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1on1の時間が、ただの業務進捗報告になっていませんか？
多くのマネージャーが抱えるこの悩みは、事前準備の不足から生まれます。
1on1は本来、部下の悩みや目標の進捗を把握してコーチングを行うための大切な時間ですが、日々の業務に追われて十分な準備ができず、行き当たりばったりになってしまうことも少なくありません。
そんな時、部下が入力したアンケート結果からAIが自動でアジェンダ案を作成し、カレンダー登録まで済ませてくれたらどうでしょうか。
本記事では、1on1の事前準備を完全自動化する方法をご紹介します。マネージャーの負担を減らしつつ、質の高い対話を実現する仕組みを作っていきましょう！
「まずは実際に動かしてみたい」という方に向けて、すぐに使えるテンプレートをご用意しています。
AIエージェント単体で手軽に試すことも、フォーム連携から通知までを自動化するフローボットを利用することも可能です。ご自身のニーズに合わせて、以下の「試してみる」から今すぐ体験してみてください！
チャット画面から指示（最近の困り事など）を送信するだけで、1on1の準備を自動化できます。
アンケート結果を分析し、Googleドキュメントでのアジェンダ作成やGoogle カレンダーへの登録を行うAIワーカーです。1on1の準備を効率化し対話の質を高められるので、多忙なマネージャーや事務作業を削減したい方におすすめです。
フォーム回答をトリガーに、ドキュメント作成から保存、予定登録までを自動で行うフローボットです。
1on1の準備をAIエージェントで自動化することで、多忙なマネージャーの事務作業を削減するだけでなく、面談自体の質を向上させ、部下の成長を促すための有意義な時間へと変えることができますよ！
具体的なメリットと活用シーンを見ていきましょう。
1on1を実施するにあたって、アジェンダ用のドキュメントを作成し、日程を調整してカレンダーに登録するという事務作業は人数が増えるほど大きな負担になりますよね。
AIエージェントを導入すれば、部下からのアンケート回答を受け取った時点で、これらの作業を自動で完了できます。
マネージャーは事務作業から解放され、部下と向き合うための思考に時間を使うことができるでしょう。
AIは入力されたデータをもとに、客観的な視点で「深掘りすべきポイント」を抽出します。
そのため、マネージャー自身の主観や思い込みを排除し、部下が本当に悩んでいることや気づいていない課題に対して、適切な「問い」を立てるサポートができます。
単なる進捗報告で終わることなく、コーチング効果の高い質の高い対話を実現しましょう。
1on1の時間は限られていますが、事前に部下の状況や悩みを把握できていれば、面談の冒頭から本題に入ることができますよね。
AIが要約したアジェンダをオンラインストレージなどに保存しておくことで、移動中などのスキマ時間にサッと目を通し、頭の整理をしてから面談に臨めます。
限られた時間を有意義なコミュニケーションのために最大限活用できるのが魅力です。
ここからは実際に、先ほどご紹介した「1on1準備コンシェルジュ」の作成手順を解説していきます！
チャットから情報を入力するだけで、Googleドキュメントでアジェンダを作成し、Google Driveへの保存、Googleカレンダーへの予定登録までを自動で完了させるAIワーカーです。
YoomのAIワーカーはノーコードの直感的な操作で作成できます。Yoomのアカウントをお持ちでない方はこちらの登録フォームから発行しておきましょう。
※ 今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Google Drive™／Googleカレンダー
[Yoomとは]
AIワーカーは以下の手順で設定していきます。
1. テンプレートをコピーする
2. 基本設定を行う
3. AIへのマニュアルを作成する
4. 使用ツールを連携する
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、AIワーカーのテンプレートを自分のワークスペースにコピーしましょう。
アンケート結果を分析し、Googleドキュメントでのアジェンダ作成やGoogle カレンダーへの登録を行うAIワーカーです。1on1の準備を効率化し対話の質を高められるので、多忙なマネージャーや事務作業を削減したい方におすすめです。
以下のようなチャット画面が表示されていればコピーは成功です！
※ オンマウス時に出てくる鉛筆マークをクリックすることで編集画面に進みます。
AIワーカーの名前や説明、役割を設定しましょう。テンプレートで設定されている内容をそのまま使っても大丈夫です。
