したいと考えているIT担当者
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
[Yoomとは]
実際に「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
Google WorkspaceとGmailの連携フローの作り方
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- Google WorkspaceとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Google Workspaceのトリガー設定とGmailの設定
- トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
・Google WorkspaceとGmailをマイアプリ連携
(1)まずはGoogle Workspaceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Workspaceを検索してください。
(2) Google Workspaceのアプリアイコンをクリックし、移行後の画面内の「Sign in with Google」をクリックします。
(3)アカウントを選択し、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle Workspaceの接続が完了しました。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
(4)次にGmailのアプリ連携を行います。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
アプリの接続が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
・Google Workspaceのトリガー設定
(1)まず、Google Workspaceのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「ユーザーが登録されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で設定したアカウントの［テスト］を行い、問題なければ［次へ］をクリックします。
(5)次の画面で、注釈に沿いWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
(6)テストに成功した後、問題がなければ［保存する］をクリックしてください。
・Gmailの設定
(1)2つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。
(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
以下の画像のように、前ステップで取得した情報を引用することもできます。
入力バーをクリックするとアウトプットが展開されるので、該当する情報を選択してください。
（例として『To』に前ステップから取得した「ユーザーのメールアドレス」を引用・設定しているものです。）
(3)入力後、［次へ］をクリックすると設定した内容の一覧が確認できます。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や、赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認できる設定を行う項目があります。
入社案内に必要なデータファイルを添付することもできますので、状況に応じて設定してください。
(4)作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］、その後、［保存する］をクリックします。(以下は作成例です。)
これで設定が完了しました。
・トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google WorkspaceとGmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle WorkspaceとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Google WorkspaceとGmailのその他の自動化例
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたらGmailにメールを送付したり、Yoomのトリガー機能を活用して、入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付することも可能です。
■概要
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するので情報連携を迅速に行うことができます。
・Google Workspaceのユーザー情報の更新に関する通知が自動化されるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要新入社員の受け入れ準備において、入社日直前のアカウント発行業務は、複数のツールへの手入力が必要となり、担当者の方の負担になりがちです。特に、適切なタイミングでのアカウント発行と通知は、スムーズなオンボーディングのために重要ですが、手作業では漏れや遅れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、入社日の3日前を起点としてGoogle WorkspaceやZoomのアカウントを自動で発行し、本人宛にGmailで通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 新入社員のアカウント発行業務を効率化したい人事・労務担当者の方
- 複数のSaaSアカウントを手作業で管理している情報システム部門の方
- 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- 入社日に合わせてアカウント発行から通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるアカウント情報の設定ミスや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ- はじめに、Zoom、Google Workspace、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベース機能を選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」というアクションを設定します。ここでは入社日が3日後に迫った従業員情報を対象とします。
- 次に、オペレーションで計算機能を設定し、入社日などの日付情報を処理します。
- 必要に応じて待機機能を設定し、後続の処理を指定した時間だけ待機させます。
- 次に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 続いて、Zoomの「ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したアカウント情報を本人宛に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- データベース機能では、取得したいレコードの条件（例えば、特定の部署や役職など）を任意にカスタマイズできます。
- 日時・日付の加算減算のオペレーションでは、前段のデータベースで取得した入社日などの値を変数として利用し、変換後の形式を選択することが可能です。
- 待機機能を利用する際は、後続の処理を開始するまでの待機時間を任意で設定できます。
- Google WorkspaceやZoomでユーザーを追加する際に、氏名やメールアドレスなどの各項目に、データベースから取得した情報を変数として設定できます。
- Gmailの設定では、宛先、件名、メッセージ内容を自由に設定でき、前段のオペレーションで作成したアカウント情報などを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項- Zoom、Google Workspace、GmailそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Workspace、「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するので情報連携を迅速に行うことができます。
・Google Workspaceのユーザー情報の更新に関する通知が自動化されるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員のアカウント発行業務を効率化したい人事・労務担当者の方
- 複数のSaaSアカウントを手作業で管理している情報システム部門の方
