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Google Workspaceとカオナビを連携することで、Google Workspaceに従業員情報を登録すると、カオナビのメンバー登録が自動で完了するため、転記作業が不要になります。
この自動化を導入することで、新しいメンバーの登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを削減できる可能性があります。
Yoomでは、プログラミング不要でアプリ連携ができるため、知識不要で簡単にこのフローを実現することができます。
本記事では、Google Workspaceとカオナビを連携するメリットとYoomを活用したアプリ連携による業務の自動化方法を分かりやすく解説していきます。
ぜひ、最後までご覧ください。
・Google Workspaceとカオナビを導入している企業の管理者
・従業員情報の管理を効率化させたい人事担当者
・リアルタイムでの従業員情報の更新をしたい企業の経営者
・データの一貫性を保ちながら、手動作業を減らしたい方
Google Workspaceとカオナビを連携すると、Google Workspaceで従業員情報を登録したら、カオナビにも自動で情報を反映できるため、手作業でのデータ入力の手間を削減できます。
また、ヒューマンエラーのリスクも減少できるため、管理者の作業負担の軽減が見込めます。
例えば従来の手入力作業では、新卒採用時などで新しい社員を大勢採用する場合、総務部門の担当者は従業員情報の登録作業に多く労力がかかっていましたが、この自動化を活用することで、Google Workspaceに登録した情報をカオナビにも自動登録できるため、作業時間を削減し他の重要業務に充てる時間を増やせる可能性があります。
Google Workspaceとカオナビを連携することで、Google Workspaceに登録された従業員情報をリアルタイムでカオナビに反映することができます。
これにより、新たに入社した従業員の社員番号やメールアドレス、部署情報などが即座に更新され、常に最新のデータを保てます。
情報の不整合を防ぎ、チームメンバーが誤った従業員情報を使用して業務を進めるリスクを削減することが期待できます。
異なるシステムで同一の従業員情報を管理していると、データの重複や不整合が発生する可能性があります。例えば、Google Workspaceで管理されている従業員のメールアドレスと、カオナビで管理されている個人情報が一致しない場合、連絡ミスや業務の遅延が生じる可能性があります。
しかし、Google Workspaceとカオナビを連携することによって、従業員情報を一元的に管理できるため、異なるシステム間でのデータの不一致や冗長性を削減できるかもしれません。
これにより、人事データの整合性が保たれ、信頼性の高い情報を基に業務を進行が期待できます。
また、データの不整合が解消されることにより、法的なリスクも軽減できる可能性があります。
[Yoomとは]
ここからは、Google Workspaceとカオナビを連携し「Google Workspaceで従業員が登録されたらカオナビにも従業員を追加する」というフローの作成方法をご紹介します！
〈フローは4プロセスで作成できます〉
・Google Workspaceとカオナビをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・Google Workspaceのトリガー設定と、その後に続くカオナビのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、Google Workspaceとカオナビの連携動作を確認
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらカオナビにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. カオナビを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、カオナビのメンバー登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・このフローでは、カオナビにはGoogle WorkspaceのユーザーIDが社員番号として反映されます。
まずは、こちらからYoomの無料登録をしてください。
1.Google Workspaceの登録方法
「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からGoogle Workspaceを選択してください。
上記画面が表示されたら「Sign in with Google」をクリックします。
連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択してください。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させましょう。
注意事項）Google Workspaceは一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
これで、Google Workspaceのマイアプリ登録が完了しました。
2. カオナビの登録方法
次に「新規接続」から、カオナビを選択してください。
赤枠の注釈の通りにAPIトークンを取得し、入力します。
カオナビにログインしてください。
管理者メニューをクリックします。
次に、右下の「公開API v2 情報」をクリックしてください。
画面左のタブで「認証情報」を選択すると、Consumer KeyとConsumer Secretが表示されます。これらをBase64にエンコードしましょう。
※参照）Base64エンコードにつきましてはこちらをご確認ください。
カオナビの新規登録画面に必須項目を入力できたら、右下の「追加」をクリックしてください。
これでカオナビのマイアプリ登録完了です。
続いて、下記の「試してみる」をクリックしてください。
次のステップから、さっそくフローを作成します！
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらカオナビにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. カオナビを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、カオナビのメンバー登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・このフローでは、カオナビにはGoogle WorkspaceのユーザーIDが社員番号として反映されます。