① 名前：任せる業務や処理の内容が分かりやすい名前にするとよいでしょう。
② 説明：このAIワーカーの内容などをメモしておけます。AIワーカーの処理には影響しません。
③ 役割（大事！）：AIワーカーの初期設定です。ここに設定した内容がAIワーカーの処理やアウトプットに影響するため、具体的な役割や作業内容を記載しておきましょう。
今回の場合は、面接準備のアシスタントであること、アジェンダの作成から予定の登録までを行ってほしいこと、などを設定しておきます。
マニュアルはAIワーカーが役割に設定された仕事をこなすための手順書です。
適切なマニュアルが設定されていれば、AIワーカーは精度の高い処理を実行できます。
テンプレートでもマニュアルは設定されていますが、アジェンダの構成や面談予定日の調整方法などを運用に合わせて変更する必要があります。
マニュアル名をクリックしてマニュアルの編集を行いましょう。
「マニュアル名」は必要に応じて変更してください。
「内容」には具体的な手順を細かく設定していきます。
新人に仕事を教える時のマニュアルをイメージして、曖昧さを減らして書くのがポイントです。
どのような情報が入力されるのか、その情報をどう処理するのか、どこから情報を取得するのか、どこに結果を出力するのか、といった内容が含まれているとよいでしょう。
また、注意点やルール、判断基準などを設定しておくことでAIワーカーの精度を高められます。
マニュアルの編集に迷った場合は、以下の指示を参考にしてください。
マニュアルが設定できたら、AIワーカーが使用するツールを連携していきましょう。
ここで設定したツールを使ってAIワーカーが処理を実行します。
今回はGoogleドキュメント・Google Drive・Googleカレンダーの3つを連携していきます。
使用するツールのアプリ名をクリック後、「連携アカウントを追加」をクリックしてください。
※ 他のアプリを使用する場合は「ツールを追加」から追加できます。
基本的な設定方法は以下の解説ナビをご覧ください！
※ 下記のナビはフローボットからマイアプリを連携する内容になっていますが「連携アカウントを追加」をクリックする手順からは同じ流れのため、ナビの内容に従って連携を進められます。
1. 「Sign in with Google」をクリック。
2. Googleのログイン画面に移ります。連携させるアカウントを選択してください。
3. 内容を確認し、「次へ」をクリック。
4. YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
これでGoogleカレンダーの連携が完了しました！
Google スプレッドシートとGoogle Driveも同じ手順で連携できます。連携が完了したら、アクションを設定していきましょう。
Googleカレンダーのアクション設定
デフォルトで「予定の作成」にチェックが入っているので、アクション名をクリックして詳細を確認してください。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されますので、対象となるカレンダーを選択してください。
設定が完了したら下部にある「保存」をクリックします。
予定の重複チェックなどを行うのであれば「予定を検索する」アクションなどにもチェックをいれておくとよいでしょう。
Googleドキュメントのアクション設定
同じように、Googleドキュメントのアクションも設定していきます。
Googleドキュメントでアジェンダを作成するには、「新しいドキュメントを作成」して、作成したドキュメントの「文末にテキストを追加」する必要があります。
GoogleDriveのアクション設定
Googleドキュメントで作成したアジェンダはGoogle Driveのマイドライブ直下（rootフォルダ）に格納されているため、必要に応じて指定のフォルダに移動するようにアクションを設定します。
「ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックし、移動先のフォルダを指定しましょう。
※マニュアルにもファイルを移動させたい旨を具体的に指示してください。
最後に、チャット上で「アジェンダ作成のもととなる話題（最近の困り事など）と面談日時」を含む指示を送ってみましょう。
AIワーカーから結果が返ってきて、Google Driveにアジェンダが作成され、Googleカレンダーに予定が作成されていればテスト成功です。これでAIワーカーの設定が完了しました！
AIワーカー単体でも様々な業務を効率化できますが、フローボットに組み込むことで「アンケート結果から1on1の準備をしてSlackに通知する」といった業務のまるごと自動化を実現できます。
