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採用時期に履歴書の情報入力や従業員登録の負担に悩む担当者は多いです。入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーは後の業務に影響を与える可能性があります。そんな課題を解決する方法として、YoomとGoogle Workspaceの連携が役立ちます。
OCR機能を使えば、履歴書をスキャンしてその情報をGoogle Workspaceに自動登録できます。これにより、登録作業の効率化が期待できるだけでなく、データの正確性も向上します。さらに、採用後の手続きがスムーズに進むことで、業務の負担軽減にもつながります。
この記事では、Yoomを活用した効率的な設定方法とメリットを詳しく解説します。登録業務を改善し、データ管理を簡単にしたい方はぜひご覧ください。
OCRを活用すれば、履歴書の内容を正確に読み取り、自動的にGoogle Workspaceに反映できるため、データの誤入力や登録漏れの軽減が期待できます。
従業員の名前や住所、連絡先などの重要な情報を手作業で入力すると、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。特に繁忙期の採用活動では、担当者が多忙でミスを見逃す可能性があります。
OCR機能を利用すると、履歴書をスキャンするだけでデータ化され、Google Workspaceに自動的に登録される仕組みを整います。これにより、正確性が向上し、登録されたデータが後の業務でも信頼性の高いものとして活用できます。
たとえば、新入社員が複数名入社する場合、システムが一括で登録を完了するため、担当者が個別に入力する手間を省き、その後の利用者アカウントや組織図への反映もスムーズになるでしょう。
Google Workspaceで一元管理することで、従業員データの検索や更新が簡単になり、管理業務の効率が向上します。
従業員データが分散している場合は、必要な情報を探すのに時間がかかり、登録漏れや重複が起きやすくなります。しかし、履歴書をOCRでデータ化し、Google Workspaceに登録すれば、従業員情報が一元化され、検索や更新が容易になります。
たとえば、急な業務連絡や特定プロジェクトに適した人材の確認が必要なとき、Google Workspaceを活用すれば、所属部門や役職、スキルセットをすぐに見つけられるようになるでしょう。また、データが整理されていることで、最新状態でのデータ活用がしやすくなります。
OCRで登録された従業員情報は、入社手続きや業務の準備に役立ち、スムーズなスタートをサポートします。
従業員の情報がGoogle Workspaceに自動登録されると、採用後の手続きを効率的に進める基盤が整います。たとえば、登録されたメールアドレスをもとに研修用のGoogle Meetを設定したり、Google Driveで必要な資料を共有したりすることができます。
また、部署ごとのグループ設定も簡単に行え、全社連絡やチーム別の情報共有が円滑になります。例えば、新入社員全員に初日までにアクセス権を付与し、入社時に必要な情報が全て揃った状態にできれば、無駄な時間を省きスムーズなスタートを切ることが可能でしょう。この仕組みは、手続きのスピードアップに寄与する可能性があります。
ここからは、Yoomを使ってフローを設定していきます。
今回のフローは「履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録する」というものです。
AI機能を使いますが、難しい知識は不要です。
なお、今回のフローで使用するAI機能(OCR読み取り)とアプリ()は、一部有料プランのみで利用できます。
対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので、気を付けてください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
まずは設定の準備から始めましょう。
[Yoomとは]
最初にYoomとGoogle Workspaceのマイアプリ連携を行いましょう。Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
「アプリの新規接続」のウィンドウが出てきたらGoogle Workspaceを検索してください。検索して出てきたアイコンをクリックすると、Yoomとの接続画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックすると、Googleアカウントの選択画面に移行します。
マイアプリ連携するアカウントを選択し「Yoomにログイン」の画面に移動します。
最後にYoomがアクセスできる情報を選択してください。
これでGoogle Workspaceのマイアプリ連携は完了です。
連携ができると、マイアプリ一覧に表示されます。
また、マイアプリ連携とは別にフロー設定時のテストで使用する履歴書もあらかじめ準備しておきましょう。
今回用意した履歴書は下記のものです。
テスト用なので、履歴書の内容は仮で問題ありません。
設定と準備ができたら、次からはフローの詳細設定に移ります。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。
最初の設定は「履歴書送信フォーム」です。
ここで、履歴書の内容を設定します。
履歴書を添付して送信するフォームの内容を設定してください。
入力方法はテキスト以外にも、リストや数値・日付などがあるので履歴書の添付以外で必要な情報を入力できるように設定しましょう。
履歴書の添付などの必須項目は各項目の下のトグルをONにしておいてください。
フォーム送信後の完了ページに表示させるメッセージに設定もできます。
履歴書提出後にとってほしいアクションなどがある場合は、ここに記載しておきましょう。
必要な項目をすべて入力したら「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、フローの設定確認のためのテスト用に値を入力します。
「取得した値」とは、本来であればフォームを送信した際にフローが自動で取得する値です。
画面上の「回答ページ」から回答を送信すると、フローが起動してしまうので今回は手動で入力をして、この後の設定の確認などで使用します。
入力が終わったら「保存する」をクリックしてください。
続いては「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。
最初のページでは、アクションの設定を行います。
必要であればタイトルの修正をして、アクションの設定はそのままで次に進んでください。
次に、読み取る内容の設定を行います。
履歴書からデフォルトの項目以外で抽出したい項目がある場合は、ここで設定しておきましょう。
項目を設定したら「テスト」をクリックしてください。
成功すると、添付した履歴書の内容がアウトプットで取得できます。
テスト用に準備しておいた履歴書の内容が、アウトプットとして取得されました。
読み取る履歴書の内容によって、アウトプットの値は流動的に変化します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
最後に「新規ユーザーを追加」の設定です。１ページ目では、マイアプリ連携をしたアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて修正できます。
アカウント名の確認ができたら、アクションの変更はせずに次に進んでください。
次に、Google Workspaceの新規ユーザー追加の設定を行います。
各項目にアウトプットから値を選択して反映させましょう。
上記の場合、Google Workspaceの初期パスワードが、履歴書に載っている生年月日に設定されます。
必要な項目の入力ができたら「テスト」をクリックしてアウトプットが取得できるか確認しましょう。
無事にアウトプットが取得できて、Google Workspaceのアカウントが作成されていればすべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
今回設定したテンプレートは以下のものです。
従業員の登録時に自動でOneDriveに個人フォルダを作成することで、管理負担を軽減し業務効率化が期待できます。
このフローにより、新入社員のファイル管理がスムーズになり、セキュリティ対策にもつながります。効率的なスタートを切りたい企業に最適です。
Googleアカウントの発行作業を自動化することで、IT管理者の負担を削減し、迅速なオンボーディングが見込まれます。このフローを活用すれば、手作業でのミスが減り、よりスムーズな従業員管理が可能になるでしょう。
効率的なプロセスを求める企業におすすめです。
新入社員がGoogle Workspaceに登録されると、入社案内が自動でGmailに送信されるフローです。これにより、入社時のコミュニケーションが円滑になり、従業員の安心感を高めることが期待できます。
従業員満足度の向上を目指す企業に適しています。
Yoomは、履歴書をOCRでデータ化し、Google Workspaceに従業員情報を簡単に登録できるツールです。
プログラミングの知識が不要で、初心者でも簡単に設定可能。登録ミスを防ぎ、業務を効率化したい企業に最適です。また、データを一元管理することで、採用後の手続きや社内情報共有がスムーズになり、管理の手間の軽減が期待できます。
2週間の無料トライアルで、Yoomを気軽に試すことができます。この機会に、Yoomを活用して採用業務を効率化し、データ管理の精度を高めてみてはいかがでしょうか？
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