GmailでPDFファイルを受信したら、OCRを行いChatGPTで重要箇所を抽出し共有する
試してみる
■概要
請求書や契約書などのPDFファイルがメールで届くたびに、内容を確認して手作業でテキストをコピーしていませんか。
ChatGPTなどを活用してPDFの内容を整理したい場合でも、手作業が介在すると手間がかかり、非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動で読み取り、ChatGPTで要約や重要箇所の抽出を行うといった、一連の処理を自動化し、手作業による情報共有の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書や契約書など、定型的なPDFファイルの内容確認と共有を効率化したい方
・ChatGPTを活用して、受信したPDFファイルの内容抽出や編集作業を自動化したい方
・手作業によるPDFの内容確認や転記作業で、ミスや対応漏れが発生している方
■注意事項
・Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
「大量のPDF資料から必要な情報を探し出すのに時間がかかる…」
「請求書や報告書の内容をシステムに手作業で転記するのが面倒…」
このように、PDFファイルの情報を扱う業務に手間や非効率さを感じていませんか？
ChatGPTのようなAIツールを活用したくても、都度ファイルをアップロードしてプロンプトを入力する作業は、数が多くなるとかえって負担になってしまいます。
もし、PDFファイルの内容を自動で読み取り、ChatGPTが要約や重要箇所の抽出、さらには情報の整形まで行ってくれる仕組み があれば、データの分析や企画立案といった、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで設定できます。
手間や時間を抑えられるので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには PDFファイルの内容をChatGPTで抽出し活用する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
GmailでPDFファイルを受信したら、OCRを行いChatGPTで重要箇所を抽出し共有する
試してみる
■概要
請求書や契約書などのPDFファイルがメールで届くたびに、内容を確認して手作業でテキストをコピーしていませんか。
ChatGPTなどを活用してPDFの内容を整理したい場合でも、手作業が介在すると手間がかかり、非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動で読み取り、ChatGPTで要約や重要箇所の抽出を行うといった、一連の処理を自動化し、手作業による情報共有の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書や契約書など、定型的なPDFファイルの内容確認と共有を効率化したい方
・ChatGPTを活用して、受信したPDFファイルの内容抽出や編集作業を自動化したい方
・手作業によるPDFの内容確認や転記作業で、ミスや対応漏れが発生している方
■注意事項
・Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Gmailで受信したPDFをChatGPTで自動抽出するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでPDFファイルを受信したら、OCRでテキストを読み取り、ChatGPTで重要箇所を抽出して共有するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ChatGPTとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、OCR設定、各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでPDFファイルを受信したら、OCRを行いChatGPTで重要箇所を抽出し共有する
試してみる
■概要
請求書や契約書などのPDFファイルがメールで届くたびに、内容を確認して手作業でテキストをコピーしていませんか。
ChatGPTなどを活用してPDFの内容を整理したい場合でも、手作業が介在すると手間がかかり、非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動で読み取り、ChatGPTで要約や重要箇所の抽出を行うといった、一連の処理を自動化し、手作業による情報共有の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書や契約書など、定型的なPDFファイルの内容確認と共有を効率化したい方
・ChatGPTを活用して、受信したPDFファイルの内容抽出や編集作業を自動化したい方
・手作業によるPDFの内容確認や転記作業で、ミスや対応漏れが発生している方
■注意事項
・Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
続いて、マイアプリ連携をしましょう。
下記の基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
まずは、こちらのナビで紹介しているChatGPTを参考に連携をしてみましょう。
Gmailのマイアプリ連携
下記手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
GmailでPDFファイルを受信したら、OCRを行いChatGPTで重要箇所を抽出し共有する
試してみる
■概要
請求書や契約書などのPDFファイルがメールで届くたびに、内容を確認して手作業でテキストをコピーしていませんか。
ChatGPTなどを活用してPDFの内容を整理したい場合でも、手作業が介在すると手間がかかり、非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動で読み取り、ChatGPTで要約や重要箇所の抽出を行うといった、一連の処理を自動化し、手作業による情報共有の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書や契約書など、定型的なPDFファイルの内容確認と共有を効率化したい方
・ChatGPTを活用して、受信したPDFファイルの内容抽出や編集作業を自動化したい方
