定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する
試してみる
■概要
定期的なレポート作成業務において、毎回データを集計し、文章を構成する作業に時間を要していませんか。特に、ChatGPTを活用した効率的な書類作成に関心はあるものの、手作業でのデータ連携や整形に手間を感じることもあるかもしれません。このワークフローを利用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートのデータを基にChatGPTが自動で書類を作成し、PDF化からメール共有までを一気通貫で実行するため、定型的なレポート業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
定期的なレポート作成業務の効率化や、工数削減を実現したいと考えている担当者の方 Google スプレッドシートのデータを活用し、ChatGPTによる書類作成を自動化したい方 属人化しがちな書類作成のプロセスを標準化し、チーム全体の生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに合わせてデータ取得からChatGPTによる書類作成、共有までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていたレポート業務の時間を短縮します データの手動での転記や文章作成時の参照ミスがなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、書類の品質を安定させることができます ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時を指定します オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、書類作成の元となるデータを取得します 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したデータを基にレポートの文章を作成します その後、書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元にPDF書類を作成します 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定の宛先に自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、毎日や毎週など、レポートを作成したいタイミングに合わせて実行日時を任意で設定してください Google スプレッドシートからデータを取得する際に、特定の条件に合致する行のみを対象とするなど、取得するデータの条件を任意で設定できます ChatGPTにテキストを生成させるプロンプトは自由にカスタマイズでき、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として文章に含めることが可能です 書類発行機能では、お手持ちのGoogle スプレッドシートを雛形として設定でき、任意のセルに固定値やChatGPTが生成したテキストなどの情報を変数として差し込めます メール機能では、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文を自由に設定でき、本文や件名に前段で取得した情報を含めることも可能です ■注意事項
ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「毎月の報告書作成、ChatGPTに下書きを頼んでも、結局コピー＆ペーストや整形に時間がかかっている…」
「定期的に発生する書類作成業務に追われて、本来集中すべき分析や企画業務になかなか時間を割けない…」
このように、ChatGPTを活用しつつも、書類作成の定型業務から解放されていないと感じていませんか？
もし、表計算ソフトにまとめたデータをもとに、ChatGPTが指定のフォーマットでレポートなどの書類を完全に自動で作成し、関係者に共有まで行ってくれる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない ので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatGPTを活用して書類を作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する
試してみる
■概要
定期的なレポート作成業務において、毎回データを集計し、文章を構成する作業に時間を要していませんか。特に、ChatGPTを活用した効率的な書類作成に関心はあるものの、手作業でのデータ連携や整形に手間を感じることもあるかもしれません。このワークフローを利用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートのデータを基にChatGPTが自動で書類を作成し、PDF化からメール共有までを一気通貫で実行するため、定型的なレポート業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
定期的なレポート作成業務の効率化や、工数削減を実現したいと考えている担当者の方 Google スプレッドシートのデータを活用し、ChatGPTによる書類作成を自動化したい方 属人化しがちな書類作成のプロセスを標準化し、チーム全体の生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに合わせてデータ取得からChatGPTによる書類作成、共有までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていたレポート業務の時間を短縮します データの手動での転記や文章作成時の参照ミスがなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、書類の品質を安定させることができます ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時を指定します オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、書類作成の元となるデータを取得します 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したデータを基にレポートの文章を作成します その後、書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元にPDF書類を作成します 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定の宛先に自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、毎日や毎週など、レポートを作成したいタイミングに合わせて実行日時を任意で設定してください Google スプレッドシートからデータを取得する際に、特定の条件に合致する行のみを対象とするなど、取得するデータの条件を任意で設定できます ChatGPTにテキストを生成させるプロンプトは自由にカスタマイズでき、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として文章に含めることが可能です 書類発行機能では、お手持ちのGoogle スプレッドシートを雛形として設定でき、任意のセルに固定値やChatGPTが生成したテキストなどの情報を変数として差し込めます メール機能では、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文を自由に設定でき、本文や件名に前段で取得した情報を含めることも可能です ■注意事項
ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ChatGPTで定期レポートを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後、PDF化してメールで共有するフローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート ChatGPT
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシート、ChatGPTのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガーとアクションの設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する
試してみる
■概要
