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毎朝のスケジュール管理を行うAIエージェントの作成方法を解説！
日々、忙しい業務の合間を縫ってタスクをやりくりするのに疲れていませんか？
複数プロジェクトのタスクや差し込み業務が混在すると、今何から手をつけるべきか都度悩んでしまい、着手までに無駄なエネルギーと時間を消費してしまいますよね。
また、タスクを洗い出してもそれをカレンダー上の空き時間に当てはめる作業は手動であり、見積もりの甘さや急な会議の追加によって予定が破綻してしまったという経験がある方も多いでしょう。
そんな状況を打破する解決策として、AIエージェントによるスケジュール管理が有効です。
この記事では、AIエージェントを活用してタスクの優先順位付けからカレンダーへの割り当てまでを自動化する方法を解説します。
記事を読むことで、毎朝の意思決定コストを削減し、自分自身の本来の業務に集中できる理想のタイムマネジメントを実現できるようになります。
とにかく早く試したい方へ
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AIがAsanaのタスクを確認し、Googleカレンダーに組み込む仕組みをクリック数回で導入できます。
AIエージェントをまず試したい方はこちら
スケジュール管理をAIワーカー単体で利用したい方は、以下のテンプレートをご活用ください。
チャットから指示するだけで、タスクの読み取りからカレンダー反映までをAIがサポートします。
スケジュール管理アシスタント
Asanaに登録されたタスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、優先度に基づいた作業スケジュールを提案するAIワーカーです。スケジュール調整の手間を省き、効率的な時間管理が可能になるため、タスクの実行漏れを防ぎ、本来集中すべき業務に注力したい方におすすめです。
試してみる
■概要日々の業務において、山積みのタスクと刻々と埋まっていくカレンダーの調整に苦労していませんか？どの作業から着手すべきか、いつ時間を確保できるかを考えるだけでも、多くの時間と労力が奪われてしまいます。このAIワーカーは、Asanaに登録されたタスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、優先度に基づいた最適な作業スケジュールを自律的に提案します。指示に従って空き時間に作業ブロックを割り当てるため、スケジュール調整の手間を省き、本来集中すべき業務にスムーズに取り組める環境を整えます。
■このAIワーカーをおすすめする方- 膨大なタスクの優先順位付けとカレンダー調整を日々手作業で行い、管理業務に負担を感じている方
- AsanaとGoogleカレンダーを併用しており、タスクの実行漏れを防ぎつつ効率的に時間を使いたいチームリーダー
- 急な予定変更にも柔軟に対応できる、現実的で余裕のあるスケジュールを常に維持したいと考えている方
■AIワーカー設定の流れ- まず最初に、AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
- 次に、AIワーカー内で使用するAsanaやGoogleカレンダーをYoomと連携し、マイアプリ登録を完了させてください。必要に応じて、普段お使いの他のアプリに変更することも可能です。
- 最後に、AIワーカーへの指示書となる「マニュアル」を、自社の運用ルールや業務内容に合わせて作成・編集してください。
■このAIワーカーのカスタムポイント- マニュアル内の「#優先度判定基準」を自社の基準に合わせて設定してください。これにより、AIが重要度の高いタスクを正しく理解し、精度の高いスケジュール提案が可能になります。
- マニュアル内の「#想定作業時間」を、企画や事務作業などタスクの種類ごとに具体的に設定することで、より実務に即した時間配分が行われるようになります。
- マニュアル内の「#作業バッファ」に、移動時間や休憩時間を考慮した数値を設定することで、無理のない現実的なタイムスケジュールを構築できます。
■注意事項- Asana、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- Asanaの「タスクを検索」アクションは、Asanaの旧Premiumプラン（Legacy）または現行のStarterプラン以上のユーザーが対象です。ワークスペース全体が無料プランの場合でも、その中のStarterプラン（旧Premiumプラン）以上のチームに所属していれば検索機能を利用できます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
Asanaに登録されたタスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、優先度に基づいた作業スケジュールを提案するAIワーカーです。スケジュール調整の手間を省き、効率的な時間管理が可能になるため、タスクの実行漏れを防ぎ、本来集中すべき業務に注力したい方におすすめです。
■このAIワーカーをおすすめする方
- 膨大なタスクの優先順位付けとカレンダー調整を日々手作業で行い、管理業務に負担を感じている方
- AsanaとGoogleカレンダーを併用しており、タスクの実行漏れを防ぎつつ効率的に時間を使いたいチームリーダー
- 急な予定変更にも柔軟に対応できる、現実的で余裕のあるスケジュールを常に維持したいと考えている方
■AIワーカー設定の流れ
- まず最初に、AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
