Googleフォームで回答が送信されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの書類作成までを自動化し、これらの課題を円滑に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームの回答内容を、Googleドキュメントで作成した書類に手作業で転記している方
・定型的な書類作成業務を効率化するため、Googleドキュメントの自動化を検討している方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Googleフォームで受け付けた申込内容を、一件ずつGoogleドキュメントのテンプレートに手作業で転記している…」
「新しい従業員が入社するたびに、雇用契約書をゼロから作成するのは時間がかかりすぎる…」
このように、日々の業務で発生する定型的な書類作成に追われ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、フォームへの回答や人事情報システムへの登録などをきっかけに、契約書や通知書といった様々な書類をGoogleドキュメントで自動的に作成できる仕組みがあれば、こうした煩わしい手作業から解放されます！より創造的で重要な業務に時間を使うことが可能です！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の書類作成業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleドキュメントで任意の書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの書類作成までを自動化し、これらの課題を円滑に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームの回答内容を、Googleドキュメントで作成した書類に手作業で転記している方
・定型的な書類作成業務を効率化するため、Googleドキュメントの自動化を検討している方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleドキュメントの書類作成を自動化する連携パターン
普段の業務で利用している様々なツールを起点として、Googleドキュメントでの書類作成を自動化する具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します。
この自動化によって、手作業による転記ミスや作成漏れを防ぎ、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームの送信内容を基にGoogleドキュメントで書類を作成する
Googleフォームなどのフォームツールで回答が送信された際に、その内容を基にしてGoogleドキュメントで契約書や申込書といった各種書類を自動で作成可能です！
手作業での転記ミスや作成漏れを防ぎ、迅速な書類発行を実現します。
Googleフォームで回答が送信されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの書類作成までを自動化し、これらの課題を円滑に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームの回答内容を、Googleドキュメントで作成した書類に手作業で転記している方
・定型的な書類作成業務を効率化するため、Googleドキュメントの自動化を検討している方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
受信メールの内容を基にGoogleドキュメントで書類を作成する
Gmailなどで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を引用してGoogleドキュメントで議事録や報告書などの書類を自動で作成できます。
重要なメールの見落としを防ぎつつ、スピーディーな情報共有が可能になるでしょう。
Gmailで特定のキーワードを含むメッセージが送信されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定の内容をもとに、手作業でGoogleドキュメントの書類を作成する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動でテキストからデータを抽出し、その情報をもとにGoogleドキュメントで書類を発行する一連の流れを自動化します。
Googleドキュメントの作成を効率的に自動化し、手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの顧客対応が多く、書類作成の時間を短縮したいと考えている方
・Googleドキュメントを使った書類作成の自動化に関心がある方
・手作業による情報転記でのミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■注意事項
・Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
人事労務ツールの情報を基にGoogleドキュメントで書類を作成する
freee人事労務などの人事労務ツールに従業員情報が追加されたタイミングで、雇用契約書や入社手続き書類などをGoogleドキュメントで自動生成可能です。
入退社が頻繁に発生する時期でも、人事担当者の負担を大幅に軽減できます。
freee人事労務で従業員が追加されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社手続きに伴う書類作成は、人事労務担当者にとって時間のかかる定型業務ではないでしょうか。
freee人事労務の情報を手作業で書類に転記していると、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報を登録するだけで、関連書類の作成が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
Googleドキュメントでの書類作成プロセスを自動化し、入社手続きを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務とGoogleドキュメントを使い、入社手続きの書類作成に手間を感じている人事労務担当者の方
・従業員情報の転記作業による入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいバックオフィスチームの方
・Googleドキュメントに関する自動化の具体的な方法を探しており、定型業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・freee人事労務、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームの回答からGoogleドキュメントで書類を作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容を引用してGoogleドキュメントで任意の書類を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Googleフォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答が送信されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの書類作成までを自動化し、これらの課題を円滑に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームの回答内容を、Googleドキュメントで作成した書類に手作業で転記している方