- 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 入社日に合わせてアカウント発行から通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるアカウント情報の設定ミスや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Google Workspace、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベース機能を選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」というアクションを設定します。ここでは入社日が3日後に迫った従業員情報を対象とします。
- 次に、オペレーションで計算機能を設定し、入社日などの日付情報を処理します。
- 必要に応じて待機機能を設定し、後続の処理を指定した時間だけ待機させます。
- 次に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 続いて、Zoomの「ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したアカウント情報を本人宛に送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- データベース機能では、取得したいレコードの条件（例えば、特定の部署や役職など）を任意にカスタマイズできます。
- 日時・日付の加算減算のオペレーションでは、前段のデータベースで取得した入社日などの値を変数として利用し、変換後の形式を選択することが可能です。
- 待機機能を利用する際は、後続の処理を開始するまでの待機時間を任意で設定できます。
- Google WorkspaceやZoomでユーザーを追加する際に、氏名やメールアドレスなどの各項目に、データベースから取得した情報を変数として設定できます。
- Gmailの設定では、宛先、件名、メッセージ内容を自由に設定でき、前段のオペレーションで作成したアカウント情報などを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Zoom、Google Workspace、GmailそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Workspace、「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
Google Workspaceを活用した自動化例
Google Workspaceで従業員が登録されたら従業員毎のフォルダを作成する
フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務のスムーズな進行を後押しします。
■概要新しい従業員が入社するたびに、Dropboxで個別のフォルダを手作業で作成するのは手間がかかり、管理も煩雑になりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しい従業員が登録されると、その情報を基にDropboxへ自動で専用フォルダが作成されるため、入社準備に伴う定型業務を効率化できます。手作業による作成漏れや命名ミスを防ぎ、スムーズな情報管理体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google WorkspaceとDropboxで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 新入社員の入社対応が多く、関連する手作業を自動化したいと考えている方
- 従業員ごとのデータ管理を効率化し、属人化を防ぎたい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット- Google Workspaceに従業員が登録されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理体制の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google WorkspaceとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダ名に使用するGoogle Workspaceの従業員情報を任意に設定できます。例えば、「氏名」や「従業員ID」などを組み合わせて、管理しやすいフォルダ名にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle Workspaceを利用している方
・Googleサービスを利用して業務を進めている方
2.フォルダ管理をクラウド上で行う方
・OneDriveを利用してフォルダ管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理をすることができ、チーム内での共同作業をスムーズに行えるのがメリットです。
しかし、OneDriveへのフォルダ作成を手動で行う場合、作成漏れやフォルダ名の誤りが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が登録されるとOneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動作業におけるミスを軽減します。
フォルダの作成を自動化することで、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Google Workspace、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google Workspaceでアカウントを発行し、その後Microsoft SharePointで手動で個人用フォルダを作成する作業は、手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Google Workspaceに従業員が新しく登録されたことを検知して、Microsoft SharePointに従業員ごとの専用フォルダを自動で作成します。
これにより、入社対応における手作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointで入社手続きを行っている人事・総務担当の方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、ヒューマンエラーをなくしたい情報システム担当の方
- 従業員の入社関連業務を効率化し、組織全体の生産性向上を目指しているマネジメント層の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへの従業員登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新しい従業員が登録された際にフローが自動で起動するようになります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、より詳細なユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報（氏名など）をフォルダ名として指定し、個人用のフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガー設定では、連携するアカウント情報を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」オペレーションでは、検索対象となる項目やキーワードを任意で設定することが可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成先のサイトID、ドライブID、親フォルダ名などを任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、Google Workspaceから取得した「氏名」や「社員番号」などの情報を組み合わせて、命名規則に沿った形で自由に設定できます。
■注意事項
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google WorkspaceとDropboxで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 新入社員の入社対応が多く、関連する手作業を自動化したいと考えている方
- 従業員ごとのデータ管理を効率化し、属人化を防ぎたい情報システム部門の方
- Google Workspaceに従業員が登録されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理体制の標準化に繋がります。
- はじめに、Google WorkspaceとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとにフォルダを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダ名に使用するGoogle Workspaceの従業員情報を任意に設定できます。例えば、「氏名」や「従業員ID」などを組み合わせて、管理しやすいフォルダ名にカスタマイズすることが可能です。
- Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle Workspaceを利用している方
・Googleサービスを利用して業務を進めている方
2.フォルダ管理をクラウド上で行う方
・OneDriveを利用してフォルダ管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理をすることができ、チーム内での共同作業をスムーズに行えるのがメリットです。
しかし、OneDriveへのフォルダ作成を手動で行う場合、作成漏れやフォルダ名の誤りが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が登録されるとOneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動作業におけるミスを軽減します。
フォルダの作成を自動化することで、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Google Workspace、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google Workspaceでアカウントを発行し、その後Microsoft SharePointで手動で個人用フォルダを作成する作業は、手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Google Workspaceに従業員が新しく登録されたことを検知して、Microsoft SharePointに従業員ごとの専用フォルダを自動で作成します。
これにより、入社対応における手作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointで入社手続きを行っている人事・総務担当の方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、ヒューマンエラーをなくしたい情報システム担当の方
- 従業員の入社関連業務を効率化し、組織全体の生産性向上を目指しているマネジメント層の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへの従業員登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新しい従業員が登録された際にフローが自動で起動するようになります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、より詳細なユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報（氏名など）をフォルダ名として指定し、個人用のフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガー設定では、連携するアカウント情報を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」オペレーションでは、検索対象となる項目やキーワードを任意で設定することが可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成先のサイトID、ドライブID、親フォルダ名などを任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、Google Workspaceから取得した「氏名」や「社員番号」などの情報を組み合わせて、命名規則に沿った形で自由に設定できます。
■注意事項
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
データベースやフォームと連携して、Google Workspaceに追加する
Yoomデータベースやフォーム機能の情報を元にGoogle Workspaceのアカウントを発行したり、新規ユーザーを作成・追加するため、引用ミスや登録漏れが抑制されるはずです。
■概要新しいメンバーが加わるたびに、一つひとつ手作業でGoogleアカウントを発行するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 特にアカウント発行の依頼が複数重なると、対応に時間がかかったり、設定ミスが発生したりする可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースに登録されたメンバー情報をもとにGoogleアカウントの発行を自動化できるため、こうしたアカウント管理に関する課題をスムーズに削減します。■このテンプレートをおすすめする方- 新入社員や業務委託メンバーのアカウント発行を手作業で行っている情報システム担当者の方
- メンバーの入退社に伴うアカウント管理業務を効率化したいと考えている管理部門の方
- 手作業によるアカウントの設定ミスを減らし、オンボーディングを円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Yoomデータベースの情報をもとにアカウントが自動発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による氏名やメールアドレスの入力間違い、パスワードの設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベースを選択し、「データベースから対象のレコードを選択する」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「Googleアカウントを発行」アクションを設定して、データベースから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーで設定するYoomデータベースは、アカウント発行対象のメンバー情報を格納した任意のデータベースに設定してください。
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に使用する氏名やメールアドレスなどの情報は、Yoomデータベースの任意のカラムから指定できます。
■注意事項- Google WorkspaceとYoomを連携してください。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceを利用しており、新入社員のアカウント追加を手作業で行っている方
- Yoomフォームで入社申請を受け付けており、承認後の作業を自動化したいと考えている方
- 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、担当者の負担を軽くしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム承認からGoogle Workspaceへのメンバー追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるメンバーの追加漏れや、関係部署のメーリングリストへの追加忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
- トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、入社申請フォームを作成します。
- オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、申請内容の承認フローを組み込みます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」を設定し、承認後にフォームで取得した従業員情報を基にメンバーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomフォームの項目は、氏名やメールアドレス、所属部署など、自社の入社手続きに必要な情報に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- 承認依頼のアクションでは、実際の業務フローに応じて承認者や承認のステップを任意で設定することが可能です。
- Google Workspaceにメンバーを追加する際、対象となるグループIDを任意で指定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行業務は、人事や情報システム部門にとって重要なタスクである一方、手作業での対応は手間がかかり、入力ミスなども発生しがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Yoomの入力フォームに情報を登録するだけで、Google Workspaceへの新規ユーザー作成からアカウント情報の通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに削減します。■このテンプレートをおすすめする方- Google Workspaceのユーザー作成を手作業で行っており、効率化したい方
- 新入社員の入社手続きを担当しており、業務負担の軽減を目指す人事担当者の方