- 次に、AIワーカー内で使用するAsanaやGoogleカレンダーをYoomと連携し、マイアプリ登録を完了させてください。必要に応じて、普段お使いの他のアプリに変更することも可能です。
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■このAIワーカーのカスタムポイント
- マニュアル内の「#優先度判定基準」を自社の基準に合わせて設定してください。これにより、AIが重要度の高いタスクを正しく理解し、精度の高いスケジュール提案が可能になります。
- マニュアル内の「#想定作業時間」を、企画や事務作業などタスクの種類ごとに具体的に設定することで、より実務に即した時間配分が行われるようになります。
- マニュアル内の「#作業バッファ」に、移動時間や休憩時間を考慮した数値を設定することで、無理のない現実的なタイムスケジュールを構築できます。
■注意事項
- Asana、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- Asanaの「タスクを検索」アクションは、Asanaの旧Premiumプラン（Legacy）または現行のStarterプラン以上のユーザーが対象です。ワークスペース全体が無料プランの場合でも、その中のStarterプラン（旧Premiumプラン）以上のチームに所属していれば検索機能を利用できます。
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業務フローを丸ごと自動化したい方はこちら
定期的なタスクの確認からカレンダー登録、共有までを一気通貫で行うフローボットを利用したい方は、こちらがお勧めです。
■概要毎朝「今日何をすべきか」を判断する意思決定のプロセスは、積み重なると大きな負荷となります。特にGoogleカレンダーでの予定管理とAsanaでのタスク管理を併用している場合、空き時間を探して作業時間を割り当てるだけでも手間がかかり、本来の業務に集中できないという課題が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの空き時間とAsanaの未完了タスクを照らし合わせ、AIが最適なスケジュールを自動で提案・更新します。毎朝の意思決定コストを抑え、スムーズに一日のスタートを切ることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleカレンダーに予定を入れつつ、Asanaで詳細なタスクを管理しており、スケジュールの最適化に課題を感じている方
- 毎朝その日の作業プランを組み立てる時間を短縮し、業務の生産性を高めたいと考えているチームリーダーやマネージャーの方
- タスクの優先順位付けとカレンダーへの時間割り当てを、手作業ではなく自動で行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GoogleカレンダーとAsanaの情報を基に、AIが最適な作業プランを自動作成するため、朝の予定調整にかかる時間を短縮できます。
- 作成されたスケジュールがGoogleカレンダーへ自動登録されSlackへ通知されるため、タスクの漏れや確認の手間をなくし、計画的な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleカレンダーとAsana、SlackをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガーで、フローを起動したい任意の時刻（例：毎朝8時）を設定します。
- 最後に、AIワーカーで、未完了タスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、最適な作業スケジュールを提案するためのマニュアルを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AIワーカーへの指示を調整することで、「重要度の高いタスクから優先的に割り当てる」や「作業時間の間に15分の休憩を挟む」といった、自身のワークスタイルに合わせた詳細なスケジューリングが可能です。
- Slackの通知先や通知内容をカスタマイズし、特定のプロジェクト用チャンネルへ送信したり、指定メンバーにメンションしたりするなど、任意の設定を行うことができます。
■注意事項- Asana、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Asanaの「タスクを検索」アクションは、Asanaの旧Premiumプラン（Legacy）または現行のStarterプラン以上のユーザーが対象です。ワークスペース全体が無料プランの場合でも、その中のStarterプラン（旧Premiumプラン）以上のチームに所属していれば検索機能を利用できます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーに予定を入れつつ、Asanaで詳細なタスクを管理しており、スケジュールの最適化に課題を感じている方
- 毎朝その日の作業プランを組み立てる時間を短縮し、業務の生産性を高めたいと考えているチームリーダーやマネージャーの方
- タスクの優先順位付けとカレンダーへの時間割り当てを、手作業ではなく自動で行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GoogleカレンダーとAsanaの情報を基に、AIが最適な作業プランを自動作成するため、朝の予定調整にかかる時間を短縮できます。
