Google WorkspaceとHRMOSを連携してGoogle Workspaceの従業員情報をHRMOSにも自動登録する方法

Google WorkspaceとHRMOSの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・Google WorkspaceとHRMOSをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google Workspaceのトリガー設定とAIによるデータ抽出、続くHRMOSの設定
・トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Google WorkspaceとHRMOSをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

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(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google Workspaceをクリックします。
表示された画面の「Sign in with Google」をクリックしてください。

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(3)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

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(4)まずは1つ目のGoogle Workspaceの接続が完了しました。

・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(5)次にHRMOSのアプリ連携を行います。
Google Workspaceのマイアプリ登録と同様に、HRMOSを選択しましょう。

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(6)連携するHRMOSの「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
HRMOSのアプリ登録の方法については、こちらのページも確認しましょう。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは4つです。

・Google Workspaceのトリガー設定

(1)まず、Google Workspaceのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたらHRMOSにも従業員を追加する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「ユーザーが登録されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で［テスト］をクリックし、問題がなければ［次へ］をクリックします。

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(4)次画面では、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
注釈に沿って操作を進めましょう。

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(5)操作完了後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(6)2つ目のアクション「ユーザーを検索」をクリックしましょう。

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移行後の画面でGoogle Workspaceのアカウント情報が入力されていることを確認し［次へ］をクリックします。

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(7)次の画面で「検索項目」をプルダウンから選択します。
今回は『メールアドレス』を指定します。

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(8)「キーワード」の項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップで取得した情報をアウトプットとして引用できます。
（今回は例として、『ユーザーのメールアドレス』を引用・設定しています。）

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(9)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・AIからデータを抽出

(1)続けて、3つ目のアクション「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

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(2)こちらはすでに設定が完了しているアクションですので、内容を確認し、［次へ］をクリックしましょう。

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(3)すでに『名前』が「対象のテキスト」として設定されていますが、以下画面のように「アウトプット」は状況に応じて任意で設定できます。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

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(4)「抽出したい項目」の内容に姓,名などの指定をしテストを行います。その後姓と名が取得できたら［保存する］をクリックします。

・HRMOSの設定

(1)最後に、4つ目のアクション「社員を登録」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次画面で「姓」や「名」などの項目に情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックするとアウトプットを引用・選択できます。

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(4)「入社日」などの日付を設定する項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように【日付】から情報を引用・設定できます。
『今日』を入社日をして設定したい場合には、【日付】→『今日』の矢印をクリック→展開した情報のなかから任意のものを選択、という操作を行います。

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(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Google Workspaceを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Google Workspaceで従業員が登録されたらNotionのデータベースにも従業員情報を追加する

Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が実現できるかもしれません。

入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付する

アカウント発行作業を自動化して業務効率を向上させたい方におすすめのフローです。
手作業でのアカウント発行とメール送信にかかる時間を大幅に短縮でき、アカウント情報の間違いやメール送信ミスを抑えることができます。

履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録する

履歴書データを正確に管理したい方にとって、データの誤入力や登録漏れのリスクは最小限に抑えたいことでしょう。
このフローは、Google Workspaceへの従業員を自動で登録できるため、データの誤入力や登録漏れを防止することができます。

まとめ

今回紹介したGoogle WorkspaceとHRMOSの連携により、従業員情報の登録作業を自動化することで、企業の人事業務の効率化が期待できます。
手入力によるミスを削減し、作業時間を大幅に節約することで、担当部署のスタッフが他の重要な業務に集中できる環境を整えることも可能となるでしょう。
結果、企業全体の生産性向上につなげられるかもしれません。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。