定期的なレポート作成業務において、毎回データを集計し、文章を構成する作業に時間を要していませんか。特に、ChatGPTを活用した効率的な書類作成に関心はあるものの、手作業でのデータ連携や整形に手間を感じることもあるかもしれません。このワークフローを利用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートのデータを基にChatGPTが自動で書類を作成し、PDF化からメール共有までを一気通貫で実行するため、定型的なレポート業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
定期的なレポート作成業務の効率化や、工数削減を実現したいと考えている担当者の方 Google スプレッドシートのデータを活用し、ChatGPTによる書類作成を自動化したい方 属人化しがちな書類作成のプロセスを標準化し、チーム全体の生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに合わせてデータ取得からChatGPTによる書類作成、共有までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていたレポート業務の時間を短縮します データの手動での転記や文章作成時の参照ミスがなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、書類の品質を安定させることができます ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時を指定します オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、書類作成の元となるデータを取得します 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したデータを基にレポートの文章を作成します その後、書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元にPDF書類を作成します 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定の宛先に自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、毎日や毎週など、レポートを作成したいタイミングに合わせて実行日時を任意で設定してください Google スプレッドシートからデータを取得する際に、特定の条件に合致する行のみを対象とするなど、取得するデータの条件を任意で設定できます ChatGPTにテキストを生成させるプロンプトは自由にカスタマイズでき、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として文章に含めることが可能です 書類発行機能では、お手持ちのGoogle スプレッドシートを雛形として設定でき、任意のセルに固定値やChatGPTが生成したテキストなどの情報を変数として差し込めます メール機能では、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文を自由に設定でき、本文や件名に前段で取得した情報を含めることも可能です ■注意事項
ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Google スプレッドシートとChatGPTのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【ChatGPTのマイアプリ連携】 以下の手順と注釈をご参照ください。OpenAIの有料APIプラン
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する
試してみる
■概要
定期的なレポート作成業務において、毎回データを集計し、文章を構成する作業に時間を要していませんか。特に、ChatGPTを活用した効率的な書類作成に関心はあるものの、手作業でのデータ連携や整形に手間を感じることもあるかもしれません。このワークフローを利用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートのデータを基にChatGPTが自動で書類を作成し、PDF化からメール共有までを一気通貫で実行するため、定型的なレポート業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
定期的なレポート作成業務の効率化や、工数削減を実現したいと考えている担当者の方 Google スプレッドシートのデータを活用し、ChatGPTによる書類作成を自動化したい方 属人化しがちな書類作成のプロセスを標準化し、チーム全体の生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
スケジュールに合わせてデータ取得からChatGPTによる書類作成、共有までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていたレポート業務の時間を短縮します データの手動での転記や文章作成時の参照ミスがなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、書類の品質を安定させることができます ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時を指定します オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、書類作成の元となるデータを取得します 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したデータを基にレポートの文章を作成します その後、書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元にPDF書類を作成します 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定の宛先に自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、毎日や毎週など、レポートを作成したいタイミングに合わせて実行日時を任意で設定してください Google スプレッドシートからデータを取得する際に、特定の条件に合致する行のみを対象とするなど、取得するデータの条件を任意で設定できます ChatGPTにテキストを生成させるプロンプトは自由にカスタマイズでき、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として文章に含めることが可能です 書類発行機能では、お手持ちのGoogle スプレッドシートを雛形として設定でき、任意のセルに固定値やChatGPTが生成したテキストなどの情報を変数として差し込めます メール機能では、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文を自由に設定でき、本文や件名に前段で取得した情報を含めることも可能です ■注意事項
ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です。「定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する」 フローの設定をしていきます！スケジュールトリガーの設定方法
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」 を設定します。
続いて、「スケジュール設定」 でフローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
ステップ4：Googleスプレッドシートのレコードを取得する
ここでは、 Googleスプレッドシートのレコードを取得する設定をします。Googleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法について
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
データベース連携の項目は、入力欄下の注釈を参照して設定しましょう。
次に「テーブル範囲」を設定しましょう！
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
今回は、「タイトル」が「空でない」ことを条件にレコードを取得するよう設定してみました。
設定後、「テスト」をクリックして取得した値を確認します。
※ 取得した値 とは？ トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
ステップ5：ChatGPTを使ってテキスト生成する設定 ここでは、ChatGPTを使ってレポート文書を生成する設定を行います。
タイトルを任意編集し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
次の画面で、必須項目を入力します。「メッセージ内容」 では、ChatGPTで生成したい情報を入力しましょう。
続いて、「モデル」を指定します。
他の項目は、任意で設定しましょう。
