GmailでPDFファイルを受信したら、OCRを行いChatGPTで重要箇所を抽出し共有する
試してみる
■概要
請求書や契約書などのPDFファイルがメールで届くたびに、内容を確認して手作業でテキストをコピーしていませんか。ChatGPTなどを活用してPDFの内容を整理したい場合でも、手作業が介在すると手間がかかり、非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動で読み取り、ChatGPTで要約や重要箇所の抽出を行うといった、一連の処理を自動化し、手作業による情報共有の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書や契約書など、定型的なPDFファイルの内容確認と共有を効率化したい方
- ChatGPTを活用して、受信したPDFファイルの内容抽出や編集作業を自動化したい方
- 手作業によるPDFの内容確認や転記作業で、ミスや対応漏れが発生している方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFの開封から内容の抽出、ChatGPTへの入力、関係者への共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
- 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、トリガーで受信したメールに添付されているPDFファイルの内容を読み取ります
- 次に、オペレーションでChatGPTを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを基に、重要箇所を抽出するよう指示します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを記載して任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や差出人など）を任意で設定できます
- OCR機能の設定では、PDFファイルの中からテキストを抽出したい範囲を任意で指定することが可能です
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、OCRで抽出した情報を基に要約や翻訳、情報抽出など様々な処理を行えます
- 最後のGmailでの通知設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、ChatGPTが生成したテキストを変数として本文に含めることも可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
「大量のPDF資料から必要な情報を探し出すのに時間がかかる…」
「請求書や報告書の内容をシステムに手作業で転記するのが面倒…」
このように、PDFファイルの情報を扱う業務に手間や非効率さを感じていませんか？
ChatGPTのようなAIツールを活用したくても、都度ファイルをアップロードしてプロンプトを入力する作業は、数が多くなるとかえって負担になってしまいます。
もし、PDFファイルの内容を自動で読み取り、ChatGPTが要約や重要箇所の抽出、さらには情報の整形まで行ってくれる仕組み があれば、データの分析や企画立案といった、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで設定できます。
手間や時間を抑えられるので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには PDFファイルの内容をChatGPTで抽出し活用する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
GmailでPDFファイルを受信したら、OCRを行いChatGPTで重要箇所を抽出し共有する
試してみる
■概要
請求書や契約書などのPDFファイルがメールで届くたびに、内容を確認して手作業でテキストをコピーしていませんか。ChatGPTなどを活用してPDFの内容を整理したい場合でも、手作業が介在すると手間がかかり、非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動で読み取り、ChatGPTで要約や重要箇所の抽出を行うといった、一連の処理を自動化し、手作業による情報共有の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書や契約書など、定型的なPDFファイルの内容確認と共有を効率化したい方
- ChatGPTを活用して、受信したPDFファイルの内容抽出や編集作業を自動化したい方
- 手作業によるPDFの内容確認や転記作業で、ミスや対応漏れが発生している方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFの開封から内容の抽出、ChatGPTへの入力、関係者への共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
- 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、トリガーで受信したメールに添付されているPDFファイルの内容を読み取ります
- 次に、オペレーションでChatGPTを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを基に、重要箇所を抽出するよう指示します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを記載して任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や差出人など）を任意で設定できます
- OCR機能の設定では、PDFファイルの中からテキストを抽出したい範囲を任意で指定することが可能です
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、OCRで抽出した情報を基に要約や翻訳、情報抽出など様々な処理を行えます
- 最後のGmailでの通知設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、ChatGPTが生成したテキストを変数として本文に含めることも可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Gmailで受信したPDFをChatGPTで自動抽出するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでPDFファイルを受信したら、OCRでテキストを読み取り、ChatGPTで重要箇所を抽出して共有するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ChatGPTとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、OCR設定、各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでPDFファイルを受信したら、OCRを行いChatGPTで重要箇所を抽出し共有する
試してみる
■概要
請求書や契約書などのPDFファイルがメールで届くたびに、内容を確認して手作業でテキストをコピーしていませんか。ChatGPTなどを活用してPDFの内容を整理したい場合でも、手作業が介在すると手間がかかり、非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動で読み取り、ChatGPTで要約や重要箇所の抽出を行うといった、一連の処理を自動化し、手作業による情報共有の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書や契約書など、定型的なPDFファイルの内容確認と共有を効率化したい方
- ChatGPTを活用して、受信したPDFファイルの内容抽出や編集作業を自動化したい方
- 手作業によるPDFの内容確認や転記作業で、ミスや対応漏れが発生している方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFの開封から内容の抽出、ChatGPTへの入力、関係者への共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
