入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付する
入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Workspace
と
Gmail
と
Zoom
を自動連携できます。
■概要
新入社員の受け入れ準備において、入社日直前のアカウント発行業務は、複数のツールへの手入力が必要となり、担当者の方の負担になりがちです。特に、適切なタイミングでのアカウント発行と通知は、スムーズなオンボーディングのために重要ですが、手作業では漏れや遅れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、入社日の3日前を起点としてGoogle WorkspaceやZoomのアカウントを自動で発行し、本人宛にGmailで通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員のアカウント発行業務を効率化したい人事・労務担当者の方
- 複数のSaaSアカウントを手作業で管理している情報システム部門の方
- 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 入社日に合わせてアカウント発行から通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるアカウント情報の設定ミスや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Google Workspace、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベース機能を選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」というアクションを設定します。ここでは入社日が3日後に迫った従業員情報を対象とします。
- 次に、オペレーションで計算機能を設定し、入社日などの日付情報を処理します。
- 必要に応じて待機機能を設定し、後続の処理を指定した時間だけ待機させます。
- 次に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 続いて、Zoomの「ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したアカウント情報を本人宛に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- データベース機能では、取得したいレコードの条件（例えば、特定の部署や役職など）を任意にカスタマイズできます。
- 日時・日付の加算減算のオペレーションでは、前段のデータベースで取得した入社日などの値を変数として利用し、変換後の形式を選択することが可能です。
- 待機機能を利用する際は、後続の処理を開始するまでの待機時間を任意で設定できます。
- Google WorkspaceやZoomでユーザーを追加する際に、氏名やメールアドレスなどの各項目に、データベースから取得した情報を変数として設定できます。
- Gmailの設定では、宛先、件名、メッセージ内容を自由に設定でき、前段のオペレーションで作成したアカウント情報などを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Zoom、Google Workspace、GmailそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Workspace、「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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使用しているアプリについて
Google Workspace
Google Workspace
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Gmail
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を使ったテンプレート
Gmail受信時にAI-OCRで添付PDFを読み取りDiscordチャンネルへ自動通知するフローです。確認・転記の手間や共有漏れを防ぎ、正確な情報共有と作業時間の創出を支援します。
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Zoom
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Zoom終了後に録画URLを自動取得し、そのままGoogle Chatへ共有するフローです。URL探しやコピー通知の手間を減らし、情報共有の抜け漏れを防げます。ミーティング後すぐ共有でき、確認もスムーズです。
使用しているアプリについて
Google Workspace
YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。
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Boxにアップされた社員情報ファイルをOCRで読み取りGoogle Workspaceにユーザーを登録するフローです。手入力の手間や入力漏れを抑え、アカウント発行をスムーズに行えます。
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加する
Discordのチャンネル投稿をトリガーにGoogle Workspaceへユーザーを自動追加するフローです。手作業の発行時間を短縮し、入力ミスやアカウント作成漏れを防げます。
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Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
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Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Zoom
YoomではZoomのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、ミーティングURLを自動で作成し会議相手にメールで送付したり、Zoomで実施したウェビナーの参加者情報をYoomのデータベースにAPI経由で取得すると行ったことが可能です。
詳しくみるテンプレート
Airtableのレコード詳細ページからZoomミーティングを自動作成するフローです。URL発行や参加者への連絡に伴う転記をなくし、設定時間を抑えミスを防ぎます。資料に合わせたトピック自動入力も可能です。
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
ZoomとTelegramを連携し、毎日決まった時刻に当日のZoom会議一覧を取得してTelegramに送信するフローです。手作業の確認や共有の手間を減らし、通知漏れやURL貼り違いを防げます。
毎日Zoomの会議情報をTelegramに通知する
Zoom終了後に録画URLを自動取得し、そのままGoogle Chatへ共有するフローです。URL探しやコピー通知の手間を減らし、情報共有の抜け漏れを防げます。ミーティング後すぐ共有でき、確認もスムーズです。
Zoomでミーティングが終了したら、Google ChatにレコーディングURLを通知する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
ユーザーが登録されたら
ユーザー情報が更新されたら
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
ミーティングが作成されたら（Webhook）
ミーティングが終了したら
会話が作成されたら
ミーティングが削除されたら（Webhook）
ミーティング参加者がホストより先に入室したら（Webhook）
指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）
レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）
ウェビナーが作成されたら（Webhook）
ウェビナーが終了したら（Webhook）
ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）
ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）
ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）
ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）
フローボットオペレーション
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グループを検索
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フローボットトリガー
ユーザーが登録されたらユーザー情報が更新されたら
フローボットオペレーション
グループの一覧を取得グループにメンバーを追加グループのメンバーの一覧を取得新規ユーザーを追加グループからメンバーを削除ユーザーを検索グループを検索ユーザー情報を更新ユーザーを削除ユーザーにパスワードの変更を要求ユーザーの一覧を取得ユーザーを停止グループを作成
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
ミーティングが作成されたら（Webhook）ミーティングが終了したら会話が作成されたらミーティングが削除されたら（Webhook）ミーティング参加者がホストより先に入室したら（Webhook）指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）ウェビナーが作成されたら（Webhook）ウェビナーが終了したら（Webhook）ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）全てのユーザーのレコーディングが完了したら（Webhook）ミーティングが作成されたらチャットにメッセージが投稿されたらチームチャットにファイルが投稿されたら
フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）ミーティング情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）ミーティングの一覧を取得ウェビナーの一覧を取得ウェビナー登録者の一覧を取得ミーティングのレコーディング情報を取得ウェビナーに登録者を追加ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードユーザーを追加ユーザーを削除ユーザーにライセンスを付与または削除するユーザー情報を取得ミーティングのクラウドレコーディングデータを削除会話の詳細を取得ミーティングの詳細情報を取得定期ミーティング情報を編集（毎月）定期ミーティングを作成（毎月）ミーティングを作成ミーティング情報を編集定期ミーティングを作成（毎日）定期ミーティング情報を編集（毎日）定期ミーティングを作成（週ごと）定期ミーティング情報を編集（週ごと）ミーティングの特定のクラウドレコーディングデータを削除ユーザーのアカウントを有効化・無効化および出勤状態へ変更チームチャットのチャネル一覧を取得チームチャットのチャネルを作成チームチャットの共有スペースを作成チームチャットのチャネルにメンバーを招待チームチャットのチャネルを更新チームチャットのメンショングループを作成チームチャットのメンショングループにメンバーを追加チームチャットのチャットメッセージと共有ファイルを検索チームチャットのチャットメッセージの送信チームチャットのチャットメッセージの削除チームチャットにファイルをアップロード
