Jotformで回答が送信されたら、KnackにRecordを作成する
試してみる
「Jotformで受け取った回答を、手作業で他のシステムに登録するのが面倒…」このように、オンラインフォームで収集したデータの管理に手間や課題を感じていませんか？
もし、Jotformのフォームに回答が送信された際に、その内容を自動的に他のデータベースやCRMツールに記録できる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJotformで受け取ったフォームの回答を他のアプリに連携する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Jotformで回答が送信されたら、KnackにRecordを作成する
試してみる
普段お使いのJotformと様々なツールをWebhookで連携し、フォーム回答の受付後の業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
データベース/CRMサービスにデータを自動で記録する
Jotformでフォームの回答を受信した際に、Knackのようなデータベースツールに自動でレコードを作成する ことができるので、これまで手作業で行っていたデータ転記の手間をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぎます。
Jotformで回答が送信されたら、KnackにRecordを作成する
試してみる
それではここから代表的な例として、Jotformで回答が送信された際に、その内容をKnackにレコードとして自動で作成する フローを解説していきます。登録フォーム Jotform Knack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
JotformとKnackのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Jotformのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Jotformで回答が送信されたら、KnackにRecordを作成する
試してみる
ステップ1：JotformとKnackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Jotformのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からJotformを検索し、クリックします。
「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
「アクセストークン」は、こちら
これで、Jotformのマイアプリ登録が完了です。
Knackのマイアプリ連携
先ほどと同様に、検索窓からKnackと検索しクリックします。
「アカウント名」「API key」「Application ID」を設定します。
「API key」「Application ID」は注釈に沿って取得し、最後に「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにKnackが表示されていれば、連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
Jotformで回答が送信されたら、KnackにRecordを作成する
試してみる
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Jotformのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
ここで、テスト用のフォームを作成しておきましょう。
次に、Webhookのイベント受信設定を行います。
連携するフォームの「設定」→「統合」→「ウェブフック」の順でクリックしてください。
ウェブフックにYoomでコピーしたWebhookURLを貼り付け、統合します。
設定できたら、Jotformでトリガー(フォームが送信されたら)を行いましょう。
完了したらYoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると「テスト成功」と表示されますが、取得した値が空の状態です。
ステップ4：Jotformのアクション設定
「最新の回答を取得する」を、クリックしてください。
再度、Jotformと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
フォームIDは、トリガーで回答したフォームを「候補」から選択しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、本来取得した値に情報が追加されますが、Jotformは手動で追加する必要があります。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。取得した値とは？
設定が完了したら「保存する」を、クリックしてください。
ステップ5：Knackのアクション設定
追加するレコードの設定を行います。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
事前準備として、KnackでFieldを作成しておきましょう。
「Object ID」は、連携先にしたいObject IDを設定します。
次に、Fieldを設定していきます。
Fieldsの横にある「Hide Field Key」をクリックすることで確認できます。
「Field Value」は、Field IDに合う値を「取得した値」から選択しましょう。
「＋Fieldsを追加」 をクリックすると、新しい項目を追加することが可能です。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また実際にレコードが追加されるので、Knackを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
今回ご紹介した連携以外でも、JotformのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Jotformで受け取った回答データを自動でGoogle スプレッドシートに登録したり、Googleカレンダーに予定を追加したりすることで、情報管理の手間を削減できます。
Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する
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Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、Jotformのレポート一覧を取得し返信する
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Jotformで回答があったら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する
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Jotformで回答が送信されたら、Microsoft Teamsに通知する
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Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
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Jotformで特定条件に合う回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
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Jotformで送信された情報でGitHubにIssueを作成する
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Jotformの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
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Jotformに回答があったら、Google スプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
Jotformでフォームが送信されたらGoogle Apps Scriptを実行する
試してみる
まとめ
JotformのWebhookを活用した自動化によって、フォームで受け取った回答データを手動で転記する手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、顧客情報やアンケート結果を迅速かつ正確に管理できるようになり、本来時間をかけるべき分析や次のアクションの検討といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。こちら
よくあるご質問
Q：特定の回答内容の場合だけ連携するなど、条件分岐は可能ですか？
A：はい、可能です。
Q：Jotformのフォーム項目を変更した場合、設定の修正は必要ですか？
A：フォームの項目が増えて、その増えた項目についても連携したい場合には、「最新の回答を取得する」で取得する値を変更する必要があります。
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づき、どう対処すればいいですか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
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