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「Webフォームの回答を、一件ずつMicrosoft Excelにコピー＆ペーストしている…」
「別々のシステムからデータを抽出してMicrosoft Excelに手入力するのが面倒…」
このように、Microsoft Excelへのデータ入力作業に多くの時間を費し、本来の業務に集中できないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Webフォームの回答や、他のアプリケーションのデータが自動でMicrosoft Excelに記録される仕組み</span>があれば、退屈な転記作業や入力ミスによる手戻りから解放されます！データの分析や戦略立案といった、より付加価値の高い業務に時間を使うことが可能です！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Excelへのデータ入力を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容をMicrosoft Excelに自動で入力するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定します。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Googleフォーム
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Googleフォームのマイアプリ連携をしてください。
Microsoft Excelのマイアプリ連携
【注意】
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
フローで使用したいGoogleフォームの作成がまだの方はこのタイミングで行いましょう。
今回は以下のGoogleフォームを例として使用します。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
先ほど作成したGoogleフォームの「フォームID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
Googleフォームにテスト用の回答を送信しましょう。
以下のように送信しました！
送信できたらYoomの画面に戻って、「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について、詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので必要な項目を手動で取得する必要があります。
手動で「取得した値」を追加する方法について、詳しくは以下をご覧ください。
手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
「アイテムIDを取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
使用したいMicrosoft Excelのファイルの作成がまだの方は作成しておいてくださいね。
今回は以下のMicrosoft Excelファイルを使用します。
使用したいMicrosoft Excelのファイルが格納されているOneDriveの「ドライブID」を候補から選択しましょう。
注釈に沿って「エクセルファイル名」を手動で入力してください。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」にデータが反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「シートを追加」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「アイテムID」を取得した値から設定しましょう。
なお、取得した値は変数となります。
固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「シート名」を設定しましょう。
今回は固定のテキストと「取得した値」を用いて以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されるはずです。
最後に忘れず、「保存する」を選択しましょう。
指定したMicrosoft Excelファイルに新たなシートが追加されました！
最後の設定です！
「セルに値を入力」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「アイテムID」を取得した値から設定しましょう。
「シート名」を設定します。
前のステップで設定したシート名と同じ名称を設定してくださいね。
「対象のセル」を設定しましょう。
ここで指定したセルに値が入力されます。
「値」を設定しましょう。
先ほど指定したセルに何を入力したいのか設定してください。
今回は「fileId」の値が入力されるように設定しています。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「保存する」を選択しましょう。
Microsoft Excelでセルに値が入力されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft ExcelのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、フォームでの応募内容をMicrosoft Excelに自動で追加したり、Chatworkに通知を送信したりすることができます。
さらに、Gmailを活用してお礼メールを自動送信することで、手間のかかる作業を一括で効率化できるでしょう。
これにより、応募内容の管理や顧客対応の迅速化が図れ、特に営業や人事部門での業務負担軽減におすすめです。
各種フォームやアプリケーションからMicrosoft Excelへのデータ入力を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の転記作業にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことが可能です。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、データの分析や活用といった、より創造的な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築で可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォーム以外のツールからも連携できますか？
A：はい、可能です！
例えば、TallyやTypeformなどの他のフォームツールやSalesforceなどのCRMツールなども連携できます。
Yoomで連携可能なアプリについては下記リンクよりご確認くださいね。
Q：既存のMicrosoft Excelのシートにデータを追記できますか？
A：はい、可能です。
あらかじめセルに値を入力したいMicrosoft Excelのシートを用意しておき、Microsoft Excelの「セルに値を入力」オペレーションで、「シート名」に既存のシートを設定しましょう。
Microsoft Excelの「シートを追加」オペレーションは削除しておいてくださいね。
Q：自動化がエラーで止まった場合、どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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