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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する」ワークフローは、定型的な作業を効率化します。
手作業で行う業務が減るので、人的エラーのリスクも軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信することのメリットは、業務のスピーディさが向上する点です。
このフローを活用することで、手作業での情報収集やメール送信の手間を削減できます。
さらに、顧客情報の一元管理が可能になり、不要なミスや重複を防ぐことができます。
この結果、業務効率が向上し、他の重要な業務に集中できる時間を増やすことができます。
また、一定の時間に確実にメールが送信されるため、顧客との信頼関係も築きやすくなります。
「Microsoft Excelで管理している顧客リストへのメール配信、もっと効率化できないだろうか…」
「定期的にMicrosoft Excelで顧客情報を確認してメールを送るのが大変…」
このように、Microsoft Excelを使ったメールマーケティング業務において手作業での作業に多くの時間を費やしていませんか？
もし、指定した日時に顧客情報を取得し、顧客リストへ自動でメール配信をする仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
そして、より戦略的なマーケティング活動に専念する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もほとんどかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはMicrosoft Excelを活用したメールマーケティング業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する」ワークフローは、定型的な作業を効率化します。
手作業で行う業務が減るので、人的エラーのリスクも軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信することのメリットは、業務のスピーディさが向上する点です。
このフローを活用することで、手作業での情報収集やメール送信の手間を削減できます。
さらに、顧客情報の一元管理が可能になり、不要なミスや重複を防ぐことができます。
この結果、業務効率が向上し、他の重要な業務に集中できる時間を増やすことができます。
また、一定の時間に確実にメールが送信されるため、顧客との信頼関係も築きやすくなります。
それではここから、指定日時になったらMicrosoft Excelから顧客情報を取得し、Outlookで定期メールを送信するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する」ワークフローは、定型的な作業を効率化します。
手作業で行う業務が減るので、人的エラーのリスクも軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信することのメリットは、業務のスピーディさが向上する点です。
このフローを活用することで、手作業での情報収集やメール送信の手間を削減できます。
さらに、顧客情報の一元管理が可能になり、不要なミスや重複を防ぐことができます。
この結果、業務効率が向上し、他の重要な業務に集中できる時間を増やすことができます。
また、一定の時間に確実にメールが送信されるため、顧客との信頼関係も築きやすくなります。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Microsoft Excelのマイアプリ連携
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の手順をご参照ください。
Outlookのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する」ワークフローは、定型的な作業を効率化します。
手作業で行う業務が減るので、人的エラーのリスクも軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信することのメリットは、業務のスピーディさが向上する点です。
このフローを活用することで、手作業での情報収集やメール送信の手間を削減できます。
さらに、顧客情報の一元管理が可能になり、不要なミスや重複を防ぐことができます。
この結果、業務効率が向上し、他の重要な業務に集中できる時間を増やすことができます。
また、一定の時間に確実にメールが送信されるため、顧客との信頼関係も築きやすくなります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
「実行時間の指定」の画面が表示されます。
ここではフローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【月曜日】の【10時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由なタイミングを指定することができます。
実行頻度を細かく調整することができます。
詳しくは、Cron設定の設定方法をご参照ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
最初に、テストで使用するメール送信リストをMicrosoft Excelで作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「山田テスト」や「テスト会社」など）でOKです。
なお、メールアドレスは、最後に実際の送信テストを行うため、受信可能なアドレスを入力してください。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大１０件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Microsoft Excelと連携するアカウントに間違いがないかを確認してください。
データベースの連携を行います。
「ファイルの保存場所」は、プルダウンから選択してください。
「ドライブID」「アイテムID」「シート名」は、候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせて直接入力してください。
完了したら「次へ」をクリックします。
「取得したいレコードの条件」を、フローの運用方法に合わせて設定します。
今回は全てのレコードを対象とするため、「メールアドレス」が「空でない」を条件として設定しています。
最後に「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大10件）取得され、「取得した値」に追加されます。
必要なレコードが取得されていることを確認し、「完了」をクリックしてください。
取得したレコードの数だけループ処理を行って、メール送信を行います。
ループ処理で用いる値を設定しましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
今回は「会社名」と「メールアドレス」の2項目を使用するため、「+取得した値を追加」をクリックし、設定項目を増やしましょう。
「オペレーション」のプルダウンから、「複数のレコードを取得する（最大１０件）」を選択。
取得した値には、ループ処理で用いるレコードの項目を設定しましょう。
最後に「完了」をクリックしてください。
「メールを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Outlookと連携するアカウントに間違いがないかを確認してください。
「To」は、メールアドレスのループ変数を活用し設定しましょう。
「CC」「BCC」「差出人の名前」も任意で設定できます。
「件名」と「本文」も、取得した値からループ変数を用いて設定できます。
必要に応じて内容や使用する値を自由に変更してください。
入力が完了したら「次へ」進みましょう。
先ほど設定した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！
お疲れさまでした。
Yoomを利用することで、Microsoft Excelを使ったさまざまな業務を自動化できます。
例えば、指定したスケジュールで、Microsoft Excelの情報をもとにメールを自動送信できます。
テンプレートを設定するだけで、メールを送信する手間や送信ミスを防げるので、ぜひ利用してみてください！
■概要
