Boxに領収書がアップロードされたら、AIで勘定科目を判定してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
毎月の領収書処理、Boxへのアップロードは便利ですが、その後の勘定科目の判定やMicrosoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、入力ミスや科目判定のブレも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに領収書がアップロードされると、AIが自動で勘定科目を判定しMicrosoft Excelへ追加するため、経費精算業務の効率化と精度向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを利用し、領収書管理を行っている経理担当者
- AIを活用した勘定科目の自動判定に関心があり、業務効率化を目指す方
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる勘定科目判定とシステムによる自動転記で、入力ミスや科目選択の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで領収書内の情報をテキストデータとして抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト情報をもとに勘定科目を判定させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報とAIが判定した勘定科目を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、領収書ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定可能です。
- OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムできます。
- AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムでき、抽出した情報や固定のテキストを変数として組み込んだり、生成するテキストの言語を指定したりすることも可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、Excelシートのどの列に、どの情報を（OCRで抽出した情報やAIの判定結果など）割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
「毎月、大量の領収書や請求書データを手作業でMicrosoft Excelに入力し、勘定科目の仕分けにも時間がかかってしまう…」
「締め処理に追われて、確認作業に多くの時間を費やし、集中したい分析業務になかなか着手できない…」
このように、経理業務における煩雑な手作業や、それに伴う時間的制約に悩まされている方も多いのではないでしょうか。
もし、AIが領収書や請求書の内容を自動で読み取り、適切な勘定科目を判断してMicrosoft Excelの所定のフォーマットへ正確かつ迅速に記録してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
月次決算の早期化はもちろん、より付加価値の高い財務分析や経営戦略のサポートといったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、導入の手間や時間もかかりません。ぜひAIを活用した経理業務の自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAIを活用して領収書データから勘定科目を判定する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Boxに領収書がアップロードされたら、AIで勘定科目を判定してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
毎月の領収書処理、Boxへのアップロードは便利ですが、その後の勘定科目の判定やMicrosoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、入力ミスや科目判定のブレも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに領収書がアップロードされると、AIが自動で勘定科目を判定しMicrosoft Excelへ追加するため、経費精算業務の効率化と精度向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを利用し、領収書管理を行っている経理担当者
- AIを活用した勘定科目の自動判定に関心があり、業務効率化を目指す方
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる勘定科目判定とシステムによる自動転記で、入力ミスや科目選択の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで領収書内の情報をテキストデータとして抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト情報をもとに勘定科目を判定させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報とAIが判定した勘定科目を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、領収書ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定可能です。
- OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムできます。
- AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムでき、抽出した情報や固定のテキストを変数として組み込んだり、生成するテキストの言語を指定したりすることも可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、Excelシートのどの列に、どの情報を（OCRで抽出した情報やAIの判定結果など）割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
AIによる経理データの自動化のための連携テンプレート
経理業務におけるAIの活用は、領収書や請求書のデータ入力、仕訳作業の自動化を可能にし、手作業による時間とミスを大幅に削減します。
ここでは、AIを利用して経理関連の情報を処理し、Microsoft Excelや他の業務システムへスムーズに連携するための自動化テンプレートを具体的な例を交えて紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上の書類をAIで処理しに記録する
Boxなどのストレージサービスにアップロードされた領収書や請求書をAIが自動で読み取り、勘定科目などを判定してMicrosoft Excelに記録するフローです。
書類の整理からデータ入力までの一連の流れを自動化し、経理業務の正確性と速度を向上させましょう！
Boxに領収書がアップロードされたら、AIで勘定科目を判定してMicrosoft Excelに追加する
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■概要
毎月の領収書処理、Boxへのアップロードは便利ですが、その後の勘定科目の判定やMicrosoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、入力ミスや科目判定のブレも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに領収書がアップロードされると、AIが自動で勘定科目を判定しMicrosoft Excelへ追加するため、経費精算業務の効率化と精度向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを利用し、領収書管理を行っている経理担当者
- AIを活用した勘定科目の自動判定に関心があり、業務効率化を目指す方
