定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する
試してみる
「毎月の報告書作成、ChatGPTに下書きを頼んでも、結局コピー＆ペーストや整形に時間がかかっている…」
「定期的に発生する書類作成業務に追われて、本来集中すべき分析や企画業務になかなか時間を割けない…」
このように、ChatGPTを活用しつつも、書類作成の定型業務から解放されていないと感じていませんか？
もし、表計算ソフトにまとめたデータをもとに、ChatGPTが指定のフォーマットでレポートなどの書類を完全に自動で作成し、関係者に共有まで行ってくれる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない ので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatGPTを活用して書類を作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する
試してみる
ChatGPTで定期レポートを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後、PDF化してメールで共有するフローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシート、ChatGPTのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガーとアクションの設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートとChatGPTのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【ChatGPTのマイアプリ連携】 以下の手順と注釈をご参照ください。OpenAIの有料APIプラン
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です。「定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する」 フローの設定をしていきます！スケジュールトリガーの設定方法
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」 を設定します。
続いて、「スケジュール設定」 でフローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
ステップ4：Googleスプレッドシートのレコードを取得する
ここでは、 Googleスプレッドシートのレコードを取得する設定をします。Googleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法について
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
データベース連携の項目は、入力欄下の注釈を参照して設定しましょう。
次に「テーブル範囲」を設定しましょう！
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
今回は、「タイトル」が「空でない」ことを条件にレコードを取得するよう設定してみました。
設定後、「テスト」をクリックして取得した値を確認します。
※ 取得した値 とは？ トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
ステップ5：ChatGPTを使ってテキスト生成する設定 ここでは、ChatGPTを使ってレポート文書を生成する設定を行います。
タイトルを任意編集し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
次の画面で、必須項目を入力します。「メッセージ内容」 では、ChatGPTで生成したい情報を入力しましょう。
続いて、「モデル」を指定します。
他の項目は、任意で設定しましょう。
ロール ：「ユーザー」「システム」「アシスタント」から選択
temperature・最大トークン ：赤線を確認の上、直接入力
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ6：書類を発行する設定
続いて、Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。
次の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
PDFにしたい書類の雛形となる「スプレッドシートのファイルID」を入力します。
なお、「書類を発行する」の設定方法
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。
次の画面で、「置換後の文字列」をステップ4で取得した値を活用して入力していきます。
テストに成功すると、取得した値が表示されるので確認しましょう！
ステップ7：メールを送る設定
最後の設定です！
まずは、メールの設定をします。
続いて、「メールの内容」を設定します。
「To」 ：送信先のメールアドレスを直接入力してください。
「件名」 ：取得した値を引用して設定することも可能です。
「本文」 ：こちらも取得した値を引用して設定しましょう。
「添付ファイル」 ：先ほど発行した書類を添付するため、「取得した値を使用」・「発行した書類」をプルダウンから選択してください。 設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、「メールの送信内容」を確認します。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。「保存する」をクリックしてください！エラー表示があった場合
送信されましたね！
以上で、「定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する」フローの完成です。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
ChatGPTを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ChatGPTを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ChatGPTに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
受信メール、スプレッドシートのデータ、音声ファイル、Zoom会議の内容などをChatGPTで要約・解析し、SlackやGoogle スプレッドシートに自動で連携します。
さらに、Salesforceのステータス変更やGmailの内容から請求書の草案を作成したり、フォームからのお問い合わせにAIで自動回答したりします。
また、フォーム回答を解析してkintoneへの登録情報を整形したり、Salesforceのリード概要を自動生成したりできます。
これにより、情報処理とコンテンツ生成の手間を大幅に削減し、チームの生産性向上を実現できます。
Gmailの内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する
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Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTで要約してSlackに通知する
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Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をChatGPTで作成してSlackに通知する
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Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する
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Salesforceでリードが追加されたら、概要をChatGPTで自動生成しSalesforceに格納する
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Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する
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フォームから音声ファイルが送信されたら、DropboxにアップロードしChatGPTで内容を要約した結果を通知する
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フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する
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受信メールの内容をChatGPTで要約してSlackに送信
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まとめ
ChatGPTを活用した書類作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期レポートの作成や共有にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、分析や戦略立案といったより創造的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：もっと精度の高い書類を作るプロンプトのコツは？
A：以下のようなコツが挙げられます。
目的を最初に明示する
入力する文章の形式を揃える or パターンを伝える
判断や要約を任せるときは条件を明確にする
一貫したルールで書く
このように出力形式や条件を明示することで、ブレの少ない結果が得られます。
Q：フローが途中で止まった際の原因特定方法は？
A：フローが途中で止まった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。エラー時の対応方法について
Q：メール以外の方法（Slackなど）で共有できますか？
A：はい、可能です。SlackやMicrosoft Teamsなどのツールに通知することも可能です。
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