【ノーコードで実現】HRMOSのカスタムデータを一括で更新する方法

従業員情報の更新のたびに、HRMOSのカスタムデータを一つひとつ手作業で入力していませんか？

特に、組織改編や人事評価の時期には更新対象のデータが膨大になり、作業に時間がかかるうえ、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも高まります。
このような定型的ながらも重要な作業に追われ、本来注力すべき人事戦略の策定や制度設計などのコア業務に集中できないという課題を抱えている方も多いかもしれません。

もし、Google スプレッドシートなどにまとめた従業員情報を、指定した日時にHRMOSのカスタムデータへ一括で自動反映できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHRMOSのカスタムデータを一括更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、HRMOSのカスタムデータを一括更新する

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HRMOSのカスタムデータを一括更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、HRMOSのカスタムデータを一括で更新するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

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※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリに連携する
• テンプレートをコピーする
• Google スプレッドシートの設定とHRMOSの設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、HRMOSのカスタムデータを一括更新する

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ステップ1：Google スプレッドシートとHRMOSをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずはGoogle スプレッドシートの設定方法を解説しているナビをご覧ください！

• Google スプレッドシートのマイアプリ登録方法

• HRMOSのマイアプリ登録方法

それではここからは画像を見ながら登録していきましょう。まずは上記動画である通り、HRMOSを検索します。

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)「HRMOSの新規登録」画面からアカウント名、アクセストークンを入力し「追加」をクリックします。
HRMOSの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください
HRMOSのマイアプリ登録方法

連携が完了するとマイアプリにGoogle スプレッドシートとHRMOSが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！ 

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、HRMOSのカスタムデータを一括更新する

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コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

(1)それでは、Yoomのスケジュールトリガーを設定します！

「スケジュールトリガー」をクリックしましょう。

(2)スケジュール設定画面から日付と時間を入力し「完了」をクリックします。
下の画像では毎月1日9時にフローボットが起動するように設定しています！
スケジュールトリガーの詳しい設定方法は下のサイトをご参照ください。

スケジュールトリガーの設定方法

ステップ4：複数のレコードを取得する

(1)次の工程へ進む前に、Google スプレッドシートにテスト用の対象者リストを作成します。
作成したらYoomに戻りましょう！

(2)次にGoogle スプレッドシートと連携して複数のレコードを取得します！
「複数のレコードを取得する(最大300件)」をクリックしましょう。

(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「複数のレコードを取得する(最大300件)」のままで「次へ」をクリックします。

下へ進み、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を候補から選択します。

テーブル範囲は直接入力します。
入力が終わったら「次へ」をクリックします。

(3)取得したいレコードの条件をプルダウンから選択します。

今回は、Google スプレッドシートのカスタムフィールドの列が「test」となっている社員を対象としています。
詳しい設定方法は下のサイトをご参照ください。

Googleスプレッドシートのデータを別のスプレッドシートへ追加する方法

設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！

テストに成功しました！
テストに成功すると、取得した値にGoogle スプレッドシートの情報が反映されます。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください。

取得した値について
「完了」をクリックして次の工程へ進みましょう！

ステップ5：同じ処理を繰り返す

(1)次はステップ4で取得した複数の情報を、次のステップで繰り返し1つずつ使って実行できるように設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしましょう。

(2)オペレーションと取得した値をプルダウンから選択します。

• オペレーション：「複数のレコードを取得する(最大300件)」を選択
• 取得した値：「社員ID」を選択

これで複数取得し社員IDを1つずつ取得して後続のフローを実行することができるようになりました。入力が終わったら「完了」をクリックしましょう！

詳しい設定方法は下ページをご参照ください。

「同じ処理を繰り返す」の設定方法

ステップ6：社員のカスタムデータを更新する

(1)次はHRMOSと連携して社員のカスタムデータを更新します。
「社員のカスタムデータを更新（プルダウンやチェックボックスで複数の値を指定する場合）」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HRMOSと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認してください。
アクションは「社員のカスタムデータを更新（プルダウンやチェックボックスで複数の値を指定する場合）」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から社員IDを取得した値を使って入力します。