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる勘定科目判定とシステムによる自動転記で、入力ミスや科目選択の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで領収書内の情報をテキストデータとして抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト情報をもとに勘定科目を判定させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報とAIが判定した勘定科目を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、領収書ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定可能です。
- OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムできます。
- AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムでき、抽出した情報や固定のテキストを変数として組み込んだり、生成するテキストの言語を指定したりすることも可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、Excelシートのどの列に、どの情報を（OCRで抽出した情報やAIの判定結果など）割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
データベースサービスの経費データをAIで確認・更新する
Google スプレッドシートなどのデータベースサービスに登録された経費申請データをAIが自動でチェックし、不備があれば内容を更新することができます。
申請内容の正確性を担保し、差し戻しの手間を削減してスムーズな経費精算を実現しましょう！
Google スプレッドシートに経費申請が追加されたら、AIで不備確認しデータを更新する
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■概要
日々の経費申請業務において、Google スプレッドシートへの入力内容は多岐にわたり、その不備確認や修正作業に多くの時間を費やしているのではないでしょうか。目視でのチェックはヒューマンエラーも発生しやすく、差し戻しなどの手間も負担となります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに経費申請が追加されるとAIが自動で不備を確認し、データを更新するため、こうした課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで経費申請を管理し、確認作業の効率化を図りたい経理担当者
- 申請内容の不備による手戻りを減らし、経費処理の迅速化を目指すバックオフィス部門の方
- AIを活用して定型的なチェック業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの申請追加をトリガーに、AIによる不備確認とデータ更新が自動で行われるため、手作業による確認時間を短縮できます。
- AIが定義されたルールに基づき機械的にチェックするため、確認漏れや判断のばらつきといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、経費申請が記載されたシートを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の申請内容について不備がないかを確認するための指示（プロンプト）を入力します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、AIによる確認結果（不備の有無や修正箇所など）を該当の行に追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、経費申請が追加される対象のシートや監視する列を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、経費申請の項目（日付、金額、費目、添付ファイルなど）に応じた不備確認の具体的な指示（プロンプト）を任意でカスタムできます。また、Google スプレッドシートから取得した申請内容を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」オペレーションでは、AIの確認結果をどの列にどのように反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信した書類をAIで処理しデータベースに記録する
Outlookなどのメールで受信した領収書データをAIが自動で読み取り、勘定科目を判定してNotionなどのデータベースに記録することができます。
メールからのデータ転記作業をなくし、迅速な情報共有と経費処理の効率化を進めましょう！
Outlookで領収書を受信したら、AIで勘定科目を判定してNotionに追加する
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■概要
日々の業務でOutlookに届く領収書の処理や、その内容を基にしたNotionへの記録作業に手間を感じていませんか。特に、添付された領収書から情報を読み取り、適切な勘定科目を判断して転記する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいものです。このワークフローを活用すれば、Outlookで領収書が添付されたメールを受信するだけで、AIが自動で勘定科目を判定し、Notionに必要な情報を追加するため、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する領収書の管理や経費処理に時間を要している経理担当者
- Notionを活用して経費情報を一元管理しており、入力作業の自動化を検討している方
- AIを活用して勘定科目の判定といった判断業務の効率化を目指している業務改善の担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで領収書メールを受信後、手作業で行っていた情報抽出からNotionへの転記までを自動化し、作業時間を短縮します。
- AIによる勘定科目の判定と自動転記により、手作業による入力間違いや勘定科目の選択ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定した条件のメール受信を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させます。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信メールから領収書のファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした領収書ファイルからテキスト情報を抽出します。
- その後、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報やその他の情報を基に勘定科目を判定させます。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報やAIが判定した勘定科目などをNotionのデータベースへ自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、メールを受信するフォルダや、対象とするメールの件名に含まれるキーワードを任意で指定できます。
- OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムすることが可能です。
- AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、定型的な指示文に加え、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むこともできます。
- Notionデータベースの各プロパティ（項目）に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定の値を設定するかなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIで領収書の勘定科目を判定し、自動記録するフローを作ってみよう
ここでは代表的な例として、Boxに新しい領収書ファイルがアップロードされたタイミングをトリガーに、AIがその内容を読み取って勘定科目を判定し、結果をMicrosoft Excelの指定したシートに自動で追記するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Boxに領収書がアップロードされたら、AIで勘定科目を判定してMicrosoft Excelに追加する