早速、先ほど作成したAIワーカーをフローボットに組み込んでいきましょう！
フローボットは以下の手順で設定していきます。
1. テンプレートをコピーする
2. トリガーを設定する
3. AIワーカーとSlack通知の設定を指定する
4. トリガーをONにする
AIワーカーと同じように以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットのテンプレートを自分のワークスペースにコピーしましょう。
以下のような画面が表示されればコピーは成功です！「OK」を押して設定を進めていきます。
コピーしたテンプレートは、サイドメニューの「フローボット」から確認できます。
今回は、Googleフォームで1on1の面談アンケートが送信されたら起動するようにトリガーを設定します。
1. Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
2. タイトルは分かりやすい名前（面談アンケートが送信されたら、など）に変更可能です。
3. 「連携アカウントを追加」をクリックして、Googleフォームとのアプリ連携を行います。
Googleカレンダーなどと同じように連携することが可能です。
4. 「次へ」をクリック。
5. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、Googleフォームが回答された際により早くフローを起動させられます。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
6. 「フォームID」に事前準備で用意したフォームのIDを設定。
フォームIDは対象フォームの編集画面URL（forms/d/≪ID部分≫/edit）で確認できます。
7. 指定したフォームから、テスト用の回答を送信してください。
今回はテスト用に以下の面談アンケートフォームから回答を送信します。
8. 「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に回答が送られていない場合はテストに失敗します。
9. テストに成功すると、「取得した値」に回答IDや回答日時などが追加されます。
フォームの回答を取得するには、「取得する値を追加」をクリックして、フォームの各項目を追加する必要があります。
追加方法の詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
※ 取得した値（アウトプット）についてはこちらで説明されています。
10. 項目が追加できたら、ページ下部の「完了」をクリック。
次に、フローボット上でAIワーカーを動かす際の設定をしましょう
1. 「AIワーカーオペレーション」をクリック。
2. フローボットのテンプレートをコピーするとAIワーカーも新規で生成されるため、先ほど作成したAIワーカーに変更しましょう。
※ 鉛筆マークから編集することもできます。
3. AIモデルのプルダウンからGemini・ChatGPT・Claudeのモデルを選択できます。
「Gemini-3-Flash」は処理精度が高いうえタスク消費が少ないのでおすすめです！
4. AIワーカーへの指示を設定しましょう。
役割やマニュアルはAIワーカー自体に設定されているため、ここではユーザーがAIワーカーを動かす際に出す命令を設定していきます。
※ AIワーカー設定時のテストでチャットに送信したような内容をイメージしてください。
トリガーアクションで取得した値も、ここでAIワーカーに渡していきます。
取得した値：
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得した値を「AIワーカーへの指示」に追加可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
この動的な値を使用せずに固定テキストだけで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じ値が渡されてしまうためご注意ください。
ヘルプページ：取得した値のテスト値について
5. 「取得したい値」には、Slackへの通知に使いたい項目を設定しておきます。
6. 設定した内容で正常に動作するかどうかテストを行いましょう。
「テスト」をクリックするとAIワーカーが起動します。
7. 以下のような結果が出力され、アジェンダの作成から予定の登録までが実行されていればテストは成功です！
「取得した値」が取得できていることも確認しておきましょう。
