「従業員情報の管理が煩雑になっている」「複数のツールで社員情報を管理するのが手間」 このような悩みはないでしょうか？
社内の従業員情報は、多くの会社が複数のツールで管理しているでしょう。ただ、複数のツールに入っている情報を手作業で管理していると、手間や時間がかかるうえ、人的エラーが起きるリスクも伴います。
本記事では、Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを連携させ、こういった課題の解決方法をご紹介します。Google Workspaceで従業員情報が登録されたら自動でマネーフォワード Adminaに追加する 仕組みの設定が可能です。
ぜひ参考にしてみてください。
こんな方におすすめ
Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを個別に利用しているが、情報管理に課題を感じている方
従業員情報を複数のシステムで管理しており、登録や更新作業の手間を削減したい方
新入社員のオンボーディングプロセスを効率化し、業務開始を迅速化したい企業の人事担当者
法令遵守や監査対応のために、従業員情報を一元管理する仕組みを導入したい方
多拠点運営やリモートワーク環境で、従業員データの効率的な管理を目指している企業担当者
Google Workspaceとマネーフォワード Adminaの連携メリットと具体例
メリット1：従業員情報の登録ミスを防止し、業務効率を向上
複数のツールにわたって手作業で従業員情報を管理していると、手間や時間がかかって作業効率が落ちたり、人的ミスが起きるリスクを伴います。これらの課題は、Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを連携させる ことで解決が期待できます。例えば、新入社員の情報をGoogle Workspaceに登録するだけで、マネーフォワード Adminaにも情報が反映されるため、人事担当者の作業負担が軽減されます。この自動化により、手動による登録ミスを防止し、業務効率も向上する でしょう。
メリット2：新入社員のオンボーディングをスムーズに実施
従業員情報を複数のツールで手作業で管理していると、ツール間の情報の更新や反映がスムーズにいかない場合があるでしょう。そこで、Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを連携させる ことでツール間の情報更新が円滑になります。例えば、新入社員のアカウント設定がよりスムーズに進み、新入社員は入社初日から経費精算システムが利用できるようになるかもしれません。このように、オンボーディングプロセスが効率化される ことが期待できます。
メリット3：法令遵守と監査対応を強化
従業員情報は一元管理できていないと、各種法令や社内規定への準拠が困難になる場合があります。そこで、Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを連携させる ことでこういった課題解決に役立つでしょう。例えば、この連携をすることで個人情報保護法に基づく適切なデータ管理や、監査対応に必要な履歴情報の取得がスムーズになります。この自動化により、コンプライアンスリスクを低減する ことが期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法 をご説明します。
[Yoomとは]
Google Workspaceで登録された従業員情報をマネーフォワード Adminaに自動追加する方法
Google Workspaceでの従業員情報の更新時にGoogle WorkspaceのAPIを経由してその情報を受け取り、マネーフォワード AdminaのAPIを用いてマネーフォワード Adminaに情報を自動追加することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます 。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Google Workspaceとマネーフォワード Adminaのマイアプリ登録
テンプレートのコピー
Google Workspaceのトリガー設定
Google Workspaceのユーザー検索設定
AIのデータ抽出設定
マネーフォワード Adminaとの連携を設定
Yoomを利用していない方は、こちら から無料登録をしてください。
Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社に伴い、各SaaSに従業員情報を登録する作業は、情報システム部門や人事担当者にとって時間のかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを利用し、手動での情報登録に手間を感じている方 入社時のアカウント発行作業を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方 SaaS間の連携によって、従業員管理業務全体の効率化を図りたいと考えている人事・労務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceに従業員情報が登録されると、自動でマネーフォワード Adminaへ情報が追加されるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに詳細なユーザー情報を取得します。 その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、後続の処理で利用したい情報を取得したデータから抽出します。 最後に、オペレーションでマネーフォワード Adminaの「アイデンティティを作成」アクションを設定し、抽出した情報を用いて新しいアイデンティティを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索条件となる項目やキーワードを任意で設定できます。 AI機能でのデータ抽出では、どの情報から何を抽出するかを自由にカスタマイズできます。 マネーフォワード Adminaに従業員情報を追加する際、どの項目にどの情報を紐付けるかを任意で設定できます。 ■注意事項
Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomと連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
ステップ1：Google Workspaceとマネーフォワード Adminaのマイアプリ登録
Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
まず、Google Workspaceのマイアプリ登録 をしましょう。「新規接続」 ボタンをクリックします。
検索窓に「Google Workspace」 と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記画面の赤枠部分をクリックし、Googleアカウントにログインすると、マイアプリにGoogle Workspaceが追加されます。Google Workspaceの登録 は完了です。
同様に、マネーフォワード Adminaも登録しましょう。
↓
先ほどと同様に「新規接続」 ボタンをクリックします。「マネーフォワード Admina」 と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、マネーフォワード Adminaのアプリ登録 も完了です。「アカウント名」 は任意で入力し、「APIキー」 はマネーフォワード Adminaにログインし、「設定 > APIキー一覧」で取得してください。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。「Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法」 と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」 をクリックします。
Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社に伴い、各SaaSに従業員情報を登録する作業は、情報システム部門や人事担当者にとって時間のかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを利用し、手動での情報登録に手間を感じている方 入社時のアカウント発行作業を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方 SaaS間の連携によって、従業員管理業務全体の効率化を図りたいと考えている人事・労務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceに従業員情報が登録されると、自動でマネーフォワード Adminaへ情報が追加されるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに詳細なユーザー情報を取得します。 その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、後続の処理で利用したい情報を取得したデータから抽出します。 最後に、オペレーションでマネーフォワード Adminaの「アイデンティティを作成」アクションを設定し、抽出した情報を用いて新しいアイデンティティを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索条件となる項目やキーワードを任意で設定できます。 AI機能でのデータ抽出では、どの情報から何を抽出するかを自由にカスタマイズできます。 マネーフォワード Adminaに従業員情報を追加する際、どの項目にどの情報を紐付けるかを任意で設定できます。 ■注意事項
Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomと連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
クリックすると、テンプレートのコピー が完了します。Yoomのログイン ができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちら から無料登録をしてください。
ステップ3：Google Workspaceのトリガー設定
次に、Google Workspaceのトリガー設定を行います。
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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。「次へ」 のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面では、青いボタンの「テスト」 をクリックし、「テスト完了」 となったら「次へ」 をクリックして進みましょう。
↓
次の画面では、「テスト」のボタンをクリックする前に、Google Workspaceにて「Webhookイベントを送信」 するか「トリガーとなるイベントを実行」 してください。
その後、青いボタンの「テスト」 をクリックし、「テスト完了」 となったらこのステップは完了です。
ステップ4：Google Workspaceのユーザー検索設定
次は、Google Workspaceのユーザー検索設定を行います。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。「次へ」 のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面ではいくつか入力していきます。「検索項目」 については、該当するものを選択します。
「キーワード」 は、下記画面のように欄をクリックすると選択タブがでてくるため、Google Workspaceから取得した情報の中から選択します。
↓
最後に青いボタンの「テスト」 をクリックし、「テスト完了」 となったらこのステップは完了です。
ステップ5：AIのデータ抽出設定
次に、AIのデータ抽出設定を行います。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。「次へ」 のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面では、あらかじめ初期入力がされています。
変更する場合は、「対象のテキスト」、 は、Google Workspaceから取得される情報をクリックして入力します。「抽出したい項目」 については、今回「姓,名」のように入力し、次の操作に備え名字と名前をAIにより分割処理します。
↓
最後に青いボタンの「テスト」 をクリックし、「テスト完了」 となったらこのステップは完了です。
ステップ6：マネーフォワード Adminaとの連携を設定
次に、マネーフォワード Adminaとの連携を設定を行います。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。「次へ」 のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面ではいくつか入力をしていきます。
「組織ID」 は、マネーフォワード Adminaの画面で、「設定 > APIキー一覧」で取得してください。「従業員のステータス 」と「従業員のタイプ」 は任意のものを選択して入力します。
↓
これ以降の項目は、抽出したテキストデータをクリックして入力を行います。
項目「名」 と「姓」 に関しては、入力が必須の項目です。
それ以外の項目は、任意のものを記載して次に進んでください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」 をクリックし、「テスト完了」 となったらこのステップは完了です。
※「従業員のタイプ」の選択によってはテストエラーが発生する場合がありますが、「不明」を選択すると成功することがあります。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」 をクリックします。
Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社に伴い、各SaaSに従業員情報を登録する作業は、情報システム部門や人事担当者にとって時間のかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceとマネーフォワード Adminaを利用し、手動での情報登録に手間を感じている方 入社時のアカウント発行作業を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方 SaaS間の連携によって、従業員管理業務全体の効率化を図りたいと考えている人事・労務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceに従業員情報が登録されると、自動でマネーフォワード Adminaへ情報が追加されるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに詳細なユーザー情報を取得します。 その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、後続の処理で利用したい情報を取得したデータから抽出します。 最後に、オペレーションでマネーフォワード Adminaの「アイデンティティを作成」アクションを設定し、抽出した情報を用いて新しいアイデンティティを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索条件となる項目やキーワードを任意で設定できます。 AI機能でのデータ抽出では、どの情報から何を抽出するかを自由にカスタマイズできます。 マネーフォワード Adminaに従業員情報を追加する際、どの項目にどの情報を紐付けるかを任意で設定できます。 ■注意事項
Google Workspaceとマネーフォワード AdminaをYoomと連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
その他のマネーフォワード Adminaを使った自動化の例
他にもマネーフォワード Adminaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. kintoneで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すれば、kintoneに新たな従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動作成できます。手作業による二重入力が不要となり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が期待できます。また、情報の自動同期によって、各種システムへのアクセス権限付与までの時間を短縮でき、入社時の初期設定をスムーズに完了できるでしょう。