- 作成されたスケジュールがGoogleカレンダーへ自動登録されSlackへ通知されるため、タスクの漏れや確認の手間をなくし、計画的な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとAsana、SlackをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガーで、フローを起動したい任意の時刻（例：毎朝8時）を設定します。
- 最後に、AIワーカーで、未完了タスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、最適な作業スケジュールを提案するためのマニュアルを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーへの指示を調整することで、「重要度の高いタスクから優先的に割り当てる」や「作業時間の間に15分の休憩を挟む」といった、自身のワークスタイルに合わせた詳細なスケジューリングが可能です。
- Slackの通知先や通知内容をカスタマイズし、特定のプロジェクト用チャンネルへ送信したり、指定メンバーにメンションしたりするなど、任意の設定を行うことができます。
■注意事項
- Asana、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Asanaの「タスクを検索」アクションは、Asanaの旧Premiumプラン（Legacy）または現行のStarterプラン以上のユーザーが対象です。ワークスペース全体が無料プランの場合でも、その中のStarterプラン（旧Premiumプラン）以上のチームに所属していれば検索機能を利用できます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
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スケジュール管理をAIエージェントで自動化するメリットと活用シーン
手動でスケジュール管理を行うこともできますが、予定と予定の間に上手く組み込む作業に手間がかかる場面も少なくありません。
業務に特化したAIエージェントを利用することで、以下のようなメリットを得られます。
1.タイムブロッキングによって意思決定疲れを軽減できる
日々の業務において、未完了のタスクを確認し、それをいつ行うかを決める作業は意外と労力がかかりますよね。
AIエージェントを活用すれば、Asanaなどのタスク管理ツールにある未完了タスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、自動でタイムブロッキングを行ってくれます。
これにより、毎朝「何から手をつけるか」を考える意思決定の負担が減り、すぐに実作業に取り掛かることができます。
2.ルーチンとアドホックなリスケの使い分けによって最適なスケジュールを維持できる
毎朝のスケジュール作成をルーチンとして自動化するだけでなく、急な会議や差し込み業務が発生した際のアドホックなリスケジュールにも対応できます。
チャットから「向こう3日間の予定を見直して」などと指示するだけで、AIが空き状況を再確認し、予定を組み直してくれます。
柔軟にスケジュールを調整できるため、破綻のないスケジュール管理が可能です。
スケジュール管理アシスタントのAIワーカーを作ってみよう
それでは実際に、Yoomを使ってスケジュール管理アシスタントのAIを作ってみましょう。
ここでは、チャットでの指示に従ってAsanaのタスクを確認し、スケジュールを組んでGoogleカレンダーに登録するAIワーカーの設定手順を解説します。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Googleカレンダー
[Yoomとは]
AIワーカー設定の全体像
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- AIワーカーをコピー
- AIワーカーの基本設定
- AIワーカーのマニュアル設定
- AIワーカーの使用ツール設定
- チャットに指示を送信
AIワーカーをコピー
まずは、以下のバナーからAIワーカーをコピーしてください。
スケジュール管理アシスタント
Asanaに登録されたタスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、優先度に基づいた作業スケジュールを提案するAIワーカーです。スケジュール調整の手間を省き、効率的な時間管理が可能になるため、タスクの実行漏れを防ぎ、本来集中すべき業務に注力したい方におすすめです。
試してみる
■概要日々の業務において、山積みのタスクと刻々と埋まっていくカレンダーの調整に苦労していませんか？どの作業から着手すべきか、いつ時間を確保できるかを考えるだけでも、多くの時間と労力が奪われてしまいます。このAIワーカーは、Asanaに登録されたタスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、優先度に基づいた最適な作業スケジュールを自律的に提案します。指示に従って空き時間に作業ブロックを割り当てるため、スケジュール調整の手間を省き、本来集中すべき業務にスムーズに取り組める環境を整えます。
■このAIワーカーをおすすめする方- 膨大なタスクの優先順位付けとカレンダー調整を日々手作業で行い、管理業務に負担を感じている方
- AsanaとGoogleカレンダーを併用しており、タスクの実行漏れを防ぎつつ効率的に時間を使いたいチームリーダー
- 急な予定変更にも柔軟に対応できる、現実的で余裕のあるスケジュールを常に維持したいと考えている方