- 手作業によるアカウント発行で、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの一度の入力でユーザー作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記が減ることで、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、新規ユーザー作成に必要な情報を登録するフォームを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「Google Workspaceのアカウントを発行」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を連携します
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを追加し、発行されたアカウント情報を本人や関係者に自動で送付するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、氏名や部署名など、ユーザー登録に必要な質問項目を任意で設定可能です
- Google Workspaceに連携する情報は、フォームで受け取った情報の中から姓名やメールアドレスなど、必要な項目を任意で設定できます
- 「メールを送る」オペレーションでは、アカウント情報を通知する宛先、件名、本文の内容を任意で設定できます
■注意事項- Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 新入社員や業務委託メンバーのアカウント発行を手作業で行っている情報システム担当者の方
- メンバーの入退社に伴うアカウント管理業務を効率化したいと考えている管理部門の方
- 手作業によるアカウントの設定ミスを減らし、オンボーディングを円滑に進めたい方
- Yoomデータベースの情報をもとにアカウントが自動発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による氏名やメールアドレスの入力間違い、パスワードの設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベースを選択し、「データベースから対象のレコードを選択する」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「Googleアカウントを発行」アクションを設定して、データベースから取得した情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するYoomデータベースは、アカウント発行対象のメンバー情報を格納した任意のデータベースに設定してください。
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に使用する氏名やメールアドレスなどの情報は、Yoomデータベースの任意のカラムから指定できます。
- Google WorkspaceとYoomを連携してください。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理、特にGoogle Workspaceのグループへの追加作業に手間を感じていませんか。承認後の手作業による追加は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねないため、担当者にとって負荷の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceの指定グループに従業員を追加し、手作業によるアカウント管理の負担を軽減することで、スムーズな受け入れ体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceを利用しており、新入社員のアカウント追加を手作業で行っている方
- Yoomフォームで入社申請を受け付けており、承認後の作業を自動化したいと考えている方
- 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、担当者の負担を軽くしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム承認からGoogle Workspaceへのメンバー追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるメンバーの追加漏れや、関係部署のメーリングリストへの追加忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。
- トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、入社申請フォームを作成します。
- オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、申請内容の承認フローを組み込みます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」を設定し、承認後にフォームで取得した従業員情報を基にメンバーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomフォームの項目は、氏名やメールアドレス、所属部署など、自社の入社手続きに必要な情報に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- 承認依頼のアクションでは、実際の業務フローに応じて承認者や承認のステップを任意で設定することが可能です。
- Google Workspaceにメンバーを追加する際、対象となるグループIDを任意で指定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Workspaceのユーザー作成を手作業で行っており、効率化したい方
- 新入社員の入社手続きを担当しており、業務負担の軽減を目指す人事担当者の方
- 手作業によるアカウント発行で、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- フォームへの一度の入力でユーザー作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記が減ることで、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
- はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、新規ユーザー作成に必要な情報を登録するフォームを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「Google Workspaceのアカウントを発行」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を連携します
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを追加し、発行されたアカウント情報を本人や関係者に自動で送付するように設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、氏名や部署名など、ユーザー登録に必要な質問項目を任意で設定可能です
- Google Workspaceに連携する情報は、フォームで受け取った情報の中から姓名やメールアドレスなど、必要な項目を任意で設定できます
- 「メールを送る」オペレーションでは、アカウント情報を通知する宛先、件名、本文の内容を任意で設定できます
- Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら通知する
更新内容を自動通知することで、手動での通知作業や情報の取りこぼし防止につながるでしょう。
■概要
人事異動や組織変更に伴いGoogle Workspaceのユーザー情報を更新した後、関係者へ個別に連絡する作業は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。
このような定型的な情報共有の作業は、担当者にとって負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceでユーザー情報が更新されると、自動でSlackの指定チャンネルに通知が飛ぶため、手作業での連絡が不要になり、情報共有を確実に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理を行っており、情報更新時の連絡を自動化したい情報システム担当者の方
- 従業員の異動や入退社情報を、関連部署へ迅速かつ確実に共有したい人事・総務担当者の方
