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会議の議事録作成やインタビューの文字起こしのために、録音した音声を聞き返しながら手作業でテキストを入力する業務に多くの時間を費やしていませんか。
重要な内容を聞き漏らさないように何度も再生したり、専門用語を調べながら入力したりなど、集中力と根気が必要な作業です。
他の業務を圧迫してしまうことも少なくないでしょう。
もし、<span class="mark-yellow">音声ファイルを指定の場所にアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、Googleドキュメントにテキストを記録してくれる仕組み</span>があれば、こうした文字起こし業務の負担から解放され、より創造的な業務に使える時間の確保に繋がるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">音声ファイルを文字起こしする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Boxに音声ファイルが追加された際に、内容を文字起こし・要約して既存のGoogleドキュメントに自動で追記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント／Box
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下の手順をご参照ください。
アプリ一覧の画面を表示したら、右上にある検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
任意のGoogleアカウントでログインすると、YoomがGoogleドキュメントに権限を求める画面が表示されます。内容を確認して「続行」をクリックしてください。
「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、Googleドキュメントとの連携も完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Boxと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
次に「フォルダのコンテンツID」を設定します。文字起こしをしたい音声ファイルがアップロードされる予定のBoxフォルダにアクセスし、URLからIDを抽出してペーストしてください。
コンテンツIDを設定できたら、Boxの該当フォルダと連携できているか「テスト」ボタンをクリックして確認してみましょう。
以下のように、「テスト成功」の文字とリクエスト結果（JSON PATH）が表示されていれば成功です！
もしエラーが発生した場合は、下記リンクをご確認ください。
「次へ」をクリックしましょう。
ここでテスト用の音声ファイルをBoxにアップロードします。
今回は例として以下のようなファイルを用意し、Boxの該当フォルダにアップロードしました。
これでアプリトリガーを動かすための「フォルダにファイルがアップロードされたら」という条件が整います。
Boxの該当フォルダに任意のファイルを作成できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Boxにアップロードしたファイルの内容が反映されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
アプリトリガーでBoxにファイルがアップロードされたことを検知したら、そのファイルをダウンロードしていきます。
タイトルを任意で設定し、Boxと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
コンテンツIDには、アプリトリガーで取得した値から「コンテンツID」を選択してください。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにBoxの該当フォルダへファイルがアップロードされる度、新しいコンテンツIDが反映されていきます。
コンテンツIDを設定できたら「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の表記と共に、ダウンロードされたファイルの情報が取得した値として反映されていれば成功です！
「保存する」をクリックして次へ進みましょう。
YoomのAIオペレーションの1つである「文字起こしをする」アクションを活用して、Boxからダウンロードした音声ファイルの文字起こしを行います。
タイトルを任意で設定し、音声文字起こしを行う音声ファイルの時間を任意で設定したら「次へ」をクリックしてください。
最大で90分までの音声を文字起こしできますが、処理する音声の時間が長いほど、消費するタスクの量が増えるため気をつけましょう。
「ファイルの添付方法」には、先ほどBoxからダウンロードした音声ファイルの取得した値を設定します。
「言語」は処理する音声ファイルに応じて任意の言語を選んでください。
今回の例では、日本語の音声ファイルを扱っているため日本語を選択しました。
音声文字起こしを行う「AIモデル」は、任意のものを選択しましょう。
ここでは推奨となっている「ElevenLabs」を設定しています。
必要な項目を任意の内容で設定できたら、「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の表記と共に、リクエスト結果と取得した値に文字起こしされたテキスト内容が表示されていれば成功です！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
音声ファイルの文字起こしができたら、その内容をGoogleドキュメントにテキストとして追加するために、AIオペレーションを使って分かりやすく要約していきます。
タイトルを任意で設定し、アクション内容として要約するもととなるテキストの文字数を任意で設定したら、「次へ」をクリックしてください。
※テキストの文字数が大きければ大きいほど、タスクの消費量が大きくなる点に注意しましょう。
「要約対象のテキスト」には、先ほどの文字起こしオペレーションで取得した値を活用しましょう。
「文字数」には、要約した後の希望の文字数を設定してください。ここでは例として「50文字」と設定しています。
次に「要約の条件」を設定します。
空欄でも構いませんが、「箇条書き」や「難しい言葉を省く」などの条件がある場合は、ここで設定しておきましょう。
この例では、以下のように入力してみました。
必要な項目を設定できたら「テスト」をクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果と取得した値に要約結果が表示されます。
内容に問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
音声ファイルから文字起こししたテキストを要約できたら、いよいよ既存のGoogleドキュメントに追加していきます。
タイトルを任意で設定し、Googleドキュメントと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
末尾にテキストを追加したい、既存のGoogleドキュメントIDを設定します。
この時点でまだテキストを追加できるドキュメントを用意できていない場合は、ここで作成しておきましょう。
今回は例として、以下のようなドキュメントを作成しています。
ドキュメントIDは該当のGoogleドキュメントURLからIDを抽出することもできますが、候補から選択することも可能です。
設定したGoogleドキュメントの末尾に追加するテキストを、手入力による固定値や取得した値などを組み合わせて、任意の内容に設定しましょう。
この例では、以下のように設定しています。
テキストを任意の内容に設定できたら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）が表示されていれば成功です！
ここで実際に、該当のGoogleドキュメントにアクセスしてみましょう。
設定した通りのテキストが、ドキュメントの末尾に追加されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！
すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでBoxなどのストレージサービスに音声ファイルをアップロードしたら、AIが自動で文字起こし・要約を行い、既存のGoogleドキュメントに追加するようになりました。
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、音声ファイルのアップロードから文字起こし、そしてその結果をGoogleドキュメントに自動的に追加するプロセスを効率化できます。
会議の議事録やインタビューの整理を素早く行いたい方におすすめです。
音声ファイルの文字起こしとGoogleドキュメントへの記録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた、議事録やインタビュー記事の作成にかかる時間と手間を削減できます。</span>
これによりヒューマンエラーのリスクが減り、担当者は文字起こしという単純作業から解放されるでしょう。
内容の分析や編集といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：対応している音声ファイルの形式や言語は何ですか？
A：文字起こしに対応している拡張子は以下のとおりです。
また、日本語以外の言語にも対応しているため、多言語の音声データを日本語に翻訳して文字起こしするといったことも可能です。
Yoomの文字起こし機能でできることの詳細として、以下のページもチェックしてみてください。
Q：音声ファイルごとに新しいGoogleドキュメントを作成できますか？
A：はい、可能です。
文字起こししたテキストを要約した後、後続オペレーションに以下の手順でオペレーションを追加・設定してください。
Q：Box以外のストレージサービス（Google Driveなど）も使えますか？
A：はい、可能です。
ご紹介したフローボットにおけるBoxは一例です。
他にもGoogle DriveやDropboxといったストレージサービスに音声ファイルをアップロードして、文字起こし・要約を行いGoogleドキュメントに自動連携できます。
下記リンクより、連携可能なアプリを確認することができるので、ぜひチェックしてみてください。
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