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「Googleフォームで受け付けた申込内容を、一件ずつGoogleドキュメントのテンプレートに手作業で転記している…」
「新しい従業員が入社するたびに、雇用契約書をゼロから作成するのは時間がかかりすぎる…」
このように、日々の業務で発生する定型的な書類作成に追われ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームへの回答や人事情報システムへの登録などをきっかけに、契約書や通知書といった様々な書類をGoogleドキュメントで自動的に作成できる仕組み</span>があれば、こうした煩わしい手作業から解放されます！より創造的で重要な業務に時間を使うことが可能です！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の書類作成業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleドキュメントで任意の書類を作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段の業務で利用している様々なツールを起点として、Googleドキュメントでの書類作成を自動化する具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します。
この自動化によって、手作業による転記ミスや作成漏れを防ぎ、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールで回答が送信された際に、その内容を基にしてGoogleドキュメントで契約書や申込書といった各種書類を自動で作成</span>可能です！
手作業での転記ミスや作成漏れを防ぎ、迅速な書類発行を実現します。
<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を引用してGoogleドキュメントで議事録や報告書などの書類を自動で作成</span>できます。
重要なメールの見落としを防ぎつつ、スピーディーな情報共有が可能になるでしょう。
<span class="mark-yellow">freee人事労務などの人事労務ツールに従業員情報が追加されたタイミングで、雇用契約書や入社手続き書類などをGoogleドキュメントで自動生成</span>可能です。
入退社が頻繁に発生する時期でも、人事担当者の負担を大幅に軽減できます。
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容を引用してGoogleドキュメントで任意の書類を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Googleフォーム
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Googleフォームのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Googleフォームを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択してください。
アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogleフォームが表示されていれば連携完了です！
2．Googleドキュメントのマイアプリ連携
Googleフォームと同じ手順でGoogleドキュメントもマイアプリ連携可能です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
このフローで使用したいGoogleフォームの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として、契約書に書類と日付を自動で反映できるように以下のフォームを作成しました！
フォームを作成できたら回答を送信しましょう。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
先ほど作成したフォームの「フォームID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。「取得した値」について、詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではありません。「取得する値を追加」から必要な項目を手動で取得する必要があります。
手動で「取得した値」を追加する方法について、詳しくは以下をご覧ください。
手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
「書類を発行」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Googleドキュメントで雛形書類をまだ準備していない方はこのタイミングで作成しましょう。今回は契約書を例として作成しました！
雛形書類の作成については以下のリンクを参考にされてくださいね。
作成した書類の「ドキュメントファイルID」を候補から選択します。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」を候補から選択しましょう。
ここで選択したGoogle Driveのフォルダに発行された書類が格納されます！
「出力ファイル名」を設定しましょう。今回は固定のテキストと「取得した値」を使って設定しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら次に進みましょう。
次に進んだら、「置換後の文字列」に「取得した値」を設定しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。「保存する」を選択しましょう。
Google Driveに書類が発行されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回ご紹介した連携以外でも、Google ドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Googleフォームで回答が送信されると、自動的にGoogle ドキュメントで書類を作成することができます。
これにより、特に人事担当者や採用担当者は効率よく業務を進められるようになるでしょう。
Googleフォームの回答からGoogleドキュメントの書類作成までを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた申込書や契約書の作成業務にかかる時間を削減します。転記ミスなどのヒューマンエラーをなくすことが可能です。</span>
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放されます。顧客対応や企画立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がなくても、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：エラー発生時、どのように検知できますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Googleスプレッドシートの情報を元に作成できますか？
A：はい、可能です！Googleフォームのトリガーアクションを削除し、該当のトリガーアクションを設定しましょう。
トリガーアクションの右上にある「×」をクリックし、「OK」を選択します。
「変更」をクリックし「トリガータイプの選択」から「Google スプレッドシート」を検索。
該当のアクションを選択しましょう。
Q：作成した書類を自動でメール送信できますか？
A：はい、可能です！
例えば、書類が発行されたらGmailでメールを送りたい場合、Googleドキュメントのオペレーション直下にある「+」マークをクリックし、オペレーションを追加することで実現可能できます。
下記の画面でGmailと検索し、該当のアクションを設定してください。
「メール内容」で「添付ファイル」に「取得した値を使用」と「発行した書類」を設定してくださいね。
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