・定型的な書類作成業務を効率化するため、Googleドキュメントの自動化を検討している方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GoogleフォームとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Googleフォームのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Googleフォームを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択してください。
アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogleフォームが表示されていれば連携完了です！
2．Googleドキュメントのマイアプリ連携
Googleフォームと同じ手順でGoogleドキュメントもマイアプリ連携可能です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Googleフォームで回答が送信されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの書類作成までを自動化し、これらの課題を円滑に解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームの回答内容を、Googleドキュメントで作成した書類に手作業で転記している方
・定型的な書類作成業務を効率化するため、Googleドキュメントの自動化を検討している方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Googleフォームでフォームに回答が送信されたら
「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
このフローで使用したいGoogleフォームの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として、契約書に書類と日付を自動で反映できるように以下のフォームを作成しました！
フォームを作成できたら回答を送信しましょう。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
先ほど作成したフォームの「フォームID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。「取得した値」について、詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではありません。「取得する値を追加」から必要な項目を手動で取得する必要があります。
手動で「取得した値」を追加する方法について、詳しくは以下をご覧ください。
手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：Googleドキュメントで書類を発行する
「書類を発行」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Googleドキュメントで雛形書類をまだ準備していない方はこのタイミングで作成しましょう。今回は契約書を例として作成しました！
雛形書類の作成については以下のリンクを参考にされてくださいね。
作成した書類の「ドキュメントファイルID」を候補から選択します。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」を候補から選択しましょう。
ここで選択したGoogle Driveのフォルダに発行された書類が格納されます！
「出力ファイル名」を設定しましょう。今回は固定のテキストと「取得した値」を使って設定しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら次に進みましょう。
次に進んだら、「置換後の文字列」に「取得した値」を設定しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。「保存する」を選択しましょう。
Google Driveに書類が発行されました！
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Google ドキュメントを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google ドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Googleフォームで回答が送信されると、自動的にGoogle ドキュメントで書類を作成することができます。
これにより、特に人事担当者や採用担当者は効率よく業務を進められるようになるでしょう。
Googleフォームの回答内容でGoogle ドキュメントで書類を発行する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込内容やアンケート回答をもとに、手作業でGoogle ドキュメントの書類を作成していませんか？この作業は定型的でありながら、コピー＆ペーストによる入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、指定したテンプレートからGoogle ドキュメントの書類を自動で発行でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとGoogle ドキュメントを使い、手作業で書類作成をしている方
・申込書やアンケート回答後の御礼状など、定型書類の発行業務を効率化したい方
・フォームからのアクションに対し、迅速かつ正確な書類送付を実現したいと考えている方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した履歴書の内容をもとにGoogle ドキュメントで書類を発行する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した履歴書の内容をもとにGoogle ドキュメントで書類を発行する」フローは、採用業務を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届く履歴書を自動で解析し、Google ドキュメントに書き込みを行います。
これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、迅速かつ正確に書類を作成できます。
採用担当者の作業負担を軽減し、業務全体の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して大量の履歴書を管理している人事担当者の方
・Google ドキュメントを活用して採用書類を自動生成したい方
・履歴書の内容を正確に書類化し、手作業のミスを減らしたいチームリーダーの方
・採用プロセスの自動化を推進し、業務効率を向上させたい経営者の方
・AIやOCR技術を活用して業務フローを最適化したいIT担当者の方
■注意事項
・GmailとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
「Google DriveでPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogleドキュメントに追加する」フローは、PDFのデジタル化を自動で行い、業務の効率化を図る業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力やテキストの整理といった作業を削減し、より正確なドキュメント管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上で多くのPDFファイルを管理しており、内容のデジタル化を自動化したい方
・PDFからテキストを抽出してGoogleドキュメントに転記する作業に時間を取られているオフィスワーカーの方
・ドキュメントの検索性や編集性を向上させたいビジネスユーザーの方
・デジタル化されたテキストデータを活用して業務プロセスを改善したい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新規ドキュメントを作成する」ワークフローは、スケジュール管理とドキュメント作成を自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用し、Googleカレンダーに新しい予定が追加されると、指定された名称でGoogleドキュメントに自動的に作成されます。