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■概要
毎月の領収書処理、Boxへのアップロードは便利ですが、その後の勘定科目の判定やMicrosoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、入力ミスや科目判定のブレも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに領収書がアップロードされると、AIが自動で勘定科目を判定しMicrosoft Excelへ追加するため、経費精算業務の効率化と精度向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを利用し、領収書管理を行っている経理担当者
- AIを活用した勘定科目の自動判定に関心があり、業務効率化を目指す方
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる勘定科目判定とシステムによる自動転記で、入力ミスや科目選択の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで領収書内の情報をテキストデータとして抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト情報をもとに勘定科目を判定させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報とAIが判定した勘定科目を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、領収書ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定可能です。
- OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムできます。
- AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムでき、抽出した情報や固定のテキストを変数として組み込んだり、生成するテキストの言語を指定したりすることも可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、Excelシートのどの列に、どの情報を（OCRで抽出した情報やAIの判定結果など）割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1:BoxとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
【事前準備 Microsoft Excel】
※今回のフローは、Microsoft Excelの指定したシートに追記するため、準備する必要があります。（マイアプリ連携後に作成した場合、うまく連携できないことがあります）
なお、今回はテスト用で以下のようなシートを作成しました！
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Boxのマイアプリ登録
3.入力欄にBoxと入力するとアイコンが表示されるので、クリックします。
以下の画面で、Boxにログインしましょう。
Microsoft Excelのマイアプリ登録
4.次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からMicrosoft Excelをクリックしてサインインします。Microsoft Excelを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Boxに領収書がアップロードされたら、AIで勘定科目を判定してMicrosoft Excelに追加する
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■概要
毎月の領収書処理、Boxへのアップロードは便利ですが、その後の勘定科目の判定やMicrosoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、入力ミスや科目判定のブレも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに領収書がアップロードされると、AIが自動で勘定科目を判定しMicrosoft Excelへ追加するため、経費精算業務の効率化と精度向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを利用し、領収書管理を行っている経理担当者
- AIを活用した勘定科目の自動判定に関心があり、業務効率化を目指す方
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる勘定科目判定とシステムによる自動転記で、入力ミスや科目選択の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで領収書内の情報をテキストデータとして抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト情報をもとに勘定科目を判定させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報とAIが判定した勘定科目を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、領収書ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定可能です。
- OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムできます。
- AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムでき、抽出した情報や固定のテキストを変数として組み込んだり、生成するテキストの言語を指定したりすることも可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、Excelシートのどの列に、どの情報を（OCRで抽出した情報やAIの判定結果など）割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Boxのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.実際にBoxの画面で、テスト用のファイルを格納しましょう！
今回は以下のファイルで試してみます。
4.次にYoomに戻り、「フォルダのコンテンツID」を赤枠の注釈を参考に入力します。
※実際の画面では、以下のような表示なっています↓
5.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
ステップ4:Boxのファイルをダウンロードする設定
続いて、「ファイルをダウンロード」をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロード」のまま下にスクロールします。
3.「コンテンツID」は先ほど取得したアウトプットから選択します。
4.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功するとアウトプットが表示されるため、次の設定に向けて内容を確認してください。
確認ができたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:画像・PDFから文字を読み取る設定
1.続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、ぜひこの機会に色々と試してみてくださいね！
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認し、次に進みましょう！
- 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
- 「アクション」→【v2】レシート・領収書を読み取る（5タスク）
3.次に「ファイルの添付方法」を以下のように設定します。
4.次に、「追加で抽出したい項目」がある場合は、入力欄下の注釈を参考にして入力しましょう。
5.使用するAIを任意で選択しましょう。
(基本的には「Claude_v2(推奨)」をおすすめします。)