■AIワーカー設定の流れ- まず最初に、AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
- 次に、AIワーカー内で使用するAsanaやGoogleカレンダーをYoomと連携し、マイアプリ登録を完了させてください。必要に応じて、普段お使いの他のアプリに変更することも可能です。
- 最後に、AIワーカーへの指示書となる「マニュアル」を、自社の運用ルールや業務内容に合わせて作成・編集してください。
■このAIワーカーのカスタムポイント- マニュアル内の「#優先度判定基準」を自社の基準に合わせて設定してください。これにより、AIが重要度の高いタスクを正しく理解し、精度の高いスケジュール提案が可能になります。
- マニュアル内の「#想定作業時間」を、企画や事務作業などタスクの種類ごとに具体的に設定することで、より実務に即した時間配分が行われるようになります。
- マニュアル内の「#作業バッファ」に、移動時間や休憩時間を考慮した数値を設定することで、無理のない現実的なタイムスケジュールを構築できます。
■注意事項- Asana、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- Asanaの「タスクを検索」アクションは、Asanaの旧Premiumプラン（Legacy）または現行のStarterプラン以上のユーザーが対象です。ワークスペース全体が無料プランの場合でも、その中のStarterプラン（旧Premiumプラン）以上のチームに所属していれば検索機能を利用できます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
Asanaに登録されたタスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、優先度に基づいた作業スケジュールを提案するAIワーカーです。スケジュール調整の手間を省き、効率的な時間管理が可能になるため、タスクの実行漏れを防ぎ、本来集中すべき業務に注力したい方におすすめです。
■このAIワーカーをおすすめする方
- 膨大なタスクの優先順位付けとカレンダー調整を日々手作業で行い、管理業務に負担を感じている方
- AsanaとGoogleカレンダーを併用しており、タスクの実行漏れを防ぎつつ効率的に時間を使いたいチームリーダー
- 急な予定変更にも柔軟に対応できる、現実的で余裕のあるスケジュールを常に維持したいと考えている方
■AIワーカー設定の流れ
- まず最初に、AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
- 次に、AIワーカー内で使用するAsanaやGoogleカレンダーをYoomと連携し、マイアプリ登録を完了させてください。必要に応じて、普段お使いの他のアプリに変更することも可能です。
- 最後に、AIワーカーへの指示書となる「マニュアル」を、自社の運用ルールや業務内容に合わせて作成・編集してください。
■このAIワーカーのカスタムポイント
- マニュアル内の「#優先度判定基準」を自社の基準に合わせて設定してください。これにより、AIが重要度の高いタスクを正しく理解し、精度の高いスケジュール提案が可能になります。
- マニュアル内の「#想定作業時間」を、企画や事務作業などタスクの種類ごとに具体的に設定することで、より実務に即した時間配分が行われるようになります。
- マニュアル内の「#作業バッファ」に、移動時間や休憩時間を考慮した数値を設定することで、無理のない現実的なタイムスケジュールを構築できます。
■注意事項
- Asana、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- Asanaの「タスクを検索」アクションは、Asanaの旧Premiumプラン（Legacy）または現行のStarterプラン以上のユーザーが対象です。ワークスペース全体が無料プランの場合でも、その中のStarterプラン（旧Premiumプラン）以上のチームに所属していれば検索機能を利用できます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
AIワーカーのコピーに成功すると、以下のようなチャット画面が表示されます。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
AIワーカーの基本設定
ここからAIワーカーの設定を行っていきます。
※【AIワーカー】基本的な設定方法も併せてご参照ください。
まず作成するAIワーカーに名前と役割を与えましょう。基本的な内容は既に記載してありますので、そのまま使ってもOKです。テンプレートでは、以下のような内容に設定されています。
説明はメモとして使用できます。AIワーカーの処理には影響しませんので、他の社員や自分が今後使用するときのために、必要に応じて記載しておくとよいでしょう。
役割は、AIワーカーの初期設定のようなもので、ここに記載した内容がAIワーカーの処理やアウトプットに影響します。
役割を適切に指定することで思い通りの結果を得られやすくなるので、なるべく具体的に記載しましょう。
AIワーカーのマニュアル設定
次にAIワーカーのマニュアルを設定します。マニュアルとは、AIワーカーが実際に処理をするための手順書のことです。AIワーカーの処理精度を大きく左右する部分なので、とても重要なステップです。
マニュアルを編集するには、実行マニュアルの「タスク整理とカレンダーへの作業ブロック自動割り当て」をクリックします。
