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「Googleフォームで集めたアンケート回答を、毎回ChatGPTにコピー＆ペーストして分析するのが面倒…」
「問い合わせフォームの内容をChatGPTで要約してから担当者に共有しているけど、この一連の作業に時間がかかってしまっている…」
このように、GoogleフォームとChatGPTを連携させる際の手作業に非効率さや手間を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Googleフォームに回答が送信された際、その内容を自動的にChatGPTで処理して次のアクションに繋げる仕組み</span>があればこうした定型業務から解放されますね。その結果、より戦略的な分析や顧客対応といったコア業務に集中する時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
これまで自動化を諦めていた方でもすぐ実践可能なので、ぜひこの機会に日々の業務を効率化してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleフォームとChatGPTを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
それでは早速、実際にGoogleフォームとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／ChatGPT
[Yoomとは]
今回はGoogleフォームの回答をChatGPTで分析してメール送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Googleフォームは、以下のGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
ChatGPTについてはChatGPTのマイアプリ登録方法も併せてご確認ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめにテスト用フォームを作成して、ご自身で回答してください。
今回は例として下記のような問い合わせフォームを作成し、回答しました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にフォームIDを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値は次以降のステップで活用します。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらをご参照ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
先ほど取得したGoogleフォームの回答内容をChatGPTで分析して、返信案を生成します。
「テキストを生成」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリック。
メッセージ内容を入力しましょう。
固定の文章やGoogleフォームから取得した値を組み合わせて、ご自身の業務に沿ったプロンプトを作成してください。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容を反映できます。
あとは任意で以下の項目を設定しましょう。
ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
最後にモデルを候補から選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ChatGPTがGoogleフォームの回答内容を分析し、返信案を生成してくれました！
ChatGPTが生成した返答内容を、Yoomのメール機能で通知します。
「メールを送る」をクリック。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
メールの設定に入ります。
まず、Toの欄に送信先のメールアドレスを設定しましょう。
Googleフォームの「メールアドレス」の値を選択したり、固定のアドレスを直接入力したりできます。
共有する相手に合わせて指定してください。
今回は分析と返信案を生成したので、Googleフォームの回答者ではなく社内の担当者に送信する想定です。
CC・BCCの設定もできます。
次に件名と本文を入力しましょう。
Googleフォーム・ChatGPTから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。
送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認してみましょう。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存してください。
Googleフォームの問い合わせに対する分析結果と返信案が、Yoomのアドレスから送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームの回答をChatGPTで分析してメール送信する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleフォームやChatGPTのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Googleフォームで回答が送信された際に、SlackやLINE、Chatworkなどのビジネスチャットツールへ自動で通知を送信する設定ができます。
また、Google スプレッドシートやkintone、Salesforceへのデータ連携も自動化可能です。これにより、手動での情報共有やデータ入力の手間を減らし、迅速で正確な対応が実現できるでしょう。
Googleフォームで回答が送信された際、その回答内容をChatGPTで自動的に分析し、Google スプレッドシートやSlackにまとめて通知できます。
また、TallyやGitHubなどの他のプラットフォームとも連携し、情報の整理や共有が迅速かつ効率的に行えるでしょう。
これにより、手動での入力作業や分別作業を削減し、業務をスムーズに進めることができます。
GoogleフォームとChatGPTの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答のコピー＆ペーストや分析依頼といった一連の作業を削減し、ヒューマンエラーを防止できます。</span>
これにより担当者は、アンケート結果や問い合わせ内容を迅速に把握してより質の高いアクションを起こせるようになり、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の回答があった時だけChatGPTを動かせますか？
A：分岐条件を追加することで可能です。例えばGoogleフォームで自社製品の満足度をラジオボタンで設定していた場合、分岐条件を「満足度が5という値と等しい場合」などと設定することで、特定の選択肢の回答のみをChatGPTに連携することができます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：回答の文字数が長い場合でも全文を処理できますか？
A：長文の回答をそのままChatGPTに渡すと、トークン数の上限を超えて処理できないことがあります。
GPT-3.5 Turbo では 4,096 トークン、GPT-4 系列なら 8,192 トークンなど、使用するモデルによって最大トークン数が異なりますのでご注意ください。
Q：GmailやOutlookからでもメールを送信できますか？
A：メールの設定画面で、Yoomのメール機能・Gmail・Outlookの3種類から選択できます。
運用内容にあわせて、カスタマイズしてください。
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