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「Microsoft SharePointで新しいファイルがアップロードされるたびに、手動で担当者へ承認依頼を送って、承認結果をMicrosoft Excelに転記するのが大変…」「承認ステータスの管理や、Microsoft Excelへの記録漏れがないか、いつも気になってしまう…」
このように、Microsoft SharePointを利用した承認フローの運用と、Microsoft Excelへの情報連携において、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーに、自動で承認依頼が送信され、その結果や関連情報がMicrosoft Excelに自動的に記録されれば</span>、これらの煩わしさから解放され、より迅速かつ正確な承認プロセスを実現し、本当に注力すべき業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能で、日々の業務負担を軽減することに繋がるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、承認業務をもっとスムーズにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointでのファイル承認プロセスとMicrosoft Excelへのデータ記録を自動連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePointとMicrosoft Excel間で発生する承認フロー関連のデータ連携を自動化し、業務を効率化する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを使ってご紹介します！
これらの自動化により、<span class="mark-yellow">手作業による承認依頼の手間や記録ミスを削減し、承認プロセスの迅速化と可視化を実現できる</span>ため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointに新しいファイルが格納された際に、指定された担当者へ自動的に承認依頼を送信し、その承認ステータスや関連情報をMicrosoft Excelに記録する、または承認後にメールで通知する</span>基本的な連携フローです。
手作業による依頼漏れやMicrosoft Excelへの転記ミスを防ぎ、承認プロセス全体をスムーズに進めることができます！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointに格納されたファイルが、ファイル名や格納フォルダなどの特定条件を満たす場合にのみ、承認依頼の送信とMicrosoft Excelへのデータ追加を自動で行う</span>フローです。
重要なファイルや特定の業務プロセスに絞って自動化を適用することで、より管理しやすく効率的な承認ワークフローを構築するのに役立ちます！
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointに新しいファイルが格納された際に、担当者に承認依頼を自動で送信し、ファイル内容をMicrosoft Excelの指定したシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のMicrosoft SharePointとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft SharePointと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてMicrosoft Excelと連携します。
先ほどと同様、Microsoft Excelと検索しサインインしてください。
Microsoft TeamsとMicrosoft Excelの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらは、Microsoft SharePointのフォルダにファイルが作成されてから、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでMicrosoft SharePointのフォルダにファイルをアップロードします。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにファイル情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて添付ファイルがある場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
下記のように設定しました。
今回は、「作成日時＝更新日時」として作成時のみフローが動くようにしています。
※アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
設定が終わったら保存します。
続いてフォームの回答をMicrosoft Excelに転記する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
残りの項目も同様に設定します。
テーブル範囲はご自身のブックに合わせて変更してください。
次に進み、追加するレコードの値を以下のようにアウトプットから設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
追加したい項目を固定値で入力してしまうと毎回それが登録されてしまうので、取得した値は必ずアウトプットから選択してください。
その他の項目は任意で設定してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Microsoft Excelにレコード追加されるのでご注意ください。
Microsoft Excelを確認します。
無事に登録されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelに追加する」方法でした。
Microsoft SharePointやMicrosoft Excelを活用した自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用可能です。
ここでは、他の自動化事例をいくつかご紹介します。
日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。
データベースの内容やSlackに通知されたファイル内容をMicrosoft SharePointでフォルダを作成したり、ファイルのアップロードをしたりできます。
Microsoft SharePointにアップロードされたファイルを通知したり、クラウドシステムに追加したりすることが可能です！
メールで受信した内容やアンケート結果をMicrosoft Excelに自動追加可能です。
また、Microsoft Excelに格納した予算情報をMicrosoft Teamsに追加することもできますよ！
Microsoft SharePointとMicrosoft Excelを用いた承認フローを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた承認依頼の送信、ステータス確認、Microsoft Excelへの結果入力といった一連の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも大きく低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑なルーティンワークから解放され、承認プロセスの遅延を防ぎつつ、より戦略的な業務や判断業務に集中できる時間と環境が生まれるでしょう。
今回ご紹介したような、日々の業務を効率化する自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしMicrosoft SharePointの承認フロー自動化や、その他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomが実現するスムーズな業務連携を体験してみてください！
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