下へ進み、カテゴリのAPI参照コードとセクションのAPI参照コードを直接入力します。

各種APIの参照コードを確認する方法は下記のサイトを参照ください。
HRMOSで各種API参照コードを確認する方法

適用日には「日付」を使って入力することで、当日の日付を自動で入れることができます。

下へ進み赤線を確認の上、更新するプルダウン(複数選択)またはチェックボックスの値を入力します。

「プルダウンまたはチェックボックスの値」はHRMOSの画面から赤枠の箇所が値になります。
実際にHRMOSのカスタムデータに反映されるのは左側の名前（下の画像の場合、「テスト」の箇所）で表示されます。
それではYoomに戻り「テスト」をクリックしましょう！

テストに成功しました！

テストに成功すると、HRMOSのカスタムセクションに反映されていました！
Yoomに戻って「完了」をクリックしましょう。

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。

トリガーをONにするとフローが起動します！

実際にフローボットを起動して、指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、HRMOSのカスタムデータが一括更新されているかを確認してみてくださいね！

HRMOSを活用したその他の自動化例

Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOSも更新する

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Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOSも更新するフローです。

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Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOSに登録する

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Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOSに登録するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSの銀行口座情報を更新する

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■概要
社員の銀行口座情報の変更など、人事情報の更新は頻繁に発生する業務ですが、手作業での対応は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。特にHRMOSへの銀行口座情報の更新は、給与振込に関わる重要な作業のため、慎重さが求められます。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、HRMOSの社員情報を自動で更新できるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSへの銀行口座情報の更新を手作業で行っている人事・労務担当者の方
・Google スプレッドシートで社員情報を管理しており、HRMOSへの転記作業を効率化したい方
・人事関連の定型業務を自動化して、作業の属人化を防ぎたいと考えているチームの方

■注意事項
・Google スプレッドシートとHRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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HRMOSから休職情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
従業員の休職手続きは、正確な情報管理が求められる重要な業務ですが、手作業での対応は煩雑になりがちではないでしょうか。
特に、HRMOSの情報を別の管理表に転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HRMOSから特定の社員の休職情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへスムーズに連携できます。
手作業によるHRMOSの休職者管理を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSで管理している従業員の休職情報を、手作業で別シートに転記している人事・労務担当者の方
・HRMOSとGoogle スプレッドシートで従業員情報を管理しており、休職に関する情報連携を自動化したいマネージャーの方
・休職手続きに関する事務処理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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HRMOSの社員詳細ページから業務基本情報を取得し、Google スプレッドシートにレコードを追加する

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■概要
HRMOSに登録された社員情報を、別ツールで管理するために手作業で転記していませんか？
こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりがちです。
このワークフローは、HRMOSのAPIを活用し、社員の業務基本情報を自動で取得してGoogle スプレッドシートへ追加する作業を自動化します。
HRMOSの情報を起点としたデータ連携を効率化し、人事情報管理の正確性とスピードの向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSのAPIを活用した業務効率化を検討している人事・労務担当者の方
・HRMOSとGoogle スプレッドシートで社員情報を管理しており、手入力に手間を感じている方社員情報の転記作業を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えているマネージャーの方

■注意事項
・HRMOS、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、【HRMOS】上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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フォームで回答が送信されたら、HRMOSの部署・役職を更新する

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定期的にHRMOSから社員の基本情報を取得して、Google スプレッドシートを更新する

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HRMOSから住所情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSの住所情報を変更する

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毎月Google スプレッドシートの情報からHRMOSへ社員を一括登録する

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■概要
毎月発生する社員情報の登録作業、特にGoogle スプレッドシートで管理している情報をHRMOSへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。
このような定型的な作業は、時間的な負担だけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、HRMOSへの社員登録を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSへの社員登録を手作業で行っており、業務を効率化したい人事労務担当者の方
・Google スプレッドシートで管理する情報をHRMOSへ連携する作業に課題を感じている方
・定期的に発生する社員情報の一括登録を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、HRMOSとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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まとめ

HRMOSのカスタムデータ一括更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた大量のデータ入力や更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者はデータの正確性を保ちながら、従業員情報の管理業務から解放され、採用活動や制度設計といった戦略的な業務に集中できる環境が整いやすくなります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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よくあるご質問

Q：プルダウンやチェックボックス以外のカスタムデータも更新できますか？

A：

可能です。
HRMOSのアクションから「変更」をクリックすることで、アクション方法を選択することができます。