Google Workspaceで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に自動更新する方法

ステップ1:Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録

Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易に進められます。

まず、Google Workspaceのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
検索欄からGoogle Workspaceを検索するか、一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、Google Workspaceにログインします。

続いて、トヨクモ安否確認サービス2のマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同じように、一覧からトヨクモ安否確認サービス2を探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。

Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2がマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、Google Workspaceの設定を行うので、「ユーザー情報が更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGoogle Workspaceのトリガー設定とその後に続くトヨクモ安否確認サービス2のオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Google Workspaceと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→ユーザー情報が更新されたら

※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

以下の画面が表示されるので、「テスト」→「テスト成功」→「保存」→「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、Webhookイベントを送信するか、トリガーとなりイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Google Workspaceに登録されているユーザーを検索する設定を行うので、「ユーザーを検索」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Google Workspaceと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→ユーザーを検索
  

以下の画面が表示されたら、「検索項目」を設定しましょう。
今回はメールアドレスを設定しました。

次に、「キーワード」を設定します。
「ユーザー情報が更新されたら」のアウトプットを活用して、「ユーザーのメールアドレス」を選択してください。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、Yoomの指定したテーブル（従業員リスト）から条件に合うレコードを1行取得する設定を行うので、「従業員のマッチング」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「実行アクション」→レコードを取得する
  

こちらでは、Yoomのデータベースにトヨクモ安否確認サービス2の情報を同期するデータコネクト機能を活用します。
Yoomのデータベースにテスト用として、従業員リストを作成してください。
新しく作成する場合は、「プロジェクト一覧」横にある「+」→「データベース」をクリックしましょう。
以下は例ですので、ご自由に設定してください。
※事前にGoogle WorkSpaceとトヨクモ安否確認サービス2で対応するIDを登録しておきましょう。

スクロールし、「データベースの連携」を設定してください。
先ほど設定したデータベースが保管されている「プロジェクト」、「データベース」、「テーブル」を設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
事前にGoogle WorkSpaceとトヨクモ安否確認サービス2で対応するIDをYoomのデータベースに登録しているので、IDとGoogle WorkSpaceのユーザーIDが一致するとトヨクモ安否確認サービス2のIDを取得できます。
今回は以下のように設定しました。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、Yoomの指定したテーブル（部署リスト）から条件に合うレコードを1行取得する設定を行うので、「部署のマッチング」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「実行アクション」→レコードを取得する
  

Yoomのデータベースにテスト用として、部署リストを作成しましょう。
従業員のマッチングと同様に、対応する部署を登録してください。

次に、「データベースの連携」を設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
従業員のマッチングと同様に、対応する部署をYoomのデータベースに登録しているので、部署とGoogle WorkSpaceの部門が一致するとトヨクモ安否確認サービス2の部署を取得できます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、トヨクモ安否確認サービス2の設定を行うため、「ユーザーの所属部署の更新」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「トヨクモ安否確認サービス2と連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→ユーザーの所属部署の更新
  

以下の画面が表示されたら、「対象ユーザーのログイン名」を設定しましょう。
「従業員のマッチング」のアウトプットを活用して、設定を行ってください。

次に、「部署コードの指定」を設定します。
「部署のマッチング」のアウトプットを活用して設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2の連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか、確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGoogle Workspaceやトヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例

他にもGoogle Workspaceやトヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google Workspaceで従業員が登録されたら、自動的にトヨクモ安否確認サービス2に登録するフローです。
ユーザーをGoogle Workspaceに登録すると、トヨクモ安否確認サービス2にも反映されるため、スピーディーに登録できます。
ユーザーの登録ミスや漏れを防ぎ、正確に登録できます。

2.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたら、トヨクモ安否確認サービス2も自動更新するフローです。
Google スプレッドシートのメールアドレスや電話番号が更新されたら、トヨクモ安否確認サービス2も更新できます。
最新の従業員情報を取得できるため、災害時の連絡がスムーズになるでしょう。

3.Google Workspaceで従業員が登録されたら、自動的に入社案内を従業員にOutlookで通知するフローです。
従業員登録をトリガーにOutlookで入社案内を送信できるため、メール送信の手間が省けます。
入社までに必要な書類情報などをメールで送信できます。

Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2の連携メリットと具体例

メリット1:手作業で更新する手間が省ける

企業において人事異動や部署変更はよくありますが、それに伴って従業員情報の更新が必要になります。
複数のシステムで従業員情報の更新を手動で行う場合、何度も更新データを入力する必要があり、手間がかかります。
しかし、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2を連携し、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、トヨクモ安否確認サービス2の情報を自動更新することで負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、従業員数が多い企業で人事部が毎月何十名の異動処理を行っている場合でも、スムーズにデータを更新できるでしょう。
これにより、<span class="mark-yellow">何度もデータを更新させる重複作業がなくなり、従業員データの管理効率向上が期待できます。</span>

メリット2:緊急時の対応がスムーズになる

従業員情報の更新を手作業で行っている場合、更新遅れが発生し、緊急時の対応に影響を及ぼす可能性があります。
たとえば、災害時に緊急連絡が必要な際、最新のデータが反映されていないと旧部署内で安否確認の連絡をしてしまうといった事態になりかねません。
しかし、従業員データの更新を自動化しておけば、最新のデータに更新されているため、そのリスクを防止できるでしょう。
これにより、<span class="mark-yellow">緊急時の連絡がスムーズになり、安否確認が必要な従業員に対して確実に連絡が取れるようになります。</span>

メリット3:データの正確性を向上できる

手作業で異動やエリア更新を行っていると、データの不整合が起こりやすくなります。
たとえば、トヨクモ安否確認サービス2に異動やエリア情報が間違って更新されると、安否確認時に連絡ができなくなるでしょう。
<span class="mark-yellow">Google Workspaceのデータ更新がトヨクモ安否確認サービス2にも反映される自動化を導入すれば、データの不一致が起こりにくくなります。</span>
これにより、異動更新の一元化が可能になり、従業員は常に最新のデータを確認できるはずです。

まとめ

定期的に発生する人事異動に伴って、従業員情報を更新する作業が起こります。
従来のように手動でデータ更新を行う場合、時間と手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクがあります。
しかし、Google Workspaceのユーザー情報の更新をトリガーに、トヨクモ安否確認サービス2の所属部署を更新する自動化を活用すれば、その問題を解決できるかもしれません。
これにより、常に最新のデータが維持されるため、緊急時の連絡がスムーズになるでしょう。
今回のテンプレートを活用し、正確にデータ更新を行い、もしもの時に備えてください。