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「従業員情報の管理が煩雑になっている」「複数のツールで社員情報を管理するのが手間」このような悩みはないでしょうか？
社内の従業員情報は、多くの会社が複数のツールで管理しているでしょう。ただ、複数のツールに入っている情報を手作業で管理していると、手間や時間がかかるうえ、人的エラーが起きるリスクも伴います。
本記事では、Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを連携させ、こういった課題の解決方法をご紹介します。Google Workspaceで従業員情報が登録されたら自動でマネーフォワード Adminaに追加する仕組みの設定が可能です。
ぜひ参考にしてみてください。
複数のツールにわたって手作業で従業員情報を管理していると、手間や時間がかかって作業効率が落ちたり、人的ミスが起きるリスクを伴います。これらの課題は、Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを連携させることで解決が期待できます。例えば、新入社員の情報をGoogle Workspaceに登録するだけで、マネーフォワード Adminaにも情報が反映されるため、人事担当者の作業負担が軽減されます。この自動化により、手動による登録ミスを防止し、業務効率も向上するでしょう。
従業員情報を複数のツールで手作業で管理していると、ツール間の情報の更新や反映がスムーズにいかない場合があるでしょう。そこで、Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを連携させることでツール間の情報更新が円滑になります。例えば、新入社員のアカウント設定がよりスムーズに進み、新入社員は入社初日から経費精算システムが利用できるようになるかもしれません。このように、オンボーディングプロセスが効率化されることが期待できます。
従業員情報は一元管理できていないと、各種法令や社内規定への準拠が困難になる場合があります。そこで、Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを連携させることでこういった課題解決に役立つでしょう。例えば、この連携をすることで個人情報保護法に基づく適切なデータ管理や、監査対応に必要な履歴情報の取得がスムーズになります。この自動化により、コンプライアンスリスクを低減することが期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google Workspaceでの従業員情報の更新時にGoogle WorkspaceのAPIを経由してその情報を受け取り、マネーフォワード AdminaのAPIを用いてマネーフォワード Adminaに情報を自動追加することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Google Workspaceのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Google Workspace」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
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下記画面の赤枠部分をクリックし、Googleアカウントにログインすると、マイアプリにGoogle Workspaceが追加されます。
これでGoogle Workspaceの登録は完了です。
同様に、マネーフォワード Adminaも登録しましょう。
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先ほどと同様に「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「マネーフォワード Admina」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、マネーフォワード Adminaのアプリ登録も完了です。
「アカウント名」は任意で入力し、「APIキー」はマネーフォワード Adminaにログインし、「設定 > APIキー一覧」で取得してください。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、Google Workspaceのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次の画面では、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったら「次へ」をクリックして進みましょう。
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次の画面では、「テスト」のボタンをクリックする前に、Google Workspaceにて「Webhookイベントを送信」するか「トリガーとなるイベントを実行」してください。
その後、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次は、Google Workspaceのユーザー検索設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面ではいくつか入力していきます。
「検索項目」については、該当するものを選択します。
「キーワード」は、下記画面のように欄をクリックすると選択タブがでてくるため、Google Workspaceから取得した情報の中から選択します。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、AIのデータ抽出設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
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次の画面では、あらかじめ初期入力がされています。
内容を適宜修正しましょう。
変更する場合は、「対象のテキスト」、は、Google Workspaceから取得される情報をクリックして入力します。
また、その下の「抽出したい項目」については、今回「姓,名」のように入力し、次の操作に備え名字と名前をAIにより分割処理します。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、マネーフォワード Adminaとの連携を設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面ではいくつか入力をしていきます。
「組織ID」は、マネーフォワード Adminaの画面で、「設定 > APIキー一覧」で取得してください。
「従業員のステータス」と「従業員のタイプ」は任意のものを選択して入力します。
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これ以降の項目は、抽出したテキストデータをクリックして入力を行います。
項目「名」と「姓」に関しては、入力が必須の項目です。
下記画面のように、先ほどAIで取得した情報をクリックして入力しましょう。
それ以外の項目は、任意のものを記載して次に進んでください。
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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
※「従業員のタイプ」の選択によってはテストエラーが発生する場合がありますが、「不明」を選択すると成功することがあります。
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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもマネーフォワード Adminaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. kintoneで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すれば、kintoneに新たな従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動作成できます。手作業による二重入力が不要となり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が期待できます。また、情報の自動同期によって、各種システムへのアクセス権限付与までの時間を短縮でき、入社時の初期設定をスムーズに完了できるでしょう。
2. SmartHRで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すれば、SmartHRに新たな従業員情報が登録された際、マネーフォワード Adminaに情報が自動追加されます。手作業の手間と時間が削減でき、ヒューマンエラーの防止ができるでしょう。また、新入社員の入社時のスムーズな初期設定の完了が期待できます。
3.Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すれば、Notionのデータベースに新たな従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaに自動で情報が反映されます。手作業がなくなり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が期待できます。また、情報の自動同期によって、社員入社時の初期設定をスムーズに完了できるでしょう。
以上、Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法をご紹介します。
現代の職場では、複数のツールを用いて従業員情報を管理するケースが多いでしょう。しかし、複数のツール間の情報を手作業で管理していると、手間や時間がかかるうえ、人的エラーが起きるリスクも伴います。
Google Workspaceとマネーフォワード Adminaの連携により、このような課題の解決が期待できます。作業効率が向上し、手動での入力作業やミスが減少するでしょう。さらに情報が一元管理されることで、法令遵守や監査対応も強化され、企業としての信頼性も高まると考えられます。
本記事の手順を参考に、ぜひ自動化を試してみてください。
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