Google Workspaceで従業員が登録されたらNotionのデータベースにも従業員情報を追加する方法

[Yoomとは]

Google WorkspaceとNotionの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Google Workspaceで従業員が登録されたらNotionのデータベースにも従業員情報を追加する」フローを一緒に作っていきましょう！

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:Google WorkspaceとNotionをマイアプリに登録する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google Workspaceをクリックしてください。
(3)下の画面の「Sign in with Google」をクリックします。

(4)アカウントを選択し、お持ちのアカウントにログインしましょう。

(5)次にNotionの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧からNotionをクリックします。

(6)アクセスをリクエスト画像から、「ページを選択する」をクリックしましょう。

(7)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

マイアプリにGoogle WorkspaceとNotionが追加されていれば、連携が完了です！
次はテンプレートを使用してトリガー設定を行いましょう。

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「ユーザーが登録されたら」をクリックします。

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(2)Google Workspaceの連携アカウントとアクションを選択画面からGoogle Workspaceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ユーザーが登録されたら」のままで「次へ」をクリックしてください。

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(3)アプリトリガーのAPI接続設定から、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「次へ」をクリックします。

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(4)(3)と同じように、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックしましょう。

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(5)次に、「ユーザーを検索」をクリックしましょう。

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(6)連携するアカウント情報を確認し、実行アクションは「ユーザーを検索」のままにします。「次へ」をクリックしてください。
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(7)【検索項目】にはメールアドレスを指定し、【キーワード】にはアウトプットを活用しましょう。
設定したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:データベースを操作する‍

(1)次にNotionと連携してデータベースを操作します。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

(2)Notionのデータベース連携画面から、Notionと連携するアカウント情報を確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
データベースIDは候補から選択してください。

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入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
(3)データベース操作の詳細設定から追加するレコードの値をアウトプットより選択していきましょう。

選択が完了したら、下部にある「保存する」をクリックしてください。
(4)最後に、トリガーをONにします。

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これで、「Google Workspaceで従業員が登録されたらNotionのデータベースにも従業員情報を追加する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

Google WorkspaceやNotionを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle WorkspaceやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google Workspaceを活用した自動化例

Google Workspaceで従業員が登録されたら従業員毎のフォルダを作成する

フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務の進行をスムーズにします。

申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録する

情報の追加作業が自動化されることで、手動作業の手間を省くことができます。

投稿された内容からGoogle Workspaceにグループにメンバーを追加する

投稿された内容から自動的にGoogle Workspaceのグループにメンバーが追加されるため、手動でのメンバー追加の手間を省けます。

従業員が削除されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除する

更新された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、削除漏れが減少します。

Notionを活用した自動化例

Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら通知する

Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動して、コミュニケーションツールに通知するフローボットです。

Notionで従業員情報が登録されたら登録する

従業員情報の登録がスピーディーに行われるため、登録後の手続きや書類発行の業務を早急に進めることが可能です。

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Notionでページが作成されたら、フォルダを作成する

アプリの連携により、関連する情報へ簡単にアクセスできるようになることが予想されます。

Google WorkspaceとNotionを連携するメリット

メリット1: 従業員情報を一元管理できる！

Google WorkspaceとNotionを連携することで、従業員情報が一元管理できるようになります。
例えば、Google SheetsやGoogle Drive上のデータをNotionに同期させることで、更新作業を自動化し、異なるツールで分散された情報を一か所に集約できるため、確認や修正が簡単になり、作業効率の向上が期待できるでしょう。

メリット2: 自動化で業務がスムーズに！

Google WorkspaceとNotionの連携により、採用や従業員管理に関するタスクを自動化できます。
例えば、新しい従業員が登録された際に、Google FormsからNotionのタスクへ自動的に追加することで、手動での入力作業が減り、スムーズに業務を進行することが可能となるでしょう。

まとめ

Google WorkspaceとNotionの連携で、従業員情報をまとめて管理できるだけでなく、業務の効率も向上しそうですね。

Yoomを使えばプログラミング知識がなくても簡単に設定できるので、誰でもすぐに始めることができます。
この記事を参考に、下のフォームから、２週間無料で導入し、業務効率向上に役立ててください！

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