- Slackを活用した情報共有の抜け漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceの情報を更新するだけで、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が届くため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での連絡による通知漏れや伝達内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Google Workspaceから取得した更新内容を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、今回の「ユーザー情報が更新されたら」の他に、「ユーザー情報が登録されたら」といったアクションにも変更できるため、新規入社者のアカウント作成時にも応用可能です。
- Slackにメッセージを投稿するアクションでは、通知したいチャンネルを候補の中から任意で選択してください。
■注意事項
- Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
従業員の異動や役職変更に伴うユーザー情報の更新作業と、関係者への連絡は手間がかかる業務ではないでしょうか。
特にGoogle Workspaceで情報を更新した後、手作業でMicrosoft Teamsに通知していると、連絡の漏れや遅延が発生するリスクも考えられます。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを利用し、従業員情報の共有を効率化したい情報システム担当者の方
- 従業員の異動情報を手作業で連絡しており、手間や連絡漏れに課題を感じている人事・総務担当者の方
- 社内の情報伝達を自動化することで、迅速かつ正確な情報共有体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceの情報が更新されると、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報伝達によって発生しがちな連絡漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、更新内容を特定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーを「ユーザー情報が登録されたら」に変更することで、情報更新時だけでなく、新規ユーザー登録時の通知ワークフローとしても活用できます。
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを、ご利用の環境に合わせて候補から選択してください。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
人事異動や組織変更に伴いGoogle Workspaceのユーザー情報を更新した後、関係者へ個別に連絡する作業は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。
このような定型的な情報共有の作業は、担当者にとって負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceでユーザー情報が更新されると、自動でSlackの指定チャンネルに通知が飛ぶため、手作業での連絡が不要になり、情報共有を確実に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理を行っており、情報更新時の連絡を自動化したい情報システム担当者の方
- 従業員の異動や入退社情報を、関連部署へ迅速かつ確実に共有したい人事・総務担当者の方
- Slackを活用した情報共有の抜け漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceの情報を更新するだけで、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が届くため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での連絡による通知漏れや伝達内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Google Workspaceから取得した更新内容を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、今回の「ユーザー情報が更新されたら」の他に、「ユーザー情報が登録されたら」といったアクションにも変更できるため、新規入社者のアカウント作成時にも応用可能です。
- Slackにメッセージを投稿するアクションでは、通知したいチャンネルを候補の中から任意で選択してください。
■注意事項
- Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
従業員の異動や役職変更に伴うユーザー情報の更新作業と、関係者への連絡は手間がかかる業務ではないでしょうか。
特にGoogle Workspaceで情報を更新した後、手作業でMicrosoft Teamsに通知していると、連絡の漏れや遅延が発生するリスクも考えられます。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを利用し、従業員情報の共有を効率化したい情報システム担当者の方
- 従業員の異動情報を手作業で連絡しており、手間や連絡漏れに課題を感じている人事・総務担当者の方
- 社内の情報伝達を自動化することで、迅速かつ正確な情報共有体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceの情報が更新されると、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報伝達によって発生しがちな連絡漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、更新内容を特定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーを「ユーザー情報が登録されたら」に変更することで、情報更新時だけでなく、新規ユーザー登録時の通知ワークフローとしても活用できます。
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを、ご利用の環境に合わせて候補から選択してください。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailを活用した自動化例
管理している宛先へ自動でメールを送る
手動での情報取得やメール作成・送信が不要になるため、作業の手間を削減できるようになるかもしれません。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Zoomウェビナーの開催は効果的なリード獲得手段ですが、終了後のフォローメールの送信に手間がかかっていると感じることはありませんか。参加者一人ひとりへの手作業でのメール送信は時間がかかる上、送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、参加者リストの取得からGmailでのフォローメール送信までの一連の流れを自動化し、迅速かつ確実なフォローアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomウェビナー後のフォローメール作成や送信を手作業で行い、非効率だと感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なアプローチで、エンゲージメントを高めたいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- ウェビナー終了後に参加者情報を自動で取得しGmailでメールを送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での宛先設定や情報転記が不要になるため、送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得した登録者リストのデータをもとに、後続の処理を繰り返すため「ループ機能」を設定します
- 最後に、ループ処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、フローボットを起動したいウェビナーが開催されるアカウントのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomアクションで取得した参加者リストなど、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定します。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段で取得した参加者の氏名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要Notionで管理している顧客リストへの定期的な連絡を手作業で行っていませんか。手動でのメール送信は時間がかかるだけでなく、宛先間違いや送信漏れといったミスが発生しやすい業務です。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionのデータベースから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できます。定期的な連絡業務の効率化を実現し、本来注力すべきコア業務へ時間を使うことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで顧客情報を管理し、定期的にメールを送信しているマーケティング担当者の方
