Google Workspaceとカオナビを連携して、Google Workspaceに従業員を登録したらカオナビにも従業員を追加する方法

まずは、こちらからYoomの無料登録をしてください。

ステップ1:Google Workspaceとカオナビをマイアプリ連携

1.Google Workspaceの登録方法

「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からGoogle Workspaceを選択してください。

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上記画面が表示されたら「Sign in with Google」をクリックします。

連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択してください。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させましょう。
注意事項）Google Workspaceは一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

これで、Google Workspaceのマイアプリ登録が完了しました。

2. カオナビの登録方法
次に「新規接続」から、カオナビを選択してください。

赤枠の注釈の通りにAPIトークンを取得し、入力します。
カオナビにログインしてください。

管理者メニューをクリックします。

次に、右下の「公開API v2 情報」をクリックしてください。

画面左のタブで「認証情報」を選択すると、Consumer KeyとConsumer Secretが表示されます。これらをBase64にエンコードしましょう。
※参照）Base64エンコードにつきましてはこちらをご確認ください。

カオナビの新規登録画面に必須項目を入力できたら、右下の「追加」をクリックしてください。
これでカオナビのマイアプリ登録完了です。

続いて、下記の「試してみる」をクリックしてください。
次のステップから、さっそくフローを作成します！

ステップ2:Google Workspaceにユーザーが登録されたら起動するトリガーの設定

まず、「ユーザーが登録されたら」という項目をクリックします。

タイトル：任意で変更できます。
トリガーアクション：「ユーザーが登録されたら」を必ず選択してください。

テストをクリックして、エラーが発生しなければ、次のページに進みましょう。

Google Workspaceにサンプルのユーザーを登録してから、テストをクリックします。
登録したユーザー情報が、上記画面のアウトプットとして取得されるので確認できたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Google Workspaceのユーザーを検索する

続いて「ユーザーを検索」という項目をクリックします。

タイトル：任意で変更できます。
アクション：「ユーザーを検索」を必ず選択してください。

検索項目とキーワードは上記のように設定されています。
こちらの項目は変更不要です。
解説）上記画像のように設定することで、Google Workspaceに登録されているユーザーを自動で検索することができます。

テストをクリックし、アウトプットが取得されたら保存しましょう。

ステップ4:カオナビにメンバーを登録する

次に、「メンバーを登録」という項目をクリックしてください。

タイトル：任意で変更できます。
アクション：「メンバーを登録」を必ず選択してください。

Google Workspaceにユーザーが登録されたら、カオナビのメンバーに自動で「社員番号」「氏名」「メールアドレス」が登録できるように設定されています。

上記項目以外にも取得したい情報があれば、画面下部の「カスタム項目」より設定してください。

例えば、「電話番号」の項目を追加で登録したい場合は上記画像のように設定します。
設定方法）ユーザー検索の中にある「電話番号」をクリックします。値に{{電話番号}}と表示されればOKです。

設定が完了したらテストを実行後、設定を保存してください。

ステップ5:トリガーをONにする

全項目が設定できると上記画像が表示されるので、「トリガーをON」にしてください。

これで、「Google Workspaceで従業員が登録されたらカオナビにも従業員を追加する」フローが完成しました。

その他のGoogle Workspaceを使った自動化例のご紹介

1.Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで自動通知するフローです。
このフローを活用すると、新入社員の登録と同時に自動的にメールを送信できるため、人事担当者は手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できる可能性があります。

2. Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成するフローです。
このフローを活用すると、フォルダの作成を自動化することができるため、手動作業におけるヒューマンエラーの軽減が期待でき、管理業務をスムーズに進められる可能性があります。

3.Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに自動で通知するフローです。
‍このフローを活用すると、通知作業を自動化できるため、新しいユーザーの登録完了を迅速にチーム内に共有できる可能性があります。

まとめ

Google Workspaceとカオナビを連携し、Google Workspaceで従業員が登録されたらカオナビにも従業員を追加するフローの作成手順はいかがでしたか？
この連携により、転記作業を自動化できるため業務を効率化でき、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
また、リアルタイムでのデータ更新が可能になるため、データの整合性向上も見込めます。
Yoomでは、2週間の無料トライアルも用意しているため、無料登録して便利さを体感してみてください。
シンプルな操作で簡単に自動化できるので、日々の業務負担を軽減できる可能性が広がりますよ。
Google Workspaceやカオナビ以外のアプリとも連携することが可能です！