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Google WorkspaceとSmartHRはそれぞれ従業員の管理を行う上で欠かせない重要ツールです。
しかし、手動でのデータ入力は時間がかかり、エラーの原因にもなる可能性があります。
従来行っていた従業員データの登録作業を効率化できたら、作業負担をどれほど軽減することができるでしょうか。
本記事では、Yoomを活用し、従業員データの登録作業の自動化を実現する方法を紹介します。
作業の自動化を取り入れ、日々の業務負担を軽減させましょう。
・Google WorkspaceとSmartHRを活用する人事担当者
・手動で従業員データを入力しており、作業時間を削減したい方
・人事業務のエラーを減らし、データの正確性を向上させたい責任者
・複数のシステムを活用している企業で、情報の連携に課題を感じている方
・人事・労務部門の負担軽減を目指している方
Google WorkspaceとSmartHRの連携により、従業員データの管理が自動化されます。
これにより、複数のシステムでデータを更新する作業を省くことができ、人事・労務部門の負担が軽減されます。
例えば、これまで従業員データの登録にかけていた労力を、採用活動や人材育成に充てることもできるでしょう。
人事・労務部門スタッフの業務の質が向上し、その結果、組織全体の生産性を上げることができるかもしれません。
従業員情報をGoogle Workspaceに登録した際に、SmartHRにも自動で情報を追加することで、手動でのデータ入力にかかる時間を省略できます。
例えば、これまで新しい従業員が入社する時期に、多くの従業員データを手入力で登録・追加する必要があり、その作業に時間を費やしていました。
この自動化を取り入れることで、Google Workspace側の情報入力作業だけでSmartHRにも同じ情報を追加できるので、作業時間の短縮が見込めます。
この自動化フローの導入により、手動での入力作業が削減されることで、入力ミスやデータの不一致などのエラーも減少します。
Google Workspaceに従業員が登録されると、その情報がそのままSmartHRに反映されるため、両方のシステムでの管理するデータに相違がなくなります。
具体例として、人事・労務部門スタッフは、従業員情報や給与データを正確にするため、異なるアプリで誤った情報を登録していないか、別途確認を行う必要がありました。
データ登録・追加作業を自動化することで、入力・転記ミスが抑えられるので、誤った情報が給与計算などに影響を与えるリスクを軽減させられるかもしれません。
[Yoomとは]
それでは、実際に「Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・Google WorkspaceとSmartHRをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google Workspaceのトリガー設定とSmartHRの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google Workspaceをクリックします。
表示された画面の「Sign in with Google」をクリックしてください。
(3)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
(4)まずは1つ目のGoogle Workspaceの接続が完了しました。
・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(5)次にSmartHR（OAuth）のアプリ連携を行います。
Google Workspaceのマイアプリ登録と同様に、SmartHR（OAuth）を選択します。
（SmartHRは、『SmartHR』『SmartHR（OAuth）』2つのアプリが検索結果に表示されますが、『SmartHR（OAuth）』の方を接続します。）
(6)連携するSmartHR（OAuth）の「サブドメイン」を入力し、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、Google Workspaceのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「ユーザーが登録されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次の画面で［テスト］をクリックし、問題なければ［次へ］をクリックします。
(4)次の画面ではWebhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
注釈に沿って、操作を進めましょう。
(5)操作完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(6)2つ目のアクション「ユーザーを検索」をクリックしましょう。
移行後の画面で、Google Workspaceのアカウント情報が入力されていることを確認し［次へ］をクリックします。
(7)次の画面で「検索項目」をプルダウンから選択します。
今回は『メールアドレス』を指定します。
(8)「キーワード」の項目で入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップで取得した情報をアウトプットとして引用できます。
（今回は、例として『ユーザーのメールアドレス』を引用・設定しています。）
(9)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に3つ目のアクション「従業員の登録」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「事業所ID」などの項目に情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックするとアカウントに基づいた内容を参照した情報が『候補』として展開され、その情報を引用できます。
(4)下にスクロールして「在籍状況」や「姓」、「名」などの項目にも情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックするとアウトプットを引用・選択できます。
(5)「部署」や「カスタム項目」も『候補』から情報を引用できます。
設定項目が多いため、前のステップから取得したアウトプット情報もどんどん活用しましょう。
(6)必要項目に情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで、設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知できるフローです。
登録の完了をチーム内に迅速に共有することができ、通知の詳細内容を引用した情報で共有情報を作成することで、情報の正確性を保つことができます。
Google Workspaceにユーザーを登録する際、ジョーシスのユーザー登録が自動で完了するため、異なるアプリへの従業員情報の転記作業が不要になります。
登録作業の時間と手間を省くことで、人事担当者の負担軽減に寄与します。
Google Workspaceで管理されている従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方におすすめのフローです。
Google Workspaceにユーザーを登録する際、カオナビのメンバー登録が自動で完了します。
登録作業の時間短縮や転記ミスなどのヒューマンエラー減少が期待できます。
今回紹介したGoogle WorkspaceとSmartHRの連携により、従業員追加業務の自動化が実現できます。
人事・労務部門スタッフの負担が軽減され、作業時間の短縮やエラーの削減にも寄与するでしょう。
結果、従業員の働き方が改善され、組織全体の業務の質向上が見込まれるかもしれません。
ノーコードで簡単に導入できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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