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「毎月作成する請求書、テンプレートからコピーして顧客情報を手入力するのが面倒…」
「申込フォームの内容を契約書に転記する作業でミスが起きないか心配…」
このように、定型的な書類作成業務に多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールの受信やフォームへの回答、CRMの情報更新などをきっかけに、必要な情報が差し込まれた書類が自動で作成される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なアプリの情報をトリガーに書類を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携して、書類作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定のメールを受信したことをきっかけに、Googleドキュメントで書類を自動作成する</span>ことができるため、メール対応から書類作成までのフローを効率化し、対応漏れや作成ミスを防ぎましょう！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールに回答が送信された内容をもとに、Googleドキュメントで書類を自動発行する</span>こともできるフローです。
これにより、申込書やアンケート回答に応じた書類作成の手間を削減できます。
<span class="mark-yellow">HubSpotなどのCRMサービスで取引情報が更新された際に、その情報を反映した書類をGoogleドキュメントで自動作成する</span>ことも可能です。
営業活動における契約書や見積書の作成業務をスムーズに進められます。
それではここから代表的な例として、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、その内容をもとにGoogleドキュメントで書類を自動で発行するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
まずは、こちらで紹介しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携を参考に、Googleドキュメントを登録してみましょう。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Outlookのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるため注意しましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてOutlookで特定件名のメールを受信しておきましょう。
今回はテスト用に、特定の件名「契約書」を含む以下のメールを受信しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でOutlookをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定の件名のメールを受信したこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、テスト用のメールを受信したフォルダを選択しましょう。
テスト用に受信したメールの件名に含まれるキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Outlookで受信した特定の件名のメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、後続ステップでAIによるデータ抽出を行います。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、Outlookから取得したメールの内容をもとに、テキストを抽出する設定を行いましょう。
「テキスト抽出」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認してください。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
対象のテキスト
Outlookのトリガーイベントとして取得したメール内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでOutlookから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回は、この後の書類発行ステップで契約書を作成する際に必要な情報を抽出するため、デフォルト設定されている項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されるはずです。
以下の画像の取得した値は、この後の書類発行ステップで利用することができます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップでテキストから抽出した値を利用して、Googleドキュメントで書類を発行しましょう。
「書類を発行する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてGoogleドキュメントで雛形書類を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
設定方法については、以下のヘルプページから「雛形書類を準備する」項目をご参照ください。
連携させる雛形書類を設定します。
ドキュメントのファイルID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
（事前準備で設定した雛形書類を設定してください。）
発行書類
この後、書類発行テストを行うと実際に書類が発行されます。
保存先となるGoogle DriveのフォルダIDを設定しましょう。
こちらも入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。
出力ファイル名
発行する書類のファイル名を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでテキストから抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
以下の画像のとおり、任意のテキストと組み合わせて自由に内容をカスタマイズすることも可能です。（テキスト入力部分は固定値となります）
各項目の設定が完了したら「次へ」をクリックします。
続いて、置換条件の設定を行いましょう。
設定方法については、以下のヘルプページから「書類を発行する」オペレーションを設定する項目をご参照ください。
置換対象の文字列には設定したGoogleドキュメントから、各項目名が表示されています。
置換後の文字列欄をクリックすると、前のステップでテキストから抽出した値が表示されるので、選択して入力してください。
各項目について設定が完了したら、「テスト」をクリックして設定した内容で書類が発行されるか確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogle Driveのフォルダ内にファイルが作成されているはずです。
ファイルを開き、設定した各項目の内容が正しく反映されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Outlookで特定件名のメールを受信したタイミングで、AIによるテキスト抽出が実行され、メール本文から契約日や会社名、金額などの設定した情報が自動で抽出されます。
抽出された内容をもとに、Googleドキュメントで契約書（または関連書類）が自動作成されるようになります。
実際にOutlookで該当メールを受信し、Googleドキュメントで書類が正しく発行されるかを確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、GoogleフォームやZoho Formsの回答を基にした書類をGoogle Driveに保存することで、毎回の手動入力を削減できます。
また、Notionでステータスが変更されると、契約書が自動で作成され、署名依頼を送付することが可能です。
これらの自動化を活用することで、業務の効率化とミスの削減が実現するでしょう。
書類作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた見積書や契約書の作成業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし書類作成の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleドキュメント以外の書類も作成できますか？
A：フローボットを構築することで、Googleドキュメント以外の書類も作成できます。
フローボット内で現在設定されているGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを削除し、代わりに書類発行のオペレーションでGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelなど、目的のアプリを選択してください。
その後、各アプリに応じた項目設定を行うことで、任意の形式で書類を自動作成できます。
Q：作成した書類を自動でメール送信できますか？
A：はい、フローボットを構築することで、Google Drive以外のアプリに連携させることも可能です。
【設定手順】
フローボットで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクション直下の＋ボタンをクリックします。
オペレーションタイプの選択からGmailなどのメール系アプリを選択し、表示されるアクション項目から「メールを送る」などのアクションを選択してください。
その後、アクション設定画面でGoogleドキュメントから取得したファイルIDなどを指定することで、Gmailの本文にドキュメント情報を含めて送信することが可能です。
Q：自動作成後に人の目でチェックする工程を挟めますか？
A：はい、可能です。
フロー内で「担当者依頼」または「承認依頼」オペレーションを、書類を発行するアクションの前に挟むことで、書類の自動作成を一時的に保留し、担当者の確認や承認を経てから処理を進めることができます。（以下画像参照）
これにより、契約書や請求書などの重要な書類も、人的チェックを挟んだ安全な運用が可能になります。
設定方法は以下のヘルプページをご確認ください。
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