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AIエージェントで勤怠管理のチェックからリマインドまで自動化する方法
勤怠状況の確認や打刻漏れのリマインドなどは、毎日行わなければならない上に、ストレスを感じる作業です。
チャットや対面で「昨日の打刻忘れてますよ」と伝えるたびに、小言を言っているようで疲弊してしまうことはありませんか？何度も打刻漏れを指摘していると気が引けてきますよね。
さらに、月末になると日々の打刻チェックに加えて、月の残業時間や申請状況の確認まで重なってきます。何人もの従業員の勤務状況を一度にチェックしていると、見落としや対応漏れがないか不安になることも。
また、働き方が多様化した今、テレワークや直帰のメンバーの状況まで把握するのは骨の折れる作業です。「本当にこの時間で合っているのかな？」と、実態とデータの乖離を確認する作業だけで、本来の業務に手が回らなくなってしまう…。そんな環境はどうにかしたいですよね。
こうした言いづらさや、確認の不安を解消できるのがAIエージェントです！
AIエージェントとは、与えられた目標を理解し、自ら必要な情報を集めて、複数の作業を実行してくれる自律型のAIのこと。部下に指示するように任せたい作業を伝えるだけで、これまであなたが担当していた業務を実行してくれるんです。
今回は、AIエージェントを使うと勤怠管理をどのように効率化できるのか、具体的な活用シーンをもとに解説していきます！
従来の勤怠管理ツールとAIエージェントは何が違う？
従来の勤怠管理ツールがデータの「記録・集計・管理」を担うのに対し、AIエージェントは記録されたデータを見て「確認・対応」まで実行できるのが大きな特徴です。
これまではシステムが打刻漏れを表示してくれても、それを見た管理者が「本人に連絡する」というアクションを起こす必要がありました。AIエージェントはこの「確認して動く」部分を引き受けます。
具体的には、打刻漏れの検知など指定条件に沿った勤怠情報のチェック、本人へのリマインド、管理者への確認依頼までを代行可能。さらに、現在の勤務状況を分析して「このままだと月末に残業超過のリスクがある」といった予測を行うことで、現場への早めのアナウンスやケアにつなげることができます。
例えば、勤怠状況のチェックを指示すると、自動でAIエージェントが勤怠データを取得して、以下のようなリマインドメッセージを対象者に送ってくれますよ！
勤怠管理用のAIエージェントを作成してみた！
AIエージェントの導入にはプログラミングなどの専門的な知識は必要ありません。
YoomのAIエージェントである「AIワーカー」なら、チャット上で会話するだけで自社用の設定が完了するんです！
早速、勤怠管理用のAIワーカーの設定を試してみましょう。
▼今回使用するテンプレート
打刻データやシフト希望、休暇申請などの勤怠情報をもとに、自社の運用ルールに照らし合わせながら残業超過や打刻漏れ・シフト未提出などの異常を検知し、アラート通知案としてまとめるAIワーカーです。集計から通知案の作成までサポートするため、手作業による確認の手間や見落としを減らしたい人事・労務担当の方におすすめです。
- 毎月の勤怠集計や残業時間のチェックに時間を取られている人事・労務担当の方
- 打刻漏れやシフト未提出の確認を手作業で行っており、見落としが気になっている管理職の方
- 従業員数が多く、勤怠異常の洗い出しと通知対応の効率化を図りたい担当者の方
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
上記のテンプレートを使うとAIワーカーに業務内容を伝えるだけで、どのように自動化できるのかを体験できますよ。
バナーの「試してみる」をクリックして、無料のアカウント登録を済ませると、以下のようなチャット画面が表示されます。
このAIワーカーのテンプレートに、普段使っている勤怠管理ツールやチャットツール、チェックしてほしい勤務データを設定していくことで、自社の業務に沿った処理が行えるようになります。
使うツールと仕事の内容をAIに伝えるだけで設定完了！
まずはAIワーカーに、どのツールを使って何をしてほしいのかを伝えましょう。
例として今回は、「freee人事労務の勤怠データをチェックして、打刻漏れがあればSlackにメッセージを送って」と指示してみます。
すると、業務内容に沿ってfreee人事労務のアクションが提案されました。
AIワーカーは、ここで許可したアクションを使って勤怠データのチェックを行います。
内容に問題がなければ「許可」をクリックしましょう。
「ツール」にfreee人事労務が追加されていますね！
続けてSlackのアクションも確認して許可をしましょう。
これだけで打刻漏れのチェックが行えるようになりました！
メッセージの通知先となるチャンネルを指示すれば、結果が通知されるようになりますよ。
実際に使っていこう！となると「打刻漏れの対象者にはダイレクトメッセージを送ってほしい」「サマリーは○○チャンネルに送ってほしい」といった内容を毎回指示するのは面倒ですよね。
これらの指示はスキルという形でAIワーカーに設定することができます。