kintoneで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する
試してみる
■概要
kintoneで従業員情報を管理しているものの、マネーフォワード Adminaへの登録は手作業で行っており、二重入力の手間や登録漏れなどの課題を感じていないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとマネーフォワード Adminaで従業員情報を管理している人事や情報システム担当者の方 手作業による従業員データ登録の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 従業員情報の管理業務を効率化し、担当者が変わっても対応できる体制を整えたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへの情報登録をトリガーとして、マネーフォワード Adminaに従業員データが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システム間でデータが直接連携されることで、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコード情報を取得します。 最後に、オペレーションでマネーフォワード Adminaの「アイデンティティを作成」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガーおよびオペレーション設定では、連携対象としたい従業員情報が管理されているアプリのIDを任意で設定してください。 マネーフォワード Adminaに従業員情報を追加する際、kintoneから取得した氏名やメールアドレスなどの情報をどの項目に割り当てるか、任意で設定可能です。 ■注意事項
kintoneとマネーフォワード AdminaをYoomと連携してください。
2. SmartHRで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すれば、SmartHRに新たな従業員情報が登録された際、マネーフォワード Adminaに情報が自動追加されます。手作業の手間と時間が削減でき、ヒューマンエラーの防止ができるでしょう。また、新入社員の入社時のスムーズな初期設定の完了が期待できます。
SmartHRで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたび、SmartHRへの登録だけでなく、マネーフォワード Adminaのアカウントも手作業で作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
SmartHRとマネーフォワード Adminaを併用し、従業員アカウントを管理している人事・情シスの方 従業員の入社手続きにおける手作業でのデータ入力を非効率だと感じている方 SaaSのアカウント発行業務を自動化し、管理体制を強化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SmartHRに従業員情報が登録されると、自動でマネーフォワード Adminaにユーザーが作成されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるアカウント情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartHRとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでマネーフォワード Adminaの「アイデンティティを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員情報を連携させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
SmartHRのWebhook設定を行う際に、ご利用中の環境に応じたサブドメインを任意で設定してください。 マネーフォワード Adminaでアイデンティティを作成するアクションでは、SmartHRから取得した氏名やメールアドレスといった情報を、どの項目に反映させるか任意で設定可能です。 ■注意事項
SmartHRとマネーフォワード AdminaをYoomと連携してください。
3.Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すれば、Notionのデータベースに新たな従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaに自動で情報が反映されます。手作業がなくなり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が期待できます。また、情報の自動同期によって、社員入社時の初期設定をスムーズに完了できるでしょう。
Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する
試してみる
■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、マネーフォワード Adminaへのアカウント登録は手作業で行っていませんか？ 新しいメンバーが入社するたびに各ツールへ情報を入力する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると自動でマネーフォワード Adminaにも情報が追加されるため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionとマネーフォワード Adminaで従業員情報を管理している人事・労務担当者の方 従業員情報のSaaSへの手入力に手間を感じ、自動化による効率化を目指している方 SaaSアカウント管理の正確性を高め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionに従業員情報を登録するだけで、マネーフォワード Adminaへの情報追加が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Notionとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定して従業員情報データベースを監視します 次に、オペレーションの分岐機能で、トリガーが「ページの作成」だった場合にのみ後続の処理を実行するよう設定します 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、作成されたページIDをもとに詳細な従業員情報を取得します 最後に、オペレーションでマネーフォワード Adminaの「アイデンティティを作成」を設定し、Notionから取得した情報を連携して従業員を追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたい従業員情報データソースIDを任意で設定してください 分岐機能の設定では、「作成」時だけでなく「更新」された場合に、別のアクションを実行するようカスタムすることも可能です マネーフォワード Adminaに従業員情報を追加する際、Notionから取得したどの情報をどの項目に連携するかを自由に設定できます ■注意事項
Notion、マネーフォワード AdminaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
以上、Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法 をご紹介します。
現代の職場では、複数のツールを用いて従業員情報を管理するケースが多いでしょう。しかし、複数のツール間の情報を手作業で管理していると、手間や時間がかかるうえ、人的エラーが起きるリスクも伴います。
Google Workspaceとマネーフォワード Adminaの連携により、このような課題の解決が期待できます。作業効率が向上し、手動での入力作業やミスが減少する でしょう。さらに情報が一元管理されることで、法令遵守や監査対応も強化 され、企業としての信頼性も高まると考えられます。
本記事の手順を参考に、ぜひ自動化を試してみてください。