面談予定が追加されたことを、Googleカレンダーを開かずとも気付きたいものですよね
そこで、Slackへの通知を追加していきます。
1. Slackの「ダイレクトメッセージを送る」をクリック。
2. タイトルは分かりやすい名前に変更可能です。
3. 「連携アカウントを追加」をクリックして、Slackとのアプリ連携を行います。
Slackのアプリ連携方法は以下のナビとこちらのヘルプページをご覧ください。
4. 「次へ」をクリック。
5.「SlackメンバーID」にメッセージを投稿するメンバーのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているSlackアカウントから候補が表示されるため、対象となるチャンネルを選択してください。今回の場合は面談の担当者などになるでしょう。
※ 検索欄にメンバー名を入れることで候補が絞られます。
6. 「メッセージ」に投稿内容を設定。
入力欄クリック時に表示される任意のアクションメニューから、取得した値をメッセージに追加可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
指定したユーザーにダイレクトメッセージが投稿されます。
8. テストに成功すると、「取得した値」にタイムスタンプが追加されます。
※ メッセージが送信できない場合には、指定したチャンネルにYoomアプリをインストールして再度お試しください。
10. 期待通りにメッセージが投稿されていれば、下部の「完了」をクリック。
全ての設定が完了すると、以下の画面が表示されます。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで稼働させる場合は、任意のタイミングで設定画面右上のトリガースイッチをONにしてください。
今回ご紹介したフローはそのまま使用できますが、自社の運用に合わせてアプリやアクションをカスタマイズすることで今すぐ業務に組み込めるようになりますよ！
ここでは実務で役立つ3つの応用例をご紹介します。
1on1のアジェンダをGoogleドキュメントではなく、Notionのデータベースに蓄積していくカスタマイズです。
従業員情報や面談履歴をNotionで管理している企業も多いですよね。そこで、アジェンダのアウトプット先を「Notionデータベース」に変更します。
※ 事前準備として、Notion上に「1on1履歴データベース」を作成し、「実施日」「対象者」「テーマ」「ネクストアクション」などのプロパティを用意しておいてください。
1. 「AIワーカーオペレーション」の設定画面を開いて、Googleドキュメントを使用ツールから削除します。
2. 「ツールを追加」をクリックしてNotionを選択し、連携アカウントを追加します。
3. 「ページを作成」と必要な「ページのプロパティを更新」のアクションにチェックを入れます。
4. 「ページを作成」アクションで、ページの作成先となるデータベースを入力欄クリック時に表示される候補から指定してください。
事前準備で作成した「1on1履歴データベース」などになります。
5. マニュアルの「Googleドキュメントでアジェンダを作成」となっている箇所を、「指定されたNotionデータベースにページを作成し、アジェンダをコンテンツとして追加する」などに書き換えます。
これでアジェンダや面談履歴がNotion上に自動で記録されるようになりました！
自社でSlackを使用していない、またはメールのほうが通知に気付きやすいといったこともありますよね。
毎朝必ずチェックするGmailの受信トレイに「【1on1準備完了】〇〇さんとの面談アジェンダ」という件名でメールが届けば見落とす心配もなくなります。Microsoft Teamsの特定のチャネルやChatworkのマイチャットなど、担当者にとって一番アクセスの良い場所に情報が集まる仕組みを作ることが重要です。
通知先をSlackからGmailなどの他のツールに変更するのは簡単です。
1. Slackの「ダイレクトメッセージを送る」アクションの右上のメニューから「削除」を選択します。
2. AIワーカーから繋がる「+」をクリックして任意のアプリ（今回はGmail）を選択します。
3. 「メールを送る」アクションを選択します。
4. 連携アカウントを追加します。
GmailもGoogleカレンダーと同じように連携が可能です。
5. メール内容の「宛先」に担当者のメールアドレスを設定し、Slackのメッセージ内容を設定した時と同じように取得した値を用いて「件名」や「本文」を設定しましょう。
SlackからGmailへの変更はたったのこれだけです！
テストなどを実施して、正しく動作することを確認しましょう。