マニュアル名はこのままでも良いですし、より分かりやすい名前にしてもOKです。
内容は処理精度を決める肝となる部分なので、なるべく具体的に記載しましょう。
具体的には、手順をなるべく細かく切り分け、それぞれの手順についてできる限り詳細に説明するのがおすすめです。
普段自分がやっている業務を思い浮かべながら、「どのような手順を踏んでいるか」「何に気をつけているか」といったことを整理し、マニュアルに落とし込むイメージです。
各手順でやるべきことや注意点などを細かく記載することで、AIワーカーの精度を高められます。
例えばスケジュール管理であれば、タスクの優先順位付けや空き時間の扱い、通知の出し方などを具体的に指示に盛り込むとよいでしょう。
- 例1：タスクを適切な時間帯に割り当てる
- マニュアル内容：集中力が必要なタスクは午前中の空き時間を優先して割り当ててください。30分未満の空き時間には新しい作業ブロックを作成せず、メール確認や移動準備などの軽作業用バッファとして残してください。11:00〜14:00の間に60分間の休憩時間を取ってください。
- ポイント：単に空いている時間へ機械的にタスクを入れるのではなく、どの時間帯にどの種類の業務を配置するかという判断基準を与えています。これにより実際の働き方に近い、無理のないスケジュールを組みやすくなります。
- 例2：チャット上での完了サマリー（報告）を分かりやすく作成する
- マニュアル内容：完了報告では、対象日の最重要タスク上位3件・作業予定時間・注意点を箇条書きでまとめてください。また、会議とAIが作成した作業ブロックを区別できるよう、AIが登録した予定には【AI】を付けて表示してください。
- ポイント：単なる登録完了の通知ではなく、ユーザーが次に何を優先すべきかがすぐ分かる形で通知させています。加えて、AIが自動登録した予定を明示することで、人が手動で入れた予定との区別がしやすくなり、後から調整しやすくなります。
マニュアルの作り方については、【AIワーカー】マニュアルの作成方法で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
AIワーカーの使用ツール設定
次に、AIワーカーで使用するツールの設定をしましょう。ここで設定したツールを使ってAIワーカーが処理を行います。
今回は以下の「！」マークがついているアプリを使用ツールとして設定します。
まず「Asana」と記載されているボタンをクリックしましょう。
※以下のナビはフローボットからマイアプリ連携する場合ですが「連携アカウントを追加」をクリックして以降の手順は同じなので、ナビの内容に従って進めてください。
AIワーカーの画面に戻ります。Asanaと連携するアカウント情報にアカウントが表示されていればマイアプリ連携完了です！
次に「タスクを検索」をクリックします。
ワークスペースIDや担当者IDは候補から選択しましょう。
その他の各検索条件は、スケジュールに組み込みたいタスクの範囲に合わせて設定し、タスク内容や状況に応じて値を変動させたい項目は「AIが設定」をONにしてください。
ワークスペースIDや担当者IDも、「AIが設定」をONにすることで、マニュアルやチャット上で指定することができます。
連携方法の詳細は以下のナビをご参照ください。Googleカレンダーは以下のGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
今回は「予定の一覧を取得する」と「予定を作成」の2アクションを使用します。
取得する期間や件数などは毎回異なるので「AIが設定」をONにしておきましょう。
カレンダーIDも「AIが設定」をONにしておくことで、マニュアルなどで設定可能です。
チャットに指示を送信
設定できたら、実際にAIに話しかけてみましょう。今回は試しに「向こう3日間のスケジュールを最適化して」と送信してみました。
AIワーカーをフローに組み込んでさらに自動化してみよう
ここからは、スケジュール管理アシスタントのAIワーカーを組み込んだフローボットを作ってみましょう！
AIワーカー単体でも便利ですが、Yoomのフローボットに組み込むことで、決まった日時に指定の処理が全自動で完了するようになります。
また、従来のフローボット機能ではアクションを何個も設定するなど複雑な設定が必要ですが、AIワーカーを活用することで簡単にスケジュール管理業務を任せることができます！
※今回連携するアプリの公式サイト：Slack
フロー設定の全体像
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- テンプレートコピー
- スケジュールトリガーとAIワーカーの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
テンプレートコピー
まずは以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要毎朝「今日何をすべきか」を判断する意思決定のプロセスは、積み重なると大きな負荷となります。特にGoogleカレンダーでの予定管理とAsanaでのタスク管理を併用している場合、空き時間を探して作業時間を割り当てるだけでも手間がかかり、本来の業務に集中できないという課題が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの空き時間とAsanaの未完了タスクを照らし合わせ、AIが最適なスケジュールを自動で提案・更新します。毎朝の意思決定コストを抑え、スムーズに一日のスタートを切ることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleカレンダーに予定を入れつつ、Asanaで詳細なタスクを管理しており、スケジュールの最適化に課題を感じている方
