入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに追加して、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Webサイトからの問い合わせやセミナーの申し込みなど、入力フォームで受け付けた回答を手作業で転記し、個別に対応メールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelの指定したシートへ内容を自動で追加し、Outlookからサンクスメールなどをスムーズに送信できます。
定型的な転記作業や連絡業務から解放され、効率的な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・フォーム回答者へのサンクスメールや受付完了メールの送信を都度手動で行っている方
・データ転記のミスやメールの送信漏れを防ぎ、顧客対応の品質を向上させたい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
「Microsoft Excelファイルが更新されるたびに、関係者にメールで連絡するのが地味に手間…」
「毎回手作業で報告していると、通知が漏れたり遅れたりしてしまいそうで不安…」
このように、Microsoft Excelの更新に伴う手作業での報告業務に、時間や手間を取られていませんか？
もし、フォーム回答などでMicrosoft Excelに新しい行が追加されたとき、あらかじめ設定した宛先や内容で自動的にメールが送信される仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば、こうした日々の定型業務から解放され、データの分析や戦略立案といったより付加価値の高いコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な報告業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームトリガーを使ったMicrosoft Excelへのデータ追加に伴う定型業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに追加して、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Webサイトからの問い合わせやセミナーの申し込みなど、入力フォームで受け付けた回答を手作業で転記し、個別に対応メールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelの指定したシートへ内容を自動で追加し、Outlookからサンクスメールなどをスムーズに送信できます。
定型的な転記作業や連絡業務から解放され、効率的な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・フォーム回答者へのサンクスメールや受付完了メールの送信を都度手動で行っている方
・データ転記のミスやメールの送信漏れを防ぎ、顧客対応の品質を向上させたい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
フォームで回答が届いたらMicrosoft Excelに行を追加し、Outlookでメールを自動送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに内容を追記し、その情報をもとにOutlookから自動でメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft ExcelとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー設定とMicrosoft Excel、Outlookの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに追加して、Outlookにメールを送信する
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Webサイトからの問い合わせやセミナーの申し込みなど、入力フォームで受け付けた回答を手作業で転記し、個別に対応メールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelの指定したシートへ内容を自動で追加し、Outlookからサンクスメールなどをスムーズに送信できます。
定型的な転記作業や連絡業務から解放され、効率的な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・フォーム回答者へのサンクスメールや受付完了メールの送信を都度手動で行っている方
・データ転記のミスやメールの送信漏れを防ぎ、顧客対応の品質を向上させたい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1：Microsoft ExcelとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下をご確認いただき、設定を行ってください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2．Outlookのマイアプリ連携
以下をご確認いただき、設定を行ってください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに追加して、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Webサイトからの問い合わせやセミナーの申し込みなど、入力フォームで受け付けた回答を手作業で転記し、個別に対応メールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelの指定したシートへ内容を自動で追加し、Outlookからサンクスメールなどをスムーズに送信できます。
定型的な転記作業や連絡業務から解放され、効率的な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・フォーム回答者へのサンクスメールや受付完了メールの送信を都度手動で行っている方
・データ転記のミスやメールの送信漏れを防ぎ、顧客対応の品質を向上させたい方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、フォームトリガーの「アンケートフォーム」というアクションを設定していきましょう。
アンケートフォームは、アンケートの内容によって適宜項目などを追加し、カスタマイズしてください。
質問の追加は「質問の追加」ボタンから行えます。
「完了ページの設定」はフォーム回答が完了した際に出る文言です。
フォームの内容に合わせて入力してください。今回は以下のように入力しました。
- 完了メッセージ見出し：お申込みありがとうございます。
- 完了メッセージ 説明文：この度はお申込みありがとうございます。
お申込み内容の確認メールを送信しておりますのでご確認ください。
共有フォーム利用時のフローボット起動者も選択してください。今回は「フローボットを作成したメンバー」にしました。
選択したら「次へ」で進みます。
回答フォームはフローが起動している状態でないと回答ができませんので、テスト用に取得した値を手動で入力します。フローが完成し、起動すると回答できる状態になりますので、ご安心ください。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
取得した値について
入力が終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：Microsoft Excelのシートにレコードを追加する
Microsoft Excelのシートにレコードを追加していきます。「レコードを追加する」をクリックしてください。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細は「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をチェックしてみてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、Microsoft Excelと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままでOKです。
ファイルの保存場所はOneDriveかMicrosoft SharePointのうち、どちらかお使いの方を選んでください。
ドライブIDは候補から入力してください。
アイテムID、シートIDも候補より入力できます。
テーブル範囲も指定したら、「次へ」を押してください。
追加するレコードの値を、それぞれ取得した値から入力していきます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
全て入力し終わったら「テスト」ボタンを押してください。
テストが成功すればOKです。