スキルというのはAIワーカーが処理を実行するための手順書のこと。スキルに使用ツールや実行する処理の手順、定型的な質問などが記載されていることで、毎回ルールを伝えなくても決められた処理を実行してくれるようになりますよ！
例えば、「打刻漏れがなければ通知せず、打刻漏れがあったら対象者にダイレクトメッセージを送るようにして」と伝えてみます。
すると、スキルの更新が提案されました。
※不足しているアクションなどがあれば、それらの追加提案も行われます。
内容が任せたい業務に合っているかを確認して、問題なければ許可をします。
※スキルの更新を行いたくない場合は「拒否」をクリック、内容に追加や修正がある場合はチャットからその旨を伝えてください。
これで今後は、いちいち通知先を指定する必要がなくなりました！
他にも「月曜日の打刻チェックは前日ではなく前週金曜日の分をチェックして」や「通知時には管理者と対象者にメンションするようにして」といった設定も可能なので、ぜひ自社の運用に合わせてカスタマイズしてみてください！
指示を変えるだけで柔軟にアレンジ可能！
ここまでは「勤怠データをチェックして、打刻漏れがあれば通知する」ための設定を行いましたが、指示を変えるだけで様々な業務に対応できます。
▼残業時間が月20時間を超過している従業員がいれば通知してほしい
▼現在の残業ペースを分析して、月末の超過リスクを予測してほしい
分析結果をもとに、業務プロセスの改善や社員との面談といった具体的な対応が行えるようになります。
▼通知先となるツールを部署ごとに分けたい
このように、ツールや条件のアレンジは自由自在。複雑な設定をしなくても、部下に指示するように要望を伝えるだけで、様々な業務を任せられるようになります。
トリガー機能で毎日AIワーカーが勤怠状況を自動でチェック！
さらに、トリガー機能を使うことでAIワーカーに指示する必要もなくなります！
トリガー設定も「+トリガーを追加」をクリックして、何が起きた時に処理を実行してほしいかを選択するだけです。
今回は、毎朝9時に打刻チェックを行うように設定してみます。
実行プロンプトには、チャットと同じように任せたい業務の内容を設定すればOKです！
これで、AIワーカーが指定した日時に自動で起動するようになりました。呼び出す手間がなくなり、AIが定期的に勤怠状況をチェックするようになるため、確認漏れのリスクも減らせますよ。
AIワーカー運用時のポイント
AIエージェントは自ら考えて処理を実行できますが、以下のような最終的な対応や判断は人間が行うという役割分担が重要です。
- 対応の実施：基準に該当した社員への具体的な声かけや面談。
- 例外的な承認：就業規則や社内ルールの確認が必要なケース、有給申請などの判断。
- 重大な意思決定： 処遇や懲戒など、慎重な判断が必要な対応。
AIワーカーには勤務状況の確認やリマインドといった事務的な作業や一次対応を任せて、承認や意思決定を伴う業務は引き続き人間が担うことで、AIワーカーの安全で効果的な運用が可能になります。
AIエージェントを使って勤怠管理を効率化しよう！
AIエージェントの活用によって従業員の勤怠状況を毎日チェックする負担を削減できます。
打刻漏れや残業時間を洗い出すだけでなく、その先のリマインドまでAIに任せられるため、管理者はマネジメントやメンバーのケアなどに集中できるようになりますよ。
YoomのAIワーカーなら、普段使っている勤怠管理ツールやチャットツールと組み合わせられるので、これまでの業務スタイルを変更せずにシームレスに導入できます。
「打刻漏れを伝えるのがしんどい…」
「一人ひとりの勤怠状況を把握しきれてない！」
そんな悩みを抱えている方は、ぜひAIエージェントで勤怠管理の効率化を体験してください！
▼仕事の内容を伝えるだけで勤怠管理を自動化！
打刻データやシフト希望、休暇申請などの勤怠情報をもとに、自社の運用ルールに照らし合わせながら残業超過や打刻漏れ・シフト未提出などの異常を検知し、アラート通知案としてまとめるAIワーカーです。集計から通知案の作成までサポートするため、手作業による確認の手間や見落としを減らしたい人事・労務担当の方におすすめです。
- 毎月の勤怠集計や残業時間のチェックに時間を取られている人事・労務担当の方
- 打刻漏れやシフト未提出の確認を手作業で行っており、見落としが気になっている管理職の方
- 従業員数が多く、勤怠異常の洗い出しと通知対応の効率化を図りたい担当者の方
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
[Yoomとは]
▼5分でわかる！はじめてのYoomガイド
よくあるご質問
Q：Claude CodeとYoomのAIワーカーにはどのような違いがありますか？
A：
Claude Codeは主にエンジニア向けの開発特化型エージェントであるのに対し、YoomのAIワーカーはプログラミング知識不要でビジネス業務を自動化できる業務特化型エージェントです。
Claude Codeはコードを書くための開発環境上で動作し、直接コードを書き換えたりコマンドを実行したりすることを得意としています。一方でYoomのAIワーカーは、会話形式で設定を行ったり、kintoneやfreee、Chatworkといった国産ツールと簡単に連携して処理を実行したりできるのが強みです。