- 毎朝その日の作業プランを組み立てる時間を短縮し、業務の生産性を高めたいと考えているチームリーダーやマネージャーの方
- タスクの優先順位付けとカレンダーへの時間割り当てを、手作業ではなく自動で行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GoogleカレンダーとAsanaの情報を基に、AIが最適な作業プランを自動作成するため、朝の予定調整にかかる時間を短縮できます。
- 作成されたスケジュールがGoogleカレンダーへ自動登録されSlackへ通知されるため、タスクの漏れや確認の手間をなくし、計画的な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleカレンダーとAsana、SlackをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガーで、フローを起動したい任意の時刻（例：毎朝8時）を設定します。
- 最後に、AIワーカーで、未完了タスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、最適な作業スケジュールを提案するためのマニュアルを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AIワーカーへの指示を調整することで、「重要度の高いタスクから優先的に割り当てる」や「作業時間の間に15分の休憩を挟む」といった、自身のワークスタイルに合わせた詳細なスケジューリングが可能です。
- Slackの通知先や通知内容をカスタマイズし、特定のプロジェクト用チャンネルへ送信したり、指定メンバーにメンションしたりするなど、任意の設定を行うことができます。
■注意事項- Asana、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Asanaの「タスクを検索」アクションは、Asanaの旧Premiumプラン（Legacy）または現行のStarterプラン以上のユーザーが対象です。ワークスペース全体が無料プランの場合でも、その中のStarterプラン（旧Premiumプラン）以上のチームに所属していれば検索機能を利用できます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
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- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーに予定を入れつつ、Asanaで詳細なタスクを管理しており、スケジュールの最適化に課題を感じている方
- 毎朝その日の作業プランを組み立てる時間を短縮し、業務の生産性を高めたいと考えているチームリーダーやマネージャーの方
- タスクの優先順位付けとカレンダーへの時間割り当てを、手作業ではなく自動で行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GoogleカレンダーとAsanaの情報を基に、AIが最適な作業プランを自動作成するため、朝の予定調整にかかる時間を短縮できます。
- 作成されたスケジュールがGoogleカレンダーへ自動登録されSlackへ通知されるため、タスクの漏れや確認の手間をなくし、計画的な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとAsana、SlackをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガーで、フローを起動したい任意の時刻（例：毎朝8時）を設定します。
- 最後に、AIワーカーで、未完了タスクとGoogleカレンダーの空き時間を照らし合わせ、最適な作業スケジュールを提案するためのマニュアルを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーへの指示を調整することで、「重要度の高いタスクから優先的に割り当てる」や「作業時間の間に15分の休憩を挟む」といった、自身のワークスタイルに合わせた詳細なスケジューリングが可能です。
- Slackの通知先や通知内容をカスタマイズし、特定のプロジェクト用チャンネルへ送信したり、指定メンバーにメンションしたりするなど、任意の設定を行うことができます。
■注意事項
- Asana、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Asanaの「タスクを検索」アクションは、Asanaの旧Premiumプラン（Legacy）または現行のStarterプラン以上のユーザーが対象です。ワークスペース全体が無料プランの場合でも、その中のStarterプラン（旧Premiumプラン）以上のチームに所属していれば検索機能を利用できます。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
テンプレートのコピーに成功すると以下の画面が表示されるので「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーの設定
フローボットを起動する頻度を設定します。
「スケジュールトリガー」をクリックしましょう。
※スケジュールトリガーの設定方法もご参照ください。
ご自身の業務に合わせていずれかで設定し、保存しましょう。
1.日付指定…フローボットを起動したい日と時刻を入力