- 手作業でのメール一斉送信に時間がかかり、送信漏れなどのミスをなくしたい方
- 顧客へのフォローアップや案内を自動化し、効率的に関係性を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- 指定した日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた顧客への連絡業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での宛先指定や情報転記が不要になるため、送信先の間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定した日時になったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、顧客情報が格納されたデータベースを指定します。
- 次に、ループ機能を設定し、取得した顧客情報をもとに後続の処理を繰り返すようにします。
- 最後に、ループ内のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各顧客宛に定型文メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、メールを送信したい日時（例：毎月1日の午前10時など）を任意で設定してください。
- Notionから情報を取得する際に、対象となる顧客リストが保存されているデータベースのIDを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のNotionで取得したレコードのリストなど、繰り返し処理の対象としたい値を設定します。
- Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名などを本文に差し込むことも可能です。
■注意事項- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメール作成や送信を手作業で行い、非効率だと感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なアプローチで、エンゲージメントを高めたいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後に参加者情報を自動で取得しGmailでメールを送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での宛先設定や情報転記が不要になるため、送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します
- 次に、取得した登録者リストのデータをもとに、後続の処理を繰り返すため「ループ機能」を設定します
- 最後に、ループ処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、フローボットを起動したいウェビナーが開催されるアカウントのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomアクションで取得した参加者リストなど、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定します。
- Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段で取得した参加者の氏名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報を管理し、定期的にメールを送信しているマーケティング担当者の方
- 手作業でのメール一斉送信に時間がかかり、送信漏れなどのミスをなくしたい方
- 顧客へのフォローアップや案内を自動化し、効率的に関係性を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた顧客への連絡業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での宛先指定や情報転記が不要になるため、送信先の間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定した日時になったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、顧客情報が格納されたデータベースを指定します。
- 次に、ループ機能を設定し、取得した顧客情報をもとに後続の処理を繰り返すようにします。
- 最後に、ループ内のオペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各顧客宛に定型文メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、メールを送信したい日時（例：毎月1日の午前10時など）を任意で設定してください。
- Notionから情報を取得する際に、対象となる顧客リストが保存されているデータベースのIDを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のNotionで取得したレコードのリストなど、繰り返し処理の対象としたい値を設定します。
- Gmailの送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名などを本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたらコンテンツを追加する
受信した特定のラベルのメールからAIで必要な情報を抽出するため、情報の添削作業の時間を省略できる可能性があります。
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
- 手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
- 問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにZendeskのチケットが自動で作成されるため、手作業での転記やシステム間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による対応漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」を設定し、前のステップで抽出した情報を件名や詳細にマッピングしてチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で指定できます。また、フローの起動間隔も設定可能です。
- OCR機能の設定では、チケット作成に利用したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出項目として任意で設定します。対象のテキストには、トリガーで取得したメール本文などをアウトプットから指定できます。
- Zendeskでチケットを作成するアクションでは、利用しているZendeskのサブドメインを設定します。また、チケットの件名や詳細には、前のステップで抽出した情報を埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Gmailで受け取った開発依頼やバグ報告などを、手作業でGitHubのIssueに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業による転記は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をトリガーにして、GitHubへのIssue追加を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受けた依頼や報告を、手作業でGitHubのIssueに登録している開発担当者の方
- 開発プロジェクトにおいて、メールからの課題起票プロセスを効率化したいと考えているマネージャーの方
- GitHubへのIssue登録漏れや転記ミスをなくし、タスク管理を正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけでGitHubにIssueが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、内容の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGitHubをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの件名や本文から、課題のタイトルや詳細などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」を選択し、AI機能で抽出した情報を利用して、新しい課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメールの件名や本文など、どの情報から何を抽出するかを任意で指定することが可能です。
