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「大量のPDF資料から必要な情報を探し出すのに時間がかかる…」
「請求書や報告書の内容をシステムに手作業で転記するのが面倒…」
このように、PDFファイルの情報を扱う業務に手間や非効率さを感じていませんか？
ChatGPTのようなAIツールを活用したくても、都度ファイルをアップロードしてプロンプトを入力する作業は、数が多くなるとかえって負担になってしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">PDFファイルの内容を自動で読み取り、ChatGPTが要約や重要箇所の抽出、さらには情報の整形まで行ってくれる仕組み</span> があれば、データの分析や企画立案といった、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで設定できます。
手間や時間を抑えられるので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
Yoomには <span class="mark-yellow">PDFファイルの内容をChatGPTで抽出し活用する業務フロー自動化のテンプレート</span> が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
それではここから代表的な例として、GmailでPDFファイルを受信したら、OCRでテキストを読み取り、ChatGPTで重要箇所を抽出して共有するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
続いて、マイアプリ連携をしましょう。
下記の基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
まずは、こちらのナビで紹介しているChatGPTを参考に連携をしてみましょう。
Gmailのマイアプリ連携
下記手順をご参照ください。
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
1つ目のフローを選択します。
Gmailの連携アカウントを選び、「次へ」をクリックします。
まずは、この後のテスト操作のためにGmailでテストメールを送信しましょう。
後続のフローで、添付したPDFの文字を読み取るので、文字が書かれたPDFファイルを添付してください。
また、キーワードとなる文言を入力するのを忘れないでくださいね。
今回は「キーワード」という文言が入ったメールを受信した場合にトリガーが起動するよう設定しました。
トリガーの起動間隔を設定にしましょう。
検索に使うキーワードを入力してください。
※キーワードにはGmailの検索演算子が利用可能です。
詳細は、Gmailで検索を絞り込むをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を押します。
テスト成功の結果を確認します。
取得した値に、データが反映していればOKです。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、「完了」をクリック。
フローの「OCRで文字を抽出」を開きます。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
OCR画像は「取得した値を使用」と「添付ファイル1」を選びましょう。
抽出項目は「全文」と入力しました。
抽出したい項目を指定したい場合は、カンマ区切りで入力してください。
使用するAIは「Gemini（推奨）」を選択しましたが、プルダウンから変更可能です。
言語は、今回は「日本語」を選択しました。
入力が完了したら、「テスト」を押します。
成功すると、抽出結果が表示されるはずです。
PDFのに書かれたテキストが抽出されていればOKです。
最後に、「完了」を押します。
「テキストを生成（高度な設定）」を開きます。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
今回はモデルIDに「gpt-3.5-turbo」を入力しました。
文章量や精度によって変更してください。
続いて、メッセージコンテンツにOCRで取得した値の「全文」を選びます。
必要に応じて各種オプションを設定しましょう。
入力が完了したら、テストを実行してください。
テストが成功したら、生成結果を確認します。
「完了」を押して次のステップへ進みましょう。
最後のステップです！
Gmailで生成した内容をメールで送信しましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
アプリ名がGmailであることを確認し、送信に使うアカウントを選びます。
今回はテスト用として「From」「To」ともに自分のメールアドレスを入力しました。
テストメールを送信しても大丈夫なメールアドレスを入力してくださいね。
件名を入力してください。
本文は、ChatGPTで取得した値の「生成されたコンテンツ」を差し込みましょう。
固定値であるテキストと変動値である取得した値を活用して、お好きにカスタマイズしてください。
入力内容を確認し、「次へ」を押します。
送信内容の最終確認をしてください。
問題なければ「テスト」を押します。
※テストを押すと実際にメールが送信されるので、注意してください。
「メールを送信しました」と表示されれば成功です。
忘れずに「完了」を押しましょう。
実際にメールが届いているか確認してください。
下記のように指定した通りのメールが届いていればOKです！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がPDFの内容をChatGPTで自動編集する方法でした。
今回ご紹介した連携以外でも、ChatGPTのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google Driveに格納されたファイルやGmailで受信したPDFファイルをChatGPTで解析し、必要な情報を抽出して管理する作業を自動化できます。
また、Outlookやフォームの添付ファイルを分類してGoogle Driveに整理することで、ファイル管理や情報整理が効率的になるでしょう。
これにより、手作業の負担を減らし、業務の迅速化が可能です。
PDFファイルとChatGPTの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたPDFの内容確認や情報抽出、転記といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、請求書処理やレポート分析などにかかる時間を抑え、企画立案や戦略策定といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：特定の項目（請求書番号など）だけを抽出できますか？
A：はい、可能です。
OCRの「抽出したい項目」に請求書番号や金額を列挙すると、その値のみ取得できます。
この取得した値を活用して、後続のメール送信アクションへ差し込み可能です。
Q：手書き文字や複雑なレイアウトのPDFでも読み取れますか？
A：スキャン品質や版面に依存します。
定型帳票・表は精度が出やすく、手書きは不安定なことがあるため、対象サンプルで検証してください。
Q：処理が失敗した場合（読み取りミスなど）はどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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