※詳細はCron設定の設定方法をご参照ください。
AIワーカーの設定
フローボット上でAIワーカーの設定を行います。「スケジュール管理アシスタント」をクリックしてください。
中身を調整したい場合は、スケジュール管理アシスタントのAIワーカーを作ってみようの見出しを参考にして設定してみてくださいね。
また、使用ツールのSlackはマイアプリ連携を行った上で、SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法を参考に該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておきましょう。
今回は「チャンネルにメッセージを送る」アクションを使用します。
なお、テスト実行でもタスクを消費しますのでご注意ください。使用したタスクは、テスト実行後「再テスト」の左側に表示されます。「タスク実行数」のカウント方法について
トリガーON
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
実務で役立つ！さらに便利にするアレンジTips
Yoomのテンプレートは、自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。
ここでは、より実務にフィットさせるための応用例をご紹介します。
1.夕方に未完了タスクの再配置を行う
毎朝の予定作成だけでなく、1日の終わりに未完了タスクを自動で整理する運用へ発展させるアレンジです。
急な会議や差し込み対応で予定通り進まなかった場合でも、AIが翌日のスケジュールを再調整してくれるため、タスクの積み残しを防ぎやすくなります。
手順
まず、フローボットのトリガー時間を夕方に変更しましょう。
2.タスク管理ツールを変更する
自社で利用中のタスク管理ツールに合わせて、テンプレートの連携先を入れ替えるアレンジです。
今回の構成ではAsanaを使用していますが、これを日頃業務で使用している別のプロジェクト管理ツールに変更することで、現在の業務フローを変えることなくAIによるスケジュール管理の仕組みを導入できます。
手順
まずAIワーカーの使用ツール設定で使ったAsanaの画面を開き「このツールを削除」をクリックして削除しましょう。
導入時の注意点と運用ルール
AIワーカーを活用することでスケジュール管理を効率化できますが、実務で安全かつ安定的に運用するためには、事前にルールを整備しておくことが重要です。
ここでは、導入時に押さえておきたいポイントを整理しました。
1.カレンダー上の既存の予定と区別する
AIエージェントが割り当てた作業予定であることが一目で分かるよう、AIへの指示で「タイトルに【AI】や🤖をつけること」といったルールを設定しましょう。
これにより、人間が手動で入れた会議などの既存の予定とAIが確保した作業ブロックを明確に区別でき、後からスケジュールを調整しやすくなります。
2.AIに文脈を理解させ、バッファを確保する
AIに予定を割り当てさせる際、訪問の前後は移動時間を取る、急な割り込み業務に備えて1日1時間は予備の空き枠を残すなど、業務の実態に即したバッファをマニュアルで設定しておくことが重要です。
余裕を持たせたスケジュール設定にすることで、実務において無理のない運用が可能になります。
まとめ
本記事では、AIエージェントを活用してタスク整理や優先順位付け、Googleカレンダーへのスケジュール登録を自動化する方法を解説しました。
AsanaやGoogleカレンダー・Slackを連携し、空き時間へのタイムブロッキングや通知を自動化することで、毎朝の予定調整にかかる負担軽減や、タスクの割り当て漏れの防止に繋がります。
また、AIワーカーによる任意実行とフローボットによる定期実行を使い分けることで、より柔軟で実務に即したスケジュール管理を実現できますね。
まずはテンプレートを活用しながら、自社の運用ルールに合わせてカスタマイズしてみましょう。
よくあるご質問
Q：AIエージェントは過去のタスクも参照しますか？
A：
設定によって異なります。
Asanaの場合は、「タスクを検索」アクションやAIワーカーのマニュアルで、完了済みタスクを検索対象に含めるか、また、特定の期日や完了日を条件として指定するかなどを調整できます。
未完了タスクのみを対象にしたい場合や、期限切れのタスクを優先してスケジュールに組み込みたい場合は、AIワーカーの設定を運用に合わせて調整するとともに、Asana上のタスクの進捗状況や完了状態を日頃から最新の状態に保つようにしましょう。
Q：チームメンバーの予定も考慮して調整できますか？
A：
対象となるGoogleカレンダーと連携すれば可能です。
アクションのカレンダーIDの項目で「AIが設定」をONにし、AIワーカーのマニュアルでIDを指定することで、状況に応じて参照先のカレンダーを切り替えられます。
また、マニュアルにチームメンバーのカレンダーIDや役割ごとの運用ルールを記載することで、チーム全体の予定を考慮したスケジュール調整も行えます。
例えば、「営業部の定例会議前には準備時間を15分確保する」「同じチームの休憩時間が重なりすぎないよう調整する」「レビュー業務は担当者の稼働時間に合わせて配置する」といったルールを設定できます。
Q：思い通りのスケジュールにならない時の対処法は？
A：
スケジューリングの精度はマニュアル（指示文）の書き方に大きく依存します。
具体的な優先順位や時間配分を詳細に記述することで、高い精度を出すことも可能です。
まずはテスト運用を行い、少しずつ指示文を修正していくことをおすすめします。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
