Google WorkspaceとOCRを連携して、履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録する方法

• Google Workspaceのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをONにしてフローを動かす

AI機能を使いますが、難しい知識は不要です。

なお、今回のフローで使用するAI機能(OCR読み取り)とアプリ()は、一部有料プランのみで利用できます。
対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので、気を付けてください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。

まずは設定の準備から始めましょう。

[Yoomとは]

‍ステップ1：Google Workspaceをマイアプリ連携

‍最初にYoomとGoogle Workspaceのマイアプリ連携を行いましょう。Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたらGoogle Workspaceを検索してください。検索して出てきたアイコンをクリックすると、Yoomとの接続画面が出てきます。

「Sign in with Google」をクリックすると、Googleアカウントの選択画面に移行します。

マイアプリ連携するアカウントを選択し「Yoomにログイン」の画面に移動します。

最後にYoomがアクセスできる情報を選択してください。

これでGoogle Workspaceのマイアプリ連携は完了です。
連携ができると、マイアプリ一覧に表示されます。

また、マイアプリ連携とは別にフロー設定時のテストで使用する履歴書もあらかじめ準備しておきましょう。
今回用意した履歴書は下記のものです。

テスト用なので、履歴書の内容は仮で問題ありません。
設定と準備ができたら、次からはフローの詳細設定に移ります。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：フォームトリガーを設定

最初の設定は「履歴書送信フォーム」です。
ここで、履歴書の内容を設定します。

履歴書を添付して送信するフォームの内容を設定してください。
入力方法はテキスト以外にも、リストや数値・日付などがあるので履歴書の添付以外で必要な情報を入力できるように設定しましょう。

履歴書の添付などの必須項目は各項目の下のトグルをONにしておいてください。

フォーム送信後の完了ページに表示させるメッセージに設定もできます。
履歴書提出後にとってほしいアクションなどがある場合は、ここに記載しておきましょう。

必要な項目をすべて入力したら「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、フローの設定確認のためのテスト用に値を入力します。

「取得した値」とは、本来であればフォームを送信した際にフローが自動で取得する値です。
‍画面上の「回答ページ」から回答を送信すると、フローが起動してしまうので今回は手動で入力をして、この後の設定の確認などで使用します。

入力が終わったら「保存する」をクリックしてください。

‍ステップ3：文字を読み取る設定

続いては「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。
最初のページでは、アクションの設定を行います。

必要であればタイトルの修正をして、アクションの設定はそのままで次に進んでください。

次に、読み取る内容の設定を行います。
履歴書からデフォルトの項目以外で抽出したい項目がある場合は、ここで設定しておきましょう。

項目を設定したら「テスト」をクリックしてください。
成功すると、添付した履歴書の内容がアウトプットで取得できます。

テスト用に準備しておいた履歴書の内容が、アウトプットとして取得されました。
読み取る履歴書の内容によって、アウトプットの値は流動的に変化します。

ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。‍

ステップ4：新規ユーザー追加の設定

最後に「新規ユーザーを追加」の設定です。１ページ目では、マイアプリ連携をしたアカウント情報が反映されています。

タイトルは必要に応じて修正できます。
アカウント名の確認ができたら、アクションの変更はせずに次に進んでください。

次に、Google Workspaceの新規ユーザー追加の設定を行います。

各項目にアウトプットから値を選択して反映させましょう。
上記の場合、Google Workspaceの初期パスワードが、履歴書に載っている生年月日に設定されます。

必要な項目の入力ができたら「テスト」をクリックしてアウトプットが取得できるか確認しましょう。
無事にアウトプットが取得できて、Google Workspaceのアカウントが作成されていればすべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

今回設定したテンプレートは以下のものです。

Google WorkspaceとOCR機能を使ったその他の自動化例

Google WorkspaceとOneDriveを連携し従業員フォルダを自動作成

‍従業員の登録時に自動でOneDriveに個人フォルダを作成することで、管理負担を軽減し業務効率化が期待できます。
このフローにより、新入社員のファイル管理がスムーズになり、セキュリティ対策にもつながります。効率的なスタートを切りたい企業に最適です。

YoomデータベースからGoogleアカウントを自動発行

‍Googleアカウントの発行作業を自動化することで、IT管理者の負担を削減し、迅速なオンボーディングが見込まれます。このフローを活用すれば、手作業でのミスが減り、よりスムーズな従業員管理が可能になるでしょう。

効率的なプロセスを求める企業におすすめです。

Google Workspaceでの従業員登録時に入社案内を自動送信

‍新入社員がGoogle Workspaceに登録されると、入社案内が自動でGmailに送信されるフローです。これにより、入社時のコミュニケーションが円滑になり、従業員の安心感を高めることが期待できます。

従業員満足度の向上を目指す企業に適しています。

‍まとめ

‍Yoomは、履歴書をOCRでデータ化し、Google Workspaceに従業員情報を簡単に登録できるツールです。
プログラミングの知識が不要で、初心者でも簡単に設定可能。登録ミスを防ぎ、業務を効率化したい企業に最適です。また、データを一元管理することで、採用後の手続きや社内情報共有がスムーズになり、管理の手間の軽減が期待できます。

2週間の無料トライアルで、Yoomを気軽に試すことができます。この機会に、Yoomを活用して採用業務を効率化し、データ管理の精度を高めてみてはいかがでしょうか？
今すぐ無料登録を始めましょう！

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