まず、「ユーザーが登録されたら」という項目をクリックします。
タイトル：任意で変更できます。
トリガーアクション：「ユーザーが登録されたら」を必ず選択してください。
テストをクリックして、エラーが発生しなければ、次のページに進みましょう。
Google Workspaceにサンプルのユーザーを登録してから、テストをクリックします。
登録したユーザー情報が、上記画面のアウトプットとして取得されるので確認できたら「保存する」をクリックしてください。
続いて「ユーザーを検索」という項目をクリックします。
タイトル：任意で変更できます。
アクション：「ユーザーを検索」を必ず選択してください。
検索項目とキーワードは上記のように設定されています。
こちらの項目は変更不要です。
解説）上記画像のように設定することで、Google Workspaceに登録されているユーザーを自動で検索することができます。
テストをクリックし、アウトプットが取得されたら保存しましょう。
次に、「メンバーを登録」という項目をクリックしてください。
タイトル：任意で変更できます。
アクション：「メンバーを登録」を必ず選択してください。
Google Workspaceにユーザーが登録されたら、カオナビのメンバーに自動で「社員番号」「氏名」「メールアドレス」が登録できるように設定されています。
上記項目以外にも取得したい情報があれば、画面下部の「カスタム項目」より設定してください。
例えば、「電話番号」の項目を追加で登録したい場合は上記画像のように設定します。
設定方法）ユーザー検索の中にある「電話番号」をクリックします。値に{{電話番号}}と表示されればOKです。
設定が完了したらテストを実行後、設定を保存してください。
全項目が設定できると上記画像が表示されるので、「トリガーをON」にしてください。
これで、「Google Workspaceで従業員が登録されたらカオナビにも従業員を追加する」フローが完成しました。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらカオナビにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. カオナビを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、カオナビのメンバー登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・このフローでは、カオナビにはGoogle WorkspaceのユーザーIDが社員番号として反映されます。
1.Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで自動通知するフローです。
このフローを活用すると、新入社員の登録と同時に自動的にメールを送信できるため、人事担当者は手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できる可能性があります。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業
・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者
2.Gmailを日常的に利用することが多い方
・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方
・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者
■このテンプレートを使うメリット
「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。
■注意事項
・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2. Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成するフローです。
このフローを活用すると、フォルダの作成を自動化することができるため、手動作業におけるヒューマンエラーの軽減が期待でき、管理業務をスムーズに進められる可能性があります。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle Workspaceを利用している方
・Googleサービスを利用して業務を進めている方
2.フォルダ管理をクラウド上で行う方
・OneDriveを利用してフォルダ管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理をすることができ、チーム内での共同作業をスムーズに行えるのがメリットです。
しかし、OneDriveへのフォルダ作成を手動で行う場合、作成漏れやフォルダ名の誤りが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が登録されるとOneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動作業におけるミスを軽減します。
フォルダの作成を自動化することで、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Google Workspace、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに自動で通知するフローです。
このフローを活用すると、通知作業を自動化できるため、新しいユーザーの登録完了を迅速にチーム内に共有できる可能性があります。
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方
・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceとカオナビを連携し、Google Workspaceで従業員が登録されたらカオナビにも従業員を追加するフローの作成手順はいかがでしたか？
この連携により、転記作業を自動化できるため業務を効率化でき、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
また、リアルタイムでのデータ更新が可能になるため、データの整合性向上も見込めます。
Yoomでは、2週間の無料トライアルも用意しているため、無料登録して便利さを体感してみてください。
シンプルな操作で簡単に自動化できるので、日々の業務負担を軽減できる可能性が広がりますよ。
Google Workspaceやカオナビ以外のアプリとも連携することが可能です！
