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「Outlookで管理しているカレンダーの予定を、関係者にZoho Mailで共有している」
「新しいイベントを登録するたびに、手作業で通知メールを作成・送信するのが手間で、ミスも発生しがち…」
このように、OutlookとZoho Mail間での手作業による情報連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookのカレンダーにイベントが登録されたタイミングで、その内容を自動的にZoho Mailで通知する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、情報共有の抜け漏れを防ぎながら、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに導入して、日々の業務をもっと楽にすることが可能です！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとZoho Mailを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとZoho MailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたカレンダー情報の共有など、様々な業務を自動化できます。
この連携により、情報伝達のスピードと正確性が向上し、手作業によるミスや対応漏れを防ぐことが可能になるため、業務全体の効率が大きく改善します。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookのカレンダーに新しいイベントを登録するたびに、その詳細情報を手動でZoho Mailに転記して関係者に通知する作業を自動化できます。
この連携によって、イベント登録と同時に通知メールが自動送信されるため、<span class="mark-yellow">情報共有の迅速化と伝達漏れの防止を実現し、手作業による二度手間を減らします。</span>
Outlookのカレンダーに登録されるイベントの中から、「重要」「会議」といった特定のキーワードを含むものや、特定の参加者が含まれるものだけを抽出し、該当する場合のみZoho Mailで通知するフローを構築できます。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">不要な通知を削減し、本当に重要な情報だけを関係者に確実に届けられる</span>ため、より効率的で的確な情報共有が可能です。
それでは、さっそく実際にOutlookとZoho Mailを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとZoho Mailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Zoho Mail
[Yoomとは]
今回はOutlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Zoho Mailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookの連携
下記のナビをご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Zoho MailとYoomのマイアプリ登録
アプリ一覧からZoho Mailを選択すると以下の画面が表示されます。
注釈を参考にドメインを入力し「次へ」をクリックしてください。
連携したいアカウントでサインインします。
「承諾する」をクリックすると連携完了です。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」で以下の項目を設定していきます。
ここで設定したOutlookユーザーに新規予定が登録されると、フローが開始されるようになります。
ユーザーID：プルダウンに表示されるOutlookのユーザーの中から、対象のものを選択してください。
上手くユーザーIDが表示されない場合は、アカウント情報が誤っている可能性があります。
前画面に戻ってアカウント情報を確認してください。
入力が完了したら、テスト操作の前にOutlookに新規の予定を作成しておきましょう。
作成する予定は、架空の情報（「テスト」や「A会議室」など）でOKです。
今回は、下記のような予定を作成しました。
Outlookの準備が整ったら、Yoom画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしましょう。
成功すると、「取得した値」にOutlookの情報が反映されるはずです。
この値は、次のステップで活用します！
最後に、画面下の「保存」ボタンを押してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Zoho Mailで送信します設定です。
「メールを送信」をクリックしましょう。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
ステップ3と同様に、アクションを確認して「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずアカウントIDを候補から選択しましょう。
候補は、マイアプリ連携したアカウントに紐づいて表示されます。
次に送信者・受信者それぞれのメールアドレスを入力してください。
CC・BCCの設定も可能です。
続けて件名とメール本文を入力しましょう。
固定の文章や取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
通知したい形式で設定してみてください。
あとは任意で以下の項目をプルダウンから選択していきましょう。
プルダウンで設定した項目は、今後送信されるすべてのメールに適用されます。
設定が完了したらテストします。
成功したら保存してください。
連携したZoho Mailのアドレスから、メールが送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、OutlookのデータをZoho Mailに自動的に連携する方法でした！
今回はOutlookからZoho Mailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoho MailからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールで受け取った情報をカレンダーに登録する、といった業務を自動化し、スケジュール管理をさらに効率化することが可能です。
Zoho Mailで受信した会議の案内やアポイントに関するメールの内容を、手動でOutlookカレンダーに登録する作業を自動化できます。
この連携により、<span class="mark-yellow">受信メールから日時や件名などの情報を自動で抽出し、Outlookカレンダーにイベントとして登録する</span>ため、スケジュール登録の手間を大幅に削減し、転記ミスや登録忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。
Zoho Mailで受信するメールの中から、特定の差出人や件名に「打ち合わせ」「MTG」といったキーワードが含まれるメールだけを対象として、Outlookのカレンダーにイベントを自動で登録します。
このフローを活用することで、<span class="mark-yellow">重要な予定に関するメールだけをフィルタリングして自動でカレンダーに反映できる</span>ため、手動での確認や選別作業が不要になり、効率的なスケジュール管理が実現します。
OutlookとZoho Mailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダーイベントの共有や、メール内容のスケジュール登録といった煩雑な作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを減らすことができます。</span>
これにより、担当者は情報伝達やスケジュール管理の抜け漏れを心配することなく、迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：カレンダーのどの情報をメールに記載できますか？（件名や参加者、場所などを自由に組み合わせたい）
A：タイトル・説明・重要度・場所・主催者などが記載できます。
Q：もっと複雑な条件で通知を絞り込むことは可能ですか？
A：はい、有料プランで利用可能な「分岐」オペレーションを追加を追加することで実現できます。
例えばタイトルに「会議」と入っているものだけを通知することが可能です。
※なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？（通知漏れを防ぎたい)
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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