- 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、トリガーで受信したメールに添付されているPDFファイルの内容を読み取ります
- 次に、オペレーションでChatGPTを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを基に、重要箇所を抽出するよう指示します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを記載して任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や差出人など）を任意で設定できます
- OCR機能の設定では、PDFファイルの中からテキストを抽出したい範囲を任意で指定することが可能です
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、OCRで抽出した情報を基に要約や翻訳、情報抽出など様々な処理を行えます
- 最後のGmailでの通知設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、ChatGPTが生成したテキストを変数として本文に含めることも可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
続いて、マイアプリ連携をしましょう。
下記の基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
まずは、こちらのナビで紹介しているChatGPTを参考に連携をしてみましょう。
Gmailのマイアプリ連携
下記手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
GmailでPDFファイルを受信したら、OCRを行いChatGPTで重要箇所を抽出し共有する
試してみる
■概要
請求書や契約書などのPDFファイルがメールで届くたびに、内容を確認して手作業でテキストをコピーしていませんか。ChatGPTなどを活用してPDFの内容を整理したい場合でも、手作業が介在すると手間がかかり、非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動で読み取り、ChatGPTで要約や重要箇所の抽出を行うといった、一連の処理を自動化し、手作業による情報共有の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書や契約書など、定型的なPDFファイルの内容確認と共有を効率化したい方
- ChatGPTを活用して、受信したPDFファイルの内容抽出や編集作業を自動化したい方
- 手作業によるPDFの内容確認や転記作業で、ミスや対応漏れが発生している方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFの開封から内容の抽出、ChatGPTへの入力、関係者への共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
- 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、トリガーで受信したメールに添付されているPDFファイルの内容を読み取ります
- 次に、オペレーションでChatGPTを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを基に、重要箇所を抽出するよう指示します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを記載して任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や差出人など）を任意で設定できます
- OCR機能の設定では、PDFファイルの中からテキストを抽出したい範囲を任意で指定することが可能です
- ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、OCRで抽出した情報を基に要約や翻訳、情報抽出など様々な処理を行えます
- 最後のGmailでの通知設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、ChatGPTが生成したテキストを変数として本文に含めることも可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Gmailでキーワード受信のトリガーを作る
1つ目のフローを選択します。
Gmailの連携アカウントを選び、「次へ」をクリックします。
まずは、この後のテスト操作のためにGmailでテストメールを送信しましょう。
後続のフローで、添付したPDFの文字を読み取るので、文字が書かれたPDFファイルを添付してください。
また、キーワードとなる文言を入力するのを忘れないでくださいね。
今回は「キーワード」という文言が入ったメールを受信した場合にトリガーが起動するよう設定しました。
トリガーの起動間隔を設定にしましょう。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
検索に使うキーワードを入力してください。
※キーワードにはGmailの検索演算子が利用可能です。
詳細は、Gmailで検索を絞り込むをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を押します。
テスト成功の結果を確認します。
取得した値に、データが反映していればOKです。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、「完了」をクリック。
ステップ4：OCRでPDFの文字を抽出
フローの「OCRで文字を抽出」を開きます。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
OCR画像は「取得した値を使用」と「添付ファイル1」を選びましょう。
抽出項目は「全文」と入力しました。
抽出したい項目を指定したい場合は、カンマ区切りで入力してください。
使用するAIは「Gemini（推奨）」を選択しましたが、プルダウンから変更可能です。
言語は、今回は「日本語」を選択しました。
入力が完了したら、「テスト」を押します。
成功すると、抽出結果が表示されるはずです。
PDFのに書かれたテキストが抽出されていればOKです。
最後に、「完了」を押します。
ステップ5：ChatGPTで要約テキストを作る
「テキストを生成（高度な設定）」を開きます。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
今回はモデルIDに「gpt-3.5-turbo」を入力しました。
文章量や精度によって変更してください。
続いて、メッセージコンテンツにOCRで取得した値の「全文」を選びます。
必要に応じて各種オプションを設定しましょう。
入力が完了したら、テストを実行してください。
テストが成功したら、生成結果を確認します。
「完了」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：生成した内容をメールで送る
最後のステップです！
Gmailで生成した内容をメールで送信しましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
アプリ名がGmailであることを確認し、送信に使うアカウントを選びます。
今回はテスト用として「From」「To」ともに自分のメールアドレスを入力しました。
テストメールを送信しても大丈夫なメールアドレスを入力してくださいね。
件名を入力してください。
本文は、ChatGPTで取得した値の「生成されたコンテンツ」を差し込みましょう。
固定値であるテキストと変動値である取得した値を活用して、お好きにカスタマイズしてください。
入力内容を確認し、「次へ」を押します。
送信内容の最終確認をしてください。
問題なければ「テスト」を押します。
※テストを押すと実際にメールが送信されるので、注意してください。
「メールを送信しました」と表示されれば成功です。
忘れずに「完了」を押しましょう。
実際にメールが届いているか確認してください。
下記のように指定した通りのメールが届いていればOKです！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がPDFの内容をChatGPTで自動編集する方法でした。
