■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、災害時などに備えたトヨクモ安否確認サービス2への情報登録は手作業で行っており、二重入力の手間や登録漏れが課題になっていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも情報が連携されます。手作業による転記作業を減らし、従業員情報の正確な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとトヨクモ安否確認サービス2を併用し、従業員情報を管理している人事・総務担当の方
- 従業員情報の登録作業を効率化し、手作業による入力ミスや登録漏れを防止したい方
- BCP対策の一環として、安否確認システムの運用をより確実なものにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報を登録するだけで、トヨクモ安否確認サービス2へも自動でユーザー情報が追加されるため、二重入力の手間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、緊急時に備えた正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの追加」アクションを設定し、取得した従業員情報を登録します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースを任意で指定することが可能です。
- トヨクモ安否確認サービス2では、前段で取得した情報を任意の登録項目に反映可能できます。
■注意事項
- Notion、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。