・手作業によるPDFの内容確認や転記作業で、ミスや対応漏れが発生している方
■注意事項
・Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Gmailでキーワード受信のトリガーを作る
1つ目のフローを選択します。
Gmailの連携アカウントを選び、「次へ」をクリックします。
まずは、この後のテスト操作のためにGmailでテストメールを送信しましょう。
後続のフローで、添付したPDFの文字を読み取るので、文字が書かれたPDFファイルを添付してください。
また、キーワードとなる文言を入力するのを忘れないでくださいね。
今回は「キーワード」という文言が入ったメールを受信した場合にトリガーが起動するよう設定しました。
トリガーの起動間隔を設定にしましょう。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
検索に使うキーワードを入力してください。
※キーワードにはGmailの検索演算子が利用可能です。
詳細は、Gmailで検索を絞り込むをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を押します。
テスト成功の結果を確認します。
取得した値に、データが反映していればOKです。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、「完了」をクリック。
ステップ4：OCRでPDFの文字を抽出
フローの「OCRで文字を抽出」を開きます。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
OCR画像は「取得した値を使用」と「添付ファイル1」を選びましょう。
抽出項目は「全文」と入力しました。
抽出したい項目を指定したい場合は、カンマ区切りで入力してください。
使用するAIは「Gemini（推奨）」を選択しましたが、プルダウンから変更可能です。
言語は、今回は「日本語」を選択しました。
入力が完了したら、「テスト」を押します。
成功すると、抽出結果が表示されるはずです。
PDFのに書かれたテキストが抽出されていればOKです。
最後に、「完了」を押します。
ステップ5：ChatGPTで要約テキストを作る
「テキストを生成（高度な設定）」を開きます。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
今回はモデルIDに「gpt-3.5-turbo」を入力しました。
文章量や精度によって変更してください。
続いて、メッセージコンテンツにOCRで取得した値の「全文」を選びます。
必要に応じて各種オプションを設定しましょう。
入力が完了したら、テストを実行してください。
テストが成功したら、生成結果を確認します。
「完了」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：生成した内容をメールで送る
最後のステップです！
Gmailで生成した内容をメールで送信しましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
アプリ名がGmailであることを確認し、送信に使うアカウントを選びます。
今回はテスト用として「From」「To」ともに自分のメールアドレスを入力しました。
テストメールを送信しても大丈夫なメールアドレスを入力してくださいね。
件名を入力してください。
本文は、ChatGPTで取得した値の「生成されたコンテンツ」を差し込みましょう。
固定値であるテキストと変動値である取得した値を活用して、お好きにカスタマイズしてください。
入力内容を確認し、「次へ」を押します。
送信内容の最終確認をしてください。
問題なければ「テスト」を押します。
※テストを押すと実際にメールが送信されるので、注意してください。
「メールを送信しました」と表示されれば成功です。
忘れずに「完了」を押しましょう。
実際にメールが届いているか確認してください。
下記のように指定した通りのメールが届いていればOKです！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がPDFの内容をChatGPTで自動編集する方法でした。
ChatGPTを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、ChatGPTのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google Driveに格納されたファイルやGmailで受信したPDFファイルをChatGPTで解析し、必要な情報を抽出して管理する作業を自動化できます。
また、Outlookやフォームの添付ファイルを分類してGoogle Driveに整理することで、ファイル管理や情報整理が効率的になるでしょう。
これにより、手作業の負担を減らし、業務の迅速化が可能です。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
Chatworkで問い合わせがあったら、ChatGPTで文章を生成して自動返信する
試してみる
■概要
「Chatworkで問い合わせがあったら、ChatGPTで文章を生成して自動返信する」フローは、業務における問い合わせ対応を効率化する業務ワークフローです。
このフローを活用することで、Chatworkに届いた問い合わせを自動的に検知し、ChatGPTが適切な返信文章を生成して自動で返信します。
これにより素早く一貫性のある対応が可能となり、担当者はより重要な業務に集中することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを主にコミュニケーションツールとして利用しており、問い合わせ対応に時間を取られている担当者の方
・定型的な問い合わせが多く、効率的に対応したい社内IT担当者の方
・業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者やチームリーダーの方
・回答内容に一貫性を持たせたい企業の経営者やマネージャーの方
■注意事項
・Chatwork、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理する」フローは、メール処理の効率化とデータ管理の自動化を実現する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailのメールから、必要な情報を手動で抜き出すのは時間と労力がかかります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメール内容を自動的にChatGPTで解析・抽出し、必要なデータを管理できます。