ChatGPTを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、ChatGPTのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google Driveに格納されたファイルやGmailで受信したPDFファイルをChatGPTで解析し、必要な情報を抽出して管理する作業を自動化できます。
また、Outlookやフォームの添付ファイルを分類してGoogle Driveに整理することで、ファイル管理や情報整理が効率的になるでしょう。
これにより、手作業の負担を減らし、業務の迅速化が可能です。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Chatworkで問い合わせがあったら、ChatGPTで文章を生成して自動返信する
試してみる
■概要
Chatworkでの顧客や社内からの問い合わせ対応は、迅速さが求められる一方で、一件ずつ内容を確認し返信を作成するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。特に定型的な質問も多く、その対応に時間を取られてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Chatworkに投稿されたメッセージをトリガーに、ChatGPTが最適な返信文を自動で生成し、Chatworkへ投稿までを完結できます。これにより、問い合わせ対応の初動を自動化し、業務効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkでの問い合わせ対応に多くの時間を割いているカスタマーサポート担当者の方
- 簡単な質問への返信を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- 社内ヘルプデスクなどで、定型的な問い合わせへの対応を効率化したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Chatworkへの問い合わせに対して、ChatGPTが一次返信を自動で行うため、対応時間を短縮し、担当者の作業負荷を軽減します。
- 返信内容をChatGPTで生成することで、担当者による回答のばらつきを防ぎ、対応品質の均一化と属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとChatGPTをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。ここで監視したいルームを指定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の条件（例：「@自分」へのメンションがある場合など）に合致した場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定します。プロンプトには、Chatworkで受信したメッセージの内容を含めるよう設定し、返信文を生成させます。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを指定のルームに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、自動返信の対象としたいルームIDを任意で設定してください。
- ChatGPTのテキスト生成アクションでは、目的に合わせて使用するモデル（GPT-4oやGPT-3.5 Turboなど）や、生成される文章のトーン＆マナーを調整するプロンプトを任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Chatwork、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理する
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■概要
「Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理する」フローは、メール処理の効率化とデータ管理の自動化を実現する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailのメールから、必要な情報を手動で抜き出すのは時間と労力がかかります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメール内容を自動的にChatGPTで解析・抽出し、必要なデータを管理できます。
これにより、手作業の負担を減らし、データ管理の精度と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで日常的に多くのメールを処理しているビジネスパーソン
- メール内容の情報を整理し、管理を効率化したい方
- ChatGPTを活用してデータ抽出を自動化したいIT担当者
- 業務効率化を図り、ルーチン作業を減らしたいチームリーダー
- データ管理の精度を高めたい経営者や管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理することで、手動入力の手間を省けます。
また、抽出した情報が反映されるため、最新のデータを常に把握できます。
自動化によって、データ入力や情報管理におけるヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性も向上します。
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているアンケートの自由回答や議事録など、長文テキストの内容把握や要約に手間がかかっているのではないでしょうか。
一つずつ内容を確認し要点をまとめる作業は、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを要約します。
その後、Google スプレッドシートの指定のセルに結果を追加するため、情報収集やデータ整理の効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでアンケート結果や議事録などを管理している方
- ChatGPTを活用して、長文テキストの要約作成業務を効率化したい方
- 手作業での情報整理や転記に時間がかかり、コア業務に集中できずにいる方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに要約と追記が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮します。
- 自動で要約テキストが生成されることで、担当者によるまとめ方のばらつきや、転記の際の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したテキストを要約するよう指示します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定して、生成された要約テキストを任意のセルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成」では、プロンプトに対してトリガーで取得したテキスト情報を変数として埋め込み、要約の文字数などを指定することが可能です。
- 「レコードを更新する」では、ChatGPTが生成した要約をどの列に書き込むかを任意で指定します。
■注意事項
- Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
Notionで作成した議事録を、別途ChatGPTに貼り付けて要約し、再度Notionに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業によるコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのページ上から直接ChatGPTを起動し、議事録の要約や整理を自動で行い、その結果を元のページに反映させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで作成した議事録をChatGPTで要約する作業を手作業で行っている方
- 会議後の議事録整理や共有にかかる時間を短縮し、効率化したいと考えている方
