Google WorkspaceとNotionを連携して従業員情報を一元管理する方法

この記事では、ノーコードツールYoomを活用して、Google Workspaceで新しく従業員が登録された際に、Notionのデータベースにも自動でその情報を追加する方法を紹介します。
これにより、従業員情報を一元管理しやすくなり、従業員情報の相違を防ぐことが期待できます！
特に、Googleのツールを活用している人事担当者におすすめです。

それでは、Google WorkspaceとNotionを連携するメリットを詳しくご紹介します。

Google WorkspaceとNotionを連携するメリット

メリット1: 従業員情報を一元管理できる！

Google WorkspaceとNotionを連携することで、従業員情報が一元管理できるようになります。例えば、Google SheetsやGoogle Drive上のデータをNotionに同期させることで、更新作業を自動化し、異なるツールで分散された情報を一か所に集約できるため、確認や修正が簡単になり、作業効率の向上が期待できるでしょう。

メリット2: 自動化で業務がスムーズに！

Google WorkspaceとNotionの連携により、採用や従業員管理に関するタスクを自動化できます。例えば、新しい従業員が登録された際に、Google FormsからNotionのタスクへ自動的に追加することで、手動での入力作業が減り、スムーズに業務を進行することが可能となるでしょう。

[Yoomとは]

Google WorkspaceとNotionの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Google Workspaceで従業員が登録されたらNotionのデータベースにも従業員情報を追加する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックしてコピーできます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

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ステップ1:Google WorkspaceとNotionをマイアプリに登録する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google Workspaceをクリックします。
(3)下の画面の「Sign in with Google」をクリックします。

(4)アカウントを選択し、お持ちのアカウントにログインしましょう。

(5)次にNotionの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧からNotionをクリックします。

(6)アクセスをリクエスト画像から、「ページを選択する」をクリックします。

(7)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

マイアプリにGoogle WorkspaceとNotionが追加されていれば、連携が完了です！
次はテンプレートを使用してトリガー設定を行いましょう。

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「ユーザーが登録されたら」をクリックします。

(2)Google Workspaceの連携アカウントとアクションを選択画面からGoogle Workspaceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ユーザーが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)アプリトリガーのAPI接続設定から、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「次へ」をクリックします。

(4)(3)と同じように、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3:データベースを操作する

(1)次にNotionと連携してデータベースを操作します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)Notionのデータベース連携画面から、Notionと連携するアカウント情報を確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
データベースIDは候補から選択してください。

入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
(3)データベース操作の詳細設定から追加するレコードの値をアウトプットより選択します。

選択が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、メールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「Google Workspaceで従業員が登録されたらNotionのデータベースにも従業員情報を追加する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

その他のGoogle WorkspaceとNotionを使った自動化例

Yoomでは他にもGoogle WorkspaceとNotionを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する

このテンプレートを使うことで、Googleスプレッドシートに行が追加されたタイミングで、自動的にGoogle Workspaceに新しいユーザーを登録することができます！
これで、毎回手動でGoogle Workspaceにユーザー登録する手間を省けるので、業務がよりスムーズになることが期待できます。また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報を自動で通知することが可能です。

2.freee人事労務で従業員が削除されたらGoogle Workspaceからもユーザーを削除する

このテンプレートを使えば、freee人事労務で従業員を削除した際に、自動的にGoogle Workspaceからもそのユーザーを削除できます。手動での削除作業を減らすことで、ユーザー管理をスムーズにすることが期待できます。特に人事担当者の方にはおすすめです！

3. Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動送信する

このテンプレートを使えば、Notionのデータベースに登録された情報をもとに、Gmailを自動で送信することができます！例えば、キャンペーンやイベントのお知らせを自動で顧客に送ったり、Notionで管理しているタスクの締切が近づいた際に、担当者にリマインダーを自動送信するなど、いろいろな使い方ができます。

まとめ

Google WorkspaceとNotionの連携で、従業員情報をまとめて管理できるだけでなく、業務の効率も向上しそうですね。

Yoomを使えばプログラミング知識がなくても簡単に設定できるので、誰でもすぐに始めることができます。
この記事を参考に、下のフォームから、２週間無料で導入し、業務効率向上に役立ててください！

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