設定できたら、「テスト」をクリックします！
5.設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功した場合は、先ほどの様にアウトプットが表示されます。こちらも次の設定で活用するので、確認をして「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:生成AIを利用してテキストを作成する設定
1.設定も折り返し地点です！次に「テキストを生成する」をクリックします。
2.想定される文字数に応じて「アクション」を設定し、「次へ」をクリックします。
3.プロンプトには案内文を生成するために、これまでに取得したアウトプットを活用しながら入力を進めます。
アウトプットを活用せず、文章を入力すると同じ内容を繰り返し生成することになりますので、注意してください！
(今回はテスト用で以下のように入力しました。)
↓
4.設定後に「テスト」を実行します！
これまで同様に、アウトプットを確認したら「保存する」でここまでの設定は完了です。
ステップ7:Microsoft Excelに追加する設定
1.ついに最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールしましょう。
3.以下の項目を入力していきます。
「ファイルの保存場所」はOneDriveかSharePointのどちらかを選択し、その他の項目は注釈を参考に入力します。
入力後、「次へ」に進みましょう！
4.「追加するレコードの値」に、先ほど取得したアウトプットをそれぞれ選択します。
5.設定完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Microsoft Excelに追加ができていることを確認しましょう！
6.確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ8:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
AIを使ったその他の自動化例
経理や書類管理の業務においても、AIとノーコードツールを活用することで、大量の情報処理や仕訳、記録、送信といった作業を自動化できます。
フォームやメール、ストレージサービスなどから集まるデータをAIで読み取り、NotionやGoogle スプレッドシート、Gmailなどへ正確に連携することで、手作業の手間を大幅に削減可能です。
業務の正確性とスピードを同時に高めたい方は、ぜひ以下のテンプレートからお試しください。
Dropboxに請求書が格納されたら、AI OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに新しい請求書が格納されるたびに、手作業で内容を確認し、Google スプレッドシートに転記する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxへの請求書格納をきっかけに、AI OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、こうした請求書処理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle スプレッドシート間で請求書情報を手作業で転記している経理担当者の方
- AI OCRを活用して請求書処理を効率化したいと考えている業務改善担当者の方
- 請求書データの入力ミスを減らし、正確なデータ管理を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化されるため、手作業による作業時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した請求書ファイルをYoom内に取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した請求書情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、請求書が格納される対象のフォルダのパスや、特定のファイル名を監視条件として任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、請求書から追加で抽出したい項目（例：請求日、支払期日、取引先名など）や、使用するAIモデル、読み取る書類の言語を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、抽出したどの情報をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかなど、レコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで財務諸表が送信されたら、AI OCRで内容を読み取りNotionに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った財務諸表の情報を、手作業でNotionに転記する際に手間を感じたり、入力ミスが気になったりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの財務諸表の送信をきっかけに、AI OCRが自動で内容を読み取り、Notionのデータベースへ情報を追加するため、こうした手入力の課題をスムーズに解消し、業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受領した財務諸表のデータを手作業でNotionに入力している経理・財務担当者の方
- AI OCRを活用して財務諸表の読み取りとデータ入力を自動化し、業務時間を短縮したいと考えている方
- 財務諸表のような重要データの入力におけるヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに財務諸表が送信されると、AI OCRによる読み取りからNotionへの追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記や入力が不要になることで、数値の打ち間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定のGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された財務諸表ファイル（PDFや画像など）をYoom内に取り込みます。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な財務情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能によって抽出された財務情報を指定のNotionデータベースへ自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定において、フローボットが新しいフォーム回答をチェックする起動間隔を、業務の頻度や緊急度に合わせて任意で設定することが可能です。
- OCR機能で文字を読み取る際に使用するAIモデルを、読み取り対象となる財務諸表のレイアウトや文字の特性、求める精度に応じて、任意で選択し設定することができます。
■注意事項
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionで行が追加されたら、請求書をAIで作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Notionに新しい取引情報を入力した後、都度請求書を作成しGmailで送信する作業は、手間がかかりヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を手作業で転記する際には、入力ミスや送信漏れといったリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Notionへのデータ追加をトリガーとして、AIによる請求書作成からGmailでの送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行い、手作業で請求書作成やメール送信を行っている方
- 請求書作成業務の効率化とヒューマンエラー削減を目指す経理担当者の方