- NotionとAIを連携させ、情報管理のワークフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionページから直接ChatGPTを起動して自動で更新するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- ChatGPTへの指示を定型化することで、担当者による要約の質のばらつきを防ぎ、議事録整理の業務を標準化し属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「レコードの詳細ページから起動」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーが起動したページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した情報をもとに議事録の要約や整理を行います。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成されたテキストで元のページを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのクローム拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したいページのURLサンプルを設定してください。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションでは、対象となるデータベースのIDを指定してください。
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、「要約してください」や「箇条書きでまとめてください」など、目的に応じた指示（プロンプト）を任意で設定してください。
- Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションでは、対象データベースのIDを指定し、ChatGPTが生成したテキストをどのプロパティに反映させるかなどを設定してください。
■注意事項
Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Outlookのメール内容をChatGPTで分析してMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、メールの内容を自動で解析し、Microsoft Excelにデータを整理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメールを日々受信しており、その内容を整理するのに時間がかかっているビジネスパーソン
- OutlookとMicrosoft Excelを頻繁に使用しており、業務効率を向上させたいチームリーダー
- ChatGPTを活用してメール内容の自動解析を実現し、業務ワークフローを最適化したいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
メールの内容とAIの分析結果がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、メールの整理や転記が不要になり、作業の手間が省けます。
また、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防止できます。
重要なデータが速やかにMicrosoft Excelに反映され、情報共有がスムーズになります。
YouTubeで特定のキーワードに一致する動画が公開されたら、ChatGPTで説明欄の要約と類似タイトルを取得し、メールを送付する
試してみる
■概要
YouTubeで特定のキーワードに一致する動画が公開されたら、ChatGPTで説明欄の要約と類似タイトルを取得し、メールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング部門
・特定のキーワードに一致する動画を定期的に取得し、キャンペーンやプロモーション活動に活用したいチーム
・動画公開に伴うタスクやフォローアップを迅速に行いたいチーム
2.コンテンツ制作チーム
・新しい動画の公開情報をトラッキングし、管理したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・特定のキーワードに一致する動画に対し、説明欄の要約と類似タイトルに関する情報を効率的に取得することができます。
・新しい動画の公開情報を自動でトラッキングし、メールを送付できるため、メンバー間の情報共有を迅速に行うことができます。
■注意事項
・ChatGPT、YouTubeのそれぞれとYoomを連携させてください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの添付ファイルをChatGPTで分類し、Goole Driveのフォルダに格納する
試してみる
■概要
「フォームの添付ファイルをChatGPTで分類し、Google Driveのフォルダに格納する」ワークフローは、受け取った添付ファイルを効率的に管理するための自動化プロセスです。
フォームに添付されたファイルをAIが解析・分類し、適切なGoogle Driveのフォルダへ自動で振り分けることで、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームを利用して多数の添付ファイルを受け取っており、管理に手間を感じている方
- Google Driveを活用したファイル管理を効率化したいと考えているビジネスユーザー
- AI技術を取り入れて業務ワークフローを自動化し、作業の効率化を図りたい方
- フォルダ分けの基準を自動化し、一貫性のあるファイル整理を目指すチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- 効率的なファイル管理：添付ファイルを自動で分類・振り分けることで、手動での整理作業を削減できます。
- 時間の節約：AIによる自動分類により、迅速にファイルを適切なフォルダへ保存できます。
- エラーの防止：人為的なミスを減らし、一貫性のあるファイル管理を実現します。
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する
試してみる
■概要
フォーム回答が行われたら、ChatGPTを使い回答内容の種別を切り分け、kintoneのレコードに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・ChatGPTを利用して情報検索やデータ分析などの手間を省力したい方
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム回答が行われたら、ChatGPTが種別ごとにkintoneのレコードに登録するため、手作業の手間を省き業務を効率化することができます。
・フォーム回答の内容に合わせた判別とデータの蓄積を一元化することができます。
■注意事項
・ChatGPT、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
PDFファイルとChatGPTの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたPDFの内容確認や情報抽出、転記といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、請求書処理やレポート分析などにかかる時間を抑え、企画立案や戦略策定といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくある質問
Q：特定の項目（請求書番号など）だけを抽出できますか？
A：はい、可能です。
OCRの「抽出したい項目」に請求書番号や金額を列挙すると、その値のみ取得できます。
この取得した値を活用して、後続のメール送信アクションへ差し込み可能です。
Q：手書き文字や複雑なレイアウトのPDFでも読み取れますか？
A：スキャン品質や版面に依存します。
定型帳票・表は精度が出やすく、手書きは不安定なことがあるため、対象サンプルで検証してください。
Q：処理が失敗した場合（読み取りミスなど）はどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