メンバーからの自己申告（アンケート回答）だけでは主観的な内容になりがちです。
マネージャーとしては実際の業績データと本人の自己認識のギャップを埋めるようなフィードバックを行いたいものですよね。
そんな時は、AIワーカーの使用ツールにSalesforceの「ユーザーオブジェクトのレコードを取得」アクションなどを追加してみましょう。
1. 「AIワーカーオペレーション」の設定画面を開いて、Salesforceを使用ツールに追加。
2. 「ユーザー一覧を取得」と「ユーザーオブジェクトのレコードを取得」アクションにチェックを入れて、アクションの設定でマイドメインURLを指定。
ユーザー一覧を取得しておくことで、氏名やメールアドレスからユーザーIDを検出できるようにしています。
3. マニュアルのアジェンダ作成の指示の前に「Salesforceからのレコード取得」を追加します。
これにより、「目標達成率は現在80%ですが、本人の悩みとしては新規開拓に課題を感じているようです。このギャップについて深掘りしましょう」といった、データに基づいたより具体的で鋭い視点を持つアジェンダが自動生成されます。
マネージャーはデータ収集の手間を省きながら、極めて質の高い業績レビューとコーチングを実施できるようになるでしょう！
AIを活用することで1on1の準備は効率化されますが、運用にあたってはいくつか気をつけるべきポイントがあります。
AIが生成したアジェンダや深掘りすべきポイントは非常に有用ですが、それがすべてではありません。AIの提案を絶対視せず、対話のきっかけを作る「補助」として活用してください。
事前にAIが抽出した課題にとらわれすぎず、当日の会話の流れの中で重要だと感じたトピックがあれば、柔軟にそちらを優先する姿勢が大切です。
テキストデータに基づくAIの分析では、部下の微妙な感情の変化までを完全に読み取ることはできません。
実際の面談の場では、部下の表情、声のトーン、言葉の選び方といった「生の情報」にしっかりと意識を向けてください。
AIが「問題なし」と分析していても、本人の様子に違和感があれば、マネージャー自身の直感を信じて対話を深めるルールにしましょう。
1on1のアンケートや議事録には、個人のプライバシーに関わるセンシティブな内容や、未公開のプロジェクト情報などが含まれる可能性があります。
連携するツールや保存先のフォルダの権限設定（誰が閲覧できる状態か）は厳格に管理しましょう。
また、AIに処理させる情報について、自社のセキュリティポリシーに反していないか事前に確認しておくことも重要です。
本記事では、1on1の事前準備をYoomのAIワーカーとフローボットで自動化する方法について解説しました。
部下との対話は、チームの士気向上や個人の成長に直結する非常に重要な業務ですが、そのための「準備」という事務作業に疲弊してしまっては本末転倒です。
そんな時、AIエージェントに事務作業やアジェンダの素案作成を任せることで、マネージャーは「部下とどう向き合うか」という本来の役割に集中できるようになりますよ！
まずは手軽にチャットから使えるAIワーカー単体での活用から始め、慣れてきたらフローボットを使った完全自動化やNotion・Asana連携など、自社に合った形でカスタマイズしていくのがおすすめです。
ぜひYoomとAIワーカーを活用して1on1を充実させていきましょう！
Q：メンバー別にフォルダを振り分けるにはどうすればいいですか？
A：
Google Driveにメンバーごとのフォルダが存在するのであれば、マニュアルに「氏名や社員番号が一致するフォルダに格納する」などの指示を加えることでフォルダの振り分けが可能になります。
※ この時、アクション設定の移動先フォルダは「AIが設定」にしておきます。
「フォルダを作成する」アクションを追加することで、フォルダが見当たらない場合には作成する、といった対応も可能になります。
Q：カレンダーの空き枠を考慮した日程提案はできますか？
A：
可能です。
Googleカレンダーのカレンダーの「予定を検索する」アクションにチェックを入れて、マニュアルに空き枠の定義を記載してください。
例えば、「前の予定から30分が経過していない場合には時間をずらして登録する」「予定が重複する場合には担当者に通知だけ行う」などのルールを設定するとよいでしょう。
Q：AIエージェントの「性格」を最適化するコツはありますか？
A：
AIワーカーの設定で「役割」を変更することによって、どのような性格や立ち位置で処理を実行するかを指定できます。
「貴方は問いかけによってユーザーの思考を深めるコーチング重視のアシスタントです」や「実現可能性を一旦無視して、突拍子もないアイデアを出すアイデアマン型です」などの設定を追加するとよいでしょう。