これにより、手作業の負担を減らし、データ管理の精度と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで日常的に多くのメールを処理しているビジネスパーソン
・メール内容の情報を整理し、管理を効率化したい方
・ChatGPTを活用してデータ抽出を自動化したいIT担当者業務効率化を図り、ルーチン作業を減らしたいチームリーダー
・データ管理の精度を高めたい経営者や管理職の方
■注意事項
・Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
「Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する」フローは、会議の議事録作成と管理をスムーズにする業務ワークフローです。
議事録作成の負担を軽減し、効率的な情報共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで議事録を管理しているが、整理や要約に時間がかかってしまう方
・詳細な議事録を毎回手作業で整理するのが大変だと感じている方
・会議内容をわかりやすく共有したいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・議事録の共有や意思決定がスムーズ行いたい方
・議事録の内容を効率的に管理・更新したい経営者や管理職の方
・定期的な議事録の作成作業を効率化したい方
・AIを活用して業務を自動化し、他の重要な業務に時間を割きたい方
・クリエイティブな業務に注力したい方
■注意事項
・Notion、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、メールの内容を自動で解析し、Microsoft Excelにデータを整理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・大量のメールを日々受信しており、その内容を整理するのに時間がかかっているビジネスパーソン
・OutlookとMicrosoft Excelを頻繁に使用しており、業務効率を向上させたいチームリーダー
・ChatGPTを活用してメール内容の自動解析を実現し、業務ワークフローを最適化したいIT担当者
■注意事項
・Outlook、ChatGPT、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
YouTubeで特定のキーワードに一致する動画が公開されたら、ChatGPTで説明欄の要約と類似タイトルを取得し、メールを送付する
試してみる
■概要
YouTubeでの情報収集や競合調査は重要ですが、関連動画を一つひとつ確認し、内容を把握するのは多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローは、指定したキーワードを含む動画がYouTubeに公開されると、ChatGPTが自動で概要欄の要約と類似タイトル案を生成し、メールで通知する一連の流れを自動化します。手作業によるリサーチの手間を省き、効率的な情報収集を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・YouTubeとChatGPTを活用し、競合調査や情報収集を自動化したいマーケティング担当者の方
・自社チャンネルのコンテンツ企画のため、YouTubeのトレンドや関連動画の情報を効率的に収集したい方
・動画の概要を手早く把握し、情報収集にかかる時間を短縮したいと考えているビジネスパーソンの方
■注意事項
・YouTube Data API、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
フォームの添付ファイルをChatGPTで分類し、Goole Driveのフォルダに格納する
試してみる
■概要
「フォームの添付ファイルをChatGPTで分類し、Google Driveのフォルダに格納する」ワークフローは、受け取った添付ファイルを効率的に管理するための自動化プロセスです。
フォームに添付されたファイルをAIが解析・分類し、適切なGoogle Driveのフォルダへ自動で振り分けることで、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して多数の添付ファイルを受け取っており、管理に手間を感じている方
・Google Driveを活用したファイル管理を効率化したいと考えているビジネスユーザー
・AI技術を取り入れて業務ワークフローを自動化し、作業の効率化を図りたい方
・フォルダ分けの基準を自動化し、一貫性のあるファイル整理を目指すチームリーダー
■注意事項
・ChatGPT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する
試してみる
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加するフローです。
まとめ
PDFファイルとChatGPTの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたPDFの内容確認や情報抽出、転記といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、請求書処理やレポート分析などにかかる時間を抑え、企画立案や戦略策定といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくある質問
Q：特定の項目（請求書番号など）だけを抽出できますか？
A：はい、可能です。
OCRの「抽出したい項目」に請求書番号や金額を列挙すると、その値のみ取得できます。
この取得した値を活用して、後続のメール送信アクションへ差し込み可能です。
Q：手書き文字や複雑なレイアウトのPDFでも読み取れますか？
A：スキャン品質や版面に依存します。
定型帳票・表は精度が出やすく、手書きは不安定なことがあるため、対象サンプルで検証してください。
Q：処理が失敗した場合（読み取りミスなど）はどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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