ロール ：「ユーザー」「システム」「アシスタント」から選択
temperature・最大トークン ：赤線を確認の上、直接入力
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ6：書類を発行する設定
続いて、Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。
次の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
PDFにしたい書類の雛形となる「スプレッドシートのファイルID」を入力します。
なお、「書類を発行する」の設定方法
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。
次の画面で、「置換後の文字列」をステップ4で取得した値を活用して入力していきます。
テストに成功すると、取得した値が表示されるので確認しましょう！
ステップ7：メールを送る設定
最後の設定です！
まずは、メールの設定をします。
続いて、「メールの内容」を設定します。
「To」 ：送信先のメールアドレスを直接入力してください。
「件名」 ：取得した値を引用して設定することも可能です。
「本文」 ：こちらも取得した値を引用して設定しましょう。
「添付ファイル」 ：先ほど発行した書類を添付するため、「取得した値を使用」・「発行した書類」をプルダウンから選択してください。 設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、「メールの送信内容」を確認します。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。「保存する」をクリックしてください！エラー表示があった場合
送信されましたね！
以上で、「定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する」フローの完成です。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
ChatGPTを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ChatGPTを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ChatGPTに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
受信メール、スプレッドシートのデータ、音声ファイル、Zoom会議の内容などをChatGPTで要約・解析し、SlackやGoogle スプレッドシートに自動で連携します。
さらに、Salesforceのステータス変更やGmailの内容から請求書の草案を作成したり、フォームからのお問い合わせにAIで自動回答したりします。
また、フォーム回答を解析してkintoneへの登録情報を整形したり、Salesforceのリード概要を自動生成したりできます。
これにより、情報処理とコンテンツ生成の手間を大幅に削減し、チームの生産性向上を実現できます。
Gmailの内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する
試してみる
■概要
請求書発行の依頼メールが届くたびに、内容を確認して手作業で請求書を作成していませんか？この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかるうえに転記ミスのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、ChatGPTが自動で請求書の草案を作成しSlackへ通知します。請求書作成に関する一連の業務を自動化し、作業負担を軽減することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った依頼をもとに、手作業で請求書を作成している経理担当者の方 ChatGPTを活用して請求書作成の効率化を図りたいと考えている営業事務担当者の方 手作業による請求書作成の工数や、転記ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけで請求書の草案が自動で作成されるため、これまで手作業での作成にかかっていた時間を短縮できます。 メール内容の確認や転記といった手作業が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文から請求書作成に必要な情報を抽出します。 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、抽出した情報をもとに請求書の草案を生成するよう設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された請求書の草案を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するメールを特定するためのキーワードや、メールをチェックする間隔を任意で設定してください。 OCR機能では、どのテキスト（Gmailで受信したメールの本文など）から、どの項目（例：宛名、金額、品目）を抽出するかを任意で指定できます。 ChatGPTに請求書の草案を生成させる際のプロンプト（指示内容）は、任意のテキストで設定が可能です。 Slackでの通知アクションでは、通知先のチャンネルIDや、投稿するメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているアンケートの自由回答や議事録など、長文テキストの内容把握や要約に手間がかかっているのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでアンケート結果や議事録などを管理している方 ChatGPTを活用して、長文テキストの要約作成業務を効率化したい方 手作業での情報整理や転記に時間がかかり、コア業務に集中できずにいる方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに要約と追記が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮します。 自動で要約テキストが生成されることで、担当者によるまとめ方のばらつきや、転記の際の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。 トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のファイルを指定します。 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したテキストを要約するよう指示します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定して、生成された要約テキストを任意のセルに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストを生成」では、プロンプトに対してトリガーで取得したテキスト情報を変数として埋め込み、要約の文字数などを指定することが可能です。 「レコードを更新する」では、ChatGPTが生成した要約をどの列に書き込むかを任意で指定します。 ■注意事項
Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ChatGPTで要約してSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに追記した情報を、都度ChatGPTへコピー＆ペーストして要約し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとChatGPTを活用し、手作業での連携に課題を感じている方 日々の情報収集や議事録などの要約、共有業務を効率化したいと考えている方 Google スプレッドシートとChatGPTを連携させ、定型業務の自動化を検討しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへのデータ追加を起点に、要約から通知までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのコピー＆ペーストによる転記ミスや、要約内容のブレ、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します
■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで、追加された行の情報を要約するようプロンプトを設定します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約文を指定のチャンネルに送付します
