フォームで新卒採用応募者の履歴書が送信されたらOCRで読み取り、AIで面接質問を作成してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
「新卒採用シーズン、大量の応募書類の確認や評価、面接日程の調整に追われ、本来注力すべき候補者とのコミュニケーションや企業理解促進の時間が十分に取れない…」
「AIを活用して採用業務を効率化したいけれど、具体的に何から始めれば良いのか、どんな効果があるのか分からず、導入に踏み切れない…」
このように、新卒採用におけるAI活用に関心を寄せているものの、その具体的な方法や効果について悩んでいませんか？
もし、AIが応募者の履歴書やエントリーシートを自動で分析し、評価の参考情報を提供したり、候補者ごとにパーソナライズされた面接質問案を生成してくれたり、さらにはそれらの情報をチーム内でスムーズに共有できる仕組み があれば、採用担当者は煩雑な事務作業から解放され、候補者とのより深いエンゲージメントや戦略的な採用活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには新卒採用における応募書類をAIで処理する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで新卒採用応募者の履歴書が送信されたらOCRで読み取り、AIで面接質問を作成してMicrosoft Teamsに通知する
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新卒採用のAI活用を自動化する方法
新卒採用業務にAIを導入することで、応募書類のスクリーニングから面接準備まで、様々なプロセスを効率化し、採用の質を高めることが期待できます。ここでは、Yoomに用意されている新卒採用とAI活用を組み合わせた自動化テンプレートの中から、具体的な例をいくつか紹介していきます！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームからの応募情報をAIで処理し通知する
応募フォームから送信された履歴書やエントリーシートなどの応募者情報をOCRで読み取り、AIが内容を分析して面接質問案を作成し、関係者に通知する ことができるので、応募受付から一次スクリーニング、面接準備までの一連の流れをスムーズにし、迅速な対応と質の高い選考を実現できます。
フォームで新卒採用応募者の履歴書が送信されたらOCRで読み取り、AIで面接質問を作成してMicrosoft Teamsに通知する
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ストレージサービス上の応募書類をAIで処理し通知する
Google Driveのようなストレージサービスに保存された新卒採用応募者の履歴書をAIが自動で読み取り、内容を分析して面接質問を作成し、Slackなどのコミュニケーションツールに通知するフローです。 書類の管理と選考準備の連携を強化し、採用担当者の負担を軽減しながら効率的な選考プロセスをサポートします。
Google Driveに新卒採用応募者の履歴書が格納されたらOCRで読み取り、AIで面接質問を作成してSlackに通知する
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メールで受信した応募書類をAIで処理し通知する
Gmailなどで受信した新卒採用応募者の履歴書添付メールをトリガーとし、添付ファイルをAIが自動で解析、面接用の質問を生成してDiscordなどのチャットツールへ通知する ことで、メールの見落としを防ぎつつ、迅速な書類確認と面接準備に着手でき、採用サイクルの短縮に貢献します。
Gmailで受信した新卒採用応募者の履歴書をOCRで読み取り、AIで面接質問を作成してDiscordに通知する
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新卒採用フォームの応募情報をAIで分析しTeamsへ通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、応募フォームに新卒採用の応募があった際に、提出された履歴書をOCRで読み取り、その内容をAIが分析して面接用の質問案を作成し、Microsoft Teamsの指定チャンネルに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft Teamsのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フォームトリガーも設定、OCRの設定、テキスト生成の設定、Microsoft Teamsアクションの設定
トリガーをONにし、フォームを送信してフローが起動するかを確認
フォームで新卒採用応募者の履歴書が送信されたらOCRで読み取り、AIで面接質問を作成してMicrosoft Teamsに通知する
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ステップ1：Microsoft Teamsをマイアプリ連携
Microsoft TeamsをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsを選択します。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
これで、Microsoft Teamsのマイアプリ連携は完了です！次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！
フォームで新卒採用応募者の履歴書が送信されたらOCRで読み取り、AIで面接質問を作成してMicrosoft Teamsに通知する
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ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定 最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。フォームの基本設定・オプション設定について
クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
ここでは、履歴書を送信するための質問がすでに設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズも可能です。
それでは、質問文、質問形式、必須項目にするかどうかを設定しましょう！
質問形式は、上記の画面では「添付ファイル」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示される項目の中から選ぶことができます。
「質問の補足分」の入力は、質問の下にある「質問の補足分(任意)」をクリックすると、入力が可能です！
質問を追加したい場合は、「＋質問を追加」をクリックしてください。
続いて、「完了ページ」の設定です！特に変更しない場合はそのままで大丈夫です。
今回は、以下画像のように設定してみました。
次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。今回はフローボットを作成したメンバーにしました。
続いて、フォームの表示確認と詳細設定画面 に遷移します。
次に「取得した値」を、入力しましょう！
入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
ステップ4：OCRの設定 以下の赤枠で囲まれた「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
「アクション」→【v2】履歴書を読み取る（10タスク）
次に、PDFから情報を読み取る設定を行います！
「ファイルの添付方法」 は、プルダウンから選択してください。今回は、前ステップで設定したサンプル値を使用するので「取得した値を使用」から「履歴書」を選択しました。
「抽出したい項目」 は、デフォルトで読み取れる情報以外に抽出したい項目を追加で設定できます。入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。
使用するAIを任意で選択しましょう。プルダウンから選択できます。
入力を終えたら、「テスト」を実行します。アウトプット(取得した値) に表示されました！
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：テキストを生成する設定
ここでは、先ほど読み取った情報からテキストを生成する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
「タイトル」→テキストを生成する
「アクション」→プルダウンから選択
続いて、次の画面でプロンプトを設定していきます！
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Microsoft Teamsのアクション設定 最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、連携するアカウントを確認しましょう。
次に、API接続設定の画面で「チームID」と「チャンネルID」を入力しましょう。
続いて、Microsoft Teamsに通知するメッセージを設定します。
「テスト」をクリックします。
以上が【フォームで新卒採用応募者の履歴書が送信されたらOCRで読み取り、AIで面接質問を作成してMicrosoft Teamsに通知する】 方法でした！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
採用に関するその他の自動化例
採用候補者の情報をもとにAIで面接の質問案を生成する自動化例です。気になる自動化例をクリックしてみてください！
Googleフォームで採用候補者の情報が送信されたら、AIで面接の質問案を生成してSlackに通知する
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Slackで採用候補者の情報が投稿されたら、AIで面接の質問案を生成してMicrosoft Teamsに通知する
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Googleフォームで中途採用の候補者情報が送信されたら、AIで面接の質問案を生成してMicrosoft Teamsに通知する
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まとめ
新卒採用業務においてAIを活用し、応募フォームからの情報収集、履歴書のOCR処理、AIによる面接質問の自動生成、そしてMicrosoft Teamsへの通知といった一連のプロセスを自動化することで、採用担当者は煩雑な手作業から解放され、応募者一人ひとりと向き合う時間や、より戦略的な採用計画の立案といったコア業務に注力できるようになります。
今回ご紹介したような新卒採用のAI活用をはじめとする業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もしAIを活用した採用業務の効率化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