Microsoft Excelのシートも見に行き、レコードが追加されているか確認しましょう。
正常に追加されていたらYoom設定画面より「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：Outlookよりメールを送信する
次にOutlookよりメールを送信していきます。「メールを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、Outlookと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アプリはデフォルト設定のままでOKです。
今回は顧客に送信するメールですので、取得した値よりアンケートフォームに入力いただいたメールアドレスを選択します。
テスト時点では送信テスト用のメールアドレスを入力しておきましょう。
CC、BCCもそれぞれ適宜入力し、件名、本文は取得した値が使えますので、わかりやすく入力してみてください。今回は以下のように入力しました。
- 件名：お申込みありがとうございます。
- 本文：今回は〇〇セミナーへのお申込み、誠にありがとうございます。
下記内容にて承りました。
{{会社名}}
{{名前}}
{{メールアドレス}}
ここまで入力したら「次へ」で進みます。
メールプレビュー画面に移動しますので、内容を確認して問題なければ「テスト」を押します。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
メールテストの送信アドレスに指定したメーラーも見に行ってみましょう。以下のようにメールが届いていれば完了です。
Yoom設定画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
最後に動作確認をしてみましょう。
Microsoft Excelを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Microsoft Excelを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Microsoft Excelに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
JotformやSTORES予約、Backlog、Outlookといった情報やMeta広告などのレポートをMicrosoft Excelに自動で記録します。また、フォーム添付のPDFからOCRでデータを抽出し格納します。
さらに、Excelの雛形から納品書を自動作成し通知します。
これにより、多岐にわたるデータ収集と記録の手間を削減し、情報管理と文書作成の効率化を実現できます。
Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する
試してみる
Backlogで課題が追加されたら、自動的にMicrosoft Excelのシートにも課題の内容を記載するフローボットです。Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。
Jotformに回答があったら、Microsoft Excelのレコードに追加する
試してみる
Jotformに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのレコードに回答内容を追加するフローです。
STORES予約で予約登録されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
STORES予約で予約登録されたら、Microsoft Excelに追加するフローです。
Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しTalknoteに通知する
試してみる
入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してTalknoteに通知するフローです。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知する
試してみる
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
最新のYoutubeチャンネルレポートを取得し、Microsoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouTubeチャンネル運用者・マーケティング担当者
・YouTubeチャンネルの分析データを定期的にMicrosoft Excelで管理・分析したい方
・手作業でのデータ収集や転記の手間を省きたい方
・Microsoft Excelの関数やグラフ機能を活用してチャンネルの成長を分析したい方
2.YouTube チャンネルのレポート作成担当者
・チャンネルレポートを手作業で作成する時間を短縮したい方
・最新のデータを自動でMicrosoft Excelに取り込んで常に最新のレポートを作成したい方
・Microsoft Excelでレポートをカスタマイズして関係者へ共有したい方
3.経営層・マネージャー
・YouTubeチャンネルのKPIをMicrosoft Excelで可視化して戦略策定に役立てたい方
・チャンネルの成長を時系列で追跡して改善点を把握したい方
・Microsoft Excelでレポートを自動生成することで報告業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
YouTubeチャンネルの分析データは、動画コンテンツの改善や戦略立案に不可欠な情報です。しかし、YouTubeからレポートを手動でダウンロードしてMicrosoft Excelに転記する作業は、入力の手間とミスの発生がしやすいものです。
このフローを活用することにより、YouTubeからのチャンネルレポートを取得とMicrosoft Excelへ自動でデータ追加がされるため、手作業によるダウンロードや転記作業が不要になります。これにより、入力ミスやデータ不整合のリスクを軽減して業務の効率化になります。
■注意事項
・YouTube Analytics APIとMicrosoft Excelを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日Meta広告（Facebook）からレポートを取得してMicrosoft Excelに記載する
試してみる
■概要
毎日指定の時間に前日のMeta広告（Facebook）からレポート情報を取得して、自動的にMicrosoft Excelに記載するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）を運用しているマーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）を日常的に運用し、その効果を測定・分析しているマーケティング担当者
・広告キャンペーンの効果を迅速に把握したいマーケティングマネージャー
2.データ分析やレポート作成を効率化したい方
・毎日手動でレポートを作成しているマーケティングアナリスト
・データ入力の手間を省き、より戦略的な業務に時間を割きたいデータアナリスト
・業務プロセスの自動化を推進しているビジネスマネージャー
3.Microsoft Excelを活用している企業やチーム
・Microsoft Officeを導入している企業
・日常的にMicrosoft Excelを使ってデータ管理を行っているチームメンバー
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Microsoft Excelの行追加とメール送信を連携・自動化することで、これまで手作業で行っていた関係者への報告業務の手間を削減し、通知の漏れや遅れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純な報告作業から解放され、より素早く正確な情報共有が実現可能です。本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：特定の条件を満たす行が追加された時だけメールを送れますか？
A：「分岐」のオペレーションを活用すれば可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
2週間の無料トライアルが可能ですので、ぜひ活用してみてください。
分岐の設定方法
Q：Outlook以外のメールアプリ（Gmailなど）でも使えますか？
A：今回は一例としてOutlookでご説明しましたが、もちろんその他のアプリでも可能です。
その場合、「レコードを追加する」のあとの「+」からその他のメールアプリを追加・連携し、Outlookのフローは削除してください。
Q：自動化が失敗した場合（例：宛先不明）、どうやって気づけますか？
A：連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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