Google Workspaceで従業員が登録されたら、トヨクモ安否確認サービス2に登録する方法

ステップ1：Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2のマイアプリ登録

Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2をYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Google Workspaceのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Google Workspace」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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下記画面の赤枠部分をクリックしてGoogleアカウントにログインすると、マイアプリにGoogle Workspaceが追加されます。これで登録は完了です。
同様に、トヨクモ安否確認サービス2も登録してみましょう。

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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「トヨクモ安否確認サービス2」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面でログインをすれば、トヨクモ安否確認サービス2のアプリ登録も完了です。

※APIの使用に必要なAPI認証トークンは、システム設定の『API認証トークンの発行』で発行し、取得することができます。
※API認証トークンの発行にはシステム管理者権限が必要になります。 API認証トークンをお持ちではなく、システム管理者でもない場合は、貴社のシステム管理者の方までお問い合わせ下さい。

ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Google Workspaceで従業員が登録されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：トリガーの設定

次に、トリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に表示される画面では、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったら完了です。
「次へ」をクリックして次に進みましょう。

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次に表示される画面では、青いボタンの「テスト」をクリックする前にGoogle Workspace側で「新たなユーザーを登録する」等のトリガーとなるイベントを実行してください。
その後、青いボタンの「テスト」をクリックしてください。

「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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ステップ4：Google Workspaceのアクション設定

次は、Google Workspaceのアクション設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、下記の2項目を入力します。

「検索項目」は、欄をクリックすると選択メニューがでてくるので該当するものをクリックしてください。
「キーワード」は、下記画面のように欄をクリックして出てくるメニューの中から該当するものをクリックしましょう。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：トヨクモ安否確認サービス2のアクション設定

次は、トヨクモ安否確認サービス2のアクション設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次に、登録する内容を入力していきます。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが表示されるので、前のステップで取得したデータの中から、該当するものをクリックしてください。

その他の項目も同様に入力を進めましょう。
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次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

その他のトヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例

他にもトヨクモ安否確認サービス2を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録するテンプレート

Googleスプレッドシートに入力された従業員情報を、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも入力を完了するため、手作業の手間を省きます。また、手作業にかかっていた時間を省くことで、よりクリエイティブな業務の時間を確保することができるでしょう。

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2. kintoneで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するテンプレート

このテンプレートは、kintoneで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2にも自動で追加できるため、入力作業の負担を軽減することが可能です。また、従業員情報の登録漏れや連絡先の誤入力も防止できるため、トヨクモ安否確認サービス2へ正確なデータ登録をすることが期待できます。

3. Notionで登録された従業員情報をトヨクモ安否確認サービス2にも登録するテンプレート

このテンプレートは、Notionで従業員情報が登録されるとトヨクモ安否確認サービス2に自動で従業員情報を登録できるため、入力作業の効率化が可能です。また、従業員情報をNotionとトヨクモ安否確認サービス2の両方で管理している場合、データの整合性を保つことができるため、誤入力や登録漏れを防止することが期待できます。

Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2の連携メリットと具体例

メリット1：新入社員や異動者の情報反映の効率化

従業員情報を複数のツールをつかって管理していると、新入社員や異動者の情報反映に遅れや漏れが出てくるリスクが伴います。そこで、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2を連携させることで、こういったリスクの軽減が可能です。例えば、新規社員が多い時期でも手作業の負担を最小限に抑えられるため、人事部門は他の業務に注力できるようになるでしょう。この自動化により、新入社員や異動者の登録ミスや遅延を防ぎ、組織全体で正確な情報を維持できます。

メリット2：社内のリスク管理体制の強化

安否確認ツールの社員情報を手動で管理していると、最新情報への反映に漏れが出てくる可能性があります。こういった課題は、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2の連携で解決が見込めます。例えば、自然災害や突発的な事故が発生した際、登録漏れがなくなるので全従業員に通知を行うことができ、正確な安否確認がとれるようになるでしょう。この自動化により、従業員の安全確保を最優先にした行動が取りやすくなり、企業としてのリスク管理体制が強化されるでしょう。

メリット3：人為的エラーの削減と業務効率化

手作業でのデータ管理作業は、手間や時間がかかるうえ、人的エラーが発生する可能性があります。そこで、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2の連携でこういった不具合の削減が期待できます。例えば、従業員数が数百人規模の企業であれば、システムによる自動連携が大量の登録作業を軽減し、担当者がより重要な業務に時間を割けるようになるでしょう。この自動化により、人事部門の作業効率は向上し、人的エラーの削減も見込めます。

まとめ

以上、Google Workspaceで従業員が登録されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する方法をご紹介しました。

企業における従業員情報の管理は、人事部門にとって重要な業務の1つです。しかし、社員情報を複数のツールで別々に管理していると、情報の二重入力や更新漏れが生じるリスクが伴います。

こういった課題は、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2の連携で解決が期待できます。この連携により、情報反映の効率化やリスク管理体制の強化、人的エラーの削減といったメリットが見込めます。

本記事を参考にして、ぜひ試してみてください！