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象としたいスプレッドシートのID及びシートIDを任意で設定してください Slackでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先として任意のチャンネルIDを指定してください ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Google スプレッドシート、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をChatGPTで作成してSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームから届くお問い合わせへの返信文作成に、毎回時間を要していませんか。内容を把握し、適切な文章を作成する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を元にChatGPTが返信文案を自動で作成し、Slackに通知します。これにより、問い合わせ対応の初動を効率化し、担当者の作業負荷を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けたお問い合わせへの一次対応を効率化したい方 ChatGPTを活用して、返信文作成などの定型的なタスクを自動化したい方 Slackを中心としたコミュニケーションの中で、問い合わせ管理を効率的に行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームの回答を基に返信文案が自動生成されるため、文面作成に費やしていた時間を短縮できます。 ChatGPTが生成した文案を元に対応することで、担当者ごとの表現のばらつきを抑え、応対品質の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、ChatGPT、SlackをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、フォームの回答内容を基に文章を作成するよう指示します 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、ChatGPTが生成した内容を任意のチャンネルに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携するフォームや取得する回答項目を任意で設定してください。 ChatGPTのオペレーションでは、生成したい文章のトーン＆マナーなどをプロンプトで細かく指定でき、Googleフォームから取得した回答内容を変数として埋め込めます。 Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できるほか、本文に固定テキストや、前段のフローで取得した情報を変数として自由に組み合わせることが可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、Slack、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プラン の契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、ChatGPTで請求書の草案を作成して、通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsのチャネルに投稿された依頼をもとに、手作業で請求書を作成していませんか？この作業は手間がかかるうえ、情報の転記ミスも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけに、ChatGPTが内容を読み取り請求書の草案を自動で作成します。作成された内容はSlackに通知されるため、確認や修正もスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teams上の依頼から請求書を手作業で作成している営業や経理担当者の方 請求書作成のプロセスを効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方 ChatGPTを活用して、定型的な文章作成業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの投稿内容から請求書草案を自動で作成するため、手作業による転記の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業での情報転記が不要になるため、金額の入力ミスや請求項目の記載漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、投稿内容から請求書作成に必要な情報を抽出します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで、抽出したデータをもとに請求書の草案を作成するよう指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された請求書草案を指定のチャンネルへ通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガーでは、通知を監視したいチームIDやチャネルID、フローを起動する間隔を任意で設定してください。 OCR機能では、どのテキストから何の情報を抽出するかを設定します。前のステップのアウトプットからMicrosoft Teamsの投稿内容を指定し、会社名や金額など、抽出したい項目を定義してください。 ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、抽出した情報をもとにどのような請求書を作成するか、指示（プロンプト）の内容を任意で設定できます。 Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルIDや、ChatGPTが生成した草案を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Salesforceでリードが追加されたら、概要をChatGPTで自動生成しSalesforceに格納する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報が追加されるたびに、内容を確認して手動で概要をまとめる作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Salesforceにリードが追加されたことをきっかけに、ChatGPTがリード情報を基に概要を自動で生成し、Salesforceの指定項目に格納します。リード情報の整理や要約にかかる時間を削減し、より迅速で質の高い営業アプローチの実現をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceでのリード管理を効率化し、手作業での情報入力をなくしたい営業やマーケティング担当者の方 ChatGPTを活用して、リード情報の要約や分析作業を自動化したいと考えている方 新規リードへの対応速度を向上させ、営業活動の質を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
リードが追加されてから概要が作成され格納されるまでを自動化するため、手作業での情報入力や転記に費やしていた時間を短縮できます。 ChatGPTが設定したルールに沿って概要を生成することで、担当者による記載内容のばらつきを防ぎ、情報の品質を均一に保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとChatGPTをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「新しいオブジェクトが作成された時」などのアクションを設定し、対象をリードに指定します。 続いて、オペレーションでChatGPTの「アプリと連携する」アクションを設定し、Salesforceから取得したリード情報を基に概要を生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでSalesforceの「データベースを操作する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した概要をリードオブジェクトの指定項目に格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定、およびデータベースを操作するアクションでは、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLと、対象オブジェクトのAPI参照名（例: Lead）をそれぞれ設定してください。 ChatGPTに概要を生成させる際の指示（プロンプト）内容は自由にカスタマイズが可能です。「企業の概要を3行でまとめて」のように、目的に応じて生成したいテキストの条件を指定できます。 Salesforceのオペレーション設定では、生成した概要テキストを格納したい項目のAPI参照名を指定してください。 ■注意事項
