Google Workspaceとジョーシスを連携して、Google Workspaceに登録された従業員情報をジョーシスに自動追加する方法

Google Workspaceとジョーシスに従業員情報を手動登録する作業は時間と手間がかかります。
また、2つのツールを管理する部署が異なる場合、情報の反映にタイムラグが生じ、業務に支障をきたすリスクがあります。
しかし、Google Workspaceとジョーシスを連携させることで、手動登録の時間と手間を削減するだけでなく、従業員情報をリアルタイムで反映させることができます。
本記事では、これらのツールを連携することで得られるメリットと具体例をはじめ、連携方法についても詳しく解説します。

こんな方におすすめ

• Google Workspaceとジョーシスを利用しており、情報登録作業に手間を感じている方
• Google Workspaceとジョーシスを異なる部門で管理しているため、従業員情報の反映に課題を抱えている方
• Google Workspaceとジョーシスに従業員情報を登録する際にヒューマンエラーを防ぎ、手動作業を自動化する方法を模索している企業の担当者
  

Google Workspaceとジョーシスを連携するメリットと具体例

メリット1:手動入力による業務負担の軽減

Google Workspaceで従業員が登録された際、ジョーシスへの追加を自動化することで、手動での登録作業が減少し、担当者の負担軽減につながります。
例えば、多くの従業員が頻繁に入社する企業や、大量の新入社員を採用する企業では、この自動化により業務効率の向上が期待できます。
その結果、新入社員がスムーズにスタートできる環境を整えられるでしょう。

メリット2:リアルタイムで情報を反映

Google Workspaceとジョーシスを連携させると、従業員情報を即座に反映できます。
例えば、人事部門でGoogle Workspaceを管理し、IT部門でジョーシスを管理する場合、従業員情報の登録にタイムラグが生じることで業務が遅延するリスクがあります。
しかし、連携させることでリアルタイムで情報が反映されれば、部署間の連携もスムーズになるでしょう。
その結果、従業員情報が必要なアカウント作成業務などの遅延も防げそうです。

メリット3:ヒューマンエラーの削減

Google Workspaceとジョーシスを連携することで、手動入力に伴うヒューマンエラーの発生を削減できます。
例えば、従業員情報を転記する場合、担当者によるコピー&ペーストのミスや入力漏れのリスクがあります。
こうしたミスにより、管理するツールごとに情報が異なれば、業務に支障をきたすでしょう。
しかし、自動化によりヒューマンエラーを削減するだけでなく、どちらのツールを見ても同じ情報を確認できるようになるため、情報の正確性向上も期待できます。

[Yoomとは]

これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Google Workspaceで従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を追加する」というフローボットの作成方法を紹介します。
テンプレートに沿って設定するだけで導入できるので、ぜひ試してみてください。

Google Workspaceで従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を追加する

試してみる

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■概要

Google Workspaceで従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Google Workspaceを使用している企業

・入社手続きを効率化したい方

・Google Workspaceで管理する従業員情報を他のシステムに連携したいと検討している方

2. ジョーシスを使用してITデバイスやSaaSの管理を行っている企業

・従業員に紐づけてITデバイスやSaaSの利用状況を管理している方

・新入社員のユーザー登録に手間を取られている方

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■このテンプレートを使うメリット

このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、ジョーシスのユーザー登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、手入力によるミスを減らすことができます。また、入社手続きの手間を省くことで、人事担当者の負担が軽減されます。

‍

■注意事項

・Google Workspace、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・Google Workspaceから取得した名前データは、姓と名に分かれていないため、姓の欄に一括して反映する形になります。ただし、AIオペレーションの抽出機能を利用することで、名前を姓と名に分割できる場合があります。

詳細を見る 試してみる

Google Workspaceとジョーシスの連携フローの作り方

Yoomを使ってGoogle Workspaceとジョーシスを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