- GitHubのIssueを作成する際に、AI機能で抽出した値をタイトルや本文など、どのフィールドに反映させるかを自由に設定してください。
■注意事項- Gmail、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Gmailに届くお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で内容を抽出し、要約した上でGoogle スプレッドシートへ追加することが可能です。手作業によるメール管理を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した問い合わせや注文メールの管理を効率化したい方
- Google スプレッドシートへの手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- メール対応業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信すると、自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ記録するため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションで要約機能の「要約する」を設定し、前のステップで抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、指定のスプレッドシートに情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能では、受信したメールの本文や件名などから、抽出したいテキスト項目を任意で設定できます。
- 要約機能では、要約の対象としたいテキストや、要約後の文字数を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートでレコードを追加する際に、対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 書類を発行する機能についての詳細は、下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
- 手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
- 問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにZendeskのチケットが自動で作成されるため、手作業での転記やシステム間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による対応漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」を設定し、前のステップで抽出した情報を件名や詳細にマッピングしてチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で指定できます。また、フローの起動間隔も設定可能です。
- OCR機能の設定では、チケット作成に利用したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出項目として任意で設定します。対象のテキストには、トリガーで取得したメール本文などをアウトプットから指定できます。
- Zendeskでチケットを作成するアクションでは、利用しているZendeskのサブドメインを設定します。また、チケットの件名や詳細には、前のステップで抽出した情報を埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた依頼や報告を、手作業でGitHubのIssueに登録している開発担当者の方
- 開発プロジェクトにおいて、メールからの課題起票プロセスを効率化したいと考えているマネージャーの方
- GitHubへのIssue登録漏れや転記ミスをなくし、タスク管理を正確に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけでGitHubにIssueが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、内容の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGitHubをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの件名や本文から、課題のタイトルや詳細などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」を選択し、AI機能で抽出した情報を利用して、新しい課題を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
- AI機能の設定では、受信したメールの件名や本文など、どの情報から何を抽出するかを任意で指定することが可能です。
- GitHubのIssueを作成する際に、AI機能で抽出した値をタイトルや本文など、どのフィールドに反映させるかを自由に設定してください。
■注意事項
- Gmail、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせや注文メールの管理を効率化したい方
- Google スプレッドシートへの手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- メール対応業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信すると、自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ記録するため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションで要約機能の「要約する」を設定し、前のステップで抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、指定のスプレッドシートに情報を追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能では、受信したメールの本文や件名などから、抽出したいテキスト項目を任意で設定できます。
- 要約機能では、要約の対象としたいテキストや、要約後の文字数を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートでレコードを追加する際に、対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 書類を発行する機能についての詳細は、下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
Google WorkspaceとGmailを連携するメリット
メリット1: 手続きの迅速化
Google WorkspaceとGmailの連携フローを導入することで、入社手続きを迅速に進められるでしょう。
例えば、これまで人事担当者が手動でメールを送信する際、登録作業とメール作成に時間がかかり、迅速な入社案内を心がけてもなかなか実現できませんでした。
このフローを導入することで、情報入力の時間が節約できるため、企業全体の生産性向上が期待できます。
また、入社案内の内容が一貫して送信されるため、情報の漏洩やミスを防ぎ、スピーディな入社対応につなげられるでしょう。
メリット2: ヒューマンエラーの削減
従業員情報をGoogle Workspaceに登録後、入社案内をGmailで自動通知するフローを活用することで、手動でのメール送信に伴う情報の入力ミスや送信エラーを減らせる可能性があります。
例えば、新入社員が多く入社する季節には、入社案内業務が集中し、転記ミスや誤送信が発生することもあったでしょう。
情報を自動登録できれば、このようなヒューマンエラーを最小限に抑えることができるので、案内ミスなどのトラブルの発生を防止できそうです。
メリット3: 対応のばらつきを減少させる
Google WorkspaceとGmailを連携することで、これまで入社時の手続きで発生していた対応のばらつきを減少させられるかもしれません。
従来の作業では手動で入社手続きを行うと、担当者によって案内内容が異なり混乱を招くことがありました。
この自動化の導入により、すべての新入社員に対して同じ内容で入社手続きを行えるようになるはずです。
まとめ
Google WorkspaceとGmailの連携による自動化フローは、企業の人事業務を効率化し、手続きの迅速化やヒューマンエラーの削減に貢献します。
特に入社案内のプロセスの一部を自動化することで、対応のばらつきを減少させ、すべての新入社員に対して一貫した情報を提供することが期待できます。
よりスムーズな業務運営を目指すために、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
