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「Jotformで受け取った回答を、手作業で他のシステムに登録するのが面倒…」
「回答があるたびに手動で転記していると、どうしても入力ミスが起きてしまう…」
このように、オンラインフォームで収集したデータの管理に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Jotformのフォームに回答が送信された際に、その内容を自動的に他のデータベースやCRMツールに記録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Jotformで受け取ったフォームの回答を他のアプリに連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのJotformと様々なツールをWebhookで連携し、フォーム回答の受付後の業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Jotformでフォームの回答を受信した際に、Knackのようなデータベースツールに自動でレコードを作成する</span>ことができるので、これまで手作業で行っていたデータ転記の手間をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぎます。
それではここから代表的な例として、Jotformで回答が送信された際に、その内容をKnackにレコードとして自動で作成するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jotform／Knack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Jotformのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からJotformを検索し、クリックします。
「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
「アカウント名」は、任意で管理用名称を設定してください。
「アクセストークン」は、こちらから取得し、入力してください。
最後に「追加」をクリックしましょう。
これで、Jotformのマイアプリ登録が完了です。
Knackのマイアプリ連携
先ほどと同様に、検索窓からKnackと検索しクリックします。
「アカウント名」「API key」「Application ID」を設定します。
「アカウント名」は、任意で管理用名称を設定してください。
「API key」「Application ID」は注釈に沿って取得し、最後に「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにKnackが表示されていれば、連携完了です。
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Jotformと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト用のフォームを作成しておきましょう。
今回は以下のフォームを、Jotformで作成しました。
こちらを使用して設定を進めます。
次に、Webhookのイベント受信設定を行います。
設定はJotformの管理画面で行うので、下記のWebhookURLをコピーし、Jotformの画面に移動しましょう。
連携するフォームの「設定」→「統合」→「ウェブフック」の順でクリックしてください。
ウェブフックにYoomでコピーしたWebhookURLを貼り付け、統合します。
設定できたら、Jotformでトリガー(フォームが送信されたら)を行いましょう。
送信する回答は、架空の情報（「山田テスト」や「テスト会社」など）でOKです。
完了したらYoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると「テスト成功」と表示されますが、取得した値が空の状態です。
次のJotformのアクションで詳細を取得するので、このまま「保存する」を押してください。
「最新の回答を取得する」を、クリックしてください。
再度、Jotformと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
フォームIDは、トリガーで回答したフォームを「候補」から選択しましょう。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
設定後に「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、本来取得した値に情報が追加されますが、Jotformは手動で追加する必要があります。
「＋取得した値を追加」をクリックして、Jotformの回答情報を、取得した値に追加しましょう。
詳しい手順は以下のヘルプページを参考に進めてください。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
設定が完了したら「保存する」を、クリックしてください。
追加するレコードの設定を行います。
「Create Record」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Knackと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
事前準備として、KnackでFieldを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
完了したらYoomに戻り設定を進めていきます。
「Object ID」は、連携先にしたいObject IDを設定します。
オブジェクトのURLから取得可能です。
次に、Fieldを設定していきます。
「Field ID」は、Knack上の該当カラムのField IDを指定します。
Fieldsの横にある「Hide Field Key」をクリックすることで確認できます。
「Field Value」は、Field IDに合う値を「取得した値」から選択しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「＋Fieldsを追加」 をクリックすると、新しい項目を追加することが可能です。
必要に応じて設定してみてくださいね。
全ての設定が完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また実際にレコードが追加されるので、Knackを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
今回ご紹介した連携以外でも、JotformのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Jotformで受け取った回答データを自動でGoogle スプレッドシートに登録したり、Googleカレンダーに予定を追加したりすることで、情報管理の手間を削減できます。
これにより、プロジェクト管理の効率が向上するでしょう。
JotformのWebhookを活用した自動化によって、<span class="mark-yellow">フォームで受け取った回答データを手動で転記する手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、顧客情報やアンケート結果を迅速かつ正確に管理できるようになり、本来時間をかけるべき分析や次のアクションの検討といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の回答内容の場合だけ連携するなど、条件分岐は可能ですか？
A：はい、可能です。
Jotformの回答内容を取得した後に、ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで特定の条件のものだけを連携できるようになります。
Q：Jotformのフォーム項目を変更した場合、設定の修正は必要ですか？
A：フォームの項目が増えて、その増えた項目についても連携したい場合には、「最新の回答を取得する」で取得する値を変更する必要があります。
フォームそのものを作り直している場合は、Webhookの再設定やフォームIDの変更が必要です。
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づき、どう対処すればいいですか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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