・Google Workspaceとジョーシスをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるGoogle Workspaceのトリガー設定と、その後に続くアウトプット取得の設定およびジョーシスに登録する設定
・トリガーボタンをONにして、Google Workspaceとジョーシスの連携動作を確認

ステップ1：Google Workspaceとジョーシスをマイアプリ連携

はじめに、Google WorkspaceとジョーシスをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、「Google Workspace」「ジョーシス」とそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Google Workspaceの場合＞

※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、下記画面で連携するアカウントを選択します。

・連携するアカウントを確認して「次へ」をクリックします。

・「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録完了です。

＜ジョーシスの場合＞

・上記画面で、各項目を入力して「追加」をクリックすると、マイアプリに登録完了です。
※APIユーザーキーとAPIシークレットキーは、ジョーシスの管理画面から発行し、取得してください。

3.Google Workspaceとジョーシスを連携するテンプレートをコピーします。

・下記、リンクを開きます。

Google Workspaceで従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を追加する

試してみる

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■概要

Google Workspaceで従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Google Workspaceを使用している企業

・入社手続きを効率化したい方

・Google Workspaceで管理する従業員情報を他のシステムに連携したいと検討している方

2. ジョーシスを使用してITデバイスやSaaSの管理を行っている企業

・従業員に紐づけてITデバイスやSaaSの利用状況を管理している方

・新入社員のユーザー登録に手間を取られている方

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■このテンプレートを使うメリット

このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、ジョーシスのユーザー登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、手入力によるミスを減らすことができます。また、入社手続きの手間を省くことで、人事担当者の負担が軽減されます。

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■注意事項

・Google Workspace、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・Google Workspaceから取得した名前データは、姓と名に分かれていないため、姓の欄に一括して反映する形になります。ただし、AIオペレーションの抽出機能を利用することで、名前を姓と名に分割できる場合があります。

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・「このテンプレートを試す」をクリックすると完了です。

ステップ2：トリガーアクションとなるGoogle Workspaceの設定

次に、フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローでは、Google Workspaceへの従業員情報の登録がトリガーになります。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは、次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー ユーザーが登録されたら」をクリックします。

3.Google Workspaceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.テスト用にGoogle Workspaceへ従業員情報を登録し、「テスト」をクリック、成功したら次へ進みます。
※この操作では、Google Workspaceへ登録した情報が正しく取得され、処理できるかを確認します。

5.次のページでも「テスト」をクリックします。
成功すると、アウトプットに登録したユーザーのメールアドレスとユーザーIDが表示されます。
問題なければ保存します。
※この操作では、Google WorkspaceのWebhookというシステムが正常に反応するかを確認します。

ステップ3：Google Workspaceから情報を取得する設定

次に、Google Workspaceから詳細な従業員情報を取得する設定をします。

1.「アプリと連携する ユーザーを検索」をクリックします。

2.Google Workspaceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.「検索項目」と「キーワード」がデフォルトで設定されているので、「テスト」をクリックします。

4.テストが成功すると、アウトプットにGoogle Workspaceから取得した従業員情報が取得されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：ジョーシスに登録する設定

最後に、Google Workspaceから取得した情報をもとに、ジョーシスに登録する設定をします。

1.「アプリと連携する メンバーを登録」をクリックします。

2.ジョーシスと連携するアカウントを確認して、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ジョーシスに登録する項目を設定します。
※枠をクリックすると表示されるアウトプットの「ユーザーを検索」から対応する値を設定します。これにより従業員ごとに異なる情報を動的に反映できます。また、共通する値や定型文は、手動で入力することもできます。
※Google Workspaceから取得した名前データは姓と名に分かれていないため、姓の欄に一括して反映するようアウトプットを入力しています。ただし、AIオペレーションの抽出機能などを利用することで、名前を姓と名に分割できる場合があります。

4.上記で必要な項目の設定が完了したらテストを行います。
成功したら保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogle Workspaceに従業員情報を登録すると、自動でジョーシスに反映されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを参考にしてください。