これにより、手間を省き、作業の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に使用し、予定管理を効率化したいビジネスパーソンの方
・自動的にドキュメント作成を完了したいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのGoogleドキュメント作成作業を減らし、業務の自動化を目指している方
・業務ワークフローの一環として、スケジュールとドキュメントの連携を強化したい管理者の方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントの内容をMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Googleドキュメントで作成した議事録やレポートの内容を、管理のためにMicrosoft Excelへ手作業でコピー＆ペーストしていませんか？この作業は単純ですが、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントの内容をボタン一つでMicrosoft Excelの指定した行に自動で追加し、Microsoft ExcelとGoogleドキュメント間のデータ連携をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleドキュメントで作成したレポートをMicrosoft Excelで集計・管理している方
・Microsoft ExcelとGoogleドキュメント間の手作業でのデータ移行に非効率を感じている方
・複数メンバーが作成したドキュメント情報をMicrosoft Excelで一元管理したいチームリーダーの方
■注意事項
・GoogleドキュメントとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースを活用して顧客情報や商品情報を登録している方
・商談に関する詳細情報を登録している方
2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票類の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■注意事項
・Notion、Google ドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
OutlookでPDFを受信したら、Googleドキュメントに変換して保存する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や申込書、契約書などのPDFファイルを、手動でGoogle Driveに保存し、内容を確認するために都度ファイルを開く作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFファイルを自動でGoogleドキュメント形式に変換してGoogle Driveに保存します。手作業によるPDFからGoogleドキュメントへの変換プロセスを自動化し、ファイル管理と内容確認の効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取るPDFの管理や共有に手間を感じている総務や経理部門の担当者の方
・受信したPDFをGoogle ドキュメントに変換し、チームで内容を確認、編集している方
・PDFからGoogleドキュメントへの変換作業など、メールを起点とした定型業務を自動化したい方
■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookにイベントが登録されたらGoogle ドキュメントで新規ドキュメントを作成する
試してみる
■概要
「Outlookにイベントが登録されたらGoogle ドキュメントで新規ドキュメントを作成する」ワークフローは、スケジュール管理とドキュメント作成を自動化する業務ワークフローです。
会議の予定がOutlookに追加されると、関連するGoogle ドキュメントが自動的に生成され、専用のドキュメントが作成されます。
これにより、手動でのドキュメント作成の手間を省き、業務開始前の準備をスムーズに行うことができます。Yoomを活用することで、日常の業務プロセスが一層効率化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用しており、スケジュール管理を効率化したい方
・Google ドキュメントの作成を自動化したいビジネスパーソン
・会議の準備にかかる時間を削減し、他の重要な業務に集中したい方
・手動でのドキュメント作成によるミスを減らしたいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化を検討している中小企業の経営者
■注意事項
・OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にGoogle ドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
定期的なレポート作成などで、都度Google ドキュメントを準備し、Smartsheetでタスク管理を行うのは手間のかかる作業ではないでしょうか。こうした手作業は、対応漏れや更新忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、指定したスケジュールで自動的にGoogle ドキュメントのファイルを作成し、Smartsheetに行を追加することで、smartsheetとgoogle docsを用いた一連の業務を自動化し、定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させ、定型的なドキュメント作成や管理を行っている方
・手作業によるGoogle ドキュメントの作成やSmartsheetへの記録に手間を感じている方
・定期的なタスクの作成漏れを防ぎ、業務の抜け漏れをなくしたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Googleフォームの回答からGoogleドキュメントの書類作成までを自動化することで、これまで手作業で行っていた申込書や契約書の作成業務にかかる時間を削減します。転記ミスなどのヒューマンエラーをなくすことが可能です。
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放されます。顧客対応や企画立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がなくても、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：エラー発生時、どのように検知できますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Googleスプレッドシートの情報を元に作成できますか？
A：はい、可能です！Googleフォームのトリガーアクションを削除し、該当のトリガーアクションを設定しましょう。
トリガーアクションの右上にある「×」をクリックし、「OK」を選択します。
「変更」をクリックし「トリガータイプの選択」から「Google スプレッドシート」を検索。
該当のアクションを選択しましょう。
Q：作成した書類を自動でメール送信できますか？
A：はい、可能です！
例えば、書類が発行されたらGmailでメールを送りたい場合、Googleドキュメントのオペレーション直下にある「+」マークをクリックし、オペレーションを追加することで実現可能できます。
下記の画面でGmailと検索し、該当のアクションを設定してください。
「メール内容」で「添付ファイル」に「取得した値を使用」と「発行した書類」を設定してくださいね。
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