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「共有されたGoogleドキュメントが長文で、内容を把握するのに時間がかかってしまう…」
「会議の議事録を毎回手作業で要約して共有するのが手間で、他の業務が進まない…」
このように、Googleドキュメントで作成・共有された情報の確認や要約作業に、多くの時間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleドキュメントの内容をAIが自動で要約し、その結果をExcelなどの別ツールに自動で記録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね。ドキュメントの確認時間を短縮し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleドキュメントの内容をAIで要約する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleドキュメントの内容をAIで要約して、Microsoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリ＞新規接続よりGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
Googleドキュメントへの連携確認ページが出るので、サインインのボタンをクリックします。
任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。
ログインが完了するとマイアプリ連携が完了します。
以下をご確認ください。
以上で今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「Googleドキュメント上から起動」というアクションを設定していきましょう。
設定ページの注釈に記載のある通り、Chrome拡張機能をこちらからインストールしておき、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動します。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
事前にAIで要約したいGoogleドキュメントを用意します。
今回はテスト用に、Googleドキュメントでこのようなページを作成しました。
起動ページのURLに上記のGoogleドキュメントURLを入力したのち、テストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入れば成功です。「完了」ボタンを押してください。
次にGoogleドキュメント上の文章をAIで要約します。「要約する」をクリックしてください。
要約対象のテキストを取得した値を使用して入力していきます。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
要約後の文字数を指定し、要約の条件を入力しましょう。
今回は以下のように指定しました。
テストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
次に、Microsoft Excelにレコードを追加します。「レコードを追加する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
ファイルの保存場所はOneDriveまたはMicrosoft SharePointのいずれかを選択してください。
ドライブIDを含む以下の必須項目は「候補」から入力できます。
以下のように候補から入力してください。
ここまで入力したら「次へ」をクリックしてください。
「追加するレコードの値」は取得した値より要約結果を選択します。
テストボタンを押します。テストが成功したらOKです。
Microsoft Excelのシートも見に行ってみましょう。値が追加されていればしっかり設定が行えています。
ここまで終わったら、「完了」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
起動の際は該当のGoogleドキュメント右上、拡張機能より起動してください。
Yoomでは、Googleドキュメントを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Googleドキュメントに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
フォーム回答やHubSpot、Notionなどの情報からGoogleドキュメントで契約書や見積書を自動発行し、Driveに保存します。
さらに、Confluenceとの文書同期や、既存メモのAI解析による新規書類作成も可能です。
また、Google ChatのメッセージやGoogle Meetの議事録をドキュメントに自動追記します。
これにより、定型文書の発行と情報集約を自動化し、文書作成業務の効率化を実現できます。
Googleドキュメントの要約作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた長文ドキュメントの確認や要約作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、重要な情報を素早く把握して関係者と共有でき、よりスピーディーな意思決定や次のアクションに繋げることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft Excel以外に要約結果を出力できますか？
A：今回のフローは一例ですので、もちろん可能です。
Microsoft Excel以外に出力をしたい場合には、要約後のフローに「+」から他のアプリを追加設定することができます。是非お試しください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：画像や表を含むドキュメントも要約できますか？
A：画像や表を含んでいても要約されますが、文章部分が要約されます。画像からテキスト抽出したい場合はOCRで文字を抽出の設定方法をご確認ください。
Q：AIの利用回数に制限や追加料金はありますか？
A：Yoomではプランごとに「タスク数」が違い、タスクが割り振られている操作を行うとタスクが消費されていきます。
プラン上限にタスク数が到達すると、その月はAIの利用ができなくなることもあるので、その場合プランの見直しをおすすめします。
Yoom料金表
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