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「Microsoft Excelファイルが更新されるたびに、関係者にメールで連絡するのが地味に手間…」
「毎回手作業で報告していると、通知が漏れたり遅れたりしてしまいそうで不安…」
このように、Microsoft Excelの更新に伴う手作業での報告業務に、時間や手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォーム回答などでMicrosoft Excelに新しい行が追加されたとき、あらかじめ設定した宛先や内容で自動的にメールが送信される仕組み</span>があればいいなと思いますよね。
そうすれば、こうした日々の定型業務から解放され、データの分析や戦略立案といったより付加価値の高いコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な報告業務を効率化しましょう！
Yoomにはフォームトリガーを使った<span class="mark-yellow">Microsoft Excelへのデータ追加に伴う定型業務を自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに内容を追記し、その情報をもとにOutlookから自動でメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下をご確認いただき、設定を行ってください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下をご確認いただき、設定を行ってください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、フォームトリガーの「アンケートフォーム」というアクションを設定していきましょう。
アンケートフォームは、アンケートの内容によって適宜項目などを追加し、カスタマイズしてください。
質問の追加は「質問の追加」ボタンから行えます。
「完了ページの設定」はフォーム回答が完了した際に出る文言です。
フォームの内容に合わせて入力してください。今回は以下のように入力しました。
共有フォーム利用時のフローボット起動者も選択してください。今回は「フローボットを作成したメンバー」にしました。
選択したら「次へ」で進みます。
回答フォームはフローが起動している状態でないと回答ができませんので、テスト用に取得した値を手動で入力します。フローが完成し、起動すると回答できる状態になりますので、ご安心ください。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
取得した値について
入力が終わったら「完了」ボタンを押してください。
Microsoft Excelのシートにレコードを追加していきます。「レコードを追加する」をクリックしてください。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細は「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をチェックしてみてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、Microsoft Excelと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままでOKです。
ファイルの保存場所はOneDriveかMicrosoft SharePointのうち、どちらかお使いの方を選んでください。
ドライブIDは候補から入力してください。
アイテムID、シートIDも候補より入力できます。
テーブル範囲も指定したら、「次へ」を押してください。
追加するレコードの値を、それぞれ取得した値から入力していきます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
全て入力し終わったら「テスト」ボタンを押してください。
テストが成功すればOKです。
Microsoft Excelのシートも見に行き、レコードが追加されているか確認しましょう。
正常に追加されていたらYoom設定画面より「完了」ボタンを押してください。
次にOutlookよりメールを送信していきます。「メールを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、Outlookと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アプリはデフォルト設定のままでOKです。
今回は顧客に送信するメールですので、取得した値よりアンケートフォームに入力いただいたメールアドレスを選択します。
テスト時点では送信テスト用のメールアドレスを入力しておきましょう。
CC、BCCもそれぞれ適宜入力し、件名、本文は取得した値が使えますので、わかりやすく入力してみてください。今回は以下のように入力しました。
ここまで入力したら「次へ」で進みます。
メールプレビュー画面に移動しますので、内容を確認して問題なければ「テスト」を押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
メールテストの送信アドレスに指定したメーラーも見に行ってみましょう。以下のようにメールが届いていれば完了です。
Yoom設定画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
最後に動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、Microsoft Excelを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Microsoft Excelに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
JotformやSTORES予約、Backlog、Outlookといった情報やMeta広告などのレポートをMicrosoft Excelに自動で記録します。また、フォーム添付のPDFからOCRでデータを抽出し格納します。
さらに、Excelの雛形から納品書を自動作成し通知します。
これにより、多岐にわたるデータ収集と記録の手間を削減し、情報管理と文書作成の効率化を実現できます。
Microsoft Excelの行追加とメール送信を連携・自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた関係者への報告業務の手間を削減し、通知の漏れや遅れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純な報告作業から解放され、より素早く正確な情報共有が実現可能です。本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を満たす行が追加された時だけメールを送れますか？
A：「分岐」のオペレーションを活用すれば可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
2週間の無料トライアルが可能ですので、ぜひ活用してみてください。
分岐の設定方法
Q：Outlook以外のメールアプリ（Gmailなど）でも使えますか？
A：今回は一例としてOutlookでご説明しましたが、もちろんその他のアプリでも可能です。
その場合、「レコードを追加する」のあとの「+」からその他のメールアプリを追加・連携し、Outlookのフローは削除してください。
Q：自動化が失敗した場合（例：宛先不明）、どうやって気づけますか？
A：連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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