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WordPressは、豊富なテーマやプラグインを活用できる、柔軟性に優れたツールです。個人のブログから企業サイトまで幅広く対応します。
しかし、社内ポータルサイトをWordPressで運用している場合、Google Workspaceでの従業員登録に合わせてWordPressにもユーザーを登録する必要があり、管理者にとって負担となることがあります。
本記事では、Google WorkspaceとWordPressを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
手作業でのデータ入力は、ヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
例えば、従業員数が数百人規模の企業では、新入社員の入社手続きや、組織変更に伴う情報更新が頻繁に発生します。Google Workspaceに新しい社員の氏名や部署、メールアドレスなどの情報を登録し、その情報を基にWordPressへ手動でユーザーを追加する場合、入力ミスや登録漏れが起こるリスクが高まります。
特に、月末月初に新入社員や退職者の情報登録が集中する時は、人事担当者は多くの時間を取られ、ミスをしてしまうリスクが高くなるでしょう。
自動化により、WordPressへのユーザー追加が自動で行われるため、手動でのデータ入力作業が不要になります。
これにより、人為的なミスが原因となるトラブルを減り、より円滑な業務遂行が可能となるでしょう。
Google WorkspaceとWordPressを連携させることで、従業員情報の更新を素早く反映させ、関係者へ迅速な情報共有ができるようになります。
例えば、人事部では組織変更や人事異動の際、従来はGoogle WorkspaceとWordPressそれぞれで情報を更新する必要があり、情報更新のタイムラグが発生していました。
特に、組織図や社員名簿を社内ポータルサイトで公開している場合、情報が古いままだと社員が所属部署や連絡先を誤認し、業務に支障をきたす可能性があります。
しかし、自動化を導入することで、Google Workspaceで従業員情報が更新されると、その変更が迅速にWordPressにも反映されます。
これにより、社内ポータルサイトや社内報に掲載されている従業員情報が最新に保たれ、正確な情報共有が可能となるでしょう。
最新の情報が共有されることで、社員間の認識のギャップを減らし、連携やコミュニケーションの効率化が期待できます。
新しい従業員が増えるたびに必要となるWordPressへのユーザー登録作業は、担当者にとって負担になることがあります。
さらに、手動で登録情報の不備を修正したり、確認作業を繰り返す必要が生じることで、作業効率に影響を及ぼす恐れもあります。
自動化により、登録作業が自動化されるため、担当者は他の重要な業務に集中できるようになります。
例えば、これまでユーザー登録作業に時間を取られていた情報システム部門の担当者が、セキュリティポリシーの見直しや、社内システムのアップデートといった、より戦略的な業務に時間を使えるようになるでしょう。
また、ユーザー登録作業を複数の担当者で分担していた場合でも、確認作業にかかる手間を削減できるため、日々の業務負担が軽減し、作業効率の向上が期待できます。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、【Google Workspaceで従業員が登録されたらWordPressにユーザーを追加する】方法を説明します。
[Yoomとは]
Google Workspaceで従業員が追加されたことをGoogle WorkspaceのAPIを利用して受け取り、WordPressの提供するAPIを用いてWordPressにユーザーを追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle WorkspaceとWordPressをそれぞれ検索して、登録していきます。
まず、Google Workspaceから登録していきましょう。
なお、Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
入力欄にGoogle Workspaceと入力するとGoogle Workspaceのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選択してください。
3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。
4.内容を確認し、Yoomがアクセスできる情報をすべて選択にチェックを入れた後、「続行」をクリックしてください。
これで、Google Workspaceのマイアプリ登録は完了です。
WordPressも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
アカウント名、ドメイン、ユーザー名、パスワードを入力してください。
設定が終わったら「追加」をクリックします。
以上で、Google WorkspaceとWordPressのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle WorkspaceとWordPressのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.まず、一番上の「ユーザーが登録されたら」のアイコンをクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Google Workspaceと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「ユーザーが登録されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.以下の画面が表示されます。
「テスト」をクリックした後、エラーが出なければ「次へ」をクリックしてください。
4.以下の画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
5.フローに戻ります。
次に、「ユーザーを検索」のアイコンをクリックします。
6.Google Workspaceと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「ユーザーを検索」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
7.検索項目とキーワードを設定してください。
検索項目はプルダウンから選択できます。
このフローではメールアドレスで検索するので、キーワードの入力欄をクリックし、「ユーザーが登録されたら」の項目から「ユーザーのメールアドレス」を選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
8.次は、「特定の文字列以前を抽出」のアイコンをクリックします。
9.抽出対象の設定をします。
このフローではメールアドレスを抽出対象にするため、編集欄をクリックしたら表示される「ユーザーを検索」から、「メールアドレス」を選択してください。
詳細な設定方法や正規表現の記載方法は以下のリンク先を参照してください。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
10.このフローでは、メールアドレスの@より前の文字列をWordPressのユーザー名およびパスワードとして使用するため「@」を入力します。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
1.最後に、「ユーザーを作成」のアイコンをクリックしてください。
2.WordPressと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「ユーザーを作成」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.各項目を設定していきます。必須項目は必ず入力してください。
このアクションを実行するには、こちらのプラグインをWordPressにインストールし、有効化する必要があります。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットが表示されます。
今回のフローでは、メールアドレスの@より前の文字列をWordPressのユーザー名およびパスワードとして使用するため、ユーザー名とパスワードは以下のように「特定の文字列以前を抽出」から「抽出した値」を引用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
4.これで、【Google Workspaceで従業員が登録されたらWordPressにユーザーを追加する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomなら、プログラミングの知識不要で設定が可能です。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
他にもWordPressを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.freee人事労務で従業員が登録されたらWordPressにユーザーを追加するフローです。
このテンプレートを使うことで、freee人事労務で従業員が登録された際に、WordPressでユーザーを自動で追加できます。
例えば、従業員向けの限定コンテンツを用意する際にも、全従業員を購読者として迅速に登録できます。
2.Google スプレッドシートでステータスが更新されたらWordPressで投稿を作成するフローです。
コンテンツ情報をGoogle スプレッドシートで一元管理している場合、手作業でデータを転記しながら記事を作成すると、多くの時間と労力がかかります。
このテンプレートを使うと、アウトラインの確認作業やキャンペーン内容の承認が終わった際に、Google スプレッドシートのステータスを更新するだけで、WordPressに投稿を自動作成できます。
3.WordPressで記事が更新されたら、Slackに通知するフローです。
このテンプレートを使用すれば、WordPressで記事が更新されると、Slackに自動で通知されます。
これにより、手動で更新情報を共有する手間が省け、チームメンバーと迅速に情報を共有できます。
Google WorkspaceとWordPressを連携することで、Google Workspaceに新しい行を追加すると、WordPress上に自動でユーザーを追加できるようになりました。
これにより、WordPressへのユーザー登録を手動で行う必要がなくなり、作業時間を効率化できます。
特に、大量のユーザー登録が求められるケースでも、プロセスを自動化することで担当者の負担を軽くできるでしょう。
業務の自動化に興味があるが、複雑な設定やプログラミングの知識が必要だと思っていませんか？Yoomならその心配は不要です。
テンプレートを使うと、毎日のメール送信や定型報告書作成などの繰り返し業務を自動化し、業務効率の向上を目指せます。
新しい働き方の第一歩として、Yoomを試してみませんか？
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