Gmailで受信した特定のメール情報を、都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、Microsoft Excelの指定したシートへ自動で情報を更新できるため、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで収集したアンケート結果を、分析のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記し、関係者にメールで通知する作業は、手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Microsoft Excelへのデータ自動追加と関係者へのメール通知までを一気通貫で自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Mailchimpで配信したメルマガの開封状況を確認し、手作業でMicrosoft Excelにリストアップしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Mailchimpでメールが開封されるたびに、開封者の情報が自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに追加されるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的なリスト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft Teamsでの連絡を受けて、Microsoft Excelで情報を探し、Outlookでメールを作成・送信する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報転記は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの特定のメッセージ投稿をきっかけに、情報取得からメール送信までを自動化できます。定型的な連絡業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Squareでの支払いが発生するたび、請求書を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるものです。特に手作業では、請求情報の入力ミスや送信漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をトリガーに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書の自動作成からGmailでのメール送信までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Wordファイルで受け取った情報を、都度Excelに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したWordファイルをオンラインでExcel形式に変換し、指定の宛先へメールで自動送信する一連の流れを構築できます。WordをExcelに変換するより効率的な方法を探している方におすすめです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。
またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。
書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。
■事前準備
・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。
■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）
■作成方法
①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。
②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。
・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。
・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。
・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。
※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)
■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
■概要
フォームに回答された内容を用いて、予め用意したMicrosoft Excelの見積書雛形で見積書を発行し、メール送付を行います。
見積書の発行と送付をフォームの回答のみで完了させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見積書の雛形書類をMicrosoft Excelで作成されている方
2.見積書の作成を手作業で行い送付まで行っている方
3.見積書含む書類作成及び送付を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの内容で見積書を自動作成し、送付まで行えるので書類作成や送付時間を大きく短縮することができます。
・人によって見積書のフォーマットが変わらないので、内容不備などをなくすことができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・書類発行を行うExcelシートを事前に用意します。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：社名や見積の明細情報などの質問項目を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。
※エクセルを使った書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9087832
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：①で予め取得したメールアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の文章を入力します。①で取得した社名や名前を埋め込むこともできます。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、値に発行した書類を選択します。
・テスト：次ページでテストを行うことも可能です。ただし、実際にメールが送付されるので宛先にはご注意ください。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
※実際に起動させたフローボットのイメージ動画 https://youtu.be/Ux3-vSwuSro
■注意事項
・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。
※詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544
■概要
定期的な報告業務のために、毎回Microsoft Excelのデータを手作業でまとめ、PDFに変換してメールで送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや誤った情報を送ってしまうといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動取得し、PDFに変換後、Gmailで自動送信する一連の流れを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelを活用したメールマーケティング業務を自動化することで、定期的に発生する顧客へのメール送信作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、マーケティング担当者はマーケティング施策の立案など、他のクリエイティブで戦略的な業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に自動化フローを構築可能です。
もしメールマーケティングの効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：もっと複雑な条件で送信対象を絞り込めますか？
A：はい、可能です。
Microsoft Excelのアクション設定では、取得するレコードに複数の条件を追加できるため、複雑な条件を組み合わせた絞り込みが可能です。
たとえば、シートに「新規」や「IT企業」といった情報を登録しておけば、「新規のIT企業にだけ定期配信を行う」といった設定も行えます。
Q：HTMLメールや添付ファイル付きのメールは送れますか？
A：可能です。
テキストメールに加えて、HTMLメールを作成・送信できます。
また、資料を添付した案内メールも送信でき、セミナー案内や提案資料送付などにも活用できます。
Q：送信エラー（宛先不明など）は検知できますか？
A：メール送信が失敗した場合やフローボットが停止した場合には、Yoomにご登録のメールアドレスへ通知が届きます。
通知にはエラーの原因なども記載されていますので、そちらをご確認ください。
対処方法が分からずお困りの際はヘルプページまたはお問い合わせについてをご確認ください。
