%E3%81%AE%E3%82%B3%E3%83%92%E3%82%9A%E3%83%BC.png)
・
「毎月の報告書作成、ChatGPTに下書きを頼んでも、結局コピー＆ペーストや整形に時間がかかっている…」
「定期的に発生する書類作成業務に追われて、本来集中すべき分析や企画業務になかなか時間を割けない…」
このように、ChatGPTを活用しつつも、書類作成の定型業務から解放されていないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">表計算ソフトにまとめたデータをもとに、ChatGPTが指定のフォーマットでレポートなどの書類を完全に自動で作成し、関係者に共有まで行ってくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ChatGPTを活用して書類を作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後、PDF化してメールで共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／ChatGPT
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【ChatGPTのマイアプリ連携】
以下の手順と注釈をご参照ください。
※ChatGPTのアクションを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です。
ここから「定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。
元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
設定する際は注釈を参照してください。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、 Googleスプレッドシートのレコードを取得する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう！
※詳しくはGoogleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法についてをご確認ください。
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルや実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の注釈を参照して設定しましょう。
スプレッドシートIDやタブ名は入力欄をクリックして表示される候補から選択することができます。
次に「テーブル範囲」を設定しましょう！
注意点として、レコードを取得するために、ヘッダがテーブル範囲内に含まれている必要があります。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:C」になります。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
それでは、「取得したいレコードの条件」を設定していきます！
ここでは指定した条件に合致するレコードを取得することができます。
今回は、「タイトル」が「空でない」ことを条件にレコードを取得するよう設定してみました。
設定後、「テスト」をクリックして取得した値を確認します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
ここでは、ChatGPTを使ってレポート文書を生成する設定を行います。
以下の赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルを任意編集し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは変更せず、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージ内容」では、ChatGPTで生成したい情報を入力しましょう。
テンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定してください。
先ほど取得した値と任意で作成した文章を組み合わせて設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
続いて、「モデル」を指定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
他の項目は、任意で設定しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ここで取得した値を次のステップで使用します！
続いて、Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。
赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう。
PDFにしたい書類の雛形となる「スプレッドシートのファイルID」を入力します。
なお、「書類を発行する」の設定方法を参考にして、雛形書類を事前に作成しておきましょう。
今回は以下のような雛形を用意しました。
入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
こちらも入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。
下図のように入力欄をクリックして表示される取得した値を引用した設定が可能です。
※直接入力も可能ですが、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
次の画面で、「置換後の文字列」をステップ4で取得した値を活用して入力していきます。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
テストに成功すると、取得した値が表示されるので確認しましょう！
また、先ほど指定したフォルダにPDFが保存されます。
「ダウンロードボタン」をクリックすると発行された書類を確認することができます。
確認できたら「保存する」をクリックしてください！
最後の設定です！
ここでは、先ほど発行した書類を指定したメールアドレスに送信する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
まずは、メールの設定をします。
アプリは変更せず、このままで大丈夫です。
続いて、「メールの内容」を設定します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、「メールの送信内容」を確認します。
宛先や本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。「保存する」をクリックしてください！
そのあと、先ほど指定したメールアドレスに送信されたか確認してみましょう。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
送信されましたね！
以上で、「定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する」フローの完成です。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、ChatGPTを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ChatGPTに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
受信メール、スプレッドシートのデータ、音声ファイル、Zoom会議の内容などをChatGPTで要約・解析し、SlackやGoogle スプレッドシートに自動で連携します。
さらに、Salesforceのステータス変更やGmailの内容から請求書の草案を作成したり、フォームからのお問い合わせにAIで自動回答したりします。
また、フォーム回答を解析してkintoneへの登録情報を整形したり、Salesforceのリード概要を自動生成したりできます。
これにより、情報処理とコンテンツ生成の手間を大幅に削減し、チームの生産性向上を実現できます。
ChatGPTを活用した書類作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定期レポートの作成や共有にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、分析や戦略立案といったより創造的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：もっと精度の高い書類を作るプロンプトのコツは？
A：以下のようなコツが挙げられます。
このように出力形式や条件を明示することで、ブレの少ない結果が得られます。
Q：フローが途中で止まった際の原因特定方法は？
A：フローが途中で止まった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
※エラーの対処法はエラー時の対応方法についてをご確認ください。
Q：メール以外の方法（Slackなど）で共有できますか？
A：はい、可能です。SlackやMicrosoft Teamsなどのツールに通知することも可能です。
Yoomでは、フォームツールやCRMツールをはじめ、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
.png)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