SalesforceとChatGPTをYoomに連携する必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する
試してみる
■概要
Zoomでのオンライン会議後、議事録の作成や参加者への共有に手間がかかっていませんか？重要な業務でありながら、文字起こしや要約、メール作成といった一連の作業は時間がかかり、コア業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、ChatGPTが議事録を自動で作成し、参加者へメール送信までを行うため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方 会議内容の迅速な共有と、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ChatGPTなどのAIを活用し、日々の業務効率化を推進したい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
会議後の議事録作成からメールでの共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 文字起こしから要約、メール送信までをシステムが担うため、聞き間違いや共有漏れといった人的ミスを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとChatGPTをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、参加者などの情報を取得します。 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 続いて、YoomのAI機能である「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。 次に、ChatGPTの「テキストを生成する」アクションを設定し、文字起こしされた内容を要約して議事録を作成します。 最後に、Yoomの「メールを送る」アクションで、作成された議事録をミーティング参加者へ自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomの音声文字起こし機能では、処理の精度や特性に応じて、利用するAIモデルを任意で設定することが可能です。 メール送信のアクションでは、件名や本文の内容、送信先を自由にカスタマイズしたり、議事録以外のファイルを添付したりすることもできます。 ■注意事項
Zoom、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。 クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームから音声ファイルが送信されたら、DropboxにアップロードしChatGPTで内容を要約した結果を通知する
試してみる
■概要
会議の録音やボイスメモなど、音声ファイルの管理と内容の把握に手間がかかっていませんか。手作業でDropboxへファイルをアップロードし、後から聞き返してChatGPTで要約を作成するフローは、時間がかかり非効率な場合があります。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとChatGPTを連携させ、音声ファイルの管理・要約業務を効率化したい方 会議の議事録作成やインタビューの文字起こしなど、音声データを扱う業務に時間を要している方 複数のツールをまたぐ手作業を自動化し、チームの情報共有をスムーズにしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点に、Dropboxへの保存からChatGPTによる要約、通知までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ChatGPTが設定された指示に基づき要約を生成するため、担当者による内容のばらつきがなくなり、業務品質の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Dropbox、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。 トリガーで、フォームトリガーを設定し、音声ファイルを受け付けるためのフォームを作成します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから送信された音声ファイルを指定のフォルダに保存します。 続いて、オペレーションで音声文字起こし機能を設定し、Dropboxにアップロードされた音声ファイルをテキストデータに変換します。 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、音声ファイルのアップロード項目以外に、会議名や参加者といったテキスト項目などを任意で追加、カスタマイズできます。 Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を、固定値やフォームで取得した情報を用いて自由に設定可能です。 音声文字起こし機能では、前段のオペレーションでDropboxにアップロードした音声ファイルを処理対象として設定します。 ChatGPTへの要約指示（プロンプト）は自由に編集でき、文字起こししたテキストを変数として含めることで、意図に沿った要約を生成させることが可能です。 Slackへの通知先チャンネルやメッセージ本文は任意で設定でき、本文にChatGPTが生成した要約結果やDropboxのファイルリンクなどを含めることができます。 ■注意事項
Dropbox、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、kintoneのレコードに追加する
試してみる
■概要
フォーム回答が行われたら、ChatGPTを使い回答内容の種別を切り分け、kintoneのレコードに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・ChatGPTを利用して情報検索やデータ分析などの手間を省力したい方
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・フォーム回答が行われたら、ChatGPTが種別ごとにkintoneのレコードに登録するため、手作業の手間を省き業務を効率化することができます。
・フォーム回答の内容に合わせた判別とデータの蓄積を一元化することができます。
■注意事項
・ChatGPT、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
受信メールの内容をChatGPTで要約してSlackに送信
試してみる
◼️概要
受信したメールの内容をChatGPTを用いて要約し、指定のSlackチャンネルに送信します。
◼️設定方法
1.Slack、ChatGPTそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.ChatGPTのオペレーションで、連携アカウントなどの設定を行ってください。
3.Slackのオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
4.メールトリガー設定したメールアドレス宛にメールが届くとフローボットが起動します。
◼️注意事項
・ChatGPT、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやChatGPTへの指示内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
ChatGPTを活用した書類作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期レポートの作成や共有にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、分析や戦略立案といったより創造的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：もっと精度の高い書類を作るプロンプトのコツは？
A：以下のようなコツが挙げられます。
目的を最初に明示する
入力する文章の形式を揃える or パターンを伝える
判断や要約を任せるときは条件を明確にする
一貫したルールで書く
このように出力形式や条件を明示することで、ブレの少ない結果が得られます。
Q：フローが途中で止まった際の原因特定方法は？
A：フローが途中で止まった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。エラー時の対応方法について
Q：メール以外の方法（Slackなど）で共有できますか？
A：はい、可能です。SlackやMicrosoft Teamsなどのツールに通知することも可能です。
