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「ChatGPTで生成したテキストを、毎回手作業でコピーしてドキュメントに貼り付け、PDFに変換している…」
「定期的なレポート作成のために、ChatGPTとのやり取りとPDF化作業に多くの時間を費やしてしまい、他の業務が進まない…」
このように、ChatGPTを活用したドキュメント作成における手作業の多さに、限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定の情報を受け取ったらChatGPTが自動でテキストを生成し、そのままPDFファイルとして任意の場所に保存してくれる仕組み</span>があれば、こうした定型的な作業から解放され、より分析や企画といったコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ChatGPTを活用してドキュメントをPDF形式で自動生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、ChatGPTがその内容を解析し、結果をPDFとして自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／ChatGPT／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【ChatGPTのマイアプリ連携】
以下の手順と注意事項をご参照ください。
※ChatGPTのアクションを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。
詳細はAPI料金をご確認ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ChatGPTで解析し結果をPDFとして保存する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、テスト用にキーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「進捗報告」に設定します。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。
※取得した値についての説明は以下をご確認ください。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ここでは、ChatGPTを使って先ほど取得した値を要約する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションは「テキストを生成」を選択し、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージ内容」では、ChatGPTで生成したい情報を入力しましょう。
テンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定してください。
先ほど取得した値と任意で作成した文章を組み合わせて設定してください。
続いて、「モデル」を指定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
他の項目は、任意で設定しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックしてください。
ここで取得した値を次のステップで使用します！
最後の設定です！
ここでは、Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう。
続いて雛形書類の連携を行います。
PDFにしたい書類の雛形となる「スプレッドシートのファイルID」を入力します。
以下を参考にして、雛形書類を事前に作成しましょう。
入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
こちらも入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。
下図のように入力欄をクリックして表示される取得した値を引用した設定が可能です。
※直接入力も可能ですが、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
続いて、以下の画面が表示されます。
まずは、赤枠の注意事項を読んでください。
続いて、「置換後の文字列」をステップ4で取得した値を活用して設定します。
※取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
「テスト」をクリックしましょう！テストに成功すると、取得した値が表示されます。
先ほど指定したフォルダにPDFが保存されたことを確認してください。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、ChatGPTのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
問い合わせや投稿、フォーム回答、メールなどの内容を自動で分類・要約・分析し、適切な場所へ通知や記録を行う仕組みを構築できます。
ChatGPTでテキスト作成やアイデア出しも担い、関連部門や担当者に素早く共有できるため、情報の流れがスムーズになり、対応の抜け漏れ防止や業務全体の最適化を実現できるでしょう。
ChatGPTを活用したPDF生成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の転記やフォーマットの調整、PDFへの変換といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、レポートや資料作成にかかる時間を短縮し、企画の立案や分析といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Gmail以外のアプリを起点にできますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは様々なアプリと連携が可能です。
例えば、SlackやMicrosoft Teamsなど社内でお使いの他のチャットツールをトリガーとして設定することができます。
詳しくは以下をご確認ください。
Q：もっと精度良く要約させるプロンプトのコツは？
A：以下のようなコツが挙げられます。
このように出力形式や条件を明示することで、ブレの少ない結果が得られます。
Q：ChatGPTがエラーを返した場合フローはどうなりますか？
A：フローが途中で止まった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
※エラーの対処法は以下をご確認ください。
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