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Google WorkspaceとOneDriveを連携することで、従業員の入社時、企業の人事・総務部門が行う複数タスクの効率化に繋がります。
特に、入社時の従業員ごとに必要なフォルダ作成を自動化することで、手動で実施していた手間を省き、コア業務への集中も可能になるかもしれません。
本記事では、Google WorkspaceとOneDriveを連携し、自動化を行うメリットと各アプリのyoom上での連携方法について詳しく解説します。
・Google WorkspaceとOneDriveを併用し、効率的なファイル管理を目指したい企業
・所属チームや取引先とのファイル共有を円滑に進めたい方
・社内ファイルをもっと簡単に管理できるようにしたい人事・総務担当者
・プログラミング初心者だけど業務行程をノーコードで自動化したいユーザー
従業員の入社時、Google WorkspaceとOneDriveを連携することで個別フォルダが自動生成され、必要な資料を各社員のフォルダに迅速に提供できます。
また業務に必要なファイルの管理が標準化され、入社時でも資料の検索が容易になることも利点の一つです。
結果、企業の人事・総務部門が新たな従業員加入時に行うタスクに対し、手動でフォルダを作成する手間が省けるため、他の業務に集中できます。
作業の自動化により、各アプリで行う手作業が削減され、入力ミスなどを防ぐことにつながります。
情報が正確に共有されることでチーム内の認識違いが起こることを防ぐことも期待できそうです。
新たに加入する従業員や人事・総務部のスタッフ共に入社時のファイル作成が効率化することで、チーム全体の生産性も向上します。
必要資料が明確化されるため、重要情報を逐一探す手間を省けます。
各部署の管理者やチームメンバーが迅速に必要なファイルへアクセスでき、情報の整理と共有が円滑化することで業務の効率化します！
[Yoomとは]
では、テンプレートを使用して「Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する」というフローボットを作成してみましょう。
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックしてコピーできます。
今回のフローを動かすには、事前にYoomアカウントを取得しておく必要があります。
Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行しておきましょう。登録は簡単です！
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle Workspaceを利用している方
・Googleサービスを利用して業務を進めている方
2.フォルダ管理をクラウド上で行う方
・OneDriveを利用してフォルダ管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理をすることができ、チーム内での共同作業をスムーズに行えるのがメリットです。
しかし、OneDriveへのフォルダ作成を手動で行う場合、作成漏れやフォルダ名の誤りが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が登録されるとOneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動作業におけるミスを軽減します。
フォルダの作成を自動化することで、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Google Workspace、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まずは、使用するアプリとYoomを連携させます。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google Workspaceをクリックします。
(3)下の画面の「Sign in with Google」をクリックします。
(4)アカウントを選択し、お持ちのアカウントにログインしましょう。
〈フローボット作成時の注意事項〉
・Google Workspaceは、一部有料プランでのみご利用いただける機能で、2週間の無料トライアルを行うことが可能です
(5)次にOneDriveのアプリ連携を行います。
Google Workspaceのマイアプリ登録と同様に、OneDriveを選択します。
以下の画面に移行したら、サインインをします。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(6)これでGoogle WorkspaceとOneDriveをマイアプリ連携は完了です。
それぞれ連携ができると、マイアプリ一覧に表示されます。
(1)ご紹介したテンプレートを使い、実際にフローボットを設定・動かしてみましょう。
下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle Workspaceを利用している方
・Googleサービスを利用して業務を進めている方
2.フォルダ管理をクラウド上で行う方
・OneDriveを利用してフォルダ管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理をすることができ、チーム内での共同作業をスムーズに行えるのがメリットです。
しかし、OneDriveへのフォルダ作成を手動で行う場合、作成漏れやフォルダ名の誤りが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が登録されるとOneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動作業におけるミスを軽減します。
フォルダの作成を自動化することで、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Google Workspace、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリトリガーのGoogle Workspace「ユーザーが登録されたら」と押下して下さい。
次画面遷移後、必須項目に情報を入力します。タイトルは任意のものを、アカウント情報は連携させたいアカウントを追加し設定すればOKです。
(2)トリガーアクションは「ユーザーが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定から、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「次へ」をクリックします。
次画面でも同じように、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次はOneDriveのアプリをプロジェクト内に追加・連携していきます。
設定したGoogle Workspace下の『アプリと連携する』の「フォルダを作成」を押下します。
フォルダを作成するために、連携させたいアカウント情報を追加し「次へ」を押下します。
(2)フォルダを作成したいドライブIDなどの情報を入力して下さい。この設定を行うことで、新規に作成されるフォルダは設定した親フォルダ内に作成されるようになります。
(3)必要であればテストを行っていただき、問題なければ「保存」を押下します。
これで設定は完了です。トリガーをONにすることでフローボットが自動で起動します。
今回使用したフローボットテンプレート
Google Workspace で従業員情報が登録されたら、OneDrive に従業員ごとのフォルダを作成する
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle Workspaceを利用している方
・Googleサービスを利用して業務を進めている方
2.フォルダ管理をクラウド上で行う方
・OneDriveを利用してフォルダ管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理をすることができ、チーム内での共同作業をスムーズに行えるのがメリットです。
しかし、OneDriveへのフォルダ作成を手動で行う場合、作成漏れやフォルダ名の誤りが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が登録されるとOneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動作業におけるミスを軽減します。
フォルダの作成を自動化することで、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Google Workspace、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
さらに他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Google Workspaceを活用しクラウド上にデータを保管しており、Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方におすすめです。
Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
また通知の詳細内容を引用することで、共有する情報の正確性を保てます。
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方
・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceを活用している方やDropboxで業務に関連する資料の一元管理を行っている方におすすめです。
Google Workspaceで登録された従業員の情報を参照し、Dropboxに自動でフォルダを作成します。
フォルダの自動作成により、手作業にかかる手間や時間を省き、業務の進行をスムーズにします。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・複数のGoogle関連ツールを業務で使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル共有の効率化によって、業務進行の円滑化が期待できるツールです。
フォルダを個人別に作成し各々の業務に活用することで、ファイルの保管をスムーズに行うことができ情報の一元管理が可能となります。
しかしGoogle Workspaceに従業員が登録されるたびにフォルダを手作業で作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
手作業にかかる時間を省いて業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Google Workspaceで登録があった従業員の情報を引用してDropboxへ自動でフォルダ作成を行ます。
フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務の進行をスムーズにします。
■注意事項
・Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
従業員のオンボーディング作業を行う人事担当者や採用担当者におすすめのテンプレートです。
カオナビで登録された情報をそのままGoogle Workspaceに反映することで、入力ミスが減少します。
この自動化フローにより、新規従業員のユーザー登録作業が簡単になり、手動作業の手間を省けます。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Google WorkspaceとOneDriveの連携により、企業の人事・総務部門は従業員の入社時に必要なフォルダ作成を自動化し、業務効率を向上に寄与しそうです。
また、手作業による入力ミスが減り、今後情報の見直しやチェック行程に時間を取られることもなくなるかもしれません。
これにより、新規に加入した従業員は、入社初日からスムーズに業務に取り組むことができ、社内全体の生産性の向上も期待できそうです。