Google Workspaceで従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を追加する

試してみる

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■概要

Google Workspaceで従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Google Workspaceを使用している企業

・入社手続きを効率化したい方

・Google Workspaceで管理する従業員情報を他のシステムに連携したいと検討している方

2. ジョーシスを使用してITデバイスやSaaSの管理を行っている企業

・従業員に紐づけてITデバイスやSaaSの利用状況を管理している方

・新入社員のユーザー登録に手間を取られている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、ジョーシスのユーザー登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、手入力によるミスを減らすことができます。また、入社手続きの手間を省くことで、人事担当者の負担が軽減されます。

‍

■注意事項

・Google Workspace、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・Google Workspaceから取得した名前データは、姓と名に分かれていないため、姓の欄に一括して反映する形になります。ただし、AIオペレーションの抽出機能を利用することで、名前を姓と名に分割できる場合があります。

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Google Workspaceを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたら、Slackに通知するフローです。

担当者がGoogle Workspaceに新しいユーザー情報を登録したら自動で通知できます。
この連携により、手動で連絡する工程を省くだけでなく、情報の全体共有がスムーズになるでしょう。

Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する

試してみる

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■概要

Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google Workspaceを業務に活用している方

・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方

・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方

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2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方

・チーム内の連絡手段に使用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。

このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。

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■注意事項‍

・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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2.Google Workspaceで従業員が登録されたら、入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。

Google Workspaceに登録が完了すると、従業員に連絡したい内容を自動で送信できます。
この連携により、手動で送信する作業を削減でき、業務効率化につながります。

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知する

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■概要

Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.社内ツールとしてGoogle Workspaceを導入している企業

・事務作業を効率化したいと考えているバックオフィス担当者

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2.Outlookを日常的に利用することが多い方

・定型的なメールの送信作業を省いて業務効率化を図りたい方

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■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを使うと、いくつかのメリットを得ることができます。
まず、業務の効率化が挙げられます。新入社員の登録と同時に案内メールが自動送信されるため、人事担当者が一人ひとりに手動でメールを送る手間を削減できます。
その結果、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。

さらに、自動化により通知漏れが防止される点も大きな利点です。
すべての従業員に確実に情報が届けられるため、入社初日からスムーズに業務を開始できる環境を整えることができます。

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■注意事項

・Google WorkspaceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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3.Google Workspaceで従業員が登録されたら、Dropboxに従業員ごとのフォルダを作成するフローです。

従業員が入社するたびにフォルダを手動で作成する作業を削減できます。
この連携により、業務効率の向上が期待できるだけでなく、担当者はより重要な業務に割ける時間が増加するでしょう。

Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する

試してみる

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■概要

新しい従業員が入社するたびに、Dropboxで個別のフォルダを手作業で作成するのは手間がかかり、管理も煩雑になりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しい従業員が登録されると、その情報を基にDropboxへ自動で専用フォルダが作成されるため、入社準備に伴う定型業務を効率化できます。手作業による作成漏れや命名ミスを防ぎ、スムーズな情報管理体制を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとDropboxで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
• 新入社員の入社対応が多く、関連する手作業を自動化したいと考えている方
• 従業員ごとのデータ管理を効率化し、属人化を防ぎたい情報システム部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceに従業員が登録されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理体制の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダ名に使用するGoogle Workspaceの従業員情報を任意に設定できます。例えば、「氏名」や「従業員ID」などを組み合わせて、管理しやすいフォルダ名にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Google Workspaceとジョーシスの連携は従業員情報の登録作業を効率化し、業務の負担を軽減する有効な手段です。
また、この自動化によりリアルタイムでの情報反映が可能となり、ヒューマンエラー削減も期待できます。
その結果、ツールを管理するIT部門や人事部門は、より重要な業務に集中でき、企業の成長をサポートする環境が整うでしょう。

Google Workspaceとジョーシスの連携はYoomを活用することでノーコードで簡単に連携できるため、この機会にぜひ業務の効率化を図ってみてください。