- AIを活用して定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加から請求書作成、Gmailでの送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる請求書内容の生成と自動送信により、手作業による入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、追加された行の情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書に必要なテキスト情報を生成します。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能（Google スプレッドシートを雛形として利用）を設定し、生成されたテキスト情報と指定の雛形から請求書PDFを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書PDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、請求書作成の対象となる情報が格納されている任意のデータソースIDを指定してください。
- AI機能で請求書のテキストを生成する際、プロンプトは自由にカスタマイズ可能であり、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を変数として組み込めます。
- 書類を発行する機能では、請求書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルやシートを指定し、AIが生成したテキストやNotionの情報を差し込む箇所を設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文を任意に設定でき、Notionから取得した情報やAIが生成したテキストを変数として利用し、パーソナライズされたメールを作成できます。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Google スプレッドシートにまとめる
試してみる
■概要
Slackで共有される領収書の管理や経費処理は、手作業が多く手間がかかる業務の一つではないでしょうか？
特に、受け取った領収書の内容を読み取り、勘定科目を判断して会計システムやGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいものです。
このワークフローを活用すれば、Slackに領収書ファイルが投稿されるだけで、OCRによる文字抽出、AIによる勘定科目の自動仕訳、そしてGoogle スプレッドシートへの記録までの一連の処理を自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った領収書の処理に毎月時間を取られている経理担当者の方
- 手作業でのデータ入力によるミスをなくし、正確な経費管理を実現したい方
- 経費精算業務を効率化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに領収書が投稿されると、OCRとAIによる仕訳、Google スプレッドシートへの記録まで自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が進むため、勘定科目の判断ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、領収書が投稿される特定のチャンネルを設定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した文字情報と事前に定義した指示に基づき、AIが勘定科目などを判断し仕訳データを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した仕訳データを指定のGoogle スプレッドシートに自動で追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、領収書ファイルが投稿される対象のチャンネルIDを、実際に利用するチャンネルに合わせて任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、読み取る文字数に応じたアクションの選択や、領収書から特に抽出したい項目（例：日付、金額、支払先）、使用するAIモデルの種類、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定できます。
- テキスト生成機能のアクション設定では、処理する文字数に応じたアクションの選択のほか、AIに勘定科目の仕訳ルールなどを指示するプロンプトの内容や、出力結果の言語（日本語、英語など）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクション設定では、どの列にどの情報（日付、勘定科目、金額、摘要など）を記録するかを、実際に使用するGoogle スプレッドシートの形式に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Notionにまとめる
試してみる
■概要
領収書の処理は手作業による入力や仕訳で手間がかかり、ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、フォームから受信した領収書を一つ一つ確認して勘定科目を判断しNotionに転記するのは大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した領収書画像をOCR機能で読み取り、AI機能が勘定科目を自動で仕訳し、Notionへ自動で記録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信する領収書の処理に手間を感じている経理担当者の方
- 領収書のOCR処理やAI機能による自動仕訳に関心のある業務改善担当者の方
- Notionを活用して経費情報を一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからの領収書受付後、OCR機能、AI機能による仕訳、Notionへの記録まで自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの読み取りミスや仕訳判断の誤り、Notionへの転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、領収書ファイルを受け付けるフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信した領収書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に勘定科目などをAI機能に判断させます。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能が生成した仕訳情報や領収書データを指定のデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、受信した領収書ファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、OCR機能で抽出したデータを基に、どのようなテキストを生成するかをプロンプトで具体的に指示して設定できます。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、Notionデータベースのどの項目に固定値を入力するか、または前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として埋め込むかなど、詳細なカスタムが可能です。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
AIとMicrosoft Excelを活用した経理業務の自動化は、これまで手作業で行っていた領収書や請求書のデータ入力、勘定科目の判定といった煩雑な作業から解放し、ヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減します。
これにより、経理担当者は月末月初の繁忙期でも余裕を持って業務に取り組め、より専門的な分析や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介したような、AIと既存のツールを組み合わせた業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的に業務フローを構築できます。
もしAIによる経理業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらすスマートな業務プロセスを体験してみてください！
