Google Workspaceで従業員が登録されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する

■概要

新しい従業員が入社する際、Google Workspaceへのユーザー登録に加え、トヨクモ安否確認サービス2への登録も手作業で行っていませんか。複数のツールへの個別登録は手間がかかり、登録漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へのユーザー追加が自動で完了し、入社時の設定業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2を利用し、手作業での従業員登録に手間を感じている方
• 従業員の入社手続きを効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えている人事・総務・情報システム担当者の方
• 安否確認サービスへの登録漏れを防ぎ、BCP対策を強化したいと考えているリスク管理担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2にも自動でユーザーが追加されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手動での二重登録が不要になることで、登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な従業員管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」を設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
3. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」を設定し、トリガーで取得した情報をもとに、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」を選択し、前のステップで取得した従業員情報を連携してユーザーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、どの項目（例：メールアドレスなど）を使ってユーザーを特定するか、検索条件を任意に設定できます。
• トヨクモ安否確認サービス2へユーザーを追加する際に、Google Workspaceから取得したどの情報を名前、ログインID、パスワードとして設定するかを任意で指定できます。

■注意事項

• Google Workspaceとトヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。