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Google WorkspaceとHRMOSを使用して従業員データを管理している方で、従業員情報のそれぞれの管理に課題を感じている方はいませんか？
Google WorkspaceとHRMOSの連携により、従業員情報の登録作業を自動化することで、手動でのデータ入力作業の削減や転記ミスの防止が期待できます。
これにより、企業の生産性を向上させることができるかもしれません。
この記事では、自動化フローの具体的な設定方法とそのメリットについて詳しく解説します。
・Google WorkspaceとHRMOSを活用している企業の人事担当者
・新規採用が頻繁に行われる企業の人事担当者
・データ入力作業のミス削減を重視する責任者
・Google Workspaceを基盤に業務効率化を検討している方
・人事業務の自動化に興味がある企業の経営者
Google Workspaceに従業員が登録されると、その情報が自動的にHRMOSに反映されるフローを導入することで、手動での入力作業を削減できます。
一例として、人事部門担当者が新規従業員の情報を別途HRMOSに入力する時間と手間が省けるので、他の重要な業務に時間を充てられるようになるかもしれません。
特に、従業員数が多い企業や新規採用が頻繁に行われる企業において、作業時間の節約は、生産性向上に対し大きな効果を発揮するでしょう。
手動で従業員情報を登録する際、入力ミスやデータの重複などが発生するリスクがありますが、Google WorkspaceとHRMOSの連携により、従業員情報は正確な情報を保ったまま、自動反映されるようになります。
例えば、Google Workspaceに情報を登録するだけで自動的にHRMOSにも同じ内容が反映されるため、手入力による誤りや重複登録の発生を防止することができます。
作業ミスが減少することで、人事・労務担当者は安心して業務を遂行できるようになるかもしれません。
この自動化フローの導入により、人事部門の作業負担が軽減されます。
具体例として、これまで新規採用が多い時期に、毎回手動で従業員情報を入力する作業で時間と労力を浪費していましたが、異なるアプリへの情報の転記作業が自動化されることで、人事部門の担当者が情報を管理する際のストレスを軽減できるでしょう。
従業員の負担を軽減することで、企業の生産性を向上させることもできるかもしれません。
[Yoomとは]
それでは、実際に「Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの効率化を図りたい方
・Google Workspaceで管理する従業員データの他のシステムへの連携を検討している方
2. HRMOSを使用して人事労務の管理を行っている企業
・新入社員の情報登録に手間を取られている方
・勤怠管理の準備や労務の手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、HRMOSの社員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・このフローでは、HRMOSにはユーザー登録日が入社日として反映されます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・Google WorkspaceとHRMOSをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google Workspaceのトリガー設定とAIによるデータ抽出、続くHRMOSの設定
・トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google Workspaceをクリックします。
表示された画面の「Sign in with Google」をクリックしてください。
(3)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
(4)まずは1つ目のGoogle Workspaceの接続が完了しました。
・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(5)次にHRMOSのアプリ連携を行います。
Google Workspaceのマイアプリ登録と同様に、HRMOSを選択しましょう。
(6)連携するHRMOSの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
HRMOSのアプリ登録の方法については、こちらのページも確認しましょう。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの効率化を図りたい方
・Google Workspaceで管理する従業員データの他のシステムへの連携を検討している方
2. HRMOSを使用して人事労務の管理を行っている企業
・新入社員の情報登録に手間を取られている方
・勤怠管理の準備や労務の手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、HRMOSの社員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・このフローでは、HRMOSにはユーザー登録日が入社日として反映されます。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは4つです。
(1)まず、Google Workspaceのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「ユーザーが登録されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で［テスト］をクリックし、問題がなければ［次へ］をクリックします。
(4)次画面では、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
注釈に沿って操作を進めましょう。
(5)操作完了後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)2つ目のアクション「ユーザーを検索」をクリックしましょう。
移行後の画面でGoogle Workspaceのアカウント情報が入力されていることを確認し［次へ］をクリックします。
(7)次の画面で「検索項目」をプルダウンから選択します。
今回は『メールアドレス』を指定します。
(8)「キーワード」の項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップで取得した情報をアウトプットとして引用できます。
（今回は例として、『ユーザーのメールアドレス』を引用・設定しています。）
(9)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)続けて、3つ目のアクション「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
(2)こちらはすでに設定が完了しているアクションですので、内容を確認し、［次へ］をクリックしましょう。
(3)すでに『名前』が「対象のテキスト」として設定されていますが、以下画面のように「アウトプット」は状況に応じて任意で設定できます。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
(4)「抽出したい項目」の内容に姓,名などの指定をしテストを行います。その後姓と名が取得できたら［保存する］をクリックします。
(1)最後に、4つ目のアクション「社員を登録」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次画面で「姓」や「名」などの項目に情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックするとアウトプットを引用・選択できます。
(4)「入社日」などの日付を設定する項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように【日付】から情報を引用・設定できます。
『今日』を入社日をして設定したい場合には、【日付】→『今日』の矢印をクリック→展開した情報のなかから任意のものを選択、という操作を行います。
(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの効率化を図りたい方
・Google Workspaceで管理する従業員データの他のシステムへの連携を検討している方
2. HRMOSを使用して人事労務の管理を行っている企業
・新入社員の情報登録に手間を取られている方
・勤怠管理の準備や労務の手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、HRMOSの社員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・このフローでは、HRMOSにはユーザー登録日が入社日として反映されます。
他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が実現できるかもしれません。
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
アカウント発行作業を自動化して業務効率を向上させたい方におすすめのフローです。
手作業でのアカウント発行とメール送信にかかる時間を大幅に短縮でき、アカウント情報の間違いやメール送信ミスを抑えることができます。
■概要
入社日3日前になったら、GmailとZoomのアカウントを発行して該当する社員にGmailで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事担当者やIT管理者
・新入社員の入社手続きを効率化したい方
・アカウント発行作業を自動化して業務効率を向上させたい方
2.企業の管理部門
・新入社員がスムーズに業務を開始できるようにサポートしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業でのアカウント発行とメール送信にかかる時間を大幅に短縮できます。
・アカウント情報の間違いやメール送信ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Zoom、Google Workspace、GmailそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
履歴書データを正確に管理したい方にとって、データの誤入力や登録漏れのリスクは最小限に抑えたいことでしょう。
このフローは、Google Workspaceへの従業員を自動で登録できるため、データの誤入力や登録漏れを防止することができます。
■概要
履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の一元管理をしている方
・Google Workspaceへの従業員情報を効率的に追加したい方
・従業員情報を管理している総務部門の方
2.履歴書データを正確に管理したい方
・従業員情報の登録で履歴書データを利用している方
・従業員情報の信頼性を高めたい中小企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報の管理において、正確なデータ入力は1つの課題です。
手動による従業員情報の登録はデータの誤入力や登録漏れが発生する恐れがあり、気づかないままだとトラブルの原因となる可能性があります。
従業員情報の登録を正確に行いたいという方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle Workspaceへの従業員を自動で登録できるため、データの誤入力や登録漏れを防止することができます。
■注意事項
・Google WorkspaceとYoomを連携してください。
・AIオペレーションとGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今回紹介したGoogle WorkspaceとHRMOSの連携により、従業員情報の登録作業を自動化することで、企業の人事業務の効率化が期待できます。
手入力によるミスを削減し、作業時間を大幅に節約することで、担当部署のスタッフが他の重要な業務に集中できる環境を整えることも可能となるでしょう。
結果、企業全体の生産性向上につなげられるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
