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企業における業務効率化やデジタルツールの活用が進む中、システム間の連携は欠かせない要素となるでしょう。特に、入社時の従業員情報登録は、IT部門や総務部にとって手間のかかる作業です。
GaroonとGoogle Workspaceを連携させることで、入社申請が承認されたタイミングで従業員を自動的にGoogle Workspaceに追加できます。
この連携により、手動作業を削減し、セキュリティの強化とオンボーディングの迅速化を実現できるでしょう。
本記事では、この連携がもたらす具体的なメリットと連携方法について詳しく解説します。
GaroonとGoogle Workspaceを連携することで、入社申請が承認されたタイミングで、従業員情報が自動的にGoogle Workspaceに登録されます。
このプロセス自動化により、手動でのユーザー登録作業が減り、登録漏れや入力ミスを防ぐことが期待できます。
例えば、手動入力では、従業員名のスペルミスや重複登録のリスクがつきものですが、連携機能を活用すればこれらの課題を解消できるでしょう。特に、大量の新入社員を一度に採用する企業では、この効率化により時間やコストの削減が期待できます。
GaroonとGoogle Workspaceの連携をすると、メール、Googleドライブ、カレンダーなどのアカウントが事前に作成され、初日から利用可能になります。
例えば、チームのカレンダーに参加することで、予定されている会議の情報を把握でき、スムーズに業務に取り組むことができるでしょう。また、IT部門が入社時に慌ててアカウントを準備する必要がなくなり、新入社員を迎え入れる側の負担も軽減されるでしょう。
このように、連携を活用することで、新入社員と既存社員の双方にとってストレスの少ない環境を提供できるでしょう。
従業員情報が正確にGoogle Workspaceに登録されることで、アクセス権の管理が簡単に行えます。Garoonで登録された役職や部署情報をもとに、Google Workspaceのアカウントに適切な権限を自動付与することで、情報漏洩のリスクを抑えらるでしょう。
例えば、営業部の従業員は営業チーム用のGoogleドライブフォルダへのアクセス権のみを持つように設定する一方で、経理部には経理関連のドキュメントだけが共有される仕組みを構築可能です。このように、セキュリティを高めるだけでなく、従業員が必要なリソースにすぐにアクセスできる利便性も実現できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員を追加する方法を説明します。
[Yoomとは]
Garoonで入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceに従業員情報を追加できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行手続きは、複数のツールへの情報登録が必要で手間がかかるのではないでしょうか。特に、Garoonで入社申請を承認した後に、Google Workspaceに従業員アカウントを手作業で作成する業務は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Garoonでの申請承認をきっかけに、Google Workspaceへの従業員アカウント追加を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Garoonをクリックします。
(3)「Garoonの新規登録」画面から、お持ちのアカウント名、ログイン名、パスワードを入力し、「追加」をクリックします。
(4)次に、Google Workspaceの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からGoogle Workspaceをクリックします。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
(5)Google Workspaceのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
(6)アカウントを選択し、お持ちのアカウントにログインしましょう。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGaroonとGoogle Workspaceが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行手続きは、複数のツールへの情報登録が必要で手間がかかるのではないでしょうか。特に、Garoonで入社申請を承認した後に、Google Workspaceに従業員アカウントを手作業で作成する業務は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Garoonでの申請承認をきっかけに、Google Workspaceへの従業員アカウント追加を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
アプリトリガーの「ワークフローが承認されたら」をクリックします。
(2)Garoonの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Garoonと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ワークフローが承認されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、サブドメイン、申請フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、AI機能を使ってテキストからデータを抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
(2)「アクションを選択」画面から「変更する」をクリックします。
テキストの文字数に応じて変換タイプを選択してください。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、対象テキストをアウトプットを使って入力します。
下へ進み、抽出したい項目を直接入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、Google Workspaceと連携して、新規ユーザーを追加します。
「新規ユーザーを追加」をクリックします。
(2)Google Workspaceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Workspaceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「新規ユーザーを追加」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、アウトプットを使用して選択します。
その他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員を追加する」フローボットの完成です。
■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行手続きは、複数のツールへの情報登録が必要で手間がかかるのではないでしょうか。特に、Garoonで入社申請を承認した後に、Google Workspaceに従業員アカウントを手作業で作成する業務は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Garoonでの申請承認をきっかけに、Google Workspaceへの従業員アカウント追加を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomでは他にもGoogle Workspaceを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録する
履歴書をOCR機能で読み取り、自動でGoogle Workspaceに登録することで、手動入力の手間を減らし、データの誤入力や登録漏れを防ぐことが期待できます。このフローは正確な従業員情報が必要な人事担当者に特におすすめです。
■概要
履歴書をOCRで読み取りGoogle Workspaceに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の一元管理をしている方
・Google Workspaceへの従業員情報を効率的に追加したい方
・従業員情報を管理している総務部門の方
2.履歴書データを正確に管理したい方
・従業員情報の登録で履歴書データを利用している方
・従業員情報の信頼性を高めたい中小企業の経営者
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報の管理において、正確なデータ入力は1つの課題です。
手動による従業員情報の登録はデータの誤入力や登録漏れが発生する恐れがあり、気づかないままだとトラブルの原因となる可能性があります。
従業員情報の登録を正確に行いたいという方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle Workspaceへの従業員を自動で登録できるため、データの誤入力や登録漏れを防止することができます。
■注意事項
・Google WorkspaceとYoomを連携してください。
・AIオペレーションとGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する
Google Workspaceに従業員を登録すると、自動でOneDriveに各従業員用のフォルダを作成できます。これにより、手動でフォルダを作成する手間を省き、作成漏れやフォルダ名の誤りによって情報の散在を防止できるでしょう。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle Workspaceを利用している方
・Googleサービスを利用して業務を進めている方
2.フォルダ管理をクラウド上で行う方
・OneDriveを利用してフォルダ管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理をすることができ、チーム内での共同作業をスムーズに行えるのがメリットです。
しかし、OneDriveへのフォルダ作成を手動で行う場合、作成漏れやフォルダ名の誤りが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が登録されるとOneDriveに従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動作業におけるミスを軽減します。
フォルダの作成を自動化することで、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Google Workspace、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付する
このフローを使用することで、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でメールが送られます。これにより、情報共有をスムーズに進めることが期待できます。データの正確性を高めたい事務職員の方におすすめです。
■概要
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するので情報連携を迅速に行うことができます。
・Google Workspaceのユーザー情報の更新に関する通知が自動化されるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
さらに、GaroonとGoogle Workspaceを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Google Workspaceを使用したフローボットテンプレート一覧
GaroonとGoogle Workspaceの連携は、業務効率の向上、セキュリティの強化、データ管理の簡素化など、多くのメリットを提供してくれそうですね！
従業員情報の登録や更新を自動化することで、手動作業の負担を軽減し、人為的ミスを防げる点が大きな魅力です。また、新入社員のオンボーディングがスムーズになり、ITリソースの最適活用が期待できます。
業務効率化を目指す企業は、この連携を活用して、よりシンプルで安全な運用環境を構築してみてはいかがでしょうか。