さらに、YoomのAIワーカーはトリガー機能を使って自動起動できるため、毎回指示を出す必要がありません。今の業務フローを安全かつスマートに自動化したい方に最適です。
Q：どんなアプリと連携できますか？
A：
Google スプレッドシートやNotion、Slackなどの定番アプリから、kintone、freee、Chatworkなどの国産ツールまで、幅広いアプリと連携可能です。詳細は「連携アプリ一覧」をご確認ください。
Q：社外秘の情報をAIワーカーに渡しても大丈夫ですか？
A：
YoomのAIオペレーションでは、各AIサービスのデータポリシーに基づき、送信したデータがAIの学習に利用されない仕組みとなっています。渡したデータは外部に漏れない設計になっているため、社内データや機密事項を扱う際にも安心してご活用いただけます。
Q：AIワーカーの設定で気を付けることはありますか？
A：
AIワーカーの設定時には、以下の注意点とヘルプページを参考にしてください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
※【AIワーカー】基本的な設定方法 - AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。
※【AIワーカー】スキルの作成方法 - AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクが消費されます
※【AIワーカー】タスク実行数の計算方法
Q：AIワーカーが意図しないデータ操作をしてしまうことはありませんか？
A：
権限設定やスキルに制約を明記することによって、意図しないデータ操作のリスクを抑えられます。
AIワーカーは、接続されたツールに対して自律的に操作を行います。そのため、実行できるアクションをあらかじめ制限しておくことが重要です。
AIワーカーの設定画面では、情報の取得・作成・更新・削除など、どのアクションを許可するかを選択できます。たとえば、勤怠情報の確認を行う場合は「情報の取得」のみを許可し、「更新」は許可しない、といった設定が可能です。
また、「カスタムコネクト」などを利用する場合は、スキルに「データの削除や更新は行わない」といった禁止事項や制約条件を具体的に明記しておくことも有効です。
さらに、実運用を開始する前にUIチャットからテスト実行を行い、AIワーカーが意図したプロセスで処理するかを確認しておくと、より安全に運用できます。
Q：AIワーカーとフローボットはどのように使い分ければ良いですか？
A：
AIワーカーとフローボットは、どちらも指定した条件（トリガー）をきっかけに自動で起動させることができます。使い分けのポイントは、その処理に「AIによる判断や生成が必要かどうか」です。
- フローボット：手順が決まっている「定型業務」
「毎日18時になったら勤怠データを取得し、打刻漏れがあれば対象者に決まったメッセージを送る」といった、処理の手順や条件が明確な業務に適しています。あらかじめ設定したフローに沿って、定型的なタスクを自動で実行できます。 - AIワーカー：判断や生成を伴う「非定型業務」
「今日の勤怠データを確認して、打刻漏れがある社員を抽出し、状況に応じたリマインド文を作成して」といった、勤怠データの内容を確認して判断したり、状況に応じた文章を生成したりする業務に適しています。自然言語で指示することで、AIに確認や判断を含む業務を任せられます。
Q：アプリとの連携がうまくいきません。
A：
AIワーカーの使用ツール設定でエラーが出る場合には、AIワーカーの出力に従って再連携や必要な情報の提示などを行ってください。
手動でのアプリ連携によって解消することもあります。
「+ ツールの追加」から該当するツールを選択し、「+ 連携アカウントを追加」をクリックすると必要な情報や承認を求められるため、案内に従って連携を進めてください。
▼Slackとの連携方法
Q：Slackのメッセージ送信がうまくいきません。
A：
Slackでメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
「SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法」を参考にインストールを行ってください。
Q：使用ツールの追加やスキルの更新がうまくいきません。
A：
「○○を使って」と指示をしてもツールの追加が行われない場合、「○○と連携して」「使用ツールとして○○を設定して」といった指示に変えるとツール追加の指示であると判断されやすくなります。
スキルについても「スキルに○○を追加して」というように明示することで更新がかかりやすくなります。
また、ツール（スキル）に不要なアクション（内容）などが含まれる場合には、「拒否」をクリックするか、チャット欄で削除や変更の指示を出してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
